O Guia do Comprador para Ferramentas de Agendamento de Salas de Conferência

Uma boa parte do nosso tempo no trabalho é gasto em reuniões e salas de conferência, para colaborar e fazer as coisas. A natureza das salas de conferência permite um espaço aberto para uma rica colaboração entre grupos de qualquer tamanho. Mas sua equipe já reservou acidentalmente duas reuniões na mesma sala sem uma comunicação clara de quem estará onde e quando? Ou ter sua reunião interrompida por uma batida na porta imaginando quanto tempo sua equipe vai demorar – ou até mesmo se deparar com uma sala de conferência “ocupada”, sem ninguém nela?

Sem um cronograma claro e organização, pode ser fácil se deparar com conflitos de agendamento complicados. É claro que tudo isso pode ser feito em papel, por meio de cadeias de e-mail ou de uma sala do Slack dedicada ao agendamento de salas de conferência – mas e se houvesse uma solução, que funcionasse como seus outros aplicativos de colaboração em equipe? Felizmente, com o surgimento de soluções baseadas em nuvem, parece que todas as oportunidades de aproveitar uma plataforma flexível e sempre conectada se concretizam – mesmo para agendamento de salas de conferência.

Então o que é?

As ferramentas de agendamento de conferências são praticamente isso, plataformas flexíveis baseadas em nuvem para que toda a sua equipe reserve, agende, cancele, atualize ou acompanhe a disponibilidade e o agendamento da sala de conferência. Essas soluções geralmente incluem o aplicativo “homebase” onde as informações são inseridas, como quais salas de conferência estão no prédio, quais são ocupadas para qual reunião e por quanto tempo.

Agendamento facilitado
Como são baseados em nuvem, esses aplicativos podem ser acessados ​​do seu telefone, computador ou tablet a qualquer momento, desde que o dispositivo esteja conectado à Internet. Você também poderá ver as mesmas informações exatas, independentemente da plataforma em que abrir o aplicativo ou da hora do dia. Esses aplicativos de “base inicial” também permitirão a integração com muitos aplicativos de calendário populares para que sua equipe possa realmente permanecer no caminho certo e nunca perder uma reunião importante ou alteração de agendamento. Dessa forma, você pode simplesmente agendar salas diretamente em seu calendário ao criar um evento, e ele atualizará sua solução de Agendamento de Salas de Conferência para exibir as informações corretas de horário e local.

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Mas além de instalar o aplicativo em seu computador de trabalho ou telefone celular, o segundo aspecto das ferramentas de Agendamento de Sala de Conferência é a capacidade de integração com monitores de hardware fora de cada sala de conferência.

Com algum investimento inicial, sua equipe pode equipar cada sala de conferência no escritório com um iPad ou tablet Android para exibir todas as informações de agendamento configuradas em seus aplicativos, como a programação do dia inteiro de quais reuniões serão naquela sala, quais reunião está acontecendo, ou quase qualquer outra informação que sua equipe considere relevante. Esse é o poder da nuvem aparecendo novamente, com todos os seus dispositivos de exibição conectados à rede e sua solução de Agendamento de Salas de Conferência, as informações serão atualizadas em tempo real e remotamente, mesmo se você estiver preso em casa ou no metrô funcionando atrasado. Dessa forma, qualquer pessoa que vá até a porta da sua sala de conferência pode simplesmente dar uma olhada na tela montada e descobrir rapidamente se a sala está em uso e quando ela estará livre.

Quais são os benefícios?

1. Agendamento da Sala de Conferências Facilitado

Com uma plataforma centralizada, que se integra de forma direta e organizada com qualquer calendário que você já conheça, essas ferramentas visam tornar o processo de agendamento e manutenção do cronograma relativamente simples. Não há mais dias de caçar uma sala vazia ou interrupções irritantes que distraem sua equipe com os monitores montados na parede do lado de fora de cada sala de conferência. Com algumas soluções, os usuários podem até fazer check-in para anunciar sua presença ou, se sua equipe terminar mais cedo, o aplicativo pode ser atualizado instantaneamente para mostrar a sala como vaga. E, claro, porque é totalmente baseado em nuvem, você pode se manter atualizado de qualquer lugar, mesmo remotamente.

2. Um aumento na produtividade

A eficiência é a chave absoluta na produtividade. Reduzir o tempo de inatividade e remover restrições ou dores de cabeça tentando buscar informações perdidas é o desperdício de tempo absoluto. Com uma solução para lidar com todas as informações de agendamento da sua sala de conferência na nuvem, sua equipe pode ter certeza de que tudo está atualizado e correto. Os displays montados tornam super fácil descobrir rapidamente a programação do dia ou localizar uma sala vazia, e menos interrupções significam distrações e tempo de inatividade. Certas soluções de software permitem que os usuários atualizem, alterem ou reservem uma sala de conferência diretamente do monitor montado na parede, e os membros da equipe podem fazer o check-in quando chegarem para que você saiba quem está faltando antes de iniciar a reunião.

3. Aproveitando a Nuvem

Assim como com todos os aplicativos baseados em nuvem, essas soluções de Agendamento de Salas de Conferência aproveitam ao máximo a rede em nuvem que utilizam, permitindo informações persistentes, não importa onde ou como você se conecte. Contanto que seu dispositivo tenha uma conexão com a Internet, você poderá fazer logon e dar uma olhada na programação mais recente ou fazer as alterações necessárias. Se sua equipe decidir aproveitar ao máximo e integrar em monitores de hardware fora das salas de conferência, utilizar a rede em nuvem é a chave absoluta para fazer esse tipo de sistema funcionar. Até mesmo seus funcionários remotos saberão, e os administradores podem fazer qualquer alteração nas telas de hardware remotamente. Graças à nuvem, se uma reunião for curta e a sala se abrir, basta atualizar as informações na tela ou no seu telefone e todos os outros na sua rede saberão imediatamente.

Identificando suas necessidades

Claro, com cada solução vem um caso de uso específico ou cenário que ela estava tentando resolver. No entanto, no caso dessas ferramentas de Agendamento de Salas de Conferência, quase qualquer equipe que dependa de reuniões e tenha um volume de salas que possam se beneficiar de um gerenciamento e agendamento adequado pode aproveitar ao máximo. Obviamente, se sua equipe for menor e seu escritório estiver limitado a apenas uma ou duas salas de conferência, esse software pode parecer um pouco desnecessário. No entanto, eu diria que, mesmo que você seja uma equipe pequena com apenas uma sala de conferência, uma solução dessa natureza pode beneficiar seu escritório – dessa forma, várias equipes não precisam competir ou se preocupar com quem está na sala.

O melhor caso de uso para uma solução de agendamento de sala de conferência provavelmente seria grandes organizações com grandes equipes. Se o seu escritório tem apenas 5 ou 100 salas de conferência, qualquer ferramenta que sua empresa possa usar para ajudar a manter todo o escritório organizado e sincronizado ajudará a reduzir o tempo de inatividade massivamente. Se você tem uma grande quantidade de pessoas e não muitas salas, essas soluções podem fazer maravilhas para reduzir as interrupções ou conseguir aquela abertura de última hora na Sala de Conferência B. Se sua equipe for grande e você tiver um grande número de salas de conferência, essas soluções ajudarão sua equipe a se manter atualizada e saber onde e quando estar.

O que procurar ao fazer compras?

1. Compatibilidade do dispositivo

Claro que com uma solução em nuvem, seria melhor adotar uma solução disponível no maior número de dispositivos. Quer isso inclua tablets (ambos Apple e Android), computadores desktop PC e Mac, bem como telefones Android e Apple – você não gostaria de descartar uma boa parte de sua força de trabalho de utilizar uma nova solução. Escritórios com natureza BYoD farão o melhor para garantir que a solução escolhida esteja disponível no maior número de plataformas.

2. Suporte de exibição de hardware

Embora essas soluções ofereçam um aplicativo robusto para simplesmente agendar e organizar informações na nuvem e em trânsito, o verdadeiro poder vem de equipar suas salas de conferência com esses monitores de hardware. Assim como o suporte a dispositivos, deve estar no topo da lista procurar uma solução que suporte esses monitores de hardware e uma que suporte o maior número de monitores – sejam iPads de geração diferente ou estilos diferentes de tablets Android.

3. Hardware Incluído

Isso pode ser um pouco mais complicado, mas algumas soluções podem oferecer pacotes de hardware com seu software para tornar a adoção um processo único. O preço da compra de 20 iPads novos pode ser caro por si só, sem mencionar qualquer hardware de montagem ou estojos necessários para posicionar adequadamente os monitores fora de cada sala de conferência. Alguns provedores podem estar dispostos a lançar um pacote de hardware com uma assinatura de seu serviço.

4. Relatórios analíticos avançados

A coleta de dados é um recurso poderoso que pode ser utilizado para melhorar ou eliminar quaisquer problemas ou pontos problemáticos. Algumas plataformas aproveitarão ao máximo as informações que você despeja na solução, como horários de agendamento, salas mais usadas, duração comum de reuniões e fornecerá acesso a essas informações para formular uma ideia mais forte de como aumentar verdadeiramente a produtividade e reduzir o tempo de inatividade.

5. Exibições e configurações personalizáveis

Se todos esses monitores de hardware simplesmente mostrarem o nome da sala de conferência, a hora e se a sala está ocupada ou não, o mesmo trabalho pode ser concluído com uma solução muito menos intensa. No entanto, se sua exibição for totalmente personalizável e configurável, isso abre um novo mundo de possibilidades – exiba a programação do dia inteiro, os participantes da reunião, uma breve sinopse sobre a discussão, qualquer coisa que sua equipe possa achar relevante. Algumas soluções até permitem que os administradores bloqueiem funções nessas telas de tablet, para que nada seja alterado por acidente.

6. Integração de calendário de terceiros

Com a capacidade de se integrar diretamente a um dos muitos aplicativos de calendário populares, as soluções de agendamento de salas de conferências entrarão em sua vida profissional diária por meio de uma transição suave, fornecendo à sua equipe as informações necessárias no local certo, para que Todd não perder aquela reunião porque se esqueceu de verificar sua segunda agenda específica.