O custo de reuniões ineficientes e como identificar os problemas

Já saiu de uma reunião com a sensação de que nada foi realizado? Você pode se lembrar de estar sentado em uma reunião e checando constantemente seu telefone, discutindo as mesmas coisas repetidamente, ou se perguntando por que você estava lá em primeiro lugar. Bem, você não está sozinho.

No atual clima de negócios, é difícil encontrar alguém que goste das reuniões casuais e rotineiras que acontecem com tanta frequência. Muitas pessoas trabalhadoras afirmam que quase nada é realizado nessas reuniões, e mais tempo de reunião é desperdiçado em vez de produtividade. Você sai dessas reuniões ineficientes sentindo-se ainda mais confuso do que antes.

As reuniões devem aumentar a produtividade e ajudar a colocar todos na mesma página, e ainda assim a maioria dos participantes afirma que muito tempo de reunião é desperdiçado durante essas reuniões ruins. Ainda assim, reuniões eficientes com uma agenda clara são o pão com manteiga de todo negócio de sucesso.

As reuniões são necessárias para manter os negócios avançando com a coordenação adequada da equipe e a organização do fluxo de trabalho. Quando feitas corretamente, elas sempre levam a um ganho líquido positivo para todos os envolvidos, e é isso que toda empresa deseja alcançar. Então, por que exatamente há tantos problemas de eficiência aqui e o que exatamente pode ser feito a respeito?

Há uma epidemia de reuniões ineficientes em empresas em todo o mundo, e elas levam a enormes perdas tanto para as empresas quanto para os indivíduos envolvidos. Já é hora de resolvermos esse problema, e há recursos suficientes disponíveis que podem nos ajudar a resolver isso de uma vez por todas.

• Qual é o custo real de reuniões ineficientes?
• Consequências da Ineficiência
• O que causa reuniões ruins?
• Como melhorar a eficiência da reunião
• Quatro Benefícios dos Aplicativos de Webconferência
  1. Poupança de custos
  2. Economia de tempo
  3. Maior engajamento e produtividade
  4. Segurança
• As 3 principais soluções de videoconferência
  • Skype para Empresas
  • Google Hangouts Meet
  • Ampliação
  • Comparação de preços
• Reuniões ineficientes são caras, mas evitáveis

Qual é o custo real de reuniões ineficientes?

De acordo com um estudo publicado no European Journal of Work & Organization Psychology, reuniões ineficazes nos EUA custam às empresas até US$ 37 bilhões por ano. São US$ 37 bilhões perdidos todos os anos devido a reuniões ineficientes que resultam na diminuição da produtividade do trabalho — e todos sabemos que tempo = dinheiro. As empresas aqui estão com uma perda monetária que poderia ser evitada.

O número pode parecer absurdo, mas com todas as coisas consideradas torna-se muito real.

Reuniões ineficientes diminuem a produtividade durante os dias de trabalho, os participantes acabam desperdiçando seu precioso tempo que poderia ser gasto em tarefas mais produtivas. 50% do tempo gasto em reuniões não leva a nenhum resultado positivo, e é assim que a produtividade e o dinheiro se perdem.

Os profissionais perdem 31 horas de produtividade em reuniões todos os meses de acordo com o HR Digest, e você pode imaginar o que acontece com empresas maiores que hospedam centenas de funcionários. Uma pesquisa conduzida pela Wolf Management Consultants mostrou que 95% dos participantes das reuniões perdem partes das reuniões e 39% afirmam que cochilam na sala de reuniões. Esses custos potenciais devem ser lembrados ao agendar sua próxima reunião.

Consequências da Ineficiência

Após a diminuição da produtividade causada por reuniões ineficazes, algumas das principais consequências são:

• Interrupção do fluxo de trabalho
• Ciclos de decisão prolongados
• Baixa moral dos funcionários
• Pior trabalho em equipe
• Tempo de trabalho ineficiente
• E por último, a necessidade de mais reuniões

Todas essas consequências levam a grandes perdas para as empresas, seja tempo ou dinheiro. Os custos de reuniões ineficientes não podem ser calculados com exatidão, mas é claro que existem alguns pontos negativos importantes em tais ocorrências. Os custos podem ser resumidos em perdas de tempo e dinheiro, redução no engajamento dos funcionários, moral da equipe e química geral da equipe.

A boa notícia é que esse problema provavelmente tem solução. É hora de identificar a causa principal desse problema para que possamos fazer algo a respeito. Muitos fatores levam a reuniões ineficientes, então vamos em frente e explorar alguns deles.

O que causa reuniões ruins?

Muitos fatores fazem com que as reuniões sejam ineficientes para os membros da equipe.

Organizar uma reunião já é bastante difícil por si só, temos que espalhar a palavra, elaborar um plano de ação, colocar todos na mesma sala – tudo isso leva tempo e esforço. E isso é só o começo, pois há problemas ainda mais complexos quando se trata de reuniões de negócios.

Você provavelmente já se deparou com alguns desses problemas com reuniões:

• Pessoas chegando atrasadas
• Esboço de reunião não estruturada
• Falta de um objetivo claro
• Atividades que desperdiçam tempo, como comer e verificar o telefone
• Repetição de tópico
• Falta de comunicação ou excesso de comunicação
• Argumentos e brigas em equipe

Todos esses problemas acontecem diariamente e todos levam a reuniões ineficientes.

Alguns participantes até sentem que não deveriam estar lá, pois não têm nada ou muito pouco para contribuir com o tópico. Outra reclamação popular é o quão difícil é acompanhar alguns tópicos, especialmente quando há muitos documentos para acompanhar. E ainda assim, é preciso fazer exatamente isso para tirar o máximo proveito de cada reunião.

Chegamos ao ponto em que esses problemas são considerados normais, afinal, eles continuam acontecendo repetidamente. Quase parece uma questão cultural neste momento, no entanto, estudos mostram claramente que as reuniões mais ineficientes se resumem a questões de gestão.

Se pudermos mudar a maneira como abordamos essas reuniões, podemos obter reuniões melhores como resultado.

Como melhorar a eficiência da reunião

Há anos de pesquisa para maximizar a comunicação empresarial e existem alguns métodos comprovados que podem aumentar a produtividade. No entanto, temos algo completamente diferente em nossas mãos hoje, e é isso que chamamos de tecnologia.

E se pudermos usar a tecnologia para nos livrar das reuniões irritantes e ineficientes?

Bem, se considerarmos como as reuniões padrão são organizadas, parece que a tecnologia pode ajudar a resolver muitos dos problemas que enfrentamos hoje. Por um lado, pode reduzir drasticamente o tempo necessário para organizar a reunião e envolver todos. Parece que a solução mais lógica é usar toda a tecnologia incrível para organizar reuniões. Pode exigir que todos usem determinados hardwares e softwares, mas já estamos aqui usando nossos telefones o tempo todo.

Dezenas de pessoas envolvidas em uma reunião por telefone, como isso poderia funcionar?

Mas funciona, e muitas empresas já estão usando isso a seu favor. Você pode simplesmente organizar uma reunião, notificar a todos com uma mensagem simples, informar a todos sobre o esboço, a meta e compartilhar documentos importantes que todos podem acessar usando seu telefone. Quando chega a hora, os participantes são notificados com antecedência para fazer uma chamada usando seu dispositivo favorito.

Podemos chamar essa tecnologia de telefonia VoIP, software de vídeo ou webconferência, não importa.

É um processo que resolve muitos problemas, e tudo o que é necessário é uma conexão estável com a Internet.

Existem vários aplicativos de videoconferência VoIP desenvolvidos para melhorar a comunicação empresarial e permitir que os membros da equipe colaborem usando nada além da Internet. Você pode se conectar com seu telefone, laptop, tablet e qualquer outra coisa que tenha microfone, câmera e acesso à internet.

Vamos explorar algumas das maneiras pelas quais esses aplicativos podem ajudá-lo a organizar reuniões eficientes.

Quatro Benefícios dos Aplicativos de Webconferência

Então, como os aplicativos de webconferência podem nos ajudar a finalmente nos livrar de reuniões ineficientes?

Muitos benefícios vêm com esses aplicativos, e alguns deles nem estão diretamente relacionados à eficiência. Ainda assim, com o mundo cada vez mais acostumado a operar online, esses aplicativos são configurados para se tornar o método padrão de comunicação empresarial.

Há quatro benefícios simples com o uso de Aplicativos de Webconferência:

1. Economia de custos

A eficiência de custos é talvez a coisa número 1 que os aplicativos de conferência na web têm a oferecer. Em vez de gastar dinheiro em locais, gerenciamento e outras despesas de reuniões, tudo o que você precisa fazer é investir em um aplicativo simples, treinar seus funcionários sobre como usá-lo… e pronto!

Embora isso funcione para todos os tipos de negócios, é ainda melhor para aqueles que operam remotamente, pois você evita os enormes custos de organizar uma reunião fora do espaço do escritório.

A economia de custos é ótima, mas a economia de tempo é onde esses aplicativos realmente brilham.

2. Economia de tempo

Se você ainda não percebeu, a webconferência economizará seu precioso tempo. Além de encontrar um local com uma conexão decente à Internet, não há outros requisitos para participar de uma reunião com seus colegas de equipe.

Conectar-se a reuniões é simples e você também recebe notificações oportunas para não esquecer. Além disso, a maioria dos aplicativos permite o compartilhamento de mensagens e arquivos para que você possa se manter atualizado com informações e documentos importantes relacionados à reunião.

Se você deseja economizar tempo, não há melhor maneira de fazer isso.

3. Engajamento e produtividade aprimorados

Estudos mostraram que recursos de webconferência, como compartilhamento de tela, se traduzem em melhor engajamento e aumento de produtividade. Existem também outros recursos, como o compartilhamento de tela, que mencionamos acima, que também ajudam a facilitar a produtividade.

Isso não é uma surpresa - os aplicativos de webconferência foram criados com a produtividade em mente e não há dúvida de que isso só melhorará com o passar do tempo.

Com tecnologias como a computação em nuvem em ascensão, esperamos ver um grande aumento no gerenciamento e produtividade online, e todas as empresas devem ficar de olho nisso.

4. Segurança

A segurança é uma grande prioridade para muitas empresas, e o VoIP é uma forma de tecnologia muito mais segura em comparação com as formas tradicionais, como e-mail ou telefonemas.

A maior parte da comunicação compartilhada por essas plataformas é segura, e existem opções adicionais que podem garantir uma segurança ainda melhor ao lidar com informações ultrassecretas.

Estes são apenas quatro benefícios básicos da webconferência que podem ajudá-lo a melhorar a eficiência da reunião e impulsionar seus negócios, e ainda há muitos outros benefícios menores que também podem ser bastante úteis.

Para completar, existem muitas opções que você pode escolher ao decidir sobre seu provedor de VoIP.

Aqui está uma lista rápida de alguns dos softwares mais populares usados ​​para webconferência hoje:

As 3 principais soluções de videoconferência

Há muitas opções quando se trata de webconferência eficiente, e as empresas são livres para escolher a melhor opção. A maioria dos softwares de webconferência é oferecida individualmente, no entanto, algumas opções vêm como um bônus com plataformas de comunicação empresarial de serviço completo.

Skype para Empresas

O Skype for Business, também conhecido como Office 365, é o principal produto da Microsoft para comunicação empresarial online.

É uma poderosa ferramenta de colaboração online com soluções modernas que permitem uma comunicação empresarial eficiente. Com o Office 365, os usuários obtêm acesso aos aplicativos do Office, mensagens, chamadas, armazenamento online e a capacidade de realizar grandes reuniões de equipe com recursos como compartilhamento de tela e arquivos.

O Skype for Business é uma solução popular para empresas que desejam ingressar na webconferência, especialmente porque a maioria dos usuários já está familiarizada com a plataforma.

O plano padrão começa em US$ 8,25/mês por usuário, e há ainda mais opções com o plano premium que tem uma faixa de preço de US$ 12,50/mês. No geral, usar o Skype para reuniões online parece uma escolha segura e é uma ótima solução para empresas que desejam se livrar de reuniões ineficientes para sempre.

Google Hangouts Meet

O Google Hangouts Meet é a solução oficial de webconferência do Google, oferecida como parte do popular sistema de ferramentas baseado em nuvem chamado G Suite.

Como sempre, o Google prefere simplificar e é exatamente isso que o Meet é.

Cada usuário tem a opção de agendar uma reunião que é sincronizada automaticamente com o Google Agenda, e qualquer pessoa pode participar usando um URL de link de reunião simples. Todo o sistema é sincronizado com outras ferramentas do Google, para que todos recebam notificações oportunas sobre as reuniões.

Para empresas que preferem operar em uma única plataforma, o Google Hangouts Meet é uma ótima opção se a empresa já estiver usando a popular plataforma G Suite. Curiosamente, o Meet também permite que os usuários que usam aplicativos semelhantes (como o Skype for Business) participem da reunião sem sacrificar sua interface de usuário favorita (neste caso, o Skype).

As taxas iniciais dependem do seu plano do G Suite, começando com US$ 6/mês por usuário.

Ampliação

O Zoom é uma poderosa solução de videoconferência oferecida individualmente em comparação com Skype ou Meet do Google, que vêm junto com suas respectivas plataformas.

Isso dá ao Zoom certas vantagens quando se trata de fornecer o melhor serviço de videoconferência. O Zoom fornece vídeos em HD, ferramentas de colaboração, como compartilhamento de tela, bate-papo em equipe, gravação e transcrições, segurança forte e integração baseada em nuvem.

O Zoom é um aplicativo de conferência moderno que pode ser acessado de qualquer dispositivo que oferece às empresas toda a flexibilidade adicional para reuniões eficientes. Os usuários podem participar de reuniões de seus telefones, carros ou computadores pessoais. No geral, o Zoom oferece muitas ferramentas adicionais e parece ser uma ótima opção para equipes que dependem muito da videoconferência para funcionar.

O Plano Básico é gratuito ($0), mas há certos limites para a realização de reuniões eficientes. O Plano Pro vem com a maioria dos recursos e custa US$ 14,99/mês por usuário. As empresas também podem atualizar para o Plano de Negócios para funcionalidade completa por apenas US$ 19,99/mês por usuário.

Outras opções populares incluem soluções como GoToMeeting, Zoho ou plataformas de comunicação empresarial de serviço completo, como RingCentral.

Comparação de preços

O Google Hangouts Meet é a opção mais barata se excluirmos a versão gratuita do Zoom que pode ser usada para alguns fins. Quando se trata de ferramentas e funcionalidades adicionais, o Zoom é o produto superior, mas tem uma faixa de preço mais alta.

No geral, as empresas que procuram soluções simples podem confiar com segurança no Skype ou no Google, e as empresas mais dependentes da tecnologia de videoconferência podem investir em soluções mais avançadas, como Zoom, RingCentral, Zoho ou outras.

Reuniões ineficientes são caras, mas evitáveis

Quando as coisas dão errado, os membros da equipe em reuniões e tarefas improdutivas acham uma perda de tempo tentar acompanhar coisas que não são úteis para seu trabalho. Toda empresa deve se esforçar para eliminar esses problemas, e a comunicação VoIP parece ser uma ótima solução aqui.

As soluções de Webconferência podem ajudar as empresas a realizar reuniões online mais eficientes, com recursos como agendamento simples, notificações, ferramentas de colaboração, acesso a vários dispositivos, bate-papo, compartilhamento de arquivos baseado em nuvem e protocolos de segurança de alto nível. Essas ferramentas até facilitam o agendamento de um acompanhamento.

Enquanto você considera o gerenciamento de tempo e o número de reuniões, considere também as ferramentas que você usa para realizar reuniões. Nossa tabela de comparação interativa de ferramentas de webconferência pode garantir que você aproveite ao máximo sua próxima reunião.