Pontos de dados cruciais para avaliar em seus relatórios de chamadas VoIP de negócios

Hoje em dia, praticamente todos os provedores de VoIP de negócios tornam muito simples personalizar e adaptar suas linhas telefônicas por meio de portais de gerenciamento on-line. Quando gerentes e administradores estão incrivelmente ocupados e sobrecarregados com outras responsabilidades, o acesso a uma visão rápida do que está acontecendo no escritório, e até mesmo fora do escritório, será incrivelmente benéfico.

Utilizando esses portais de gerenciamento on-line, os usuários podem adicionar ou descartar linhas, alterar extensões, jogar com diferentes recursos e, mais importante, até acessar algumas análises de chamadas e registros de relatórios muito detalhados. Esses registros de relatórios de chamadas são uma ótima maneira de visualizar a atividade de chamadas de uma empresa, entender a direção que a empresa está tomando ou, em menor escala, entender quais linhas telefônicas têm um volume maior do que outras.

O poder de rastrear seus dados

Com esses registros de relatórios de chamadas, os usuários podem obter rapidamente uma grande quantidade de informações sobre seu sistema telefônico e como ele está sendo usado dentro e fora do escritório. Os gerentes podem rastrear métricas como o número de chamadas de entrada e saída, de um intervalo de datas específico ou geral, a duração de cada chamada individual, quantas chamadas são atendidas ou perdidas, quaisquer mensagens de voz deixadas em seu sistema, quantos faxes online são enviados ou recebidos e para onde, além de acessar as gravações de cada chamada individual diretamente no mesmo portal online.

Com uma quantidade tão grande de informações sobre seu sistema e como ele está sendo usado, disponível com o clique de um botão, entender como aproveitar essas informações para melhorar seus resultados de qualquer maneira pode ser um divisor de águas absoluto. Esses registros de relatórios de chamadas são uma ótima maneira de visualizar a atividade de chamadas de uma empresa, entender a direção que a empresa está tomando ou, em menor escala, entender quais linhas telefônicas têm um volume maior do que outras. Os registros de chamadas podem até ser usados ​​para medir o progresso e a eficiência, ajudando os gerentes a reconhecer quando podem precisar crescer ou até mesmo reduzir suas equipes.

Informações cruciais para ficar de olho

A maioria dos registros de relatórios de chamadas coletará informações de chamadas diretas e semelhantes e oferecerá pontos de dados semelhantes para rastrear. Dependendo do seu provedor ou plano de serviço específico, os pontos de dados podem diferir um pouco, mas devem incluir a maioria, se não todas as informações comuns e mais importantes. Por exemplo, se o seu serviço não inclui fax on-line, é claro que seus logs representarão isso.

• Logs de chamadas: Claro, esses logs incluirão uma lista completa de todas e todas as chamadas feitas com seu sistema telefônico. Esses logs rastrearão não apenas as chamadas de entrada e saída, mas às vezes também as chamadas perdidas ou atendidas. Os usuários podem ver uma lista completa de todas as chamadas já feitas ou escolher um intervalo de datas específico para restringir os resultados.
• O Método de Contato: Começando com o básico, a maioria, se não todos os registros de relatórios de chamadas, incluirão uma lista geral das transações feitas em seu sistema e como elas foram feitas. Esses relatórios registrarão todas as chamadas, faxes, comunicações internacionais e mensagens de texto comerciais, se aplicável.
• Quem está sendo contatado: Além de apenas chamadas e faxes sendo feitos, esses registros geralmente incluem informações mais detalhadas para mostrar quais números de telefone estão ligando ou sendo chamados pelo seu sistema. Se o seu serviço inclui fax online, os usuários também podem monitorar de onde os faxes estão sendo enviados e recebidos.
• Acompanhe todas as atividades telefônicas : os usuários podem restringir esses relatórios de chamadas a uma linha telefônica específica e dar uma olhada em quais números suas linhas telefônicas estão chamando, quais números de telefone estão chamando, a duração de cada chamada e até mesmo o volume de chamadas para entender qual linha faz ou recebe mais chamadas em um determinado período de tempo.
• Gerencie e ouça chamadas telefônicas gravadas: Novamente, dependendo do seu provedor e nível de serviço, a gravação de chamadas pode ser ativada ou desativada nesses portais de gerenciamento on-line, e os registros de relatórios de chamadas permitirão que os usuários acessem a gravação de cada chamada diretamente de os próprios logs. Se você perceber que um agente teve uma chamada incrivelmente longa ou curta, você pode ouvir a gravação para ver como foi.

Além disso, alguns provedores visam simplificar as chamadas internacionais e incluir planos internacionais ilimitados, enquanto outros cobram por minuto com base em uma tarifa específica para cada país. Essas taxas e minutos usados ​​podem ser refletidos em seus registros de relatórios de chamadas com base no nível de serviço que sua empresa usa. Muitos registros de relatórios on-line também permitem que os usuários rastreiem seu faturamento, gerenciem recursos e outras despesas relacionadas.

Como sua equipe pode aproveitar esses novos dados?

Os registros de relatórios de chamadas terão um grande benefício para qualquer empresa que dependa de seu sistema telefônico para uma grande porcentagem de sua comunicação. Muitas empresas operam exclusivamente com base em sua comunicação com clientes, clientes e possíveis clientes em potencial. Dependendo do seu negócio e caso de uso específico, os fatores mais importantes a serem observados podem diferir. Quer você administre um contato ou call center, o verdadeiro poder desses relatórios de chamadas é estar atento ao uso do telefone.

Vendas:

Se sua empresa se concentra em vendas, um ótimo uso para registros de relatórios de chamadas seria acompanhar a frequência das chamadas, quantas chamadas são feitas em um dia, qualquer tempo de inatividade entre as chamadas e, claro, a duração de cada chamada. Se você perceber que um agente faz uma grande quantidade de chamadas por dia, mas elas duram apenas 30 segundos por vez, isso pode lhe dar uma melhor compreensão de como esse agente está realizando.

Aproveitar as informações para entender como seus funcionários estão se saindo pode ajudar uma empresa a adaptar melhor suas práticas para melhorar de qualquer maneira possível. Se as chamadas de saída e o alto volume são sua prioridade, manter o controle de seus registros de chamadas do sistema é uma maneira muito útil de acompanhar a produtividade e gerenciar cotas para definir metas mais realistas.

Atendimento ao Cliente:

De maneira semelhante às vendas, a utilização de uma análise detalhada da atividade de chamadas de seus agentes ajudará sua empresa a adaptar suas práticas para realizar o mais alto nível de eficiência. Novamente, dependerá do seu caso de uso específico, pois quantidade nem sempre equivale a qualidade, mas com a capacidade de rastrear a atividade de cada linha telefônica individual, você pode aproveitar essas informações para melhorar os resultados.

Se um agente estiver na linha telefônica por um período de tempo inesperadamente curto para cada chamada e esses números acabarem ligando novamente para falar com outro agente, um administrador poderá usar essas informações para ajudar a melhorar o treinamento ou trabalhar com um indivíduo agente para melhorar sua eficiência.

Uso geral :

Se sua empresa não depende de comunicações externas, de entrada ou saída, como vendas e atendimento ao cliente, sua equipe ainda pode se beneficiar muito ao entender e usar os dados coletados por esses registros de relatórios de chamadas. É claro que ninguém gosta de microgerenciar e ter um olhar atento sobre o ombro, mas com relatórios de chamadas, os gerentes podem dar uma olhada mais profunda na atividade de seus funcionários e aprender mais sobre o uso do telefone. Se os funcionários estiverem no telefone por horas a fio com chamadas pessoais, a produtividade será afetada claramente – e o poder desses registros de relatórios permite que os gerentes analisem mais de perto essa atividade específica.

Além das estatísticas de chamadas telefônicas, os usuários podem até dar uma olhada no faturamento, minutos usados, recursos mais usados, bem como outras despesas – até mesmo quantos faxes são enviados e para onde. Se sua empresa faz um grande número de chamadas internacionais, esses registros de relatórios ajudarão a entender melhor quais países são mais contatados e rastrear as tarifas individuais se seu provedor não incluir chamadas internacionais em um pacote simples.

Com os registros de chamadas, os gerentes podem:

Planeje estrategicamente e personalize sua equipe

Acompanhe todas as suas transações, chamadas, faxes e quaisquer despesas, faturamento e métricas gerais de negócios. Com um olhar atento sobre seus relatórios de chamadas, é fácil acompanhar o fluxo de seus negócios e manter as expectativas e garantir o mais alto nível de eficiência.

Fique por dentro de seus dados, a qualquer hora e em qualquer lugar

Com a capacidade de fazer login em portais baseados na Web a partir de qualquer dispositivo conectado à Internet, mesmo se você estiver fora do escritório ou do outro lado do país, os gerentes podem acompanhar seus negócios e as atividades de sua equipe com um olhar atento.

Muitos registros de chamadas permitem que os usuários baixem seus dados em formatos de disparo do Microsoft Excel e, às vezes, programem entregas de e-mail desses registros de chamadas para acesso offline e análises ainda mais fortes.

Classifique os logs para sua necessidade

Os usuários podem classificar os logs com base na hora, intervalo de datas ou linhas telefônicas específicas. Com a capacidade de obter uma ampla perspectiva geral ou ampliar uma gama incrivelmente específica de métricas, os gerentes podem utilizar essas informações em uma ampla escala da empresa ou ajudar a gerenciar uma equipe ou agente específico. Melhore seus resultados com a capacidade de aprimorar os obstáculos que precisam ser suavizados.

Seu único recurso para todas as suas necessidades de chamadas

Com seus portais de gerenciamento on-line e acesso a registros de relatórios de chamadas on-line, os usuários podem utilizar essa plataforma não apenas para coletar e examinar mais de perto suas estatísticas, mas até mesmo agir sobre elas. Com a capacidade de retornar ou fazer chamadas diretamente da web graças aos softphones, quaisquer chamadas curtas ou desconectadas podem ser recuperadas rapidamente diretamente do seu navegador da web. As gravações de chamadas também são incrivelmente fáceis de acessar, dentro do contexto de seus registros de chamadas com todas as informações necessárias disponíveis imediatamente.