Soluções de recuperação de desastres: construindo um plano de sobrevivência para uma pequena empresa

Provavelmente, a pior coisa para um pequeno empresário é passar anos desenvolvendo sua organização e depois perder tudo depois de um único desastre incontrolável. Infelizmente, isso não é apenas um enredo de filme popular, mas o caso cotidiano do mundo real. Segundo estatísticas da FEMA, mais de 40% das pequenas empresas que sofrem um desastre nunca reabrem. E 93% dos que não conseguem se recuperar em cinco dias ou menos param de operar em um ano.

Os números assustadores acima estão intimamente ligados a mais um recorde: 75% das pequenas empresas não têm planos de recuperação de desastres. Você pode duvidar que sua organização precise de um, pois a maioria das empresas está funcionando com sucesso ou falha devido a outros motivos que não desastres repentinos. Neste post, explicamos por que esse ponto de vista não está correto e também mostramos os principais pontos a serem incluídos em uma estratégia eficaz de recuperação de desastres (DR).

Por que preciso de um plano de recuperação de desastres?

Ao contrário das grandes empresas, os donos de pequenas empresas não têm fundos extras para gastar em algo que não aumente os ganhos. Pequenas organizações permanecem desprotegidas devido aos seus recursos limitados. E essa é a razão exata pela qual as pequenas empresas precisam desenvolver estratégias de recuperação de desastres.

Seja um desastre natural ou causado pelo homem, uma pequena empresa sem um plano de recuperação de desastres não tem uma rede de segurança para sobreviver com perdas aceitáveis. Simplificando, grandes empresas podem se dar ao luxo de gastar dinheiro em desastres, enquanto sua pequena empresa não pode.

Além disso, a falta de planos e soluções de proteção é o motivo, por exemplo, para os hackers visarem pequenas empresas ao planejar ataques cibernéticos. Isso mesmo, sem executar o software de proteção contra ransomware da NAKIVO ou de qualquer outro fornecedor, uma pequena organização corre o risco de ficar inoperante logo após uma única injeção de ransomware. Pelo contrário, 96% das empresas com práticas de backup implementadas recuperam-se com sucesso de incidentes de ransomware.

Elementos-chave de um plano de recuperação de desastres para uma pequena empresa

Em teoria, o guia universal de uma frase para qualquer plano de recuperação de desastres soaria como “a preparação é fundamental” ou “esperar tudo”. No entanto, essas frases são muito amplas para chamá-las de guia. Vamos restringir as coisas e expandir os pontos principais de um plano de DR. Abaixo, você encontrará recomendações que podem ajudar pequenas empresas a sobreviver a tempos difíceis e retomar a produção após um desastre.

Crie um plano de resposta instantânea

Primeiro, você precisa descobrir o que fazer logo após um desastre. Seja incêndio, inundação, terremoto, falta de energia inesperada ou qualquer outra emergência, é necessário um plano de ação. Quanto mais rápido você puder reagir a um desastre, menos perdas sua organização sofrerá quando ocorrer.

Para minimizar o impacto no primeiro minuto, instrua seus funcionários sobre suas ações diante de um desastre. Compartilhe áreas de responsabilidade, documente guias passo a passo para diferentes cenários de desastres e certifique-se de treinar seus funcionários. Quando cada pessoa sabe quem contatar e o que fazer em caso de emergência, as consequências devastadoras da maioria dos desastres para os funcionários, ativos e estoque da organização podem ser mitigadas.

Desenvolva uma estratégia de recuperação de desastres

Garantir a eficácia da abordagem de DR só é possível quando você conhece os processos e as interdependências das partes da organização. Analisar como sua organização está construída e funcionando o ajudará a entender a importância de cada elemento para a produção. Depois de ser informado sobre a função de cada parte da infraestrutura, você pode classificá-las por prioridade. Quando a importância de cada elo da cadeia é clara, eis o que você precisa fazer:

1. Determine o tempo de inatividade máximo que sua empresa pode tolerar . No setor de TI, eles chamam isso de objetivo de tempo de recuperação ou RTO.
2. Descubra a quantidade e o tipo de recursos necessários para atingir esse objetivo. Entenda com clareza quantos recursos financeiros, humanos, hardware, entre outros, sua organização possui e precisa. Permaneça realista e equilibre os requisitos de recuperação com seus recursos.
3. Desenvolva um plano de recuperação de desastres passo a passo baseado em prioridades, envolvendo de forma eficiente os recursos disponíveis. Não pense apenas em um plano, mas documente-o. E, claro, não deixe o plano no papel até que um desastre se torne real.
4. Teste sua estratégia e, se necessário, ajuste as sequências de recuperação para otimizar o uso de recursos e atender aos requisitos.

Garanta a proteção de dados

Para proteger com sucesso um dos ativos mais valiosos de uma organização, que são os dados, você precisa de uma estratégia específica de backup e recuperação. Uma abordagem eficaz de proteção de dados inclui dois pontos igualmente importantes:

• Backups atualizados regularmente – para garantir a relevância dos dados de backup
• Recuperação rápida e flexível – para garantir a disponibilidade de dados sob demanda

Tanto as atualizações regulares de backup de dados quanto os fluxos de trabalho de recuperação rápida não podem ser implementados manualmente. A quantidade de dados e a complexidade das infraestruturas de TI mesmo em pequenas organizações tornam a automação obrigatória para as atividades de proteção de dados. A automação eficaz da proteção de dados é possível com duas opções: instalar um dispositivo de backup ou usar uma solução de software especializada.

A compra de dispositivos de backup prontos e proprietários pode ser muito caro para pequenas empresas. Por outro lado, as soluções de software contemporâneas fornecem um conjunto igual de funções de proteção de dados, oferecendo modelos de licenciamento flexíveis e preços acessíveis. Do ponto de vista do equilíbrio custo-benefício, as soluções de software de proteção de dados são as mais adequadas para pequenas organizações com orçamentos limitados.

Obtenha suprimentos e sistemas de emergência

Qual será o primeiro que você, seus funcionários e sua própria empresa exigirão logo após a ocorrência de um desastre? Os suprimentos de emergência podem incluir itens de primeiros socorros, alimentos e água potável. Os sistemas de emergência são geradores de energia sobressalentes, duplicando infraestruturas de computadores e discos com backups de dados.

Você pode se encontrar, por exemplo, fisicamente isolado no escritório, afastado de sua vizinhança, levemente ou gravemente ferido devido a um desastre. Kits de primeiros socorros, suprimentos de água e alimentos estão lá para apoiar você e seus funcionários nessa emergência. Entregar medicamentos básicos, alguns alimentos secos e enlatados, papel higiênico e algumas dezenas de garrafas de água para o escritório não é caro nem demorado. Traga suprimentos suficientes para apoiar sua equipe regular de escritório por pelo menos uma semana.

Por sua vez, servidores de backup remotos, hardware sobressalente e réplicas de ambiente virtual podem ajudá-lo a restaurar a operação com o mínimo de tempo de inatividade. Quando o site principal sofre um desastre, você pode redirecionar instantaneamente os fluxos de trabalho críticos para a produção para um site secundário usando uma das soluções abrangentes de backup e recuperação.

Portanto, crie uma lista de suprimentos e hardware necessários para manter sua empresa operacional em caso de emergência e obtenha-os. Talvez você nunca precise desses recursos de emergência. Mas você certamente gostaria de tê-los no lugar quando um desastre atingir seu negócio.

Revisar seguro

O seguro é o que os empresários também costumam adiar até que seja tarde demais. Se você não tiver cobertura de seguro, faça o que for necessário para obtê-la o mais rápido possível. Nem toda organização sofre um desastre, isso é verdade. Ainda assim, você nunca sabe quando sua sorte acaba, e o seguro pode ajudá-lo a aliviar sua carga financeira para manter a organização operacional após um desastre.

E se você tem seu negócio segurado, verifique se o seu plano atual cobre os riscos necessários, inclusive os típicos da sua localidade. Por exemplo, o fato de sua sede estar em uma região com intensa atividade sísmica não garante que seu seguro cubra suas perdas se ocorrer um terremoto. Quando você vir os riscos que estão no plano de recuperação de desastres, mas não no plano de seguro, considere expandir seu pacote de seguro.

Tenha um plano de contato pós-desastre

Após concluir as etapas urgentes do plano de recuperação, independentemente de as consequências desastrosas serem mitigadas ou não, há pessoas e instituições a notificar. Sua lista de verificação pode incluir contatos como:

• Principais clientes
• Fornecedores críticos
• Funcionários do governo
• Agentes de seguros
• Advogados
• Corretores de imóveis
• Provedores de TI

Crie esta lista de contatos com antecedência para evitar perder alguém importante em uma situação tensa e estressante pós-desastre. Lembre-se de que notificações oportunas enviadas às pessoas certas podem ajudar a tornar os resultados do desastre insignificantes.

Diversifique a logística

Nenhum negócio está isolado. Sua operação e ganhos dependem de conexões externas, assim como dependem de processos internos. Um desastre pode transformá-lo em um elo perdido para seus fornecedores e vice-versa.

Portanto, as cadeias logísticas devem ser apoiadas assim como os dados críticos e a infraestrutura de TI. Fornecedores, rotas e soluções alternativas devem ser encontrados muito antes de um desastre, porque você estará muito ocupado para procurá-los depois que sua empresa for atingida.

Não adie a criação de um plano de recuperação de desastres

Cerca de 21% dos proprietários de pequenas empresas que não têm um plano de DR dizem que não foi uma tarefa prioritária para eles. Essa é uma abordagem que pode ser prejudicial. Embora outras tarefas possam ser críticas para a operação e lucratividade de seus negócios, uma estratégia de recuperação de desastres não deve ser priorizada e adiada.

A falta de tempo não é desculpa quando toda a organização está em jogo. Redistribuir as horas de trabalho e perder parte dos ganhos potenciais para priorizar o desenvolvimento de um plano de recuperação de desastres é um passo astuto. Você poderá obter muito mais lucros ao longo de um período em que sua pequena empresa pode sobreviver a um desastre devastador com perdas mínimas.