Abandone o aparelho de fax: o guia completo para envio de fax on-line

Sim, em 2017, as pessoas ainda enviam fax. O mais chocante é que ainda desempenha um papel importante nas operações diárias de muitas empresas. Documentos legais, documentos médicos e qualquer coisa que precise de assinatura devem ser enviados por fax. No entanto, a tecnologia percorreu um longo caminho, fornecendo às empresas uma nova maneira de enviar faxes que economiza tempo e dinheiro.

Sua empresa não precisa mais de um aparelho de fax comum para enviar e receber documentos importantes que exigem assinaturas, e o envio de fax não exige mais números de discagem, com ou sem códigos de área, para funcionar. Está certo! Agora você pode enviar faxes como enviaria um e-mail: pela internet.

O que é Fax Online?

O fax online é a versão modernizada do fax regular. O fax on-line envia faxes em formato digital por meio de sua conexão com a Internet a partir de seu computador ou dispositivo móvel, enquanto o fax regular requer uma linha telefônica e alguém de pé em seu próprio aparelho de fax esperando que sua mensagem - talvez - seja impressa.

Simplificando: é muito mais conveniente de usar, tornando-se um acessório necessário para empresas de todos os tipos. Além disso, há uma série de provedores para escolher.

Benefícios do Fax Online

Há muitos benefícios em usar o fax online em vez do fax normal, então vamos detalhar os que podem parecer óbvios, mas precisam ser mencionados.

Nenhum hardware ou software autônomo:
O envio de fax online elimina a necessidade de ter uma máquina de fax com sua própria linha telefônica dedicada. Menos hardware significa menos problemas; menos problemas significa menos tempo e dinheiro gastos em consertá-los.

Custos de telefone reduzidos:
Os custos de telefone inevitavelmente cairão graças ao fato de não depender mais de uma máquina de fax com uma linha telefônica dedicada. O único custo além de sua assinatura mensal seria para o seu serviço de internet, que você já deveria ter. Na verdade, muitos provedores de VoIP empresarial oferecem fax virtual como um complemento ou parte de seu serviço. Veja os dez principais provedores de PBX hospedados aqui.

Confidencialidade adicionada:
Os faxes online podem ser enviados diretamente para o seu e-mail em vez da máquina de fax do escritório à qual todos têm acesso. Muitos faxes contêm documentos legais com detalhes confidenciais que precisam permanecer confidenciais. Enviar faxes diretamente para o seu e-mail elimina esse risco potencial. Para saber mais sobre como proteger sua rede VoIP, clique aqui.

E-mail focado:
O fax online mantém as coisas privadas, organizadas e reduz os custos de papel. Faxes podem ser feitos através de um e-mail. Tudo o que você precisa fazer é enviar um e-mail com o número de telefone do destinatário e o nome de domínio fornecido na linha de endereço. Aqui está nosso guia rápido sobre como enviar fax diretamente pelo Gmail.

Fax Internacional:
Como o fax on-line não requer uma linha telefônica dedicada, seus dados não são transferidos pela PSTN, portanto, não há custos extras ou dores de cabeça. Assim como o e-mail, os faxes on-line podem ser enviados para qualquer lugar a qualquer momento. Certifique-se de verificar os melhores serviços de fax online de 2017 para obter mais informações.

Detalhamento de recursos

Dependendo do provedor, o fax on-line vem com vários recursos úteis que as empresas podem aproveitar. Aqui estão alguns dos recursos importantes que você realmente não quer perder:

Entrega em grupo:
A entrega em grupo levará a um aumento significativo na produtividade do escritório, permitindo que as empresas enviem faxes para vinte endereços diferentes simultaneamente. Os destinatários receberão uma mensagem em sua caixa de entrada.

Mobilidade:
A capacidade de agendar, enviar e receber faxes fora do escritório permite uma mobilidade intensa. Desde que tenha uma ligação à Internet, pode enviar e receber faxes. Se os funcionários estiverem viajando ou em trânsito, não será mais necessário gastar tempo procurando uma máquina de fax apenas para enviar ou receber um único documento. Você pode até enviar um fax do seu telefone.

Assinaturas Eletrônicas:
Com o fax ainda sendo usado como o principal método de troca de documentos ou contratos legais e vinculantes, é imperativo ter a função de assinar digitalmente qualquer formulário que você precise enviar ou receber. Com o fax online, os usuários podem assinar digitalmente ou importar sua assinatura manuscrita com facilidade.

Triagem de fax indesejado:
Não importa o que sua empresa usa principalmente, seja telefone, e-mail ou fax, o spam sempre marcará sua presença. O envio de fax on-line ajuda a eliminar o problema, permitindo que sua empresa filtre os endereços bons dos ruins, utilizando a funcionalidade de lista branca ou de lista negra.

Compartilhamento de arquivos grandes:
Quando sua empresa usa e-mail estritamente para enviar arquivos, você pode descobrir que é impossível enviar arquivos acima de um determinado limite de tamanho. Com o fax online, agora é possível enviar arquivos com mais de 100 páginas, bem como vídeos, fotos de alta resolução, arquivos de áudio e planilhas. Combinados com a entrega em grupo, eles podem ser enviados para várias pessoas com pouca dificuldade.

Para uma análise mais aprofundada dos recursos de fax online, confira este artigo que lista dez recursos poderosos de fax online.

Lista de provedores

Para ver quais são as opções do seu negócio, vamos detalhar o que cada provedor oferece para que você possa determinar o que melhor se adapta às necessidades da sua empresa.

Fornecedor
Custo Mensal do Plano Mais Barato	$ 4,95	US$ 7,99	US$ 6,63	US$ 9,17	$ 14,13
Estabelecer custos	Nenhum	Nenhum	Nenhum	Nenhum	Nenhum
Limite de envio e recebimento de fax	500 páginas compartilhadas	500 páginas compartilhadas	500 páginas compartilhadas	200 Recebidos - 100 Enviados	150 Recebidos - 150 Enviados
Taxa acima do limite por fax	0,03/Cents/Página	0,06/Cents/Página	0,03/Cents/Página	0,10/Cents/Página	0,10/Cents/Página
Comprimento de armazenamento	Ilimitado	Ilimitado	Ilimitado	Ilimitado	Ilimitado
Teste grátis	30 dias	30 dias	30 dias	30 dias	30 dias
Opção de mês a mês	sim	Não	sim	sim	sim
Desconto anual de pré-pagamento	Não	sim	Sim, economize $ 15	Sim, 1 mês grátis	Sim, 2 meses grátis
Aplicativo móvel	sim	sim	sim	sim	sim
Aplicativo para computador	sim	sim	sim	sim	sim
Acesso ao navegador da Web	sim	sim	sim	sim	sim
Número de fax gratuito	sim	sim	sim	sim	sim
Agendar entrega	sim	sim	Não	sim	sim
Assinatura Eletrônica	Não	sim	sim	Não	sim
Integração de e-mail	sim	sim	Não	sim	sim
Mais informações	Nextiva VFax	RingCentral Fax	MetroFax	MeuFax	eFax

Como você pode ver, a maioria desses provedores oferece muitos dos mesmos recursos; no entanto, nenhum desses provedores oferece tudo o que você pode estar procurando. Há sempre uma troca. Novamente, cabe a você, proprietário da empresa, decidir o que é melhor para sua empresa.

Nossa opinião

Neste ponto, não há razão para continuar usando um aparelho de fax comum. O custo para configurar o fax on-line é inexistente com os provedores mencionados anteriormente, e seus planos mais baratos não passam de US$ 15 por mês – alguns provedores até permitem que os clientes adicionem fax on-line aos seus serviços de UC existentes.

Se sua empresa tiver uma conexão segura com a Internet, você também pode mudar para o fax on-line. A nova tecnologia abre as portas para novos tipos de ameaças, mas os provedores de VoIP estão mantendo-se atualizados. Se esta é uma preocupação em relação aos seus documentos importantes, leia este artigo para saber mais sobre o Relatório semestral de 2017 da Cisco sobre segurança cibernética.

Todos os benefícios, sem desvantagens

Você está economizando tempo, sua privacidade permanece intacta, você está pagando menos e pode compartilhar arquivos grandes com várias pessoas simultaneamente que os e-mails podem não ser capazes de processar.

As máquinas de fax ocupam espaço, custam dinheiro para serem consertadas, não filtram spam, alguém precisa ficar de pé sobre elas para garantir que o destinatário receba o fax e você só pode enviar um documento por fax por vez - tudo isso é eliminado se sua empresa estiver disposta a ficar online.

Parece que a única razão pela qual as pessoas ainda usam o fax comum é que elas não sabem que o fax online existe. Não vejo benefícios reais em ter uma máquina de fax dedicada no escritório. Encontre um provedor que melhor se adapte às necessidades de sua empresa e aproveite o que o fax online tem a oferecer, e você nunca terá que olhar para trás.

Quando terminar de ler este artigo, leia nosso guia de cinco etapas para enviar um fax do Gmail. Você verá como é fácil enviar fax on-line e se arrependerá por não ter trocado antes.

Leitura Adicional:

Nextiva Fax