As 7 melhores ferramentas de colaboração de documentos em tempo real em 2022

Softwares de gerenciamento de projetos, como o Basecamp e o Asana, permitem que os membros da equipe criem listas de tarefas, recebam atribuições de projetos e comentem os arquivos enviados.

Apesar de usar as ferramentas acima, um estudo recente da Nintex descobriu que 39% dos funcionários ainda lutam com a colaboração e edição de arquivos ao vivo.

As principais ferramentas de colaboração de documentos em 2020 permitem que vários membros da equipe escrevam e editem rascunhos em tempo real. Essas ferramentas ajudam a evitar falhas de comunicação enquanto permitem um processo de criação de documentos mais rápido e simplificado.

Recursos essenciais para procurar

Além da edição em linha em tempo real, procure recursos da ferramenta de colaboração de arquivos como:

• Salvamento automático
• Histórico de versões
• Controle de versão
• Alterações de percurso
• Notificações de novas alterações
• Vários formatos de arquivo
• Comentando
• Marcação do usuário
• Bate-papo de mensagens instantâneas
• Modelos de arquivos pré-fabricados
• Integração de aplicativos
• Acessibilidade do dispositivo móvel
• Controle de acesso a arquivos
• Acesso online e offline
• Espaço de armazenamento de arquivos escalável

As principais ferramentas de colaboração de documentos

As ferramentas de gerenciamento de documentos abaixo incluem os recursos acima e têm as melhores avaliações de usuários em 2020.

documentos Google

Com mais de 800 milhões de usuários ativos em todo o mundo, o Google Docs é o mais conhecido de todos os softwares de colaboração de documentos nesta lista.

No entanto, muitos não percebem que, além de adicionar comentários e fazer edições em um rascunho finalizado, a colaboração on-line em tempo real é possível com o Documentos.

Até 200 pessoas podem visualizar um documento simultaneamente e 10 usuários podem fazer edições simultâneas em tempo real.

Todas as edições são atualizadas automaticamente no mesmo documento mestre e salvas na nuvem, portanto, não há necessidade de criar um novo documento para cada rascunho. Esse recurso de controle de versão impede que as equipes façam edições em rascunhos desatualizados.

Os documentos são compartilhados por e-mail ou por meio de um URL, e os líderes de equipe podem selecionar quais funcionários específicos podem editar diretamente, sugerir edições ou ter acesso somente para visualização.

O recurso “Edições ao vivo” mostra atualizações codificadas por cores em tempo real que várias pessoas fizeram em um arquivo. Os usuários podem acompanhar as alterações para ver as versões anteriores do arquivo sem as novas alterações, aprovar ou negar edições. Eles também podem fazer comentários na barra lateral, marcar uns aos outros nesses comentários ou se comunicar por meio de mensagens de bate-papo.

O Docs também permite que os usuários salvem arquivos em vários formatos, incluindo PDF, texto simples, página da Web e rich text. É uma escolha sábia para equipes com foco em software fácil de usar ou para empresas menores que precisam de uma ferramenta de edição gratuita.

Preços e planos

O Google Docs pode ser adquirido como parte do pacote de produtos do G Suite ou por conta própria. A tabela abaixo compara os preços e planos do plano pessoal gratuito do Google Docs e do plano empresarial do Google Docs pago.

Microsoft 365

O Microsoft 365 (anteriormente Microsoft Office 365) permite que usuários simultâneos criem e editem documentos via SharePoint Online e OneDrive for Business.

Depois que um documento é criado e salvo na nuvem, os usuários podem convidar outros membros da equipe para colaborar com eles enviando um link para o arquivo ou por e-mail.

Assim como no Google Docs, cada usuário tem permissões de arquivo específicas para acessar a base de conhecimento, definidas pelo criador do arquivo. O acesso também pode ser controlado através do 365 Groups, que divide todos os usuários em equipes. Cada equipe pode ter acesso concedido ou negado a documentos específicos, agilizando o processo colaborativo.

As alterações de novos documentos são sincronizadas automaticamente e podem ser exibidas em linha ou na barra lateral. Os revisores podem acompanhar as alterações feitas apenas por funcionários específicos ou ver um resumo de todas as novas alterações feitas por uma equipe. As marcações podem ser visualizadas antes que as alterações sugeridas sejam aceitas, e os revisores podem aceitar as alterações em massa ou individualmente.

Além de fazer edições diretas em tempo real, os autores podem se comunicar por meio de comentários, marcação de usuários e mensagens de bate-papo no aplicativo Microsoft Teams. O melhor de tudo, porque vem com o Microsoft Teams, é uma das poucas ferramentas aqui que permite videoconferência durante a edição de arquivos.

O Microsoft 365 permite até 99 editores simultâneos por documento.

É uma boa opção para equipes que desejam migrar para a atualização do Microsoft Teams do Skype e de outras ferramentas de comunicação empresarial e para aqueles que precisam dividir equipes maiores em grupos de edição menores.

Preços e planos

O Microsoft 365 tem três planos de negócios pagos, que podem ser cobrados anualmente ou mensalmente. Conforme mostrado abaixo, as únicas diferenças reais entre os três planos estão relacionadas à segurança e armazenamento, portanto, a maioria das empresas pode se contentar com a versão Business Basic.

Zoho WorkDrive

O Writer do Zoho WorkDrive é uma plataforma de criação e edição de documentos on-line em tempo real, ideal para empresas que possuem vários arquivos que exigem colaboração frequente entre dispositivos.

Sua interface de “página em branco” foi projetada para eliminar distrações ao escrever ou editar. Para revisores que precisam realizar edições especialmente detalhadas, o “Modo de foco” da ferramenta destaca apenas uma linha de texto por vez.

O Zoho também vem com um assistente de escrita virtual, Zia, que verifica documentos em busca de erros gramaticais e legibilidade.

Ele se integra ao Microsoft Word e WordPress e vem com uma biblioteca de modelos para redigir documentos como políticas de RH e convites para eventos. O Zoho WorkDrive inclui um recurso “Máscara de conteúdo” que permite que os administradores ocultem informações confidenciais ou partes específicas de um documento de revisores selecionados. Seu “Content Lock” permite que o criador do documento selecione quais partes do texto não deseja que sejam alteradas.

Os recursos adicionais do Zoho WorkDrive incluem:

• Ferramenta de mensagens de bate-papo rápido
• Cursores ativos
• Edição off-line
• Acessar recibos de colaboradores
• Comentários e marcação de usuários
• Alterações de percurso
• Mesclagem de documentos
• Assinaturas digitais

Preços e planos

O Zoho WorkDrive oferece três planos pagos que podem ser pagos mensalmente ou anualmente. Armazenamento adicional está disponível para compra.

Caixa

Box é uma ferramenta segura de compartilhamento de documentos e criação colaborativa ao vivo usada por grandes empresas como Coca-Cola, General Electric e Olympus.

No passado, o Box era exclusivamente um sistema de compartilhamento e armazenamento de arquivos, mas agora permite que usuários simultâneos criem e editem documentos no Microsoft 365 e no Google Docs.

Ele fornece edição interna e externa de documentos, não tem limite máximo de usuários e oferece armazenamento ilimitado de documentos no Box Drive. As edições são salvas automaticamente e cada editor possui anotações e comentários codificados por cores.

Quando comparado com as outras ferramentas desta lista, o Box tem o maior número de integrações de aplicativos de terceiros.

Funciona com Salesforce, Zoom, alternativas populares de Zoom, Slack, Microsoft 365 e mais de 1.400 outras plataformas de colaboração em equipe. Isso o torna uma excelente opção para equipes que precisam se comunicar por vídeo ou compartilhar suas telas ao fazer edições em tempo real juntos.

Também é uma das poucas ferramentas desta lista capazes de fazer videochamadas quando integradas ao Zoom.

Recursos adicionais incluem:

• Barras de pesquisa de arquivos e unidades
• Bloqueio e desbloqueio de arquivos
• Controle de versão do documento
• Edição e acesso offline de documentos
• Autenticação de dois fatores
• Compatível com HITECH e HIPAA

Preços e planos

A Box possui quatro Planos de Negócios pagos, cada um deles pago anualmente ou mensalmente. A maioria das empresas será melhor atendida pelo plano Business Plus.

Papel para caixa de depósito

O Dropbox Paper é semelhante ao sistema de colaboração do Box, pois, no passado, o Dropbox era apenas uma ferramenta para armazenar e compartilhar arquivos.

O Dropbox Paper é uma ferramenta de edição de documentos totalmente gratuita que permite que usuários simultâneos façam edições e sugestões em tempo real. Assim como no Zoho WorkDrive, a interface do Dropbox Paper é organizada e livre de distrações, como menus e barras de ferramentas, que só estão disponíveis quando um texto específico é destacado.

Além de fazer edições de linha ao vivo, os usuários podem usar os recursos de comentário e marcação para fazer sugestões na barra lateral. Eles também podem marcar comentários como não lidos e editar e excluir comentários anteriores. O histórico de comentários também está disponível.

Embora seja principalmente uma ferramenta de edição de arquivos, o Dropbox Paper também oferece cronogramas de projetos. Isso permite que os administradores gerenciem prazos, usem recursos de gerenciamento de tarefas e definam marcos do projeto para garantir que as responsabilidades sejam claras.

É uma boa opção para empresas que exigem contornos de documentos específicos, têm um grande número de pessoas colaborando em arquivos e aquelas que dependem muito de imagens e URLs ao criar conteúdo.

Recursos adicionais do Dropbox incluem:

• Notificações de comentários em tempo real
• Barra de pesquisa
• Biblioteca de modelos pré-fabricados
• Atalhos de teclado para formatação de documentos
• Reações de comentários de emojis
• Inserção de imagem de arrastar e soltar
• Criação automática de galeria de imagens
• Incorporação de links
• Capacidade de conectar vários documentos

O papel é 100% gratuito para usar.

Bit.ai

Bit.ai é uma plataforma de colaboração de arquivos de ponta a ponta com usuários em mais de 100 países, incluindo empresas conhecidas como Canon, MIT e Accenture.

Além da edição em tempo real, os documentos inteligentes integrados do Bit.ai permitem que os usuários adicionem conteúdo do Google Drive, arquivos na nuvem, links da web, SharePoint, Box e muito mais. Os documentos de bits são compatíveis com vários tipos de arquivos, incluindo PowerPoints, Excel, Word e muito mais.

Os usuários também podem interligar documentos para uma melhor organização de arquivos e acessar o rastreamento inteligente de documentos durante o processo de revisão. Isso fornece informações sobre os níveis de engajamento de colaboradores externos. Para maior segurança, os usuários podem definir datas de expiração para arquivos internos e externos.

Os arquivos são organizados por área de trabalho e organizados em pastas e subpastas. As páginas wiki simplificam a localização de conteúdo anterior e a resposta a perguntas comuns. Histórico ilimitado de versões de documentos e alterações rastreadas também estão disponíveis.

Observe, no entanto, que ele não oferece uma ferramenta de mensagens de bate-papo como alternativas ao Slack, como Chanty e Twist.

O Bit.ai funciona bem para equipes que frequentemente reutilizam e redirecionam conteúdo anterior, bem como empresas que frequentemente colaboram com editores fora de sua organização.

Recursos adicionais incluem:

• Coautoria
• Edição de linha ao vivo
• Integração com Github, Miro e plataformas de mídia social
• Biblioteca de modelos pré-fabricados
• Carregar conteúdo anterior para novos documentos
• Notificações de edição codificadas por cores
• Menções
• Recursos de comentários

Preços e planos

Noção

O Notion é um aplicativo de colaboração em tempo real projetado para substituir uma variedade de ferramentas populares de gerenciamento de fluxo de trabalho, como Trello, Confluence e Asana.

Ele tem a interface mais personalizável de qualquer ferramenta nesta lista, permitindo que os usuários criem seu próprio sistema de organização de arquivos na barra lateral, adicionem itens de ação e criem tags e rótulos para arquivos.

Além de recursos padrão, como coautoria e edição ao vivo, o Notion fornece histórico de versões, acesso ilimitado de membros da equipe a documentos e várias opções de visualização.

É ideal para empresas que precisam consolidar o número de programas de software de colaboração que estão usando atualmente, mas ainda precisam de recursos de colaboração de projeto.

Os recursos adicionais do Notion incluem:

• Interface sem distrações
• Versões para celular e desktop
• Atalhos do teclado
• Marcação do usuário
• Recurso de comentários
• Datas de vencimento
• Notificações
• Organização de conteúdo de arrastar e soltar
• Formatos de quadro Kanban e lista de tarefas
• Biblioteca de modelos

Preços e planos

A Notion oferece um plano gratuito e três planos pagos, faturados mensalmente ou anualmente. As ferramentas de colaboração de arquivos mais importantes vêm com os planos Team ou Enterprise.

Usando software de vídeo para fazer edições em tempo real

Além das ferramentas de colaboração de documentos acima, o software de conferência na web também pode ser usado para editar arquivos em tempo real.

Recursos como compartilhamento de tela, ferramenta de quadro branco e controle remoto da área de trabalho permitem que dezenas de funcionários acessem e editem arquivos simultaneamente com o benefício adicional da comunicação face a face.

Nossas comparações lado a lado de ferramentas populares como Zoom vs WebEx facilitam a avaliação de qual ferramenta de videochamada é ideal para sua equipe.