Software de gerenciamento de documentos e seus benefícios

Os dados são a parte mais importante do seu negócio em qualquer negócio. Já se foi o tempo em que as empresas costumavam salvar seus dados em livros; é por isso que existem bancos de dados seguros para armazenar seus documentos.

Todos os dias, muitos dados são processados ​​numa empresa; é por isso que você precisa de um software eficiente que atenda às necessidades da sua empresa. Aqui está uma lista de softwares de gerenciamento que podem ser úteis para o seu negócio.

Software de gerenciamento de dados adequado à sua empresa

Software de gerenciamento de documentos jurídicos

Os escritórios de advocacia não ficam de fora dos softwares de gerenciamento de documentos. Os advogados podem manter seus documentos organizados e facilmente pesquisáveis ​​usando o LexWorkplace. Este produto baseado em nuvem ajuda escritórios de advocacia com diversos documentos.

Todo escritório de advocacia deveria ter isso porque

• Oferece soluções melhores do que pastas de janela
• É um sistema melhor para um escritório de advocacia gerenciar documentos do que S: Drive
• Ele fornece soluções atualizadas de armazenamento em nuvem
• É ideal para escritórios de advocacia de todos os tamanhos.

Arquivos M

M-Files é uma ferramenta DMS que combina segurança, automação e eficiência. Ele combina todos os seus arquivos comerciais de diferentes departamentos em um arquivo eletrônico sólido. Sua equipe pode acessar facilmente informações de qualquer departamento instantaneamente.

O software armazena os documentos mais atualizados, garantindo que o documento mais relevante esteja acessível. Também ajuda a implementar acesso avançado e criptografia para controlar os arquivos mais confidenciais.

Embora sofisticado, é excelente para automação de fluxo de trabalho. Os usuários podem compartilhar, editar e revisar documentos para aprovação de acordo com as diretrizes do seu local de trabalho.

Templificar

Templafy não é apenas decente, mas é um DMS muito eficiente. Ele armazena arquivos da empresa em uma biblioteca coesa onde os usuários podem acessá-los facilmente. Além disso, permite que a equipe acompanhe as mudanças em tempo real.

Com Templafy, você pode criar facilmente vários documentos comerciais usando modelos personalizados. A ferramenta automatiza a criação de arquivos essenciais, como contratos de RH, NDA e e-mails de serviço.

Este software também é inteligente, pois pode otimizar todo o processo de criação utilizando suas ferramentas e recursos de ajuste. Ele pode detectar erros e inconsistências em um arquivo e corrigi-los automaticamente com a intervenção do usuário.

Economizar papel

Papersave é outra ferramenta inovadora e fácil de usar que permite que empresas, independentemente do tamanho, gerenciem seus arquivos com mais eficiência. O software também pode capturar recursos do documento a qualquer momento.

É melhor em soluções de ERP e CRM, pois permite aos usuários capturar o arquivo da interface do usuário. Graças à sua funcionalidade de pesquisa intuitiva, você pode recuperar o documento que precisa.

Devido à sua robusta segurança de dados, você pode acompanhar o arquivo e monitorar todas as alterações realizadas no arquivo, ao mesmo tempo que permite delegar permissões específicas à sua equipe.

Fatores a serem considerados antes de escolher um software de gerenciamento de documentos

Há várias coisas que você precisa considerar antes de escolher um DMD;

• Usabilidade : Primeiro, você deve considerar como usará o software. Certifique-se de que tenha uma interface amigável, fácil de navegar e entender
• Recursos : a maioria dessas ferramentas oferece aos usuários recursos excelentes, como compartilhamento de arquivos. Este é um ótimo recurso, pois permite que a equipe veja o arquivo simultaneamente, edite e trabalhe em conjunto
• Rastreie as alterações : um bom software permitirá que você acompanhe o arquivo em tempo real. O software também deve arquivar as versões mais antigas do documento para que você possa reverter para versões mais antigas.
• Certifique-se de que a ferramenta use reconhecimento óptico de caracteres : você pode digitalizar rapidamente o arquivo para facilitar o acesso ao usar OCR. O software também deve permitir uma fácil verificação dos arquivos.

Vantagens de utilizar um software de gestão documental na sua empresa

Vale a pena investir em DMS, pois fornece uma base empresarial que auxilia na agilização do fluxo de trabalho. Também melhora a produtividade dos negócios. Aqui estão os principais benefícios do DMS no seu negócio

Reduza o espaço de armazenamento

Os custos de instalações comerciais são altos, portanto, ter um depósito para seus documentos pode custar mais. As ferramentas DMS são cruciais porque reduzem o espaço que você usaria para consertar arquivos. Portanto, estes DMS são uma excelente alternativa de armazenamento e irão ajudá-lo a poupar espaço no seu escritório. Se sua empresa precisar de cópias impressas, você poderá mantê-las em outro local mais barato, como um cofre.

Melhore a segurança

A segurança dos documentos é crucial para qualquer empresa porque os dados confidenciais precisam de proteção. Comparado com cópias impressas, o DMS oferece melhor segurança para arquivos confidenciais, pois você pode controlar o acesso a esses documentos.

Além disso, o DMS deixa um rastro de quem visualizou o arquivo, quando o verificou e se ele foi modificado. Você também pode marcar alertas automatizados para documentos confidenciais.

Fácil de recuperar o documento

Pesquisar e recuperar um arquivo pode ser desafiador, especialmente se você estiver pesquisando em uma pilha de arquivos. A maioria dos trabalhadores gasta o seu tempo procurando e organizando o documento impresso correto. Isso afeta a produtividade e limita o crescimento, já que o funcionário pode até perder o documento extraviado.

No entanto, com o DMS, você não precisa se preocupar com perda ou extravio de documentos. O software economiza seu tempo, pois é necessário um comando para recuperar um arquivo. Você também pode acessar os documentos remotamente se tiver uma conexão de rede.

Melhor backup em caso de desastre

A maioria dos DMS possui planos de backup e recuperação de dados em caso de desastre. Com um backup digital, seus documentos ficam protegidos contra incêndios, inundações ou outros desastres. Você pode rastrear facilmente seus documentos ao usar uma ferramenta de gerenciamento de documentos. Com o recurso de rastreamento de documentos, não há chance de perder ou extraviar documentos essenciais após a visualização.

Aumentar a produtividade

Você economizará muito tempo com o DMS, o que se traduz em maior produtividade. Como é fácil rastrear esses documentos, você aumentará o moral dos seus funcionários e aumentará a satisfação do cliente. Um DMS oferecerá esses benefícios ao seu negócio.

• Competitividade
• Paz de espírito
• Melhores relações com os clientes
• Flexibilidade

Conclusão

Você deve obter um DMS personalizado para sua empresa, para ajudá-lo a simplificar o gerenciamento de arquivos em sua empresa. Se você deseja aumentar a produtividade, aumentar o moral dos seus funcionários e permanecer competitivo, obtenha soluções econômicas de gerenciamento de documentos que atendam às suas necessidades comerciais. Isso ajudará a otimizar suas necessidades de negócios, garantindo que você permaneça produtivo e lucrativo.