O que é um Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)? - Um guia

Publicados: 2021-07-15

Por quase 20 anos, o Electronic Data Interchange (EDI) é considerado uma tecnologia crítica para o gerenciamento da cadeia de suprimentos em empresas, oferecendo benefícios em vários níveis. O Electronic Data Interchange permite que as organizações troquem informações de missão crítica sobre pedidos de compra, faturas, solicitações de reserva e assim por diante. O Intercâmbio Eletrônico de Dados nada mais é do que uma série de regras que permitem que as empresas se comuniquem umas com as outras. Sob o guarda-chuva EDI, estamos olhando para a troca de e-mails, notas e documentos, que é eficientemente suportado por software para ler e interpretar essas informações.

O Intercâmbio Eletrônico de Dados consiste na mesma informação que teria sido trocada em papel. No entanto, neste caso, há uma integração perfeita entre dois sistemas de negócios para que as mesmas informações em papel possam ser trocadas eletronicamente.

Neste artigo
  • Como funciona o EDI?
  • Benefícios do EDI
  • Suas desvantagens
  • Implementação EDI
  • Futuro a conhecer
  • Estudos de caso
  • Recursos EDI
  • Exemplos de Intercâmbio Eletrônico de Dados

Como funciona o EDI?

Uma das principais formas de atuação do EDI é a substituição de processos mais antigos, que são manuais por natureza, como correio, fax ou mesmo e-mails padrão, pela implementação de sistemas de negócios que podem facilmente trocar essas informações em formato eletrônico.

Nesse método, há um tradutor que inicialmente converte os dados do aplicativo entre dois parceiros comerciais ou entidades em transação. Estas são organizações, separadas, que estão envolvidas em uma transação comercial. Um exemplo clássico de tal transação é entre uma empresa OEM e um fabricante e um comprador. A implementação do EDI reduz consideravelmente o tempo de ciclo para processar tais pedidos ou transações.

Benefícios do EDI

O Intercâmbio Eletrônico de Dados não é uma tecnologia nova. Houve casos em que o EDI foi implementado mesmo em sistemas legados, já na década de 1960. Aqui estão alguns dos benefícios, que comprovam o fato de que o Electronic Data Interchange é um meio muito eficaz de colaboração e comunicação.

  • Reduza os custos operacionais

    Estima-se que os custos operacionais das empresas diminuam cerca de 35% após a implementação do EDI. Isso se deve principalmente à redução ou eliminação de papel, impressão, armazenamento, arquivamento e outras áreas, que tinham despesas gerais. Além disso, também traz uma redução considerável nas despesas de manutenção e na utilização de recursos administrativos.

  • Aumente o tempo do ciclo de negócios

    Um elemento muito chave para o processamento de pedidos é o tempo. Ter um processo manual para troca de informações pode consumir muito tempo para executar a transação. Com o Electronic Data Interchange, estima-se que o tempo de ciclo melhore em 61%, principalmente devido aos protocolos de automação que são configurados no momento da implementação.

  • Melhore a precisão dos dados

    A implementação do Intercâmbio Eletrônico de Dados reduz qualquer tipo de erro porque há muito pouca intervenção manual nessas transações. Isso melhora a qualidade geral dos dados capturados, reduzindo os erros em impressionantes 30% a 40%.

  • Ambiente amigável

    Como o Electronic Data Interchange opera em um ambiente sem papel, é totalmente ecologicamente correto, trazendo uma redução drástica na emissão de CO2.

  • Melhore a eficiência dos negócios

    Um impacto direto da redução da intervenção humana resulta na melhoria do desempenho geral do negócio, criando um aumento significativo na eficiência da organização em todos os níveis. O EDI também melhora o relacionamento com parceiros comerciais, como fornecedores, clientes, distribuidores, devido à entrega mais rápida de bens e serviços.

Desvantagens do EDI

Enquanto estamos analisando alguns dos benefícios da implementação do EDI, não podemos deixar de lado as limitações ou desvantagens do EDI. Vejamos algumas das desvantagens importantes que as organizações devem levar em consideração.

  • Configuração inicial

    Embora ter EDI soe muito bem, mas a configuração inicial do EDI (excluindo o WebEDI mais recente) é um processo demorado.

  • Normas a serem seguidas

    EDI vem com um monte de padrões da indústria que as organizações precisam aderir. Isso pode representar um desafio porque os recursos precisam ser implantados para garantir que a empresa atinja esses padrões. Alguns desses padrões incluem UN/EDIFACT, ANSI ASC X12, GS1 EDI, TRADACOMS e HL7.

  • Sistemas de backup fortes

    Não se trata apenas de implementar o EDI, mas também de mantê-lo. Ter uma tecnologia tão vasta requer sistemas de backup robustos e as organizações precisam de recursos que possam realizar essa tarefa.

Implementação EDI

A implementação do EDI nada mais é do que o processo pelo qual o software EDI será implantado na organização, que está alinhado com a meta ou objetivo definido. Ao implementar o EDI, existem certas diretrizes que você precisa seguir. Aqui estão 3 diretrizes importantes para sua referência.

  • Decisão sobre quem faz a implementação do EDI

    Enquanto você é novo nesta estrutura de EDI, não haverá nenhum especialista dentro da organização que possa implementar EDI, especialmente para pequenas e médias empresas. Portanto, é importante ter um consenso para decidir quem será o parceiro de implementação para você. As opções são muitas, mas você precisa fazer uma devida diligência antes de selecionar o parceiro certo.

  • Implantar um consultor terceirizado

    Para ter uma implementação bem-sucedida do EDI, é melhor contratar um consultor terceirizado. Essa pessoa o ajudará a definir o roteiro de sua jornada de implementação de EDI e a selecionar o fornecedor de software certo.

  • Trabalhe com seu fornecedor de software

    Depois de selecionar o fornecedor de software para sua implementação de EDI, é importante trabalhar com o fornecedor e não deixar tudo para ele. Dessa forma, você pode criar um EDI Champion interno que pode liderar o projeto.

Seguir essas diretrizes pode garantir uma implementação tranquila do seu projeto EDI.

Futuro do EDI

Uma coisa que é constante sobre o futuro do EDI é a incerteza que prevalece, apesar de ser uma tecnologia antiga. O EDI existe há décadas e ainda é a tecnologia preferida entre as empresas, no entanto, muitas agências realmente previram um possível fim da tecnologia. Isso pode ser verdade porque, em 2021, vimos opções alternativas de tecnologia surgindo e as organizações estão explorando opções, principalmente no segmento da cadeia de suprimentos. Existem poucas conclusões que podemos analisar quando se trata do futuro do EDI, com base nas opiniões de especialistas

  • Grandes empresas estão planejando criar uma competência interna para processar EDI
  • Por conta das novas tecnologias, pequenas e médias empresas enfrentam constantemente o desafio de lidar com esse cenário dinâmico
  • Estima-se que 95% das implementações de EDI sejam feitas sob medida, o que significa que exigem investimentos pesados ​​em manutenção na forma de custos e recursos
  • Existem cerca de 41% das empresas que ainda não implementaram o EDI

Estudos de caso EDI

Esses estudos de caso são exemplos de empresas que implementaram o intercâmbio eletrônico de dados e fornecerão uma visão sobre os vários caminhos seguidos por essas empresas para implantar o EDI com sucesso.

  • Nichirin UK Limited

    Uma subsidiária do conglomerado japonês Nichirin Group, a empresa fabrica e distribui várias mangueiras automotivas para fabricantes de veículos no Reino Unido

    Desafio

    • Havia um mandato impulsionado pela expectativa do cliente de implementar o EDI para proteger as relações comerciais e também proteger a receita.
    • Havia um requisito para configurar uma etiqueta de embalagem que deveria corresponder ao aviso de despacho
    • EDI e rotulagem era um pré-requisito para obter um prêmio por padrão de qualidade

    Nichirin implementou o produto OpenText Freeway Professional para enfrentar os desafios mencionados acima.

    Valor/Benefícios

    • O fornecedor tinha o conhecimento de cenários específicos (neste caso, formatos de mensagens de parceiros comerciais), o que permitiu uma implantação mais rápida
    • Conformidade alcançada de rotulagem compatível com ODETTE
    • O fornecedor também ajudou a Nichirin a atingir o padrão de qualidade JLRQ
    • Os principais atributos do sistema implantado pela OpenText foram flexibilidade e facilidade de uso

  • Telefone Dixons

    É uma empresa multinacional que comercializa produtos eletrônicos e de telecomunicações, com sede em Londres.

    Desafio

    • A integração de novos fornecedores estava demorando muito
    • À medida que a organização crescia, havia uma necessidade pertinente de negociação eletrônica e automatização do processo

    O produto implementado pela Dixons Carphone foi o OpenText Trading Grid Messaging Service.

    Valor/Benefícios

    • Redução no cronograma do processo de integração de semanas para dias
    • Uma solução totalmente escalável e segura
    • Entregou melhor visibilidade dos níveis de estoque e o tempo de resposta também melhorou

Recursos EDI

Neste segmento, apresentaremos alguns recursos-chave e material de apoio, que ajudarão as organizações a decidir sobre a solução EDI certa. Esses recursos incluem perguntas frequentes, uma lista exaustiva de glossário de termos importantes e muito mais.

  • Downloads de referência

    Isso consiste em white papers que ajudam as organizações a obter mais informações sobre EDI. Para mais detalhes, você pode clicar aqui

  • Tutoriais

    Aqui você pode baixar tutoriais sobre XML, EDIFACT e ANSI. Para obter mais informações sobre esses tutoriais, clique aqui.

  • Amostra de RFP

    Esses exemplos ajudarão você a ter uma ideia de como definir os requisitos. Essas RFPs servirão de orientação, pois consistem em requisitos e critérios de avaliação. Você pode clicar aqui para acessar a amostra.

Estes são alguns dos materiais de recurso para ajudar qualquer organização que queira saber detalhes sobre como iniciar um projeto EDI.

Exemplos de EDI

A principal razão para implementar o EDI é acelerar as transações comerciais. Alguns dos exemplos de EDI são EDI 850, que são pedidos de compra, EDI 214, que é o status de envio, e EDI 820, que trata mais de faturas, informações de clientes e confirmações de pagamento.

Pensamentos finais

Apesar do EDI ser uma tecnologia antiga, as organizações ainda preferem implementá-la e ainda é considerada uma solução preferencial no espaço B2B. Embora a metodologia EDI não tenha mudado muito, os sistemas e ferramentas utilizados para realizar essa ação passaram por uma mudança de paradigma, com muitos sistemas agora disponíveis na nuvem, tornando-a flexível, mais barata, mais fácil de implantar e mais fácil de usar; escusado será dizer que ele vem com uma infinidade de recursos.

Para as organizações, é importante considerar os benefícios e as limitações antes de prosseguir com a implementação do EDI. No entanto, eles também precisam garantir que o provedor de serviços que está implementando o EDI tenha credenciais fortes e possa ajudá-lo a expandir seus negócios.