“Eu me senti violado… mas depois me acostumei” – O software de monitoramento de funcionários ainda está dividindo a opinião

Na primavera de 2020, o mundo do trabalho mudou para sempre. Milhões de funcionários de escritório em todo o mundo foram enviados para fazer as malas – junto com seus laptops – e instruídos a trabalhar remotamente.

Para muitos chefes e donos de empresas, isso levou à pergunta: podemos confiar nos funcionários para cumprir suas funções com supervisão mínima de seus gerentes?

Para aqueles que responderam “não”, o software de monitoramento de funcionários (EM) – programas que são usados ​​para vigiar a equipe enquanto eles trabalham – tornou-se uma solução comum, mas controversa.

Conversamos com as empresas que os utilizam e com os funcionários que estão sendo observados por eles.

O que o software de monitoramento de funcionários realmente monitora?

Os tipos menos intrusivos de software EM – às vezes chamados de software de vigilância de pessoal, 'bossware' ou 'tattleware' – oferecem ferramentas que permitem aos empregadores realizar rastreamento de tempo baseado em tarefas.

Outros produtos são mais invasivos, com a capacidade de registrar pressionamentos de tecla, fazer capturas de tela, detectar movimento do mouse, monitorar sites e até mesmo controlar os dispositivos dos funcionários remotamente.

A vigilância da equipe de plantão não é de forma alguma um fenômeno da era da pandemia – softwares como esse existem há anos. Hubstaff, um dos programas de software de monitoramento mais populares, comemora seu 10º aniversário em 2022.

De acordo com o correspondente do New York Times Adam Satariano, as empresas de Wall Street vêm usando softwares desse tipo há algum tempo para mitigar ameaças à segurança – as mesmas ameaças que inspiraram Isaac Kohen a criar o Teramind, outro líder no espaço de monitoramento de funcionários.

Trabalhadores de armazém, hospitalidade e entregas rastreadas por GPS também estão acostumados a serem observados de perto. Mas a mudança em massa para o trabalho remoto como resultado da pandemia do COVID-19 fez com que mais empresas se voltassem para esse tipo de software do que nunca.

Um relatório descobriu que as pesquisas por 'Hubstaff' aumentaram 79% entre março de 2020 e junho de 2021; as pesquisas por 'Teramind' aumentaram 116% no mesmo período.

Os méritos e armadilhas da vigilância da equipe

Os chefes que usam o software EM o fazem por vários motivos. Incentivar a equipe a usar bem seu tempo é uma justificativa popular.

Jonathan Tian, ​​cofundador da Mobitrix, usa a popular ferramenta de monitoramento Teramind para rastrear o que seus funcionários estão fazendo durante o horário de trabalho. Ele afirma que “melhora significativamente a produtividade em (sua) organização”.

“Facilita gravações de tela, visualizações ao vivo de PCs de funcionários, rastreamento de e-mails e gravação de sessões de zoom, o que me ajuda a evitar atividades irregulares dos funcionários”, explicou Jonathan.

Evidências compiladas perto do início da pandemia revelaram que uma porcentagem significativa de empregadores não estava convencida sobre a capacidade de seus funcionários de serem produtivos enquanto trabalhavam remotamente.

Alguns dos chefes de negócios mais proeminentes da América relataram queda de produtividade durante os últimos dois anos; O CEO do JP Morgan , por exemplo, disse em 2020 que o banco havia registrado quedas de produtividade desde a mudança para o trabalho remoto. Chefes na Europa relataram experiências semelhantes no ano passado.

Mas as estatísticas sugerem que, em geral, os temores sobre os efeitos do trabalho remoto na produtividade não são bem fundamentados.

A pesquisa do Great Place to Work com 715 empresas, por exemplo, comparou a produtividade durante os primeiros 6 meses de bloqueio (março-agosto de 2020) com um período semelhante em 2019. Depois de avaliar 800.000 respostas, eles descobriram que os trabalhadores relataram aumentos de produtividade de até 13% enquanto os pedidos de permanência em casa estavam em vigor. A eliminação de deslocamentos e reuniões presenciais demoradas foram citadas como fatores explicativos.

A produtividade é, no entanto, notoriamente difícil de medir, particularmente entre os trabalhadores do conhecimento. Métricas simples como “produção dividida por horas trabalhadas” que são frequentemente usadas para rastrear a produtividade em setores como manufatura não mapeiam perfeitamente outras profissões.

Além disso, muitas críticas foram direcionadas a pesquisas de 'produtividade de bloqueio' – WFH significa que os funcionários tendem a trabalhar mais horas , portanto, podem estar realizando mais trabalho e, ao mesmo tempo, menos produtivos.

Além disso, é improvável que as estatísticas sobre produtividade influenciem os chefes que veem as desistências em primeira mão. Uma pesquisa recente descobriu que os executivos confiavam apenas, em média, em 66% de suas equipes para colocar sua tecnologia de trabalho remoto em funcionamento corretamente . Com esses níveis de incompetência percebida em mente, não é surpresa que o uso de software EM seja generalizado.

No entanto, alguns chefes relatam ativar esses programas e suas funções apenas em circunstâncias específicas.

Amit Raj, CEO da empresa de construção de links sob medida The Links Guy, diz que não “usa todos os recursos disponíveis” em seu software EM “a menos que um funcionário esteja demorando muito para concluir tarefas ou haja grandes pedaços de inatividade mostrando.”

Amit informou ao Tech.co que a função de captura de tela era usada apenas quando um membro da equipe era submetido à revisão de desempenho (e informado sobre sua implementação). Seu uso alude ao fato de que o software EM às vezes é implantado como uma medida reacionária baseada em evidências genuínas de folga.

“Um membro da equipe estava ligando seu cronômetro para trabalhar e jogar videogame”, acrescentou Raj, “consequentemente, ele viu as evidências e saiu rapidamente!”

Estudos que mapeiam o efeito do software EM na produtividade são escassos. Uma dessas pesquisas da Digital.com, no entanto, que envolveu 1.250 empregadores dos EUA, descobriu que 81% relataram um aumento na produtividade após a implementação do software EM.

De fato, enquanto muitos chefes relataram aumentos na produtividade através do uso de software EM, outras empresas descobriram que isso tem o efeito oposto.

“Usamos o software EM logo no início da pandemia, quando fomos remotos, mas não funcionou muito bem para o nosso negócio”, lembra Teri Shern, cofundador da Conex Boxes.

“O problema com o software de monitoramento é que ele pode fazer seus funcionários se sentirem sufocados”, disse Teri. “é quase como ter um gerente constantemente em cima de você observando você trabalhar – isso entorpece a produtividade”.

Os funcionários não gostam de ser observados no trabalho

As experiências da equipe com o software EM sugerem que as experiências positivas do usuário final são poucas e distantes entre si.

Emma, ​​cofundadora do pawesomeadvice.com, foi monitorada por superiores usando o Hubstaff em um cargo anterior.

“Acho que o software EM é intrusivo e pode causar problemas no local de trabalho e deixar os funcionários desengajados e infelizes”, argumentou ela, sugerindo que implementá-lo “diz aos funcionários que seu empregador não confia neles e precisa microgerenciar todos os seus movimentos”.

Saurabh Wani, que também foi monitorado em uma função anterior, descreve como todas as suas atividades de marketing foram monitoradas com capturas de tela usando o Hubstaff.

“Em termos de privacidade, inicialmente, me senti violado”, disse Saurabh ao Tech.co, “mas depois me acostumei”.

Saurabh disse que em sua primeira semana no trabalho, ele estava “nervoso e sempre em [seu] sistema”, mas que a equipe “apoiou” e “nunca perguntou por que” se as horas estabelecidas não foram cumpridas.

No final do ano passado, uma pesquisa da ExpressVPN com 2.000 trabalhadores descobriu que os funcionários, em geral, estavam descontentes com as medidas de vigilância no local de trabalho.

43% disseram que era uma violação de confiança, enquanto 28% relataram sentir-se desvalorizados devido ao monitoramento. 36% dos funcionários sentiram que tinham que trabalhar mais horas devido à vigilância corporativa.

A sensação de “sufocação” que Shern mencionou também não é incomum. 59% de todos os funcionários pesquisados ​​pela ExpressVPN admitiram que ser vigiado por seus chefes no trabalho causava estresse e ansiedade.

Por causa desses sentimentos dos funcionários, alguns chefes encontraram forte resistência ao tentar implantá-lo.

Olivia Tan, cofundadora da Cocofax, nos diz que o uso do Teramind por sua empresa não equivale a uma invasão de privacidade como estava em seu “manual corporativo para funcionários”, apesar de usar as teclas como uma “linha de base para a atividade do trabalhador” e corroborar com “capturas de tela correspondentes, logs de atividades, trilhas de auditoria e todos os vetores de verificação mais profundos”.

É importante ressaltar, no entanto, que softwares menos invasivos – como programas que rastreiam quanto tempo leva para realizar determinadas tarefas, por exemplo – podem deixar os funcionários igualmente desconfortáveis.

Um indivíduo com quem a Tech.co conversou, que não quis ser identificado pelo nome, experimentou o rastreamento de tempo em uma função remota anterior. Sua empresa exigia que os funcionários inserissem todas as suas tarefas diárias em um programa e atribuíssem um tipo de tarefa e um tempo de duração.

“Senti que faria meu dia, controlaria meu tempo e teria apenas 6 horas registradas – apesar de trabalhar por mais tempo. A certa altura, perguntei se precisava fazer pausas para o banheiro – senti que tinha que atingir a meta de pelo menos 7,5 horas por dia.”

O tempo nem sempre é uma métrica útil ou precisa para rastrear a produtividade – e pode deixar os funcionários desconfortáveis ​​quando é usado como tal por motivos disciplinares.

“Os gerentes podiam ver todo o trabalho que havíamos planejado para o dia e, às vezes, passavam por cronogramas e nos diziam que as tarefas não demoravam tanto quanto dizíamos”, acrescentou. “Foi estressante”.

O monitoramento de funcionários pode ser ético?

Existe alguma maneira de monitorar remotamente os funcionários sem comprometer sua privacidade ou deixá-los geralmente desconfortáveis?

Reid Blackman PhD, CEO da consultoria ética Virtue Consultants, sugere que isso é possível com altos níveis de comunicação e transparência.

“Diga a seus funcionários o que você está monitorando e por quê”, explica Blackman na Harvard Business Review . “Dê a eles a oportunidade de oferecer feedback. Compartilhe os resultados do monitoramento com eles e, fundamentalmente, forneça um sistema pelo qual eles possam recorrer de decisões sobre sua carreira influenciadas pelos dados coletados.”

Alguns acreditam, no entanto, que monitorar funcionários é inerentemente antiético e intrusivo.

Andreas Theodorou, editor de conteúdo do recurso de direitos digitais ProPrivacy , apelidou o software de “um pesadelo orwelliano” e questionou a base legal para seu uso contínuo.

Nos EUA, a Lei de Privacidade de Comunicações Eletrônicas de 1986 (ECPA), proíbe a “interceptação” de comunicações eletrônicas.

“É claramente uma legislação ultrapassada”, argumentou Andreas, acrescentando que a lei “não faz nada para proteger os direitos digitais dos funcionários nos dias modernos”.

Karla Grossenbacher, sócia do escritório de advocacia multinacional Seyfarth Shaw e chefe do grupo National Workplace Privacy, destacou que “existem todos os tipos de tecnologias que nem foram contempladas quando a ECPA foi aprovada e que poderiam ser usadas pelos funcionários em seu trabalho e empregadores em seu monitoramento deste trabalho.”

Nos EUA, atualmente não há lei federal (incluindo a ECPA) que exija que os empregadores notifiquem os funcionários de que estão implantando um software de monitoramento.

Grossenbacher acrescentou que “os empregadores precisam estar cientes de suas obrigações sob a ECPA e conhecer as leis de quaisquer estados em que tenham funcionários”.

Nos EUA, atualmente não há lei federal (incluindo a ECPA) que exija que os empregadores notifiquem os funcionários de que estão implantando software de monitoramento (embora alguns estados o exijam) – o que adiciona mais peso à ideia de que a legislação atual é inadequada .

O Stored Communications Act 196 (SCA), no entanto, foi usado contra alguns empregadores que usam software de monitoramento de maneiras duvidosas. Rene vs GF Fishers, Inc. (2011) viu uma mulher usar com sucesso o SCA para processar seu empregador depois que eles obtiveram senhas de e-mail com software de keylogging.

Apesar de seu sucesso, o caso ainda ilustra a necessidade de revisão legislativa; seu empregador tinha uma maneira de obter informações privadas (uma senha) por meio de alguns meios tecnológicos (software de keylogging) e se isso violava ou não o SCA estava longe de ser claro. Também é duvidoso que ela teria sido bem-sucedida em levantar queixas menos graves que ainda se enquadram no guarda-chuva de monitoramento excessivo.

Além disso, o software de monitoramento geralmente abriga recursos de administração remota ou 'aquisição' – o recurso está presente em 11 dos 26 programas de software de vigilância de funcionários mais populares, de acordo com o Top10VPN. O registro de pressionamento de tecla – encontrado em 81% dos aplicativos de monitoramento – também pode ser utilizado para fins prejudiciais, especialmente se os funcionários monitorados estiverem lidando com grandes quantidades de dados confidenciais.

Isso torna a invasão do software EM uma meta atraente para hackers – e os pesquisadores de segurança já identificaram vulnerabilidades em software semelhante utilizado em ambientes educacionais.

Mantendo a Produtividade Alta e o Monitoramento Baixo

Alguns chefes descobriram que suas equipes responderam melhor a outros tipos de 'monitoramento' do que software EM.

Stephen Light, cofundador da Nolah Mattress, considerou o software EM útil durante a transição para o trabalho remoto, mas disse que rapidamente percebeu que “comunicar-se regularmente e manter relacionamentos com nossa equipe é tão eficaz quanto qualquer software, além de incentivar os membros da equipe usar ferramentas de automonitoramento.”

Isso certamente parece uma boa opção – mas para algumas equipes em determinados setores, é simplesmente impraticável.

“Não seria surpreendente se houvesse casos em que as opções de baixo toque (por exemplo, check-ins diários) não fossem suficientes”, disse Reid Blackman ao Tech.co.

“Por exemplo, se você é um gerente que supervisiona uma centena de representantes de call center, check-ins diários (ou mesmo semanais) não são uma opção viável.”

O uso de software EM fez com que outros gerentes refletissem sobre medidas preventivas que poderiam tomar para ajudá-los a evitar o uso de software de monitoramento.

“É bastante invasivo e é por isso que começamos a abandonar esse método de rastreamento”, disse Amit Raj ao Tech.co, referindo-se ao uso relutante e esporádico de algumas ferramentas de monitoramento.

“O que percebi desde então é que precisávamos dar uma olhada em nossos métodos de recrutamento, que são especialmente importantes ao contratar uma equipe remota”, acrescentou Raj. “[é útil] perguntar às pessoas em entrevistas suas razões para deixar um emprego anterior e referências de trabalho”.

Soluções de alívio como essa, por mais promissoras que sejam, dificilmente permeiam todos os setores do mundo dos negócios e eliminem completamente a demanda por software EM – ainda haverá muitas empresas que simplesmente não confiam nos funcionários, independentemente de currículos impressionantes.

Mesclando as lutas que a mudança em massa para o trabalho remoto trouxe para tantas empresas com elementos desagradáveis ​​da vida profissional que antecedem a pandemia, como culturas tóxicas no local de trabalho, desconfiança entre funcionários e gerentes e insatisfação no trabalho – bem como a ausência de legislação para proteger adequadamente os trabalhadores – criou o ambiente perfeito para o desenvolvimento de programas de vigilância de funcionários.

Em um mundo cada vez mais on-line, onde a privacidade pessoal diminuída – dentro e fora do horário de trabalho – é parte integrante de nossa existência, a demanda por esse software não mudará tão cedo.