Salas Zoom: um caso convincente para impulsionar o futuro das reuniões

No mês passado, conversei com o chefe da Zoom Rooms, Jeff Smith, para discutir mais detalhadamente os recursos da solução. Eu havia escrito anteriormente sobre os recursos do Zoom que 'aumentam' a produtividade e queria desenvolver essa noção, pois percebo que há muito valor no que o Zoom está fazendo para permitir o futuro do trabalho híbrido.

Smith lançou muita luz sobre algumas das intenções por trás de muitos recursos do Zoom Rooms, uma oferta que permite a colaboração de vídeo HD em qualquer espaço, seja um escritório em casa; ou uma reunião híbrida. Isso pode até ser uma sala de aula. O objetivo expresso da solução – facilitar as interações presenciais e remotas dos participantes em tempo real.

É o tipo de solução de sala de reunião que torna mais simples fazer coisas como iniciar uma reunião com o pressionar de um botão, encontrar os melhores horários para reservar uma sala e compartilhar arquivos, links, conteúdo etc.

Smith disse que é a natureza nova e assíncrona da comunicação criada durante a era COVID-19 que levou o fornecedor de UCaaS a precisar resolver alguns dos novos problemas do mundo associados a vários fusos horários e locais.

Noções básicas do quadro branco de zoom

Recursos como o Zoom Whiteboard se tornaram: “muito, muito mais centrais para a maneira como colaboramos”, observou Smith. E os quadros brancos de hoje são muito mais avançados do que poderíamos imaginar. Se você der uma olhada no que a tecnologia de quadro branco do Zoom pode fazer, acho que ficará agradavelmente surpreso.

“O quadro branco se torna aquele espaço onde todo o conteúdo de nossa comunicação pode ser vinculado e visualizado – tudo, desde uma sessão de brainstorming no início desse fluxo de trabalho.”

Então, como fazer com que as empresas adotem essa tecnologia? Essa pergunta – uma das muitas barreiras potenciais à penetração, outra é: Como você torna essa tecnologia consumível? Com um bilhão de casos de uso inexplorados para a tecnologia Zoom Rooms, Smith e eu entramos nesse buraco de minhoca.

“A primeira coisa que analisamos quando desenvolvemos nossa tecnologia de quadro branco é se existem casos de uso específicos e pragmáticos em que eu possa usar essa ferramenta em minha equipe?”

Existem muitas implicações da tecnologia, treinamento de RH, treinamento geral de funcionários, orientação de novos contratados para funcionários virtuais, colaboração interna em reuniões e até mesmo o tipo em que você se encontra com participantes externos para sessões de brainstorming e mapeamento. Existe até um caso de uso se você precisar conversar com sua equipe de vendas e visualizar/gráfico para aumentar a compreensão.

Todo usuário do Zoom obtém acesso gratuito a essas funcionalidades básicas por quarenta minutos. Se você quiser mais do que isso, terá que desembolsar um pouco e se tornar um assinante pago. Depois de fazer isso, você obterá a funcionalidade completa. Os usuários não pagos do Zoom Whiteboard têm algumas outras restrições, além do limite de tempo de 40 minutos.

“Entendemos que não será aproveitado por todos, mas acho que uma quantidade significativa de pessoas que entendem as implicações da tecnologia e a implementarão em suas pilhas.”

The Deal pronto para tornar o Zoom Whiteboard futurista

Com disponibilidade prevista para o início de 2022, o Facebook e o Zoom anunciaram que se uniriam no Zoomtopia 2021. Mas para entender o relacionamento da dupla: primeiro você deve saber um pouco do histórico.

O Facebook fez o que muitos chamam de “lançamento surpresa” de um novo aplicativo chamado Horizon Workrooms no final de agosto de 2021. O aplicativo estende uma colaboração virtual, reunindo usuários de VR (realidade virtual) e participantes de bate-papo por vídeo, levando a gigante da mídia social mais a fundo no mercado de colaboração.

O objetivo da dupla – permitir que os usuários acessem os quadros brancos do Zoom e as reuniões do Zoom a partir de ambientes de sala de trabalho virtual, aproveitando o Horizon Workrooms disponível no Oculus Quest do Facebook. Aqui está o que eu aprendi. Para começar, o Zoom não quer perder tempo ou entrar em VR sem motivo, com Smith acrescentando:

“O Zoom não está apenas procurando entrar em VR; mas queremos resolver problemas do mundo real. E se eu não tiver uma tela grande? E se eu não conseguir visualizar o conteúdo no quadro branco?”

É aí que a VR entra para o Zoom e se torna uma ferramenta que pode ajudar os usuários a visualizar grandes quantidades de conteúdo sem o uso de uma tela grande. “É um problema simples que estamos tentando resolver e coincidiu em tempo hábil com o Oculus e seu desenvolvimento do Horizon Workrooms”, resumiu Smith.

Hotdesk do futuro

Outro problema que o Zoom está tentando resolver, encontrando o local ideal para sentar no escritório. Disponível ainda este ano, um novo recurso de hotdesking permitirá que os funcionários reservem mesas e outras áreas em seus escritórios com a ajuda de um mapa interativo.

O objetivo do Zoom é entender melhor seu histórico de comunicação, com quem você se encontra e com que frequência você se encontra para fazer isso. A análise tenta responder: Com quem você conversa muito? Quão profundos são os compromissos que você tem com essas pessoas? Ele pode então fazer sugestões sobre onde você deve se sentar por meio do cliente Zoom e também com base em outros fatores.

Os usuários ainda têm um mapa visual de suas opções de assentos e sabem quem mais está naquele espaço, sala ou vizinhança compartilhada.

“Se vou estar em nossos escritórios em San Jose e não estive em San Jose antes; Eu posso ter uma noção de como é o layout do espaço e até mesmo fazer um tour por aquele prédio.”

O mesmo vale para reservar uma sala de conferências. Em termos de experiência, é como uma recepção virtual ou quiosque para Zoom Rooms, onde os usuários podem fazer reservas. Ele também pode dizer quando alguém está no lobby e pode levá-lo até você sem precisar sair do espaço que você já configurou.

Os usuários do Zoom simplesmente passam por uma autenticação rápida para levar sua experiência pessoal do Zoom para qualquer Zoom Rooms ou aparelho Zoom Phone por meio de um código QR. A experiência exige que o Zoom aproveite os dados do cliente, mas os usuários podem ativar ou desativar conforme acharem melhor. Disseram-me que nenhum dado de conversa privada é usado.

O Zoom espera eliminar esse sentimento genérico associado ao hotdesking. Se você precisar se movimentar, sua experiência deve ser a mesma em todas as estações de trabalho – a filosofia do Zoom.