Técnicas e truques do Planilhas Google que você deve conhecer

O Planilhas Google é uma das melhores ferramentas já criadas para uso pessoal e empresarial. Este software simples oferece uma variedade de serviços como mala direta, fórmulas complexas e muito mais. Contanto que você conheça todos os meandros do programa, você pode utilizar essa ferramenta em toda a sua extensão.

O Planilhas Google também é um dos programas mais versáteis. Você pode fazer quase tudo o que quiser além de apenas criar planilhas em si. Cálculos e relatórios podem ser criados, compartilhados e editados por vários proprietários de arquivos.

Se você estiver colaborando com uma equipe espalhada por várias regiões do globo, as Planilhas do Google podem ser acessadas e visualizadas, a qualquer momento, com bastante facilidade. Quando você se depara com um novo aplicativo interessante como o Google Spreadsheets, gostaria de saber o máximo de dicas e truques que puder para aproveitar ao máximo essa experiência. Portanto, quanto mais rápido você aprender esses truques e hacks, mais eficiente será sua experiência.

O Planilhas Google tem uma ampla variedade de funcionalidades e possui imensas aplicações, não importa como você queira usá-las. Eles são fáceis de começar, no entanto, há uma ampla gama de trabalhos que você pode fazer com os dados à medida que continua a aprender mais recursos e funções deste incrível aplicativo.

De todos os muitos benefícios que o Google Spreadsheets pode trazer, você estaria muito interessado em saber como usá-lo a seu favor. Caso contrário, você estará perdendo todas as grandes vantagens que ele pode trazer para você e sua empresa como um todo.

Aqui estão alguns dos melhores truques e hacks do Google Spreadsheets que você deve conhecer

1. Envie um e-mail através de um comentário

Nas Planilhas Google , você pode destacar células específicas e inserir seus comentários nelas. Além disso, você também pode enviar um e-mail automaticamente através deste comentário.

As planilhas do Google ofereceram, assim, um dos melhores recursos para colaboração com toda a sua equipe. Com esse recurso de e-mail automático, você pode atualizar o destinatário em tempo real.

Para enviar um e-mail através de um comentário, aqui está tudo o que você precisa fazer:

• Clique na célula à qual deseja adicionar um comentário e selecione a opção de adicionar comentário.
• Quando a caixa de comentários aparecer, adicione um sinal de adição (+) e o endereço de e-mail do destinatário.
• Quando você adiciona seu comentário, o destinatário também receberá o e-mail imediatamente.

2. Agrupe as células em uma ordem particular

Você pode agrupar as células em suas planilhas do Google de várias maneiras. Geralmente, isso pode depender da função específica da planilha criada ou de sua preferência pessoal. Aqui, uma das melhores técnicas que você pode aplicar é usar o ARRAYFORMULA().

Para simplificar ainda mais as coisas, um array se refere a uma tabela de valores. Quando o ARRAYFORMULA é aplicado aos seus dados, seus dados também são processados ​​em um único lote. Ao usar essa fórmula, você pode fazer alterações imediatamente em apenas um local, e essas alterações são aplicadas automaticamente a todo o intervalo de dados.

3. Criar mapas de calor

Os mapas de calor são o recurso que permite chamar a atenção para certas partes importantes de suas tabelas. Especialmente quando você está trabalhando com dados grandes, planilhas grandes e várias tabelas, será muito confuso para o leitor apontar imediatamente as principais áreas de interesse. Além de simplesmente destacar, um mapa de calor é a melhor maneira de criar camadas de importância em suas planilhas.

Por exemplo, destaques vermelhos mais claros são para informações menos importantes, destaques vermelhos médios são dados bastante importantes, no entanto, o vermelho intenso constitui a informação mais importante que pode precisar de mais atenção.

Para criar mapas de calor, você pode usar o recurso de formatação condicional no Planilhas Google, por meio das seguintes etapas:

• Selecione as células nas quais você deseja aplicar as regras de formato
• Clique em Formatar e depois em Formatação Condicional
• Crie uma regra, usando o recurso de escala de cores

4. Usar tabelas dinâmicas

As tabelas dinâmicas nas planilhas do Google são úteis, principalmente quando você está trabalhando com um grande conjunto de dados que deseja resumir.

Com os recursos de tabelas dinâmicas, sua tabela bidimensional pode ser girada, permitindo que você crie uma terceira dimensão da sua tabela. Esse tipo de recurso ajuda você a responder perguntas como as seguintes:

• Quantos roqueiros foram vendidos em cada loja ou filial, no quarto trimestre de 2019?
• Qual representante de vendas contribuiu mais em termos de receita para o mês de maio?

A partir de agora, para criar tabelas dinâmicas, você pode seguir estas etapas:

• Realce todas as células que você gostaria de usar para seus dados
• No menu superior, clique em Dados e selecione a opção Tabela Dinâmica
• Crie uma tabela dinâmica personalizada, como desejar

5. Aplicar filtros diferentes

Sim, os filtros também podem ser aplicados em seu documento do Google Spreadsheets, e esses filtros estão em vigor para que você possa entender e analisar melhor determinados grupos de dados de suas planilhas.

Com filtros, agora você pode visualizar apenas as linhas ou colunas em suas planilhas que são de interesse particular. Esse truque pode ser útil, especialmente quando você estiver usando suas planilhas agora durante um relatório.

Para aplicar um filtro em suas planilhas, aqui estão as etapas a serem seguidas:

• Selecione o ícone ou botão Filtro
• Escolha os valores que deseja incluir em seus filtros

6. Use a função de validação de dados

Outra função que torna suas planilhas do Google mais eficientes é a função de validação de dados. Esta função permite restringir todos os valores inseridos em suas planilhas.

Para usar a função de validação de dados, tenha em mente os seguintes passos:

• Escolha "Dados" no menu superior
• Clique em “Validação de dados”
• Depois, você pode escolher "Lista de um intervalo" ou "Lista de itens"

Com isso, quando alguém inserir dados que não correspondem a nenhum dos itens da lista que você fez, um aviso será exibido. Com esta função, você pode até mesmo restringir as pessoas, de modo que quem visualizar ou tiver acesso às suas planilhas agora só poderá inserir itens vindos da sua lista.

7. Proteja os dados em suas planilhas

Essa técnica funciona muito bem quando há muitos usuários do mesmo documento do Google Spreadsheet. Quando há informações que precisam ser definitivas, especialmente aqueles dados que são muito importantes, você pode querer bloquear essas células. Ao fazer isso, os dados dentro das células que você bloqueou não são alterados acidentalmente.

Isso pode ser feito acessando a aba “Permissões de edição de intervalo”. Em seguida, escolha a opção “só você”.

Palavras finais

Esta folha de dicas do Google Sheets permite maximizar a utilidade e as funções do Google Spreadsheets. Em geral, o objetivo é se beneficiar das planilhas do Google da melhor maneira possível. Sim, pode levar algum tempo e esforço de sua parte para dominar essas técnicas. Mas, quando você pegar o jeito, perceberá que está perdendo muito simplesmente porque ainda não está usando o Planilhas Google a seu favor. Agora, vá em frente e comece a aplicar essas técnicas.

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