Google Voice para empresas: vale a pena?

No que diz respeito às opções sem compromisso, linhas telefônicas e serviços gratuitos - o Google Voice é sua melhor aposta, os prós geralmente superam os contras. Embora existam alternativas ao Google Voice, não são tantas que oferecem o mesmo serviço completo e totalmente gratuito que você obtém do Google Voice. Sem nenhum custo, o Google Voice vem com recursos como a capacidade de encaminhar suas chamadas telefônicas recebidas para qualquer telefone celular ou softphone on-line, enviar e receber mensagens SMS do seu telefone ou até mesmo do aplicativo da Web e gravar mensagens de voz e com o bônus adicional de transcrições de correio de voz.

É fácil ver por que muitas pequenas empresas que procuram manter os custos tão baixos quanto possível confiariam no Google Voice para lidar com suas comunicações comerciais. No entanto, o Google Voice foi projetado para o consumidor, não necessariamente com o proprietário da empresa em mente. Mesmo com todos os ótimos recursos incluídos, o Google Voice para empresas ainda é a opção certa em comparação com um provedor de VoIP completo?

Mas o que exatamente é o Google Voice?

Apenas uma rápida recapitulação, o Google Voice é o serviço de telefone comercial gratuito oferecido pelo Google. Se você tiver uma conta do Google ou um endereço do Gmail, basta se inscrever para obter um número do Google Voice. Novos usuários serão solicitados a fornecer um número de encaminhamento, então você ainda precisará do serviço de celular. O Google Voice dará aos usuários a opção de escolher um número de telefone gratuito, de praticamente qualquer código de área. A partir daí, você pode começar a fazer e receber chamadas telefônicas ou até mesmo mensagens de texto e SMS.

O Google Voice pode fazer tudo isso a partir do seu navegador da Web e utiliza o softphone Google Hangouts para que você possa fazer quantas chamadas telefônicas, geralmente gratuitas, precisar. A partir do mesmo aplicativo da web, você pode enviar mensagens de texto para qualquer número e até acessar gravações de correio de voz e transcrições de correio de voz. Alguns dos ótimos recursos que você obtém de provedores de PBX hospedados mais caros são incluídos gratuitamente no Google.

Mas o Google Voice foi projetado para consumidores, não necessariamente proprietários de empresas. O serviço não é o mais rápido e confiável, mas quando é gratuito, como reclamar?

O Google Voice pode:

• Atuar como um sistema de encaminhamento para o seu número de telefone celular existente
• Permitir que os usuários façam e recebam chamadas telefônicas de qualquer celular ou aplicativo da web
• Receba e envie SMS ou mensagens de texto de um aplicativo da web
• Gravar e até mesmo transcrever correios de voz
• Complemente o alto volume de chamadas por meio dos recursos de encaminhamento de chamadas
• Exibir um registro completo do histórico de chamadas
• Teleconferência básica para residentes nos EUA
• A videoconferência está disponível através do Google Hangouts

Limitações do Google Voice

Agora que sabemos exatamente o que é o Google Voice e tudo o que ele realmente pode fazer, veremos o que o Google Voice não pode fazer. A limitação disso para o seu negócio dependerá novamente do seu cenário, caso de uso e necessidades específicos para uma plataforma de comunicações unificadas.

• O Google Voice exige que os usuários tenham um número de telefone celular e um serviço existente
• Nenhuma chamada de emergência para 911
• Serviço de mensagens multimídia (MMS) muito limitado e é totalmente compatível apenas para usuários que migram contas para o Google Hangouts - portanto, não há mensagens de imagem ou textos em grupo
• Capacidades de SMS domésticas um tanto limitadas - o Google Voice não consegue receber mensagens SMS do Apple iCloud Keychain
• Os recursos de SMS estão limitados a apenas enviar números nos EUA e no Canadá, mas podem receber mensagens de qualquer lugar do mundo
• Hardware disponível muito limitado - se você optar por utilizar apenas o Google Voice em seu escritório e quiser comprar novos telefones de mesa IP, estará limitado a uma lista muito curta
• Limitações de encaminhamento de chamadas – As chamadas telefônicas que não são atendidas em 25 segundos vão direto para o correio de voz, portanto, se o telefone para o qual você está encaminhando não conectar, a chamada irá para o correio de voz. Isso pode exigir que os usuários desativem a triagem de chamadas no Google Voice quando o sistema estiver vinculado a uma secretária eletrônica ou correio de voz de celular.
• O maior kicker, sem qualquer suporte direto. O Google não fornece um número de telefone para contato, nem mesmo um endereço de e-mail ou bate-papo na web. Os usuários terão que confiar em recursos on-line, como as Perguntas frequentes da Central de Ajuda do Google Voice ou o fórum oficial do produto Google Voice dos Grupos do Google, não exatamente o suporte de bricolage que você deseja quando sua empresa depende de comunicações telefônicas.

O que um PBX hospedado ofereceria que o Google não oferece?

Portanto, se você ainda está em dúvida e não tem certeza se vale a pena gastar o dinheiro em um sistema telefônico completo, pode ser útil dar uma olhada exatamente no que você obteria de um provedor que o Google Voice para empresas não possui .

1. Redes Robustas, Seguras e Redundantes

O Google Voice, sem dúvida, está hospedado em uma rede decente, afinal, é alimentado pelo Google, o gigante dos mecanismos de busca. No entanto, quando seus recursos de comunicação são essenciais para seus negócios e operações diárias, seria uma boa ideia adotar uma solução de um provedor que tenha um foco exclusivo específico em seu sistema telefônico.

A maioria dos provedores de VoIP hospedado executa 7 ou mais data centers em todo o mundo, geralmente com pelo menos um nível de redundância. Portanto, eles terão um servidor na costa leste e outro na costa oeste – caso um deles caia, todos os seus dados e tráfego simplesmente serão transferidos para o próximo data center mais próximo. Você nunca deveria ter que se preocupar com o seu sistema telefônico cair.

2. Suporte real e útil

Todos nós sabemos que os níveis de suporte podem variar muito, alguns provedores facilitam muito o contato, enquanto outros podem ser um pesadelo apenas esperando em espera. Alguns agentes podem ser muito mais úteis do que outros e, às vezes, o suporte técnico é completamente inútil.

No entanto, qualquer tipo de suporte é totalmente positivo em relação a nenhum suporte. Embora haja informações para encontrar on-line e você possa tentar a sorte enviando um tópico nos Fóruns de suporte do Google, é provável que você fique sem ajuda por algum tempo.

Novamente, se sua empresa depende de seu telefone, se algo der errado, você espera colocá-lo em funcionamento o mais rápido possível. Isso pode não acontecer se você estiver solucionando problemas de quinze soluções diferentes e aguardando as respostas do fórum.

3. Ainda mais recursos

O Google Voice faz um trabalho bastante sólido ao fornecer uma lista quase completa de recursos. Um número de telefone gratuito, encaminhamento de chamadas, recursos de SMS e mensagens de texto, gravação e transcrição de correio de voz e até videoconferência e chamadas em conferência, se você estiver disposto a usar o Google Hangouts.

Mas o Google Voice também fica aquém em comparação com a enorme lista de recursos a que você terá acesso com um provedor de VoIP completo. Os recursos que você obtém, é claro, diferem entre provedores e planos diferentes, mas geralmente você pode esperar mais de uma linha telefônica (às vezes ilimitada), vários números de telefone, números gratuitos, saudações ao cliente, recursos de mensagens de texto comerciais menos restritos, atendedores automáticos e sistemas de correio de voz mais capazes.

Então, o Google Voice poderia substituir uma solução VoIP completa?

A resposta curta para essa pergunta seria – sim, você pode usar o Google Voice como alternativa em vez de pagar por um sistema telefônico totalmente novo. A resposta mais longa é que, embora você possa fazer isso, talvez não queira necessariamente – e isso se resume a algumas das limitações do serviço e às necessidades que uma empresa terá.

É claro que nem todos os negócios são iguais e, portanto, o que uma equipe pode fazer irá impedir completamente outra equipe. Se considerar seriamente confiar apenas no Google Voice como sua solução de telefone do escritório, há muito a considerar.