Contratar novos funcionários? Um guia para as melhores práticas de integração virtual
Publicados: 2021-09-01A integração de funcionários é fundamental para conquistar a lealdade dos novos contratados. Os relatórios mostraram que a integração adequada aumenta a retenção de funcionários em até 69%.
A recente reviravolta dos eventos forçou muitas organizações a recorrer à integração virtual. As empresas são forçadas a acompanhar as interrupções em rápida mudança aprendendo as melhores práticas de integração virtual.
Onboarding virtualmente é a maneira perfeita de mostrar a capacidade tecnológica da sua empresa. Aqui estão as principais práticas recomendadas de integração virtual para garantir uma transição tranquila.
O que é integração virtual?
O onboarding virtual é mais parecido com o onboarding presencial. Mas, neste caso, os processos são realizados virtualmente por meio de recursos online, como videoconferência e webinars.
A integração virtual se tornou a norma, especialmente com o aumento de trabalhadores remotos. Ele permite que você se conecte e interaja com novos contratados, independentemente de sua localização. Em troca, promove a flexibilidade, permitindo que você atenda a todos os arranjos de trabalho.
Se você deseja adotar a integração virtual de funcionários, é incentivado a incorporar webinars, videoconferências, textos e outros programas interativos que os novos funcionários podem acessar por meio de seus dispositivos inteligentes.
Vejamos as melhores práticas.
Preparativos iniciais
O trabalho remoto significa que os novos membros da equipe podem não ter acesso à maioria dos recursos da sua empresa. Por exemplo, eles não terão um escritório e computador dedicados, para mencionar alguns recursos críticos.
Cabe a você improvisar e configurar essas ferramentas para eles o mais cedo possível. Eles esperam que você estabeleça as bases para eles antes de ingressarem oficialmente na organização para garantir uma integração bem-sucedida em suas funções.
Embora a maioria dos novos funcionários tenha os equipamentos e materiais necessários para trabalhar em casa, alguns podem depender de você. Você pode preencher essa lacuna por meio de comunicação prévia para descobrir quais recursos eles podem precisar.
Esta é também a melhor oportunidade para educá-los sobre os recursos necessários. Isso inclui um computador confiável, WiFi, ferramentas de webcam e videoconferência, VPN e fones de ouvido de qualidade.
Planejar e comunicar com antecedência ajuda a evitar inconvenientes de última hora. Seria um desperdício se você planejasse a integração de grupo virtual, apenas para perceber que apenas dois em cada cinco funcionários podem acessar o zoom ou outras plataformas de videoconferência.
Desenvolva um roteiro de integração virtual
Um processo de integração bem-sucedido começa com um roteiro. Idealmente, um roteiro é a base da sua estratégia de integração virtual. Ele garante que você e seus funcionários permaneçam no caminho certo durante a jornada de integração.
Ao desenvolver um roteiro de integração, preste atenção à linha do tempo. Defina a duração ideal para o processo de onboarding de cada funcionário, que é de 90 dias em média.
Você também deve incluir as principais atividades a serem realizadas durante a integração. Isso inclui aprendizado e treinamento de funcionários para ajudá-los a entender a cultura da sua empresa.
O roteiro deve destacar os marcos, que mostram as atividades concluídas e os resultados esperados após o processo de integração.
As principais atividades incluem apresentar os trabalhadores aos seus objetivos e cultura de negócios. Conheça sua nova equipe e configure seu local de trabalho digital. Deixe-os estabelecer metas pessoais antes de apresentá-los aos seus amigos designados.
Comece desenvolvendo um cronograma de integração e certifique-se de que ele acomode os períodos de experiência. À medida que os novos funcionários progridem, você pode atribuir a eles tarefas mais específicas para serem concluídas e criar tempo para orientá-los em seu escopo de trabalho.
Você deve então inserir as atividades e combiná-las com os marcos que os novos funcionários devem alcançar. Suponha que você queira que eles dominem o cronograma de trabalho de sua empresa nas primeiras duas semanas. Você deve incluir isso em sua programação de treinamento.
Esforce-se para garantir isso e se esforce para garantir que seu roteiro cubra todos os aspectos necessários para ajudar os funcionários a iniciar suas funções.
Incorporar software de integração
Usar software para integrar funcionários virtuais é o truque para trazer novos membros para sua organização remotamente sem diminuir o engajamento. Os sistemas são seguros e de fácil acesso.
O software certo permite que os novos funcionários aprendam sobre a cultura e a história de sua empresa em seus computadores.
Além disso, o software de integração promove precisão e responsabilidade. Isso é diferente da integração baseada em papel, que pode ser um pouco difícil de monitorar. O software de integração facilita o monitoramento do progresso dos funcionários sem reuniões presenciais.
Melhor ainda, você pode esquecer de imprimir centenas de páginas para distribuir informações de integração. O software de integração facilita as reuniões virtuais e a distribuição de informações com apenas alguns cliques.
O software integrado maximiza o facetime. Ele permite que você transfira todas as informações críticas para os novos funcionários.
Em troca, você pode passar a maior parte do seu tempo tendo discussões impactantes. E economize o tempo que você gastaria respondendo às perguntas dos funcionários.
Além de economizar tempo, a incorporação de software minimiza o risco. Ao mesmo tempo, reduz o tempo necessário entre a formação dos trabalhadores e a sua produtividade.
Além disso, investir em software de integração aumenta a credibilidade da sua empresa. Os novos funcionários sentirão que você leva seu negócio a sério. Eles ficarão animados para se juntar à sua equipe.
Reserve um tempo para procurar um software de integração de funcionários confiável e modernize seus processos. O software simplifica o processo de recrutamento. Ele faz isso permitindo que os novos contratados preencham formulários de seus computadores no conforto de suas casas.
Com isso, os gerentes de contratação podem se concentrar em tarefas produtivas. Eles podem deixar o software para lidar com todos os processos tediosos. Isso inclui verificar a precisão dos dados e lembrar os funcionários dos prazos.
Desenvolver o pacote de boas-vindas para novos funcionários
Um pacote de boas-vindas faz com que seus novos contratados se sintam valorizados e apreciados. Além disso, é uma maneira perfeita de oferecer a eles todas as informações necessárias para começar. Além disso, ajuda-os a se estabelecerem enquanto aguardam as reuniões oficiais de integração.
Os pacotes de boas-vindas darão aos novos funcionários informações sobre sua cultura de negócios. Isso fará com que eles se sintam empolgados em ingressar na sua empresa.
Considere criar pacotes de boas-vindas que você possa distribuir eletronicamente rapidamente para os funcionários em casa. Você deve enviar os pacotes de boas-vindas antes do primeiro processo de integração dos funcionários.
Observe que os pacotes de boas-vindas não devem ser usados para compartilhar informações confidenciais, como senhas. Você deve incluir o básico, como endereços de e-mail e números de telefone de colegas.
Os pacotes de boas-vindas visam fornecer aos novos trabalhadores informações gerais sobre sua empresa. As informações os orientam durante as primeiras semanas ou meses em sua empresa. Pode ser um vídeo detalhado dando as boas-vindas a eles e dando-lhes um sentimento de pertencimento.
Inclua folhas de informações, como e-mail e logins de computador. Também ajudará a adicionar listas de tarefas e agendas para o primeiro dia de integração virtual para prepará-las.
Torne o vídeo divertido e interessante. Evite ser muito formal, pois você deseja que os novos funcionários se sintam à vontade em seu novo local de trabalho.
Se possível, crie webinars de treinamento para uma parte significativa do treinamento. Essa é outra maneira de fazer com que os novos contratados se sintam bem-vindos e apreciados, respondendo a todas as perguntas em tempo real.
Atribuir amigos
Trazer novos contratados a bordo é emocionante. Mas também pode ser super estressante e demorado.
Os gerentes de contratação desempenham um papel crucial na recepção e formação de novos trabalhadores em suas primeiras semanas e meses. Mas, ajudará se você tiver uma equipe mais ampla para facilitar o processo.
Você não pode errar com os amigos de integração para garantir uma integração bem-sucedida. Para começar, os amigos de integração oferecem contexto. Isso ajuda os novos funcionários a se adaptarem rapidamente às suas funções.
Com contexto, os trabalhadores entendem justamente como contribuir para o sucesso de suas equipes.
Os amigos de integração oferecem o tipo de contexto que você não encontra em manuais. Eles ajudarão os novos trabalhadores a identificar as partes interessadas relevantes. Eles também podem navegar por diferentes aspectos da sua organização.
Graças aos avanços tecnológicos, agora você pode integrar ferramentas de videoconferência durante a integração virtual. As ferramentas tornam possível ter interações de amigos cara a cara que parecem interações pessoais.
Você pode conectar os funcionários e amigos designados por e-mail. Deixe-os usar meios de comunicação adequados, dependendo das preferências dos amigos. Além disso, os amigos de integração melhoram a produtividade.
Na maioria dos casos, os novos funcionários podem levar algum tempo para se ajustar ao ambiente de trabalho. Eles precisam de algum tempo para aprender suas descrições de trabalho e requisitos. E os amigos de integração entram para acelerar o processo de aprendizado.
O aprendizado rápido significa que eles podem se tornar rapidamente produtivos em suas funções. Portanto, eles contribuirão para o sucesso da sua empresa.
Além disso, a atribuição de companheiros de integração melhora a satisfação dos novos contratados. A razão é que eles acham mais fácil superar desafios ao ingressar em organizações complexas.
Planeje reuniões externas pontuais
Entre os desafios mais significativos que os novos funcionários e empregadores enfrentam durante a integração virtual está a falta de interações. Na maioria dos casos, chamadas telefônicas e videoconferências não são suficientes.
Em alguns casos, os funcionários podem se sentir isolados. E não há melhor maneira de resolver esses problemas do que reunir reuniões externas para os novos trabalhadores. Também é aconselhável manter as reuniões longe dos escritórios da sua empresa.
As reuniões externas fortalecem as relações entre os funcionários embarcados virtualmente e outros membros da equipe. Se executado corretamente, pode aumentar a taxa de rotatividade de funcionários.
Estamos em uma era em que quase tudo gira em torno da tecnologia. Mas as interações face a face são críticas para melhorar as conexões.
A comunicação é significativamente feita de linguagem corporal. E chamadas telefônicas, skype e e-mails só podem ir até certo ponto.
Organizar uma reunião geral é a melhor maneira de transmitir seus pontos de vista. Além disso, incentiva os funcionários a se expressarem.
Reuniões fora do escritório bem planejadas e personalizadas também são uma excelente maneira de mostrar apreço aos novos membros da equipe. Isso prova que você está animado para tê-los a bordo. Consequentemente, você tem a certeza de sua lealdade e trabalho duro.
No entanto, as reuniões presenciais só são possíveis se os funcionários forem da sua área local. Se eles são de lugares geograficamente distantes, você pode ter dificuldade em mobilizá-los. Mas você ainda pode organizar reuniões sociais na web.
O objetivo é conectar-se profundamente e fazer com que os novos membros da equipe se sintam parte de sua organização.
Check-ins regulares
Check-ins regulares ajudam você a determinar o progresso dos funcionários. Além disso, ajuda a estabelecer a eficácia da sua estratégia de integração.
Faça check-ins semanais. O objetivo é ver o marco coberto e determinar se você está dentro do prazo definido. Verifique o desempenho dos trabalhadores. Sempre que necessário, resolva quaisquer problemas antes que eles acelerem.
Essa também é uma chance para você obter feedback dos funcionários sobre o processo de integração. Você pode então usar o feedback para melhorar a estratégia. A ideia beneficia a sua empresa e o futuro dos trabalhadores.
A melhor parte da integração virtual é que os check-ins são tão fáceis quanto enviar e-mails ou planejar reuniões de zoom. Pergunte se os novos contratados estão tendo problemas para se adaptar à sua cultura. Você também pode confirmar se está muito rápido e precisa desacelerar o processo.
Crie uma cultura amigável para trabalhadores remotos
Muito se tem falado sobre a criação de uma cultura empresarial em geral. A maioria dos gerentes de contratação e donos de empresas não percebe que os trabalhadores remotos não compartilham experiências semelhantes às daqueles que trabalham na organização.
É recomendável que você crie uma cultura que atenda aos seus trabalhadores remotos. Isso faz com que eles se sintam apreciados e incluídos, independentemente de onde trabalham.
A falha em fazer isso pode fazer com que os trabalhadores remotos sintam que são apenas uma colocação temporária. Com isso, eles não colocarão todo o seu potencial para levar o seu negócio a patamares mais altos.
Comece entendendo o valor do trabalho remoto. Comunique a cultura da sua empresa e incentive os trabalhadores remotos a se expressarem livremente quando enfrentarem problemas.
Práticas recomendadas e dicas de integração virtual
O trabalho remoto tornou-se uma norma. Nos próximos anos, quase todas as organizações terão pelo menos um trabalhador remoto.
A integração virtual visa ajudar os funcionários a se integrarem perfeitamente à sua organização. Além disso, faz com que eles se sintam parte de sua equipe. Pode parecer difícil no começo. Mas as práticas recomendadas de integração virtual acima ajudarão você a acertar com seus novos contratados.
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