Resolvendo os 6 desafios mais comuns de implementação de PBX hospedado

Adotar uma solução de PBX hospedado pode ser uma das maneiras mais fáceis de reduzir custos e elevar sua infraestrutura de comunicação e telefonia empresarial. Com todo o trabalho pesado realizado na nuvem, pelo provedor de serviços, um PBX hospedado fornecerá uma infinidade de recursos robustos, flexibilidade incomparável e chamadas de voz de alta qualidade. No entanto, como qualquer tecnologia, a adoção de um PBX hospedado não é sem suas próprias desvantagens ou soluços.

Muitos problemas com soluções de VoIP e PBX hospedados podem ser corrigidos com um entendimento básico do sistema ou cooperação com seu provedor de serviços VoIP. Familiarizar-se com as soluções VoIP, terminologia e pontos problemáticos comuns pode salvar sua empresa de uma série de dores de cabeça ao mudar de telefones antigos para VoIP ou até mesmo começar de novo com um novo provedor de PBX hospedado.

O problema

O primeiro passo para manter um alto nível de qualidade com sua solução de PBX hospedado é garantir que sua empresa esteja equipada com uma conexão de internet adequada. Muitos dos problemas comuns relacionados à qualidade das chamadas VoIP podem ser rastreados até a conexão com a Internet da qual o serviço depende. Com um PABX Hospedado, tudo é tratado diretamente por meio de sua conexão com a internet, e suas chamadas telefônicas são transferidas como dados por meio dessa conexão. Uma interrupção do telefone ou até mesmo pequenos soluços durante suas chamadas podem facilmente diminuir a imagem profissional de sua empresa, e alguns usuários podem simplesmente não tolerar uma experiência de comunicação ruim.

A solução

Felizmente, o VoIP se tornou muito mais confiável nos últimos anos, mas a falta de confiabilidade ainda pode ser um problema importante – mas pode estar em suas mãos melhorar essa confiabilidade. Ao adotar uma solução de PBX hospedado, o primeiro lugar para começar é testar sua conexão com a Internet e reconhecer os gargalos que ela pode ter. Um sistema é tão robusto quanto seu ponto mais fraco. Claro que quando se trata de sua conexão com a internet, com fio é sempre melhor do que sem fio. Os fios permitem um fluxo constante de dados e não podem ser interrompidos por fatores externos, como seria uma conexão sem fio. Mesmo com o roteador mais poderoso do mundo, um sinal WiFi será bloqueado e enfraquecido por quaisquer barreiras pelas quais ele deve passar e pode ser interrompido ou receber interferência. Se possível, certifique-se de que sua conexão não esteja limitada a uma configuração apenas de Wi-Fi para garantir a conexão mais forte disponível. Um bom lugar para começar seria testar a velocidade da sua conexão com a Internet para entender com o que você está trabalhando e como atualizar.

Como os dados de suas chamadas estão sendo transferidos pela Internet, também é imperativo garantir que seu escritório tenha o nível adequado de largura de banda disponível para lidar não apenas com essas informações, mas com quaisquer outros dados transferidos do uso padrão da Internet em todo o escritório. Uma chamada VoIP típica consumirá aproximadamente 85 kilobits (kbps) de largura de banda de upload e download – mas a velocidade de upload é fundamental para a qualidade da sua chamada telefônica. Sem largura de banda adequada e velocidade de upload para enviar os dados, suas chamadas podem sofrer instabilidades ou interrupções.

O problema

Mesmo com a conexão de internet mais robusta, a maior largura de banda e a velocidade de upload mais rápida disponível em seu escritório, há potencial para que a qualidade do seu serviço seja prejudicada. Como dito anteriormente, instabilidades ou interrupções, chamadas perdidas, fala confusa devido a dados mal colocados ou com atraso e até mesmo preocupações com segurança podem afetar as conexões VoIP se você não mantiver e gerenciar as ferramentas implementadas para garantir a mais alta qualidade de serviço disponível. Sem hardware ou provisões adequadas, pode ser impossível manter um alto nível de qualidade de chamadas, o que pode afetar negativamente a presença de seus negócios e a capacidade de realizar o trabalho.

A solução

O primeiro passo para gerenciar sua qualidade de serviço seria adotar um provedor de PBX hospedado que possa fornecer à sua empresa um contrato de nível de serviço. Comum entre a maioria dos fornecedores, esses acordos ajudarão a garantir que tudo no back-end do provedor não apenas funcione, mas continue funcionando da melhor maneira possível, sem problemas. Mas o resto voltará a recorrer às suas práticas implementadas para gerenciar a qualidade do serviço que você experimenta ao fazer ou receber chamadas. Com uma conexão de internet adequada para alimentar o sistema de PBX hospedado, você não deve notar nenhum problema com suas chamadas – mas se tudo estiver indo bem do lado do seu ISP, ainda há pontos de foco em seu próprio negócio que podem ter um impacto.

Estabelecer uma conexão VoIP ainda requer o uso de roteadores e até possíveis switches para direcionar os dados para onde eles precisam ir, e permitir que o hardware fale com sua rede. Roteadores e switches habilitados para QoS específicos têm funções integradas para priorizar seu tráfego VoIP em relação ao uso padrão da Internet, fornecendo a esses dados a via expressa enquanto todo o resto é delegado às ruas laterais. Reduzir o número de pontos de acesso pelos quais suas informações precisam trafegar também melhorará sua qualidade de serviço, se os dados tiverem que passar por dois roteadores individuais, isso pode afetar negativamente a transferência de dados e desacelerar tudo. Muitos firewalls também fornecem uma lista de filtros para bloquear ou permitir o tráfego de entrada, e isso pode ser configurado caso a caso para garantir que os dados VoIP tenham a largura de banda e as permissões necessárias.

O problema

Um dos maiores culpados em interromper ou restringir seu serviço VoIP é o temido roteador, ou mesmo qualquer outro hardware incompatível. Muitos roteadores antigos simplesmente não suportam VoIP e a transferência de dados que ocorre (veja melhores roteadores para VoIP). Outros hardwares de rede, como switches (como mencionado acima) podem ter problemas de compatibilidade, e não apenas com protocolos VoIP, mas também consigo mesmos. Qualquer rede desatualizada que ainda utiliza hardware antigo, ou mesmo hardware inadequado, pode tornar a transição para a introdução de uma solução de PBX hospedado uma grande dor de cabeça e continuar a produzir problemas no futuro. Não apenas os próprios roteadores podem ser incompatíveis, mas também podem ser programados incorretamente. Se você estiver utilizando telefones legados mais antigos, ou mesmo telefones de um provedor de PBX hospedado diferente ao mudar para um novo, também há o problema de provisionar seus telefones.

A solução

Atualizar, atualizar e atualizar. Se sua empresa está apenas mudando para um PBX hospedado, mas ainda funciona em uma rede de 5 anos, agora pode ser a hora de trocar todo esse equipamento por roteadores, switches, fios ou qualquer outro novo e moderno. outros hardwares e pontos de acesso – até mesmo seus telefones antigos. Muitos provedores incluem ou vendem telefones que vêm provisionados e prontos para serem conectados, de modo que a configuração é feita para você – caso contrário, você pode passar horas tentando abrir caminho por portais da Web desatualizados tentando caçar os endereços IP e nomes de contas necessários para provisione seus telefones antigos para seu novo serviço. Quando se trata de atualização de hardware, o investimento inicial nem precisa ser grande, pois o equipamento mais moderno nem sempre é necessário – mas sim garantir que o hardware escolhido seja compatível com o seu caso de uso. Muitos provedores fornecem ou vendem seus próprios roteadores e switches compatíveis com VoIP, ou podem ser adquiridos de varejistas independentes. Novamente, não é o mais caro que é importante, mas sim garantir que você tenha a ferramenta adequada para o trabalho. Embora, não espere economizar em um roteador e esperar chamadas de alta qualidade, qualquer roteador de nível de entrada aleatório da Best Buy pode levar a ainda mais dores de cabeça.

Também é importante garantir que seu hardware esteja configurado corretamente para o uso que você tem em mente. Muitos roteadores possuem uma lista gigantesca de recursos, funções, permissões e exceções que podem ser configuradas diretamente por meio de um portal de internet amigável. É claro que a tarefa pode parecer assustadora para quem não conhece, mas a assistência do seu provedor de VoIP e a seleção de hardware focado em VoIP podem tornar a tarefa de abrir os pontos corretos simples e fácil. Mesmo a compra de um dispositivo habilitado para VoIP ou focado deve ser suficiente para garantir que suas conexões sejam configuradas corretamente. Reduzir o número de pontos entre sua rede e o PBX hospedado também é fundamental, como mencionado acima – menos roteadores significa menos restrição nos dados e na rede. Como dito acima, trazer novos telefones para acompanhar seu novo serviço pode ajudar a reduzir a dor de cabeça de provisionar seus telefones existentes, embora o suporte ao cliente para os provedores também deva fornecer uma ajuda, já que o processo é principalmente sobre conectar as informações corretas no campo correto, se a atualização não for uma opção.

O problema

Computadores, redes e até mesmo VoIP podem parecer assustadores a princípio para aqueles que não estão familiarizados com o que parece ser um sistema complexo. Com sua própria terminologia, abreviações e requisitos exclusivos, a natureza desconhecida do VoIP pode ser um desafio até mesmo para o gerente de TI ou data center mais experiente. Executar um data center ou configurar a rede para o seu escritório é uma tarefa diferente da implementação de uma solução VoIP, e muitos administradores de rede podem não ter certeza de como o VoIP ou um PBX hospedado opera. Com a falta de conhecimento e até mesmo compreensão básica, pode parecer quase impossível fazer a transição para uma solução VoIP, ou pelo menos improvável dedicar tempo para reunir o conhecimento necessário para entrar. E mesmo depois de estabelecer uma solução PBX hospedada para o seu escritório, quem o configura e sabe como manter o sistema?

A solução

Felizmente, a maior parte do trabalho pesado e da configuração de um PBX hospedado é feito pelo provedor, por meio da nuvem. Como o serviço é hospedado no back-end e nos data centers do provedor, e não necessariamente em uma infraestrutura extra necessária para ser estabelecida no local, a configuração pode ser tão simples quanto instalar um novo roteador. Devido à natureza das soluções hospedadas, você pode ter seu novo sistema telefônico instalado e funcionando em poucos minutos.

Se você seguir as etapas anteriores para garantir uma conexão de internet forte o suficiente e hardware compatível, a configuração deve ser tão simples quanto ligar para um provedor, conectar todo o seu hardware e você estará pronto para fazer chamadas. Longe vão os dias de decifrar o technobabble, ter que decidir qual codec funcionaria melhor para o seu sistema e provisionamento de hardware complicado. É claro que configurar tudo é metade da batalha, e configurar seu sistema telefônico é mais do que apenas conectar um telefone a um roteador. Com as enormes listas de recursos fornecidas com uma solução de PBX hospedado, você pode precisar de algum tempo para configurar tudo da maneira que quiser - mas, novamente, já se foram os dias de folhear manuais do usuário para entender portais da web complicados. Geralmente incluído no serviço, muitos provedores de PBX hospedado incluirão acesso a um portal da Web super amigável, utilizando técnicas de clicar e arrastar para que qualquer pessoa de qualquer nível de habilidade possa adaptar rapidamente seu sistema telefônico ao seu caso de uso. Treinar seus funcionários deve ser uma coisa do passado.

O problema

É claro que, mesmo com todo o planejamento do mundo, se algo falhar do lado do seu provedor de serviços, sua empresa ficará desamparada até que seja resolvida. Todos entendem as dificuldades de discar para uma linha de atendimento ao cliente apenas para ter que esperar por um agente, mas quando se trata de suas linhas telefônicas – ficar sem serviço por um minuto sequer pode significar um desastre para o seu negócio. Se o seu serviço telefônico cair completamente, você notar interrupções ou nervosismo, mas tudo do seu lado está bem, ou você simplesmente deseja ativar ou desativar um novo recurso, um provedor sem canais de comunicação adequados e suporte ruim pode transformar minutos de inatividade em horas , ou mesmo dias.

A solução

Nos dias de hoje, é quase impossível encontrar uma empresa que não coloque o atendimento ao cliente em um pedestal muito alto. Está provado que os clientes abandonarão facilmente um provedor ou empresa se sentirem que o suporte ao cliente fornecido não é adequado. Felizmente, muitos, se não todos os provedores, tomaram nota disso e ouviram. Embora o atendimento ao cliente seja considerado a chave do sucesso, nem todo provedor é criado igualmente e nem todo provedor abre os mesmos canais. É fácil se gabar de um atendimento ao cliente de qualidade, mas se você permitir que seus clientes apenas liguem para sua linha de suporte em horas muito específicas do dia, isso não fará bem a ninguém quando seus telefones ficarem inativos no meio da noite.

Ao comparar os provedores de PBX hospedado, um dos aspectos mais importantes a serem considerados é o nível de serviço e as vias de comunicação fornecidas. Alguns provedores mantêm linhas telefônicas de atendimento ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, endereços de e-mail e até bate-papo na web ao vivo para que você possa entrar em contato a qualquer momento. Muitos provedores até se esforçam para garantir que seu atendimento ao cliente seja 100% baseado nos EUA, para que os clientes não precisem se preocupar com uma possível barreira linguística que pode fazer uma ligação de 5 minutos durar 50 minutos. Também é importante observar que alguns serviços de PBX hospedado fornecerão diferentes níveis de atendimento ao cliente com base no nível de serviço que sua empresa assina e até mesmo limita o suporte telefônico 24 horas por dia, 7 dias por semana, a clientes que pagam mais. Escolher um provedor que facilite o contato quando algo der errado tornará toda a transição muito mais simples.

O problema

A segurança em qualquer empresa de qualquer tamanho deve ser uma grande preocupação ao estabelecer uma rede, independentemente de sua empresa planejar ou não adotar um PABX hospedado. Com a adição de um PBX hospedado ou solução VoIP, não apenas seus dados escritos são transferidos pela sua rede, mas agora todas as suas comunicações de voz e chamadas também serão tratadas pela mesma rede. Devido à natureza do VoIP, pode ser possível para uma parte que deseja se infiltrar em sua rede para obter os dados de chamadas enviados através de sua rede e interceptar as comunicações, permitindo que eles essencialmente ouçam sua chamada telefônica. Com a maior parte da estrutura do seu sistema telefônico fora de suas mãos, como você pode ter certeza de que tudo está trancado e seguro?

A solução

Bem, na verdade, mover seu serviço telefônico para a nuvem inclui inerentemente vários benefícios de segurança simplesmente devido à natureza do sistema. Os administradores terão acesso ao portal web que não só fornece informações analíticas úteis, acesso aos recursos do seu serviço, mas também funções de segurança. Os administradores podem definir níveis de acesso específicos por usuário para que apenas o pessoal com permissão possa gerenciar suas funções mais poderosas ou obter acesso às informações online. Os administradores geralmente podem desativar remotamente um telefone de usar seu serviço de PBX hospedado diretamente desse mesmo portal, portanto, se um funcionário insatisfeito sair, mas tiver um telefone em casa, você poderá garantir que ele não tenha mais acesso à rede ou serviço. Este mesmo portal também torna o rastreamento do uso do telefone uma tarefa rápida e fácil, você pode até gravar chamadas e ouvir mais tarde.

Mas e os intrusos indesejados que invadem sua rede e escutam suas chamadas privadas? Felizmente, todos os servidores que seu PBX hospedado operará são protegidos por criptografia líder do setor e controladores de borda de sessão, para não garantir que os dados coletados sejam uma confusão de informações embaralhadas, mas também atuam como um firewall dedicado apenas para o seu telefone chamadas. Adicionar um Cloud Encryption Gateway e exigir senhas para todos os dispositivos e conexões à sua rede também ajudará a impedir a maioria dos ataques. Além disso, como mencionado anteriormente na seção do roteador, o hardware que você emprega pode ajudar a bloquear sua rede, pois a maioria dos roteadores atuará como um firewall com a capacidade de restringir o acesso à rede, mas também empregará seu próprio software firewalls. Qualquer fechadura extra que você possa colocar na porta só tornará muito mais difícil para alguém arrombar.