Como o RH pode usar assinaturas de e-mail para representar a cultura da empresa?

As assinaturas de e-mail são usadas por mais de 62% dos profissionais de marketing, atuando como uma ferramenta valiosa que pode expandir ainda mais o reconhecimento da marca em uma empresa. Como uma adição fácil aos e-mails, você pode usar essa ferramenta de marketing para trazer um elemento de profissionalismo a cada e-mail enviado, além de anexar informações úteis que ajudam as pessoas a manter contato com suas contas de trabalho.

No entanto, além de promover a empresa e garantir um maior grau de visibilidade da marca, as assinaturas de e-mail também podem ser usadas para representar ainda mais a cultura da empresa e impulsionar a comunicação. Na verdade, esse ponto final de aumentar a facilidade de comunicação ecoou em várias grandes agências de marketing, com 89% dos profissionais de marketing usando assinaturas para incluir mais informações de contato.

Neste artigo, exploraremos os benefícios de usar uma assinatura de e-mail em toda a empresa, percorrendo as principais vantagens e demonstrando como se pode ajudar a informar e desenvolver a cultura interna da empresa.

Vamos direto ao assunto.

Como adiciono uma assinatura de e-mail no Outlook?

Adicionar uma assinatura de e-mail no Outlook é surpreendentemente fácil, permitindo que você crie e carregue uma assinatura em apenas alguns minutos. Com opções altamente personalizáveis ​​e uma variedade de criadores on-line aos quais você pode recorrer, implementar uma assinatura em toda a empresa não é tão difícil quanto você imagina.

No Outlook, existe um processo específico que você pode seguir:

• Preferências – Depois de abrir sua conta de e-mail do Outlook, navegue até as preferências, que devem estar na barra da janela no canto superior esquerdo da tela.
• Assinaturas – Navegue até Assinaturas movendo-se para baixo na lista alfabética ou selecione 'Ajuda' e procure-a diretamente. Clique aqui para abrir a página de assinatura no Outlook.
• Editar – Clique no sinal de mais (+) para adicionar uma nova assinatura. Você poderá editar o tipo e o nome de sua assinatura antes de personalizá-la com campos e respostas personalizados. Da mesma forma, é aqui que você pode carregar diretamente uma assinatura pré-criada, caso tenha criado uma com um aplicativo ou serviço de terceiros.
• Publicar – Depois de personalizar sua assinatura de e-mail, você pode clicar em aplicar, com as alterações sendo publicadas em sua conta. Certifique-se de ter a assinatura de e-mail selecionada. Se for, o próximo e-mail que você enviar da sua conta incluirá automaticamente a assinatura de e-mail na parte inferior da página.

Com isso, você criou e incluiu rapidamente uma assinatura de e-mail que pode distribuir igualmente em toda a sua empresa.

Por que minha empresa deve usar assinaturas de e-mail?

Depois de criar uma assinatura de e-mail, você estará pronto para começar a experimentar os benefícios dessa útil adição de e-mail. Normalmente, as assinaturas de e-mail têm um benefício instantâneo e um benefício que aumenta com o tempo. Por exemplo, embora haja um benefício instantâneo dessas assinaturas, que discutiremos em breve, usar uma agora significa que cada e-mail que você enviar no futuro terá permanentemente essas informações adicionais.

Se alguém consultar seu e-mail e analisar e-mails anteriores para ver o que você disse, sua assinatura de e-mail será um lembrete permanente da marca de sua empresa, suas informações e detalhes futuros que você possa ter incluído.

Os benefícios instantâneos de usar uma assinatura de e-mail são vastos, com essa simples adição fazendo uma grande diferença. As assinaturas de e-mail online podem:

• Melhore a Profissionalidade – Mais de 82% das empresas estão usando ativamente assinaturas de e-mail. Uma das principais razões para isso acontecer é que ele promove uma imagem de profissionalismo. As empresas podem usá-los para mostrar sua marca, incluir mais detalhes e usar as cores da empresa. Isso não é apenas conveniente, mas aumenta a sensação de profissionalismo online.
• Simplifique o contato – Outro benefício do uso de assinaturas de e-mail é que os funcionários podem incluir outros pontos de contato. O e-mail, embora amplamente utilizado, está longe de ser o meio de comunicação mais eficiente. Por isso, incluir um número de telefone, um endereço de e-mail alternativo ou outro ponto de contato ajudará as pessoas a manterem contato com a empresa.
• Aumente o reconhecimento da marca – O reconhecimento da marca é uma grande parte do marketing online. Na verdade, até mesmo incluir cores em seu e-mail, refletindo as cores da sua empresa, pode melhorar o reconhecimento da marca em até 80%. A assinatura de e-mail da sua empresa oferece uma oportunidade fantástica para incluir materiais de marketing, o logotipo da sua marca e o nome da sua empresa. Com o tempo, isso contribuirá para aumentar a probabilidade de as pessoas reconhecerem e associarem um atendimento positivo ao cliente à sua marca.

Embora esses sejam os principais benefícios que você obterá ao incluir uma assinatura de e-mail, eles estão apenas arranhando a superfície, sendo essa uma das alterações de baixo custo que você pode fazer em sua empresa.

Como o RH pode usar assinaturas de e-mail para o progresso da cultura interna da empresa?

Embora tenhamos discutido os benefícios externos de introduzir uma assinatura de e-mail em sua empresa, você também pode colher vantagens internas, com o departamento de RH usando assinaturas de e-mail para o progresso da cultura da empresa.

O e-mail é um método central de comunicação nos negócios, com os funcionários usando esse fluxo para conversar entre si ao longo do dia. Com esse precedente, os departamentos de RH podem incluir uma série de informações adicionais em suas comunicações.

Por exemplo, o RH pode usar assinaturas de e-mail para

• Executar pesquisas da empresa – Nas assinaturas de e-mail enviadas do departamento de RH, os funcionários podem incluir um link para uma pesquisa recente que o RH está executando. Isso pode incluir um link para uma pesquisa anônima sobre as condições dos trabalhadores, um local para dar feedback ou qualquer outra pesquisa que esteja em execução no momento. Isso fornece aos funcionários um método fácil de acessar um local para compartilhar seus sentimentos, com isso em um e-mail de RH, economizando tempo de todos, ao mesmo tempo em que fornece um local central para pesquisar pesquisas.

• Agendar reuniões – Muitos funcionários de RH agora estão usando sua assinatura de e-mail como um local para armazenar links 'Agendar uma reunião'. Isso levará outros funcionários a uma plataforma online onde eles podem escolher entre os horários de reunião disponíveis. Quando um funcionário de RH precisa agendar muitas reuniões, isso pode economizar muitas idas e vindas, além de garantir que os funcionários encontrem um horário que se encaixe em seu dia. Esta é uma das melhores formas de agilizar a criação e distribuição de novas reuniões dentro de uma empresa.

• Anunciar notícias – Por fim, o RH pode distribuir mensagens e notícias da empresa por meio de suas assinaturas de e-mail. De anúncios em grande escala a boletins diários que podem ser distribuídos, a assinatura de e-mail é um ótimo lugar para manter as pessoas envolvidas e atualizadas sem concentrá-las na leitura de um portal de notícias da empresa. Com essa maneira descompromissada de distribuir informações, sua equipe de RH pode comunicar mensagens com facilidade, sem ter que ir além.

Como um local único que pode ser visto e acessado por qualquer pessoa para quem o departamento de RH envia um e-mail, uma assinatura de e-mail é um ótimo lugar para incluir elementos que irão promover a cultura da empresa. Muitas vezes subutilizada, essa é uma mudança singular que você pode incorporar ao seu departamento de RH e que pode fazer uma enorme diferença.

Pensamentos finais

Embora as assinaturas de e-mail sejam amplamente discutidas como uma ferramenta útil que pode ser usada para refinar a comunicação profissional e aumentar o reconhecimento da marca, raramente são apresentadas como uma ferramenta útil para a comunicação interna. Além de simplesmente fornecer aos funcionários mais métodos possíveis para entrar em contato com seus representantes de RH, as assinaturas de e-mail geralmente são um ótimo quadro de avisos para comunicação adicional.

Desde a inclusão de um botão de agendamento de reunião até a criação de um local onde as notícias da empresa possam ser inseridas, as assinaturas de e-mail são um local maravilhoso para aumentar a conexão e a cultura da empresa em um ambiente corporativo.