Como a comunicação por e-mail impulsiona o progresso das empresas

Os e-mails são a força central da comunicação no mundo dos negócios, com essa tecnologia interligando empresas em todo o mundo e facilitando o diálogo rápido entre pessoas. Enquanto os executivos tendem a enviar muito mais, o trabalhador de escritório médio enviará cerca de 40 e-mails por dia.

Além de apenas criar um meio acessível e um mecanismo de comunicação, os e-mails também se tornam uma força central para impulsionar projetos em outras áreas. Desde alcançar novos clientes e fortalecer os relacionamentos atuais até melhorar as relações internas e externas, o e-mail faz tudo.

Neste artigo, vamos nos voltar para a comunicação por e-mail, demonstrando as diferentes maneiras pelas quais ela ajuda a gerar sucesso no mundo dos negócios.

Usando e-mail para atendimento ao cliente

O e-mail é o meio preferido para os clientes entrarem em contato para obter suporte com um serviço ou produto. Manter um canal aberto para atendimento ao cliente via e-mail será incrivelmente eficaz para o seu negócio, pois ajudará a manter seus clientes mais satisfeitos com suas ofertas. Embora adquirir novos clientes possa ser um empreendimento caro, mantê-los pode levar a altos retornos. Com o tempo, a lealdade sustentada a uma empresa se converterá em maiores receitas para a própria empresa.

Para aumentar ao máximo a satisfação do cliente, sua empresa deve recorrer ao e-mail para atendimento ao cliente. Assim que receber um pedido de ajuda, certifique-se de que um agente de suporte responda a este e-mail inicial dentro de 24 horas, ou menos, se possível. Uma taxa de resposta rápida demonstrará ao cliente que você prioriza suas preocupações, e uma solução oportuna criará uma associação positiva entre o cliente e sua marca.

Como o e-mail é uma forma direta de comunicação, que chega imediatamente à caixa de entrada do usuário, ele é extremamente eficaz em situações de suporte. Ao alavancar a comunicação por e-mail para atendimento ao cliente, você aumentará as taxas de satisfação e converterá seus clientes em clientes recorrentes.

Usando e-mail para capturar novos leads

Além de usar e-mails para se comunicar com os clientes atuais, o e-mail também pode ser um meio poderoso para entrar em contato com novos leads e conquistar novos clientes. O e-mail marketing é uma forma bem conhecida e eficaz de entrar em contato com novos clientes e que oferece um alto grau de personalização.

Ao usar o marketing por e-mail personalizado, você pode alcançar novos grupos de usuários e discutir possíveis vantagens que você teria para eles. Dependendo do seu negócio, o estilo e o conteúdo desses e-mails variam muito. No entanto, a linha comum nesses novos e-mails de leads é que você está demonstrando a eficácia de seu produto ou serviço para esse cliente específico.

Da mesma forma, você pode nutrir leads em potencial por e-mail, aproveitando o canal aberto para enviar mensagens personalizadas diretamente para as caixas de entrada de seus novos clientes. Como o e-mail é um formato altamente rastreável, você também pode integrar marcadores de rastreamento e desempenho nesses e-mails. Ao gerenciar seu departamento de marketing, você poderá ver suas taxas de sucesso com marketing por e-mail e permitir que eles tenham a visão de que precisam para analisar as taxas de abertura de e-mail, taxas de cliques e conversões.

Com o tempo, você pode nutrir seus fluxos de e-mail de saída em um sistema poderoso para adquirir novos leads.

Usando e-mail para comunicação interna

Normalmente, embora o e-mail seja uma ferramenta eficaz para comunicação interna, essa é, na verdade, uma das áreas em que ele é menos usado. A maioria das empresas terá vários sistemas de comunicação interna diferentes, como uma ferramenta de mensagens instantâneas ao lado de seu e-mail. Para funcionários que estão na mesma equipe ou departamento, um sistema de mensagens instantâneas será mais eficaz para a comunicação do dia a dia.

O e-mail é útil quando sua empresa está se concentrando na comunicação interdepartamental. Se um membro da equipe precisa entrar em contato com alguém com quem não tem muitos motivos para conversar regularmente, o e-mail fornece um nível de formalidade esperado no mundo dos negócios.

Da mesma forma, ao entrar em contato para conversas internas importantes, como aquelas com um gerente ou um representante de RH, é sempre uma boa ideia fazê-lo por e-mail. Com o e-mail, você terá um registro permanente das conversas que teve, ajudando a criar uma trilha de papel para o futuro.

Melhores práticas para aumentar a eficácia de seus e-mails

A fim de facilitar uma melhor comunicação por e-mail, você deve sempre se esforçar para seguir as melhores práticas estabelecidas. Além do mais, sua empresa pode ter guias de estilo quando se trata de comunicação externa por e-mail, que você também pode levar em consideração.

Aqui estão algumas das práticas mais importantes que você pode seguir para aumentar a eficácia de seus e-mails:

• Mantenha os e-mails curtos – Considerando o fato de que as pessoas recebem bem mais de 100 e-mails por dia, é sempre melhor manter seus e-mails curtos e agradáveis. Embora amabilidades sejam apreciadas, não desperdice muito espaço antes de chegar ao objetivo do seu e-mail. As pessoas vão gostar de saber por que você está enviando o e-mail o mais rápido possível.
• Use assinaturas de e-mail – As assinaturas de e-mail são um espaço adicional que você pode anexar a todas as suas comunicações de saída que fornecerão mais informações ao destinatário. Ao usar modelos para assinaturas de e-mail, você poderá criar rapidamente um estilo de e-mail exclusivo para sua empresa e certificar-se de enviar comunicações de e-mail coesas para todos.
• Implemente links de saída – Outra maneira impactante de obter mais de seus e-mails é incluir links de saída, seja no texto do seu e-mail ou na sua assinatura de e-mail. Esses links de saída permitirão que você compartilhe mais informações com o destinatário, permitindo que você aprimore ainda mais o objetivo desse e-mail.

Embora não seja uma lista exaustiva, essas ideias básicas fornecerão a você a essência de como você pode maximizar os retornos de cada e-mail enviado. Felizmente, muitas dessas práticas recomendadas simplesmente se concentram em simplificar suas mensagens, compactando mais em um espaço menor. Com isso em mente, você poderá criar e-mails cada vez melhores e aumentar sua recepção positiva.

Pensamentos finais

A comunicação por e-mail é uma das formas mais eficazes de fazer negócios. Esteja você entrando em contato com um novo lead, discutindo com colegas de trabalho ou simplesmente criando uma trilha de idéias e datas específicas para retrospectiva, o e-mail realmente pode fazer tudo.

Compreendendo as diferentes maneiras de usar a comunicação por e-mail, você pode simplificar todas as comunicações de saída e impulsionar o progresso de seus negócios. Com o tempo, o e-mail se converterá na força central de conexão, expansão e refinamento em sua empresa. Ou seja, se você o promover como uma forte frente de comunicação e permitir que o e-mail se torne a ferramenta eficaz que pode ser.