Como colaborar melhor ao trabalhar remotamente

Nos últimos anos, os trabalhadores aceitaram trabalhar remotamente, seja em casa ou no café local. Há benefícios claros nesse tipo de arranjo, incluindo a capacidade de mapear melhor o seu dia, a independência que ele lhe dá e a eliminação desse longo e estressante trajeto diário. Ainda assim, também há desvantagens claras, incluindo a falta de interação com seus colegas, o que muitas vezes pode levar a avanços em seu trabalho. Para mitigar essa desvantagem específica, este guia é sobre como você pode interagir e colaborar melhor online.

Mensageiro instantâneo

Se você ainda não está usando um serviço de mensagens instantâneas específico para o trabalho, esta é a hora de investir em um. Existem algumas opções principais aqui, na forma de Slack ou Microsoft Teams, que realizam o trabalho de fazer com que sua equipe se comunique perfeitamente. Muitas vezes, uma mensagem instantânea é respondida muito mais cedo do que um e-mail e ajudará sua equipe a resolver pequenos problemas mais rapidamente, além de colaborar em bate-papos em grupo.

A maioria dos serviços de mensagens instantâneas também tem uma função de chamada em conferência que pode ajudar suas equipes a discutir problemas rapidamente ou se reunir para uma conversa matinal sobre o trabalho definido para o dia seguinte. Dado que trabalhar em casa pode fazer com que suas equipes se sintam isoladas ou sozinhas, o uso de uma função de bate-papo em equipe pode ajudá-las não apenas a colaborar melhor, mas também a conversar e conversar – como fariam no bebedouro do escritório.

Documentos Colaborativos

Gerenciar documentos é uma grande responsabilidade para sua equipe enquanto eles trabalham em casa. Ser capaz de colaborar nesses documentos é importante. A capacidade de revisar rapidamente o trabalho uns dos outros ou de trabalhar no mesmo documento ao mesmo tempo on-line pode ajudar seus funcionários a trabalhar mais rápido e com maior grau de precisão. Compartilhar documentos colaborativos também é como você poderá acompanhar o trabalho de sua equipe ao longo do dia.

Existem várias plataformas que oferecem este serviço, algumas das quais são fornecidas pelos gigantes do software como Google e Microsoft, enquanto outras são mais personalizadas para diferentes tipos de negócios. Você deve selecionar o software que usa com base em sua utilidade geral para sua empresa e em quão fácil é para sua equipe pegar e usar sem ter que passar por treinamento prévio.

Gerenciamento de documento

Além de trabalhar em documentos em equipe, você também desejará que sua equipe tenha acesso a todas as informações, documentos e recursos necessários para realizar seus trabalhos com habilidade e agilidade. Isso significa usar algum tipo de gerenciador de documentos para ajudá-lo a acompanhar todo o seu trabalho e encontrar recursos com facilidade. Faça uso da plataforma de gerenciamento de ativos digitais DAM para conseguir isso, com todos os seus documentos mais importantes facilmente acessíveis, com base na nuvem, para sua equipe acessar em momentos de necessidade.

Existem vários benefícios em usar um programa DAM para as necessidades de diferentes departamentos. Por exemplo, um departamento de marketing que tenha acesso a todo o material de marketing anterior pode ajudá-los a criar novas campanhas mais rapidamente. As equipes financeiras podem ter acesso a todos os seus livros de registro de meses e anos anteriores. O acesso à informação é importante. Isso é fundamental para o funcionamento eficaz do seu negócio quando os funcionários estão trabalhando em casa.

Sistemas

Embora as dicas acima sejam todas de natureza prática e dependam de você se envolver com o tipo certo de software no mercado, também existem sistemas que você pode implementar para ajudar sua equipe a trabalhar on-line com mais eficiência. Isso inclui reuniões diárias para garantir que todos estejam na mesma página e salas de reuniões individuais ou encontros para café para ajudar sua equipe a se conhecer e ajudá-lo a fazer check-in com a equipe que você pode ver uma vez por semana ou menos.

Isso pode permanecer informal, mas pode ser mais útil para você agendar reuniões regulares com sua equipe e incentivar momentos do dia em que tudo o que sua equipe deve fazer é conversar uns com os outros – sejam sobre trabalho ou atividades de fim de semana. Essas conversas podem germinar novas ideias, gerar frustrações e ser uma plataforma útil para fornecer feedback sobre o desempenho de sua equipe.

Incentivos

Quando os trabalhadores estão no escritório, geralmente espera-se que estejam em suas mesas entre dois horários, geralmente 9-5. Isso significa que, mesmo que um trabalhador tenha tecnicamente terminado seu trabalho do dia, ele se sentirá compelido a permanecer na cadeira do escritório até o horário normal de saída. Um dos benefícios do trabalho remoto é que sua equipe pode sair mais cedo sem sentir a pressão de estar presente no escritório, o que é uma ótima maneira de incentivar o trabalho mais rápido e mais difícil.

Coloque em prática uma política da empresa, se possível, que defina metas diárias para seus funcionários. Se eles atingirem essas metas, você deve permitir que seus funcionários tirem o resto do dia de folga. Isso geralmente significa que os funcionários terminam meia hora antes do horário marcado, mas a flexibilidade que você está concedendo a eles aqui será reconhecida e apreciada pelos funcionários, especialmente aqueles com famílias para cuidar em casa.

Técnicas de Gestão

Quando você está gerenciando uma equipe em casa, é natural se sentir no mar. O que você aprendeu sobre gerenciamento até agora foi sobre reuniões cara a cara e tirar o melhor proveito de sua equipe quando eles estão trabalhando juntos em um ambiente de escritório. Mudar sua técnica para gerenciar pessoas no espaço online pode parecer assustador, como muitos gerentes compartilharam ao longo dos últimos dois anos.

Ainda assim, certamente é possível gerenciar equipes de forma eficaz em casa. Você só precisará adaptar sua técnica, ajustando sua abordagem para motivar seus funcionários, fornecendo feedback sobre seu desempenho sem encontrá-los em seu escritório. Leia on-line algumas das dicas fornecidas por gerentes que há muito cuidam de equipes em um ambiente remoto para saber como você pode ajustar sua abordagem para gerenciar equipes à distância.

Aqui está: algumas dicas importantes para ajudar sua equipe a trabalhar de forma colaborativa quando estiver trabalhando em casa.