Como criar o webinar de treinamento perfeito para equipes remotas

Mensagens de bate-papo, chamadas de vídeo e ferramentas de colaboração em equipe simplificam a comunicação entre funcionários remotos por meio de conversas cara a cara em tempo real.

Dado o atual aumento no trabalho remoto devido ao COVID-19, entrevistar candidatos a emprego, organizar reuniões de equipe e editar arquivos por vídeo agora são comuns.

Os webinars são mais do que apenas fazer vendas ou aumentar o reconhecimento da marca. Agora, as empresas inteligentes veem o software de webinar como uma ferramenta valiosa para comunicação interna em massa – especialmente quando se trata de treinamento online para membros da equipe.

Os webinars de treinamento garantem que todos os membros de sua equipe tenham uma compreensão clara das políticas de RH, software da empresa, novos produtos, linguagem/técnicas de vendas e muito mais. Eles também enriquecem o desenvolvimento profissional e pessoal.

• O que é o Treinamento Webinar?
  • Por que usar webinars para treinar funcionários?
  • Prós e contras dos webinars de treinamento
  • Tópicos comuns de webinars de treinamento
• Como criar um webinar de treinamento de sucesso em 10 etapas
  • Etapa 1: divida o conteúdo em subtópicos
  • Etapa 2: decidir sobre os anfitriões, palestrantes e membros do painel
  • Etapa 3: avaliar webinars ao vivo x pré-gravados
  • Etapa 4: Conduza pesquisas de funcionários e RH
  • Etapa 5: desenvolver pacotes complementares de webinar
  • Etapa 6: decidir sobre recursos e ferramentas visuais
  • Etapa 7: desenvolver um processo de registro e segurança
  • Etapa 8: Organize uma corrida de treino
  • Etapa 9: criar uma pesquisa de acompanhamento
  • Etapa 10: escolha o software de webinar certo
• Principais recursos do software de webinar
• As 5 principais ferramentas de webinars
  • Webinars de vídeo com zoom
  • GoToWebinar
  • Eventos Cisco Webex
  • Webinar RingCentral
  • Livestorm
• Software de webconferência versus ferramentas de webinar para treinamento de equipe

O que é o Treinamento Webinar?

O treinamento de webinar é um seminário baseado na web que, ao contrário de uma videochamada compacta ou conferência na web, permite que os hosts se conectem com centenas ou mesmo milhares de participantes e/ou funcionários simultaneamente. Pense nisso como uma conferência interna virtual de grande escala ao vivo ou pré-gravada, baseada exclusivamente em tópicos relacionados ao treinamento de funcionários.

Assim como os seminários presenciais, os webinars de treinamento usam apresentações de slides, palestrantes convidados, compartilhamento de tela, sessões de perguntas e respostas, vídeos e outros recursos para manter os participantes envolvidos.

Por que usar webinars para treinar funcionários?

As empresas usam webinars para apresentar diretamente seus produtos e serviços aos clientes em potencial e aprender sobre seu mercado-alvo. Às vezes, eles vendem webinars como um produto B2B.

Em vez de treinar e retreinar os membros da equipe individualmente, em grupos menores ou por local, aproveite a oportunidade que os webinars de RH oferecem para esclarecer a confusão, entender e mitigar os pontos problemáticos dos funcionários e definir expectativas claras em toda a empresa.

Os webinars permitem que a equipe de RH, gerentes de contratação e qualquer outra pessoa envolvida no aprendizado e desenvolvimento de funcionários crie programas reutilizáveis ​​de treinamento e cultura da empresa, permitindo que estejam mais disponíveis para ajudar nas tarefas imediatas.

Prós e contras dos webinars de treinamento

Os webinars podem economizar muito dinheiro para sua empresa, eliminando custos de viagem, despesas de alimentação e taxas de aluguel de espaço. Mas se feito incorretamente, eles se sentem impessoais e frustram os membros de sua equipe.

Prós

• Custo-beneficio
• Economia de tempo
• Ofereça flexibilidade aos funcionários
• Melhore a disponibilidade da equipe de RH e treinamento
• Aumente o trabalho em equipe entre os trabalhadores remotos
• Oferece proatividade em relação a possíveis confusões futuras
• Permite que os gerentes identifiquem líderes em potencial
• Apresenta os funcionários aos gerentes e superiores
• Melhora a colaboração entre várias filiais/locais

Contras

• Difícil de medir com precisão o engajamento
• Software insuficiente torna os webinars de treinamento inúteis
• Potencial para dificuldades técnicas
• Desafio para coordenar webinars ao vivo em vários fusos horários
• Potencial para perguntas esquecidas
• Parece esmagador e interminável se mal projetado
• Falta de comunicação pessoal

Tópicos comuns de webinars de treinamento

Assim como o formato de webinar permite que as empresas expliquem serviços e produtos aos consumidores, ele também oferece às equipes e gerentes de RH a chance de abordar uma ampla gama de assuntos em uma única reunião em toda a empresa.

Alguns dos tópicos de webinars de treinamento mais populares incluem:

• Integração de funcionários
• Políticas de RH
• Vendas
• Programas
• Conformidade
• Atendimento ao Cliente
• Demonstração de produto
• Cultura e marca da empresa

• Procedimentos e políticas de emergência

Como criar um webinar de treinamento de sucesso em 10 etapas

Qualquer tipo de gerenciamento de funcionários remotos via webinar requer um planejamento detalhado para ser executado.

Mas se você fizer certo, poderá usar os materiais e as gravações no futuro.

Siga o guia passo a passo abaixo para criar um webinar de treinamento que funcione tanto para funcionários no escritório quanto para funcionários remotos.

Etapa 1: divida o conteúdo em subtópicos

O primeiro passo é dividir o conteúdo que você deseja cobrir em subtópicos mordíveis.

Estudos mostram que apenas 10% dos participantes acham que uma hora é a duração adequada de um webinar. Portanto, se você estiver treinando membros da equipe em tópicos mais longos, sua melhor aposta é dividir o conteúdo em sessões de 30 a 45 minutos.

Por exemplo, se você estiver hospedando um webinar de RH, os subtópicos incluirão:

• Histórico da marca/empresa
• Benefícios e compensação
• Férias/PTO
• Diversidade e Inclusão
• Política de assédio sexual
• Procedimentos de relatório

Várias sessões sob demanda mais curtas ou pré-gravadas são muito mais eficazes do que um único webinar exaustivo. Além disso, as subseções tornam muito mais fácil para os trabalhadores remotos encontrarem o tópico específico que precisam revisar no futuro.

Etapa 2: decidir sobre os anfitriões, palestrantes e membros do painel

Ter uma lista de subtópicos facilita a atribuição de partes específicas do webinar aos membros da equipe mais qualificados para falar sobre eles.

Ao escolher anfitriões e coanfitriões, palestrantes e palestrantes, concentre-se na diversidade tanto na demografia quanto nos cargos.

Ao trabalhar com uma equipe principalmente remota, esses webinars de treinamento são uma oportunidade de apresentar líderes a membros da equipe que normalmente não teriam a chance de conhecer – e vice-versa.

Convide oradores convidados de fora da sua empresa para fazer um discurso ou para treinar membros da equipe sobre como usar determinado software.

Etapa 3: avaliar webinars ao vivo x pré-gravados

Em seguida, considere se o tópico do webinar seria melhor apresentado a uma audiência ao vivo ou pré-gravado e disponibilizado sob demanda.

Resista ao desejo de sempre optar pela pré-gravação para economizar tempo. Tópicos como treinamento de software são muito mais eficazes quando apresentados em um formato interativo ao vivo que permite que os membros da equipe façam perguntas em tempo real. Além disso, você sempre pode gravar webinars ao vivo com conteúdo permanente para uso futuro.

No entanto, coisas como férias da empresa ou políticas de mídia social são simples e podem ser pré-gravadas. Se você fizer webinars pré-gravados, certifique-se de que os membros da equipe tenham um formulário ou espaço claro para fazer perguntas.

Etapa 4: Conduza pesquisas de funcionários e RH

Crie uma pesquisa para seus funcionários e representantes de RH antes de finalizar o resumo do webinar. Isso permite identificar claramente as áreas problemáticas e entender os formatos e ferramentas que sua equipe achará mais eficazes.

Além disso, envolver os membros da equipe no processo de criação do webinar de treinamento os deixa mais entusiasmados em participar e permanecer engajados.

Etapa 5: desenvolver pacotes complementares de webinar

Materiais suplementares fornecem aos funcionários documentos para consulta após o término do webinar. Eles reforçam os principais tópicos abordados e dão aos participantes algo para acompanhar durante o webinar.

Os materiais complementares incluem:

• Pacotes de boas-vindas para funcionários
• Cópias impressas das políticas da empresa
• Instruções de software escritas
• Cópias de tabelas, gráficos e pontos de dados usados ​​em apresentações
• Pastas de trabalho
• Regulamentos de conformidade

Etapa 6: decidir sobre recursos e ferramentas visuais

Assim como nas reuniões e apresentações padrão do escritório, os webinars também são aprimorados pelo uso de recursos visuais.

Decida como você usará recursos como mensageiro de bate-papo, PowerPoint, ferramentas de perguntas e respostas, compartilhamento de tela, upload de arquivos e pesquisa ao vivo em seu webinar.

Etapa 7: desenvolver um processo de registro e segurança

Especialmente se você estiver cobrindo políticas e dados confidenciais da empresa, é sua responsabilidade garantir que seu webinar seja seguro.

Isso começa com a criação de um processo de registro.

Para cursos de treinamento de webinar, faça o acesso somente para convidados e proteja seu evento com senha. Embora você possa aprovar automaticamente os inscritos no webinar, aprove manualmente os inscritos ao conduzir um webinar interno.

Ative os controles de host necessários, como a capacidade de adicionar/remover membros do webinar, recursos de silenciar/reativar o som e limites de compartilhamento de tela.

Etapa 8: Organize uma corrida de treino

Especialmente se você estiver planejando criar um programa de treinamento gravado para usar como parte de seu processo de integração, faça um teste com outros apresentadores.

Dessa forma, você se sentirá mais confortável com o material que está cobrindo e estará preparado para quaisquer dificuldades técnicas. Você também terá uma melhor familiaridade com recursos como quadro branco, sondagem e compartilhamento de tela.

Grave webinars práticos para avaliar as áreas que precisam ser melhoradas.

Etapa 9: criar uma pesquisa de acompanhamento

Seu trabalho não termina quando o webinar termina. Você precisa acompanhar os participantes para criar uma pesquisa que avalie a eficácia do webinar.

Boas perguntas de pesquisa de acompanhamento incluem:

• O webinar foi uma maneira eficaz de aprender?
• Você teve alguma dificuldade técnica durante o webinar?
• Você conseguiu manter o foco durante o webinar?
• Você sente que o webinar o preparou para explicar os materiais abordados para outras pessoas?
• Quais foram os principais pontos fortes e fracos do webinar?

Alguns softwares de webinar ainda permitem que você faça edições nas gravações, para que você possa limpar ou adicionar informações adicionais a seções que poderiam ter sido mais fortes com base no feedback.

Etapa 10: escolha o software de webinar certo

O aspecto mais importante da sua preparação é escolher o software que você usará para hospedar seu webinar.

Antes de iniciar sua pesquisa, considere os recursos necessários para hospedar seu webinar de forma eficaz.

Principais recursos do software de webinar

O software de webinar que você selecionar tem a maior influência sobre se o seu webinar de RH será ou não um sucesso. Ao comparar suas opções, você precisa conhecer os recursos mais importantes a serem procurados antes de criar um webinar.

Certifique-se de que o software escolhido tenha os seguintes recursos:

• Acompanhamento de atenção/engajamento

• Recursos de gravação/transcrição
• Compartilhamento de tela
• Sondagem
• Ferramentas de perguntas e respostas
• Participante adequado e limites de tempo
• Proteção de senha
• Recursos de silenciar/ativar
• Gravações sob demanda
• Capacidade de remover/bloquear participantes
• Compartilhamento de arquivos
• Grupo e mensagens de bate-papo privado
• Legendas
• Recursos de co-hospedagem
• Lembretes e notificações por e-mail
• Excelente qualidade de vídeo e áudio
• Ferramentas de relatório de dados
• Integrações de ferramentas de comunicação
• Transmissão ao vivo via Facebook, YouTube, etc.
• Levantamento de mão virtual
• Quadro branco
• Opções de discagem

As 5 principais ferramentas de webinar

Considere se você deseja um software de webinar que vem com outros recursos de colaboração em equipe e webconferência ou se prefere ter uma ferramenta de webinar independente.

Suas necessidades serão atendidas por uma versão gratuita do software de webinar popular ou sua empresa é mais adequada para um plano pago mais robusto?

Webinars de vídeo com zoom

Embora mais conhecido por seus recursos de videochamada e ferramentas de ensino à distância, o Zoom também possui um aplicativo de webinar de vídeo que permite no máximo 100 participantes interativos de webcam e até 10.000 participantes de sessões de treinamento de webinar somente para visualização.

É compatível com o YouTube e o Facebook Live e integra-se com o software CMS popular para que você possa enviar facilmente formulários de registro de marca para os membros de sua equipe. Os funcionários podem assistir e interagir com os hosts e uns com os outros por meio de desktops, dispositivos móveis e laptops, tornando o eLearning mais conveniente.

Observe, no entanto, que não há uma versão gratuita das ferramentas de webinar do Zoom, embora haja um plano gratuito para o recurso padrão de videoconferência.

Os recursos adicionais dos Webinars Zoom Video incluem:

• Webinars ao vivo, sob demanda, recorrentes e pré-gravados
• Gravação automática de webinars
• Relatórios e análises
• Integração com Salesforce, Marketo, Panopto e outras ferramentas
• Discagem global para mais de 70 países (taxas de pedágio não incluídas)
• Acompanhamento de engajamento/atenção
• Enquete ao vivo
• Ferramenta de perguntas e respostas
• Compartilhamento de tela com um clique
• Legendas
• Levantamento de mão virtual
• Grupo e mensageiro de bate-papo 1-1
• Suporte ao zoom ao vivo
• Silenciar/ativar o som
• Promova participantes a painelistas
• Controles de host fortes para evitar Zoombombing

GoToWebinar

A ferramenta de colaboração em equipe GoToMeeting também oferece o GoToWebinar, que permite que os gerentes de RH e a equipe de treinamento hospedem ao vivo, sob demanda e pré-gravados sem exigir que os participantes baixem a ferramenta para participar de um evento.

Possui excelente integração de software e é compatível com Zapier, Salesforce, Infusionsoft, Leadpages e muitas ferramentas de CRM. Embora, como o Zoom Video Webinars, atualmente não haja planos GoToWebinar gratuitos, os usuários recebem uma avaliação gratuita de 7 dias quando se inscrevem.

Os anfitriões que precisarão fazer uma grande quantidade de preparação, compartilhamento de tela e compartilhar vários materiais de webinar com os participantes serão bem atendidos pelos recursos abrangentes de planejamento do GoToWebinar. A ferramenta salva as configurações anteriores de webinars e cria modelos automáticos para futuros webinars.

O GoToWebinar também oferece:

• Até 3.000 participantes
• Branding para materiais de webinars
• Formulários de cadastro personalizados
• Um painel de engajamento do usuário
• Ferramentas de cronometragem
• Enquete ao vivo
• Ferramentas de perguntas e respostas e pesquisas
• Gravação de webinar
• Relatórios de participantes e análise de eventos
• Suporte por telefone 24 horas por dia, 7 dias por semana
• Compartilhamento de arquivos e vídeos
• Até 6 câmeras de apresentador simultâneas
• Aplicativos móveis
• Recursos de co-hospedagem
• Conformidade com GDPR
• Compartilhamento de tela
• Visualização de público para ver o que um público vê

Eventos Cisco Webex

Assim como o Zoom, o Cisco Webex é mais conhecido por seu software de videoconferência padrão (confira nossa comparação do Zoom vs Webex para saber mais sobre o que cada ferramenta de videochamada tem a oferecer).

A ferramenta de webinar do Webex, o Cisco Webex Events é a melhor escolha para empresas com um grande número de funcionários, pois até 3.000 participantes remotos podem ver uma transmissão ao vivo e até 40.000 membros da equipe podem assistir a um webinar pré-gravado. É compatível com Android, iPhone e outros dispositivos móveis, para que os espectadores possam assistir da maneira que for melhor para eles.

Um dos melhores recursos do Webex Events é sua Sala de Preparação Privada. Isso permite que qualquer pessoa que esteja apresentando durante o webinar se encontre e pratique por conta própria ou com outros palestrantes.

Os recursos adicionais do Webex Events incluem:

• Acompanhamento de engajamento e atenção
• Opções de logon único
• Criptografia de dados AES e acesso somente para convidados
• Convites e lembretes personalizáveis
• Até 5 apresentadores simultâneos
• Visualização de alto-falante ativo
• Recursos do quadro branco
• Compartilhamento/streaming de arquivos e vídeos
• Anotação de arquivo em tempo real
• Silenciar/ativar o som
• Perguntas e respostas encadeadas
• Enquete ao vivo
• Messenger de bate-papo público/privado
• Pesquisas pós-evento
• Ferramentas de análise e relatórios
• Integração CRM
• Suporte ao cliente
• Materiais/formas de marca

Webinar RingCentral

O Ringcentral é outro software de conferência na web que oferece ferramentas de webinar pagas complementares via Webinar RingCentral.

Assim como os eventos Cisco Webex, ele também possui um alto limite de participantes, permitindo um máximo de 10.000 espectadores simultâneos com até 500 apresentadores. Possui fortes controles de host, como a capacidade de adicionar ou remover participantes após o início do webinar.

O RingCentral Webinar permite que os hosts definam planos de fundo virtuais para os apresentadores, o que reforça a marca da empresa ou simplesmente oculta uma configuração confusa.

O Webinar RingCentral também oferece:

• Formulários de registro de marca personalizáveis ​​e e-mails de lembrete
• Gravação de webinar com um clique
• Enquete ao vivo
• Ferramentas interativas de perguntas e respostas
• Relatórios de dados e análises
• Mensageiro de bate-papo
• Compartilhamento de arquivos
• Integração de mídia social para compartilhamento fácil
• Webinars únicos ou recorrentes
• Integração com Salesforce, Marketo e outros aplicativos populares
• Quadro branco
• Compartilhamento de aplicativos
• Levantamento de mão virtual

Livestorm

O Livestorm é uma ferramenta de webinar para dispositivos móveis e desktop compatível com Mac iOS, Android e a maioria dos navegadores de Internet.

Hospede um webinar ao vivo por meio da ferramenta de streaming do Livestorm ou do YouTube e crie também webinars pré-gravados, sob demanda e recorrentes.

Embora projetado principalmente como um software de webinar, o Livestorm também permite videoconferências menores.

Os principais recursos do Livestorm incluem:

• Compartilhamento de tela de desktop e aplicativo único
• Até 1.000 participantes
• Webinars HD ilimitados
• Acessibilidade somente do navegador (sem necessidade de download)
• Compartilhamento de arquivos
• Ferramenta de mensagens de bate-papo
• Ferramenta de perguntas e respostas
• Ferramentas de votação e sondagem em tempo real
• Recursos de co-hospedagem
• Ferramentas de registro de webinar com marca
• Incorporação de registro em um site da empresa
• Formulários de registro personalizáveis ​​e modelo
• Análise e rastreamento de engajamento
• Gravações instantâneas de webinars
• Armazenamento de gravação ilimitado
• Lembretes de e-mail automatizados
• Integração com mais de 1.000 aplicativos
• Conformidade com GDPR
• Moderação do participante/controles do host

A versão gratuita do Livestorm permite reuniões de até 10 inscritos com um máximo de quatro participantes e um limite de tempo de 20 minutos. O plano gratuito oferece um número ilimitado de webinars ao vivo e pré-gravados, bem como um número ilimitado de videoconferências.

Software de webconferência versus ferramentas de webinar para treinamento de equipe

Equipes menores podem usar ferramentas de videoconferência padrão para treinar funcionários e organizar reuniões gerais, em vez de software de webinar.

Nossa tabela das principais ferramentas de webconferência compara os recursos, custos e capacidades das plataformas populares de videochamada.

Depois de ver a diferença que o uso de webinars para treinar sua equipe pode fazer, não pare por aí. Planeje outras maneiras de webinars para aumentar o reconhecimento da marca, fazer networking virtualmente e até mesmo hospedar festas de escritório virtual e cerimônias de premiação de reconhecimento de funcionários durante o distanciamento social.