Como coletar faturas pendentes com eficiência: práticas recomendadas para proprietários de pequenas empresas

Os proprietários de pequenas empresas estão constantemente em busca de estratégias para aumentar sua lucratividade. Uma abordagem para conseguir isso é coletar as faturas vencidas o mais rápido possível. No entanto, pode ser difícil para os empresários sem muita experiência em cobranças.

Além disso, a maioria dos proprietários de pequenas empresas não possui uma divisão de cobrança, o que dificulta o monitoramento de faturas vencidas e o contato rápido com clientes que ainda não efetuaram o pagamento.

O artigo discutirá algumas práticas recomendadas para coletar faturas para ajudar os proprietários de pequenas empresas.

1. Obtenha um contrato

Embora seja tentador mergulhar direto nos negócios, você deve ter um contrato juridicamente vinculativo antes de fechar um acordo. Também faz sentido para os negócios.

Os serviços que você concorda em fornecer e os termos sob os quais você receberá os pagamentos precisam estar em um contrato juridicamente vinculativo . Colocar qualquer coisa por escrito, mesmo que seja apenas “vou fazer isso” e “então você fará aquilo”, é melhor do que não ter nada.

Ao redigir um contrato desse tipo, é ideal que você trabalhe com um profissional jurídico familiarizado com o seu negócio.

2. Deixe os clientes saberem que você está falando sério

Você não pode sobreviver sem seus clientes, mas se você ignorar rotineiramente os atrasos nos pagamentos, você prejudicará sua reputação, perderá credibilidade e perderá dinheiro. Ao fazer isso, você está oferecendo aos seus clientes financiamento sem juros.

Se esse é o negócio em que você deseja estar, você deve persegui-lo. Mas com toda a probabilidade, este não é o caso, então você vai querer desenvolver um procedimento para controlar as faturas não pagas e, se necessário, lembrar os clientes das condições de pagamento e do contrato que eles concordaram ao fazer negócios com você.

3. Identifique o problema

Seu objetivo é determinar por que um cliente está retendo seu dinheiro e como você pode recuperá-lo. Talvez seu cliente tenha esquecido, tenha passado por um momento difícil ou esteja sobrecarregado com tarefas administrativas.

Depois de identificar a origem do problema, você e o cliente podem encontrar uma solução que inclua condições de pagamento justas.

Se um cliente estiver passando por momentos difíceis, talvez seja necessário descobrir a probabilidade de ele se recuperar e quanto dinheiro você pode esperar receber de volta. Por exemplo, sua incapacidade de pagar é devido a fatores além de seu controle?

O “como” de receber o pagamento em dia se tornará aparente assim que você estabelecer um canal aberto de contato com as contas a receber e entender melhor o “porquê”.

Um atraso no pagamento pode alertá-lo sobre problemas adicionais em sua organização, como entregas de projeto inacabadas. Também pode ajudá-lo a determinar se vale a pena manter o cliente se você descobrir sinais de alerta.

4. Mais cedo é melhor que mais tarde

Qualquer pessoa no campo das cobranças lhe dirá que quanto mais cedo no ciclo de pagamento você estiver ativo, maior a probabilidade de recuperar parte ou todo o seu dinheiro.

Normalmente, as coisas pioram do que o esperado porque você espera algumas semanas, se distrai com outras coisas, se sente burro por não acompanhar mais cedo e depois espera mais algumas semanas.

Acabe com esse ciclo vicioso antes que ele comece. Uma maneira de aumentar a probabilidade de recuperação bem-sucedida de uma dívida é realizar um acompanhamento sistemático desde o início do ciclo.

5. Conheça seus direitos

Você pode estar tropeçando no escuro sobre a cobrança de faturas se não tiver nenhum treinamento em contas a receber ou cobrança de dívidas.

Quanto mais cedo você aprender sobre seus direitos e possíveis recursos, melhor será para você. Você não apenas obterá conhecimento do que pode e do que não pode fazer, mas também obterá autoconfiança ao lidar com os clientes.

Você sabia, por exemplo, que pode pesquisar legalmente o número do seguro social de alguém se estiver evitando seus esforços de recuperação de dívidas?

6. Faça um acordo para se contentar com menos

Suponha que um cliente lhe deva $ 20.000 e esteja 120 dias atrasado. Nos últimos quatro meses, você vem tentando cobrar uma dívida que parece sem esperança. Sempre tente negociar um valor de liquidação reduzido com o cliente antes de cancelar uma dívida.

Mesmo que o atraso no pagamento o estresse, você pode ter certeza de que ele estressa ainda mais o cliente. Eles provavelmente estão perdendo o sono por causa disso.

Eles podem estar ansiosos para receber $ 5.000 de seus livros se você se aproximar deles e disser que está preparado para aceitar. E porque você tinha descartado isso como impossível de qualquer maneira, isso é um extra de $ 5.000 no seu bolso.

7. Fique calmo

É humano sentir-se chateado com um cliente que recebeu seus serviços, mas atrasou o pagamento.

No entanto, você deve respirar fundo e manter a calma. A raiva reduzirá a probabilidade de cobrança de dívidas bem-sucedida. O cliente sentirá sua raiva, levará para o lado pessoal e se recusará a cooperar com você.

Seu humor afeta muito como você lida com o cliente e como ele lida com você. Trate cada ligação como se fosse a primeira ligação de um dia fantástico. Se você estava com raiva na última ligação, dê a si mesmo algum tempo para se acalmar e tente novamente.

O cliente reagirá ao tom que você definir. Sua atitude otimista vai passar para o cliente e provocar uma resposta mais cooperativa.

Embora a persistência seja crucial na cobrança de dívidas, há uma linha estreita entre acompanhar e importunar:

• Assediar os clientes seria ligar para eles todas as manhãs por 60 dias e gritar com eles.
• Uma abordagem persistente envolveria ligar para os clientes a cada sete a dez dias e fornecer vários planos de pagamento para ajudá-los a começar a pagar suas dívidas.

8. Grave tudo

A documentação é uma das coisas mais cruciais ao tentar recuperar seu dinheiro dos clientes. Se a dívida levar a uma ação judicial, ter registros para consultar será bastante útil.

• Grave a conversa e escreva notas sempre que falar com um cliente por telefone.
• Verifique e copie cada carta enviada pelo correio.
• Acompanhe as visitas de seus clientes, seja no escritório ou em casa.

9. Coloque todos em sua equipe na mesma página

O processo de cobrança depende de informações de todos os departamentos voltados para o cliente, principalmente vendas. Muitas empresas não incluem sua equipe de vendas em seu processo de cobrança, pois acreditam erroneamente que a obrigação recai apenas sobre a equipe financeira.

No entanto, se você ainda tiver problemas para receber pagamentos após um terceiro lembrete, a resposta pode estar com sua equipe de vendas.

Você pode supor que o cliente tem uma gestão financeira ruim , mas sua equipe de vendas pode saber o contrário. Pode ser uma reclamação pendente ou um problema imprevisto com o produto ou serviço.

Pensamentos finais

A cobrança de faturas é um processo cansativo. Em certas situações, você pode sentir que está sendo muito mole e, em outras, pode se preocupar com o fato de estar sendo muito duro.

O objetivo é encontrar um equilíbrio entre os dois extremos para que os clientes o levem a sério e paguem de volta quando for a hora.

Ocasionalmente, você terá que anular dívidas incobráveis, mas se seguir as diretrizes mencionadas acima, verá algumas melhorias. Esperamos que o artigo o ajude a obter muito conhecimento sobre a cobrança de faturas.