Como configurar um número de telefone comercial em seu celular

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Obter um número de telefone comercial é uma conquista e um passo na direção certa para qualquer pequeno empresário ou empresário. Mostra profissionalismo, cria melhor reconhecimento da marca e reforça a confiança de compra de clientes em potencial.

Imagine usar um número personalizado impressionante como 1-800-CUPCAKE para sua padaria, em vez do seu número de telefone celular pessoal. Isso seria incrível, não seria?

E não seria ainda mais incrível se você pudesse usar esse número personalizado em seu telefone celular existente, sem a necessidade de comprar qualquer telefone de mesa, equipamento ou fiação adicional? Isso seria realmente incrível!

Felizmente, você pode fazer isso facilmente com um sistema telefônico virtual. Um sistema telefônico comercial, como o Grasshopper, permite que você use seu celular existente, baixe um aplicativo móvel e use-o para enviar/receber chamadas por meio de um número de telefone comercial de sua escolha. Você também pode enviar mensagens de texto por meio desse número e configurar extensões (1 para vendas; 2 para suporte, etc.). Além disso, você ainda pode usar seu número pessoal existente no celular, como sempre usou. Existem até alguns serviços que permitem configurar um número de telefone comercial gratuito (por exemplo, Google Voice).

Um sistema telefônico virtual é uma ótima solução que permite que você configure uma linha telefônica comercial por conta própria, sem gastar centenas de dólares em serviços de instalação profissionais ou na compra de um segundo telefone.

Começando

Configurar o número de telefone comercial é muito simples e requer muito pouco conhecimento técnico. Normalmente, leva cerca de 30 minutos para configurar tudo. Tudo que você precisa é do seu celular! Aqui está o que fazer:

Etapa 1: escolha do número de telefone comercial

O primeiro passo é escolher o número de telefone da sua empresa. Isso vai exigir um pouco de reflexão, pois você vai querer escolher um bom. Você precisará decidir entre um número gratuito personalizado ou um local.

A opção gratuita é ótima para a marca e facilita a lembrança dos clientes. Novamente, pense no meu exemplo anterior com 1-800-CUPCAKE. Este seria um número muito divertido e impressionante para uma padaria!

Um número de telefone local não terá isso, mas usará seu código de área local e muitos clientes em uma cidade pequena podem preferir comprar de um número comercial local. Você precisará determinar qual é o melhor para você.

Verifique a disponibilidade do seu número desejado!

Você precisará ver quais números personalizados estão disponíveis, pois muitos, infelizmente, já estão em uso. Você pode pesquisar aqui os números personalizados disponíveis.

Depois de encontrar o número certo, você precisará se inscrever em uma conta e seguir as etapas na tela para reservá-la.

Quanto custa um número de telefone comercial?

Grasshopper oferece três níveis de preços:

Solo (US$ 28/mês): 1 número, 3 ramais
Parceiro ($ 46/mês): 3 números, 6 extensões
Pequenas empresas (US$ 80/mês): 5 números, ramais ilimitados

Esses preços são cobrados anualmente. Planos mensais também estão disponíveis e custam aprox. 10% mais caro.

Todos os planos incluem:

• Saudações personalizadas
• Encaminhamento de chamadas
• Minutos ilimitados
• Correio de voz
• Fax recebido
• Teste gratuito de 7 dias

Observação : o Grasshopper funciona apenas nos EUA e no Canadá. Se você mora em outro lugar, deve considerar o serviço telefônico CallHippo, que está disponível na maioria dos países do mundo. Ele também oferece gravação de chamadas, o que o Grasshopper não oferece.

Etapa 2: crie uma saudação personalizada para o seu novo número

Depois de reservar seu número e criar uma conta no Grasshopper, a próxima etapa é gravar uma saudação personalizada. Esta é a mensagem principal que seus chamadores ouvirão quando discarem seu novo número.

A mensagem padrão que o Grasshopper usa é:

" Obrigado pela sua chamada. Para falar com o representante, pressione 0. ”

Provavelmente, você desejará alterar isso e personalizar a saudação para sua empresa específica. Existem algumas opções para fazer isso:

Eu recomendaria gravar sua própria mensagem como um arquivo de som .mp3 em seu computador e depois carregá-la no Grasshopper. É gratuito e você pode editar/criar um exatamente como deseja que soe. Só não deixe que pareça “falso”!

Se não quiser gravar sua própria voz, você pode usar o recurso de estúdio de voz profissional (que pode ter um custo extra dependendo do plano escolhido) para que sua saudação seja narrada profissionalmente. Você também pode considerar um software de conversão de texto em voz, embora as mensagens de voz artificiais possam não corresponder ao estilo do seu negócio específico.

Etapa 3: adicione extensões para seus funcionários

Este é um recurso realmente útil e o Grasshopper oferece um número ilimitado de extensões. Você pode usar esses ramais para encaminhar o chamador para a pessoa ou departamento certo em sua empresa. Por exemplo, você pode dizer ao chamador “ Para vendas, pressione 1. Para suporte, pressione 2 ”. Além disso, você pode redirecionar esses dois departamentos para você mesmo se for o único responsável pela sua empresa. Você também pode usar extensões para redirecionar seus chamadores para outras pessoas específicas de sua empresa.

Etapa 4: altere sua mensagem de correio de voz padrão

Semelhante a alterar sua saudação principal, você também desejará personalizar sua saudação de ausência (essencialmente sua mensagem de correio de voz), que pode ser encontrada em cada ramal. Esta é a mensagem que seus chamadores ouvirão caso você perca a chamada e eles sejam solicitados a deixar uma mensagem de voz.

Por padrão, o Grasshopper usa:

" Obrigado pela sua chamada. Deixe uma mensagem e sua ligação será retornada o mais breve possível. ”

Acho que esta é uma mensagem boa, mas você provavelmente gostaria de personalizá-la ainda mais para combinar com o estilo do seu próprio negócio. Se você tiver vários ramais, lembre-se de modificar a saudação do correio de voz de cada um. Além disso, você também pode alterar a saudação de encaminhamento de chamadas e o nome do ramal gravado .

Etapa 5: altere sua música “em espera”

Você também pode alterar sua música “Em espera” padrão. Isto é o que os chamadores ouvirão quando forem colocados em espera.

Tal como acontece com outras saudações, recomendo gravar sua própria música “On Hold”. Isso também não precisa ser necessariamente música. Você pode informar seus chamadores sobre promoções atuais ou novos recursos/serviços que sua empresa está oferecendo. Sua música “On Hold” pode ser uma ótima oportunidade de anunciar aos chamadores coisas que eles talvez não saibam.

Um estudo recente da AT&T relata que mais de 70% das chamadas comerciais são colocadas em espera por uma média de 45 segundos cada.

Lembre-se de que sua música “On Hold” deve ajudar a distorcer a percepção do tempo e gerenciar qualquer frustração ou ansiedade do chamador, ao mesmo tempo que constrói uma identidade de marca e possivelmente anuncia novos produtos ou recursos sobre o seu negócio.

Teste seu novo número!

Parabéns! Agora você tem seu novo número comercial configurado e está pronto para começar a enviar/receber chamadas. Eu disse que era fácil! No entanto, antes de começar a distribuir seu novo número de telefone comercial aos clientes, é uma boa ideia testá-lo primeiro.

Você deve prestar muita atenção à experiência do usuário do chamador. Embora você possa usar seu próprio telefone celular para ligar para o novo número e testá-lo você mesmo (sim, você pode ligar para você mesmo), recomendo pedir a um amigo para ajudá-lo com isso. Faça com que seu amigo finja ser um cliente ligando para sua empresa e ouça sua saudação e extensões personalizadas. Peça a opinião do seu amigo. A saudação do menu principal parecia profissional? As extensões foram diretas e fáceis de entender?

Você também precisará saber como atender chamadas e usar o aplicativo Grasshopper em seu telefone. Embora seja muito simples, ainda é uma boa ideia experimentá-lo pelo menos várias vezes e testá-lo para saber exatamente como funciona.

Conclusão

Agora você sabe como obter um número de telefone comercial que funcione no seu celular existente! Usar um sistema telefônico virtual, como o Grasshopper, torna tudo rápido, fácil e acessível. Passe algum tempo determinando se você precisa de um número gratuito personalizado ou de um número local e personalize sua conta para combinar com seu estilo de negócio e marca. Depois de testar minuciosamente o seu novo número, você está pronto para começar a falar!