Como hospedar uma conferência virtual em 2020: um guia passo a passo

Nos primeiros meses de 2020, o coronavírus e os regulamentos de distanciamento social resultantes levaram a um aumento repentino do trabalho remoto e a uma forte dependência de ferramentas de trabalho remoto.

Também deixou muitas empresas se perguntando como organizar uma conferência virtual, pois precisavam fazer a transição rápida de eventos presenciais para online. Muitas empresas, especialmente aquelas que não sabem como realizar uma conferência virtual de sucesso em 2020, optaram por cancelar completamente esses eventos.

Mas agora que o trabalho remoto e os eventos e seminários somente online são o novo normal, sua empresa precisa se adaptar e aprender a hospedar uma conferência virtual que seja tão impactante quanto uma presencial.

Desde aprender a escolher o melhor software de webinar até o acompanhamento eficaz dos participantes do evento, este guia passo a passo sobre como hospedar uma conferência virtual em 2020 fornece um roteiro direto para o sucesso do evento online.

Quais são os benefícios de sediar uma conferência virtual?

Aprender a organizar uma conferência virtual oferece vários benefícios além da economia de custos relacionados ao espaço para eventos, viagens e hotéis.

Fazer conferências on-line também evita o incômodo do tempo de viagem e torna muito mais fácil para o seu evento alcançar um público nacional ou internacional. Devido ao custo reduzido e à conveniência de uma conferência virtual, é muito mais provável que você tenha um número maior de inscritos e participantes, o que significa mais leads para sua empresa.

Falando em geração de leads, os dados que você coleta sobre os participantes durante a conferência virtual por meio de pesquisas ao vivo e sessões de perguntas e respostas podem ajudá-lo a melhorar sua estratégia de marketing, lançamento de produtos e quaisquer eventos virtuais futuros que você hospedar.

As conferências on-line são uma excelente maneira de as empresas mais novas aumentarem o reconhecimento de sua marca e, ao mesmo tempo, gerar receita vendendo produtos durante a conferência on-line ou cobrando uma taxa de inscrição.

Como hospedar uma conferência virtual: um processo passo a passo

A realização de uma conferência virtual bem-sucedida requer uma quantidade significativa de planejamento em relação não apenas aos tópicos da apresentação e aos palestrantes convidados, mas também ao software do webinar, à segurança e ao envolvimento do público.

O processo passo a passo abaixo explica facilmente como hospedar uma conferência virtual que obtém resultados.

Etapa 1: Quais são os recursos mais importantes do software de webinar?

Embora existam algumas plataformas de webinar gratuitas disponíveis, elas não possuem os recursos necessários para hospedar uma conferência virtual em grande escala em 2020. É melhor optar por uma plataforma de evento virtual paga que tenha todos os recursos de que você precisa.

Os recursos mais importantes para procurar no software de webinar são:

• Alto número máximo de participantes
• Formulário de cadastro personalizado
• Capacidade de atribuir vários hosts/painelistas
• Lembretes/notificações automáticas por e-mail
• Ferramentas de engajamento do público
• Compartilhamento de tela
• Compartilhamento de arquivos
• Ferramenta de mensagens de bate-papo
• Análise e relatórios de audiência
• Gravação de eventos
• Conteúdo transmitido ao vivo e pré-gravado
• Integração com ferramentas de colaboração e marketing em equipe

Mais adiante neste post, compartilharemos as melhores plataformas de webinars que possuem todos esses recursos.

Etapa Dois: Considere Ferramentas de Apresentação Adicionais

Além do próprio software do webinar, considere quais outras ferramentas você usará para compartilhar informações de forma sucinta e manter os participantes envolvidos.

Em vez de um orador fazer uma introdução, use um vídeo pré-gravado. Compartilhe sua tela durante a conferência para ilustrar melhor os pontos ou orientar os participantes sobre como usar o software ou navegar na página de destino do seu site. Crie uma apresentação de slides para mostrar dados e infográficos importantes.

Também sugerimos que você compartilhe virtualmente folhetos e arquivos com os participantes no início ou antes da conferência. Isso pode incluir agendas de reuniões, perguntas a serem consideradas, pastas de trabalho, cópias de apresentações, biografias de apresentadores e muito mais.

Por fim, certifique-se de considerar como o hardware e os equipamentos podem melhorar seu evento virtual. Investir em uma webcam e iluminação de alta qualidade pode fazer muita diferença.

Este vídeo oferece dicas valiosas e rápidas sobre como configurar a iluminação de videoconferência ao vivo em sua casa:

Etapa três: selecione tópicos e palestrantes

A melhor abordagem ao decidir sobre um tema para um evento virtual é ser o mais específico possível.

Resista à tentação de cobrir uma ampla gama de assuntos e concentre-se em um nicho relevante que apresente novas informações sobre um tópico quente.

Por exemplo, se você deseja realizar um evento online sobre o uso de mídias sociais em 2020, uma conferência com um título como “Como usar as mídias sociais para alavancar as vendas” provavelmente terá poucos inscritos. Um tópico de conferência melhor seria algo como: “TikTok: como e por que substituiu o Instagram como a plataforma de mídia social mais popular de 2020”.

Quando se trata de selecionar uma lista de palestrantes, sugerimos que você garanta um painel de 3 a 5 especialistas do setor, em vez de ter uma pessoa hospedando todo o evento.

Vários anfitriões trarão diferentes tipos de participantes com base em seus próprios seguidores e assuntos de discussão. Além disso, as pessoas sentirão que estão extraindo mais valor da conferência online porque você está oferecendo uma variedade de perspectivas.

Etapa quatro: criar um formulário de registro de conferência virtual

Em seguida, crie um formulário de inscrição que permita que as pessoas se inscrevam (e paguem, se relevante) sua conferência virtual.

Você pode optar por incorporar o formulário de registro em seu site para que ele possa ser encontrado na pesquisa do Google. Você também pode listá-lo em páginas de mídia social ou enviá-lo em um link direto por e-mail. Se possível, opte pelo registro com um clique.

Seu formulário de inscrição deve incluir:

• Informações de contato do participante
• Informações dos palestrantes/painéis
• Agenda da conferência
• Os links de mídia social da sua empresa
• Informações demográficas do participante (idade, localização, sexo)
• Informações de emprego do participante

Não use o formulário apenas para obter inscrições - veja-o como uma oportunidade de conhecer seu público e ajustar seu conteúdo.

Inclua pesquisas perguntando aos inscritos o que eles gostariam de obter da conferência, os tópicos sobre os quais estão mais curiosos e de quais palestrantes estão mais ansiosos para ouvir.

Quinto Passo: Quais são as melhores maneiras de promover seu evento virtual?

A melhor maneira de promover um evento virtual depende do tipo de conferência que você está organizando e o que você espera do evento.

Se você está vendendo o webinar cobrando pelo registro, envie e-mail marketing para seus clientes existentes e lidere a lista de e-mail e publique sobre isso nas mídias sociais. Se você estiver tentando se conectar com outras pessoas em seu setor específico, publique informações sobre seu evento em fóruns de discussão ou entre em contato diretamente com outras empresas do seu setor. Você pode até considerar se conectar com influenciadores de mídia social relevantes que compartilharão informações sobre sua conferência com seus seguidores.

Lembre-se de que promover uma conferência virtual não é apenas obter um grande número de inscritos. Você também quer ter certeza de ter um registro forte: taxa de frequência.

Envie notificações de lembrete uma vez para os inscritos, especialmente na semana da conferência. Mais importante, crie uma página de mídia social privada ou um fórum de discussão onde os inscritos possam se conhecer, fazer perguntas e falar sobre o que esperam aprender com a conferência.

Se você ainda não viu o número de inscritos que esperava na semana do evento, não entre em pânico. Mais da metade dos participantes do webinar espera até a semana do evento para se inscrever.

Sexto passo: Como você pode manter sua conferência virtual segura?

Devido a problemas como o Zoombombing, você precisará tomar precauções extras para garantir que sua conferência virtual em 2020 seja segura e privada.

Procure um software de webinar que exija autenticação de dois fatores para hosts de reunião e permita proteger eventos virtuais com senha. Os controles administrativos, como a capacidade de ativar/desativar o som dos participantes, decidir quem pode compartilhar áudio/vídeo e quem pode e quem não pode compartilhar suas telas durante o evento também são cruciais.

A melhor maneira de manter seu evento seguro é habilitar uma sala de espera virtual.

Isso permite que administradores e anfitriões pré-selecionem os participantes antes que eles possam participar do evento. Se alguém não se registrou ou parece desconhecido, você não precisa deixá-lo entrar. Você também pode optar por bloquear seu evento após o início, o que impede que qualquer outra pessoa participe dele.

Sétimo passo: selecione seu plano de fundo

Você não hospedaria um evento presencial sem configurar o palco para refletir sua marca - portanto, preste a mesma atenção à configuração de seu plano de fundo virtual.

Você pode selecionar imagens de fundo pré-fabricadas fornecidas pelo software de webinar para dar privacidade aos apresentadores e ocultar uma casa desordenada. Muitas plataformas de webinars também fornecem planos de fundo de marca personalizados que apresentam o logotipo de uma empresa.

Este vídeo fornece uma descrição simples de como personalizar o plano de fundo da sua conferência virtual.

Oitavo Passo: Como Você Pode Aumentar o Engajamento em uma Conferência Virtual?

O envolvimento do participante é a parte mais importante da sua conferência virtual, mas o conteúdo interessante e relevante por si só nem sempre é suficiente para manter a atenção do seu público.

Fazer enquetes e pesquisas ao vivo durante seu evento virtual ajuda os anfitriões a avaliar o envolvimento do público mais amplo e dá aos participantes a chance de compartilhar suas opiniões como fariam em um evento ao vivo. Isso os mantém envolvidos na apresentação de longe.

Na verdade, você provavelmente descobrirá que o feedback que recebe virtualmente é mais honesto e detalhado do que em eventos presenciais, especialmente se você permitir o anonimato.

Cada conferência virtual deve ter sua própria ferramenta de mensagens de bate-papo que permita mensagens públicas e privadas. Dessa forma, os participantes podem fazer perguntas esclarecedoras rapidamente, compartilhar ideias e até mesmo fazer comentários sobre as informações que estão sendo compartilhadas.

Você tem várias opções quando se trata de perguntas e respostas durante um evento online. Primeiro, os participantes podem fazer perguntas a qualquer momento durante o evento por meio de uma caixa de perguntas e respostas na ferramenta de mensagens de bate-papo. Ou você pode reservar um tempo dedicado para perguntas e respostas no final do evento ou após cada palestrante. As ferramentas virtuais de levantamento de mãos e destaque do público que mostram a pessoa fazendo uma pergunta em uma transmissão ao vivo de vídeo replicam ainda mais a experiência de perguntas e respostas ao vivo.

Por fim, considere dividir os participantes em sessões virtuais menores de grupos de 5 a 7 pessoas. Uma pequena sala de discussão permite que eles façam networking, brainstorming e, em seguida, apresentem suas ideias para outros participantes.

Passo Nove: Qual é a Melhor Maneira de Acompanhamento Após um Webinar?

Após o término da conferência virtual, muitas ferramentas de webinar enviarão automaticamente uma gravação e transcrição do evento aos participantes e inscritos. Considere se você gostaria que a gravação ficasse acessível para sempre ou apenas por um determinado período de tempo.

Os apresentadores também podem compartilhar slides da apresentação ou vídeos pré-gravados mostrados durante o evento virtual, além dessas gravações.

Mesmo que você tenha enviado ofertas durante a conferência online, envie ofertas adicionais ou convites para um próximo evento virtual imediatamente depois.

A coisa mais importante a ser enviada após uma conferência virtual é uma pesquisa, que pode ser baseada em avaliações ou em formato de perguntas e respostas para um feedback mais específico. Para incentivar os participantes a participar da pesquisa, prometa enviar as respostas nas mídias sociais ou inscrever qualquer pessoa que responder à pesquisa em um sorteio.

Especialmente se sua conferência virtual estiver focada em rede, você também pode querer fazer a transição imediata da conferência para um happy hour virtual por meio de software de conferência na web.

Etapa dez: redirecionar o conteúdo para um webinar sob demanda

A etapa final para entender como hospedar uma conferência virtual é determinar se você deseja ou não reutilizar parte de todo o conteúdo gravado em futuros cursos online ou webinars.

Considere transformar as filmagens de sessões ao vivo em um webinar sob demanda, especialmente se a conferência virtual for focada em conteúdo permanente. Isso também oferece aos inscritos que perderam o webinar ao vivo para visualizar o conteúdo no futuro.

Você pode optar por tornar esses webinars sob demanda gratuitos ou pagos.

Quais são as melhores práticas para uma webconferência bem-sucedida?

Além das etapas acima, siga estas práticas recomendadas sobre como hospedar uma conferência virtual em 2020.

Qual deve ser a duração de uma conferência virtual?

Primeiro, considere a duração do evento.

Embora as conferências físicas de um dia sejam comuns, grande parte desse tempo é gasto em rede e socialização. Se a sua conferência virtual for um evento de dia inteiro, considere transformar alguns dos tópicos em sessões mais curtas sob demanda ou certifique-se de criar muitas pausas.

Perto de 70% das inscrições em webinars são para eventos virtuais com uma hora de duração – então considere esse o “ponto ideal” quando se trata de duração. Você também pode querer espalhar conferências virtuais mais longas ao longo de uma semana.

No entanto, se a sua conferência virtual deve ser um evento de um dia inteiro, certifique-se de criar e compartilhar uma agenda de eventos com os inscritos com antecedência.

Você deve criar uma agenda de conferência virtual?

Especialmente se você estiver hospedando uma conferência virtual com várias horas de duração, ter uma agenda de eventos permite que os participantes selecionem quais sessões e palestrantes eles priorizarão e ilustra o valor geral do evento.

As agendas da conferência também permitem que você crie horários de networking virtual dedicados para os participantes ao longo do dia, o que os incentivará a ficar mais tempo.

As agendas são úteis para aprender como hospedar um conteúdo virtual, pois fornecem um esboço de como você fará a transição de um assunto ou palestrante para outro. Além disso, eles mantêm palestrantes que tendem a ultrapassar seu tempo dentro do cronograma.

As melhores práticas são colocar as informações mais importantes no início da conferência e deixar a sessão ou palestrante mais esperado para o final.

Como você pode praticar para um evento virtual?

Ao realizar uma conferência presencial pela primeira vez, é fácil chegar ao espaço algumas horas antes do horário para praticar e garantir que todos os equipamentos e tecnologia estejam funcionando corretamente.

Ao hospedar um evento online, procure um software de webinar que inclua uma sala de prática virtual. Esta é uma sala de reuniões privada onde todos os expositores que exibem produtos e palestrantes podem se reunir para praticar suas apresentações. Eles também podem garantir que os slides e outras ferramentas de engajamento estejam funcionando corretamente.

Essas salas podem gravar sessões de prática, para que os anfitriões possam assistir e melhorar suas apresentações virtuais.

No entanto, mesmo com muita prática, as coisas podem dar errado. Certifique-se de que você tenha bastante equipe de suporte técnico e representantes de atendimento ao cliente disponíveis durante a conferência e crie um “Plano B” em caso de dificuldades técnicas.

Quais são as melhores plataformas de conferências virtuais?

Nenhum dos conselhos acima sobre como hospedar uma conferência virtual fará diferença se você não escolher o software de webinar certo.

Abaixo estão nossas escolhas para as 5 principais plataformas de eventos virtuais.

GoToWebinar

GoToWebinar, a plataforma de webinar do GoToMeeting, pode hospedar até 3.000 participantes e permite conteúdo ao vivo e pré-gravado.

Suas principais características incluem:

• Apostilas e compartilhamento de arquivos
• Enquetes ao vivo e perguntas e respostas
• Levantamento de mão virtual
• Destaque do público-alvo
• Quadro branco
• E-mails automatizados
• Gravação e transcrições online e local
• No0baixar acesso do participante
• Vários pagamentos aceitos
• Análise e relatórios de eventos
• Formulário de cadastro personalizado
• Modelos de webinar

É ideal para grandes conferências virtuais, bem como para empresas que usam eventos virtuais para saber mais sobre seu público-alvo ou gerar receita.

O GoToWebinar oferece quatro planos pagos que variam de US$ 49/mês a US$ 399/mês.

WebinarJam

WebinarJam é uma plataforma de conferência virtual que pode hospedar até 6.000 participantes, seis apresentadores e permite webinars de até quatro horas.

Suas melhores características incluem:

• Mensageiro de bate-papo
• Quadro branco
• Enquetes ao vivo
• Notificações por e-mail/SMS
• Compartilhamento de arquivos e apostilas
• Ofertas ativas
• Registro em um clique
• Análise de desempenho
• Botão de pânico
• Gravação automática
• Integração com Mailchimp, Zapier e muito mais

O WebinarJam é uma boa opção para conferências virtuais que incluem ofertas ao vivo e aquelas que dependem muito do envolvimento e participação dos participantes. Observe, no entanto, que ele oferece apenas webinars ao vivo, não automatizados.

O WebinarJam oferece três planos pagos que variam de US$ 499/ano a US$ 999/ano. Leia nossa análise detalhada para obter mais informações sobre preços e recursos do WebinarJam.

EasyWebinar

O EasyWebinar fornece eventos virtuais automatizados e pré-gravados de até 2.00 participantes.

Os principais recursos do EasyWebinar incluem:

• Webinars mensais ilimitados
• Até 4 apresentadores simultâneos
• Ferramenta de bate-papo ao vivo
• Integração YouTube Live e Facebook Live
• Compartilhamento/integração de tela HD com aplicativos gratuitos de compartilhamento de tela
• Gravação automática
• Áudio VoIP com redução de ruído
• Ferramenta de apresentação de passe
• Relatórios/análises de participantes
• Ofertas em tempo real
• Perguntas e respostas/sondagem
• Notificações/lembretes por e-mail

O EasyWebinar é ideal para empresas que desejam usar essas plataformas para aprender a criar um webinar de treinamento para funcionários ou para quem deseja reutilizar webinars anteriores. Ele oferece três planos pagos que variam de US$ 78/mês a US$ 499/mês.

Eventos BlueJeans

O BlueJeans Events é uma plataforma de webinar que permite um máximo de 50.000 participantes, participação independente de dispositivo e até 100 fluxos de tela simultâneos.

Suas características incluem:

• Compartilhamento de tela
• Compartilhamento de arquivos
• Mensagens de bate-papo ao vivo
• Enquete/Perguntas ao vivo
• Pesquisas ao vivo
• Integração para Salesforce, Marketo e muito mais
• Acesso discado gratuito
• Duração ilimitada da conferência virtual
• 5 horas de gravação de eventos

O BlueJeans Events é ideal para empresas de todo o país que desejam receber o maior número possível de participantes do evento. No entanto, como o WebinarJam, o BlueJeans Events também não oferece recursos de conferência virtual automatizada e pré-gravada.

A BlueJeans Events oferece hospedagem única de webinars por US$ 499 ou webinars ilimitados por um valor não revelado. Para saber mais sobre o que essa plataforma tem a oferecer, leia nossa análise completa da videoconferência BlueJeans.

Webinars de vídeo com zoom

Os webinars Zoom Video permitem até 10.000 participantes de eventos virtuais e incluem opções de visualização ao vivo e sob demanda.

Suas principais características incluem:

• Marca personalizada
• Bate-papo ao vivo
• Pesquisa/Perguntas e Respostas
• Levantamento de mão virtual
• Ferramenta de apresentação de passe
• Transmissão ao vivo para o Facebook Live e YouTube Live
• Integrações com colaboração de equipe popular
• Modelos de registro de marca
• Relatórios e análises
• Controles de host
• Auxílio no planejamento de eventos

Os preços dos planos de webinar do Zoom começam em $ 40/mês por host para até 100 participantes. É uma plataforma ideal para empresas que buscam aumentar o reconhecimento da marca e monetizar webinars.

Se o Zoombombing representar um risco muito grande para o seu negócio, ou se os reguladores do setor proibirem o uso do Zoom, considere essas alternativas ao Zoom.

Uma conferência virtual pode ter o mesmo impacto que um evento presencial?

Especialmente considerando os recursos robustos, as ferramentas de engajamento do público e a análise detalhada dos participantes, hospedar uma conferência virtual em 2020 não é tão bom quanto um evento presencial – é ainda melhor.

No entanto, para planejar adequadamente como hospedar uma conferência virtual e garantir que todos os membros do painel e funcionários estejam na mesma página, você precisa atualizar seu software de colaboração em equipe para melhorar seu sistema de gerenciamento.

Ferramentas de gerenciamento de projetos, como Monday.com e Asana, podem ajudá-lo a atribuir tarefas com clareza, como desenvolver conteúdo e entrar em contato com palestrantes convidados para membros específicos da equipe.

Ferramentas de mensagens de bate-papo, como o Slack e as principais alternativas ao Slack, garantem que os funcionários possam obter respostas rápidas a perguntas urgentes e se comunicar com outros departamentos sobre problemas como erros na página de registro.

Nossas análises detalhadas das principais ferramentas de colaboração em equipe e seus melhores recursos garantem que você selecione um software que torne o planejamento e a execução de um webinar simples e contínuo.