Como implementar com sucesso uma semana de trabalho de 4 dias em 2023

A semana de trabalho de quatro dias não é mais um conceito utópico. Graças ao sucesso de vários testes globais e à rápida implementação da IA , as empresas que oferecem uma semana de trabalho de quatro dias incluem agora pesos pesados ​​da tecnologia como a Microsoft e a Amazon, juntamente com lojas familiares de bairro.

Os incentivos são claros – desde a melhoria da saúde mental ao aumento da produtividade , os seus benefícios são práticos e pessoais. Isso não significa que a implementação de uma semana de trabalho de quatro dias seja isenta de desafios. Nem todas as empresas estão preparadas para trabalhar horas comprimidas, e esta nova forma de trabalhar potencialmente revolucionária pode, na verdade, ter um impacto adverso no bem-estar e na rentabilidade dos funcionários, se for mal implementada.

Para ajudá-lo a evitar armadilhas comuns, este guia oferece conselhos sobre como fazer tudo certo – com a ajuda de profissionais de RH, acadêmicos e empresários que recentemente aderiram ao movimento da semana de trabalho de quatro dias. Continue lendo para descobrir se sua empresa está pronta para abandonar o dia de trabalho e como isso pode se tornar realidade em sete etapas simples.

Como implementar uma semana de trabalho de 4 dias:

1. Verifique se uma semana de trabalho de 4 dias funcionará para o seu negócio
2. Defina os objetivos do seu negócio
3. Faça considerações práticas e legais
4. Combine um cronograma semanal de trabalho de 4 dias
5. Lance seu piloto de semana de trabalho de 4 dias
6. Avalie o sucesso do seu piloto
7. Defina sua semana de trabalho de 4 dias em movimento

Por que as empresas deveriam operar uma semana de trabalho de 4 dias?

Reduzir a semana de trabalho e expandir o tempo de lazer beneficia, sem surpresa, os funcionários de inúmeras maneiras. Uma pesquisa recente da Universidade de Cambridge descobriu que a condensação da semana de trabalho de 40 horas em 32 diminuiu os níveis de estresse em 39% e os casos de esgotamento em 71%, ao mesmo tempo que teve um impacto positivo na qualidade do sono e na saúde física.

Não são apenas os funcionários que deveriam pedir um fim de semana de três dias. Reduzir a semana de trabalho também pode trazer muitos benefícios para as empresas.

Trabalhadores mais felizes e mais descansados ​​têm maior probabilidade de ter um melhor desempenho e de pedir menos faltas por doença, com 95% das empresas que participaram no teste global de quatro dias de semana do Reino Unido vendo a produtividade estabilizar ou crescer durante o piloto e a receita crescer em um média de 35%.

“Nenhum funcionário demitiu-se em quase dois anos, o que é bastante inédito para startups em estágio inicial, que normalmente apresentam taxas de rotatividade mais altas.” – Fundadora da startup de software Super e defensora da semana de trabalho de quatro dias, Lindsay Liu

Devido à sua popularidade retumbante entre os trabalhadores, as empresas que implementam uma semana de trabalho de quatro dias têm maior probabilidade de reter funcionários e atrair os melhores talentos em primeiro lugar , uma vez que ser visto como estando na vanguarda desta tendência progressiva no local de trabalho é uma excelente RP para as organizações. No entanto, semanas de trabalho de quatro dias não são uma solução mágica e não serão propícias a todos os tipos de negócios, como exploraremos a seguir.

1. Verifique se uma semana de trabalho de 4 dias é adequada para o seu negócio

A dura realidade é que uma semana de trabalho de quatro dias não funciona para todas as empresas. Antes de começar a implementar seu piloto, você precisa estabelecer se reduzir o horário de trabalho é realmente realista para o seu negócio.

Para setores que fornecem suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, como transporte e saúde, os acordos não serão adequados por razões óbvias. Negócios de hotelaria, como lojas de varejo, restaurantes e bares, também tendem a obedecer a horários mais tradicionais para atender às demandas dos consumidores.

“A semana de trabalho de quatro dias funciona? Sim. Mas não para todos. Algumas empresas em alguns setores simplesmente não conseguem. Você tem que estar preparado para os desafios. Isso adiciona um nível de complexidade do qual você deve estar ciente.” – Cat Goulbourne, Gerente de RH e Recrutamento da SEOMG!

As grandes organizações também podem ser prejudicadas por desafios burocráticos e pela escala e complexidade do projeto. No entanto, de acordo com um inquérito realizado pela revista de acesso aberto Open Access Government, 22% dos trabalhadores do Reino Unido alegaram que estavam simplesmente demasiado ocupados para condensar a sua carga de trabalho em quatro dias de oito horas, enquanto outros tinham demasiadas reuniões na sua agenda.

Com esses obstáculos em mente, antes de seguir em frente, pode ser uma boa ideia se perguntar o seguinte:

1. Sua força de trabalho tem um histórico de atingir metas consistentemente sob pressão?
2. Todas as funções na sua empresa podem ser flexíveis?
3. A sua empresa é capaz de lidar com uma gestão complicada de tempo e pessoas?
4. Você consegue reduzir a quantidade ou duração das reuniões de equipe?
5. Sua empresa conseguirá reduzir o horário de trabalho e ao mesmo tempo atender às expectativas dos clientes?

Se a resposta para a maioria dessas perguntas for não, é provável que sua empresa ainda não esteja pronta para reduzir a semana de trabalho. De qualquer forma, comunicaríamos essa escolha à sua força de trabalho, sendo o mais transparentes possível sobre o seu processo de tomada de decisão. Se a maioria das suas respostas foram afirmativas, passe para a próxima dica.

2. Defina os objetivos do seu negócio

Você acha que está preparado para uma semana de trabalho de quatro dias? Parabéns! Agora você precisa decidir o que deseja obter com o acordo.

A maioria das empresas que conseguiram reduzir o horário de trabalho o fizeram com objetivos específicos em mente. Qualquer que seja o significado de “sucesso” para o seu negócio – seja felicidade, produtividade ou retenção de pessoal – seus objetivos devem estar alinhados com essas prioridades.

“Defina as metas e objetivos do período experimental. Seu objetivo é melhorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, aumentar a produtividade ou reduzir custos operacionais?” – Eric Sornoso, CEO do serviço de entrega de comida Mealfan.

O resto da sua estratégia dependerá desses objetivos, portanto, certifique-se de usar metas SMART baseadas no tempo, específicas e mensuráveis. Também não os crie no vácuo. Estabeleça um diálogo aberto com todos os níveis da sua empresa para obter um consenso sobre os resultados desejados, preferências de horário e níveis de comprometimento.

3. Faça considerações práticas e legais

Lançar uma semana de trabalho de quatro dias pode ser emocionante, mas você precisa seguir todas as verificações e equilíbrios antes de mergulhar. Isso inclui fazer um balanço das funções em sua empresa e garantir que cada uma delas seja adequada para uma semana condensada. Se determinados trabalhadores lidarem com cargas de trabalho mais pesadas, as funções terão de ser redesenhadas para garantir que o piloto seja acessível a todos.

Se você emprega funcionários de meio período, precisará descobrir como essa transição funcionará para eles também. Existem dois caminhos principais que você pode seguir: reduzir as horas trabalhadas em uma semana em 20% para se alinhar com a redução para aqueles que trabalham em período integral, ou aumentar seu salário proporcionalmente. As mudanças com as quais você concorda agora provavelmente terão implicações de longo prazo para o trabalhador e para seus resultados financeiros, portanto, certifique-se de que sejam devidamente consideradas.

“As organizações não devem estar menos atentas às obrigações legais durante uma semana de trabalho de quatro dias em comparação com acordos de agendamento mais típicos. As leis salariais e horárias ainda se aplicarão a uma semana de trabalho de quatro dias.” – Robert Bird, professor de direito empresarial da Universidade de Connecticut

Os empregadores também precisarão garantir que cumpram as leis trabalhistas locais e federais. Políticas como horas extras, folga remunerada e dias de férias provavelmente serão afetadas pela mudança, portanto, pode ser aconselhável consultar um advogado trabalhista antes de definir qualquer coisa.

4. Combine um cronograma semanal de trabalho de 4 dias

Não há maneira certa ou errada de mudar para uma semana de trabalho de quatro dias. Quando se trata de traçar seu cronograma, isso realmente depende das necessidades exclusivas do seu negócio e das preferências de seus funcionários. Com isso em mente, aqui estão alguns horários de trabalho populares de quatro dias a serem considerados:

1. Não há sextas ou segundas-feiras

Como o maior apelo do horário reduzido de trabalho são os fins de semana prolongados, a maioria das empresas opta por retirar as sextas ou segundas-feiras do horário de trabalho. Escolher um dia para todos garante o funcionamento do mesmo horário principal. No entanto, não oferece flexibilidade aos funcionários nem se presta bem a indústrias que fornecem bens ou serviços de forma contínua.

2. Dias de folga flexíveis

Se for favorável ao seu negócio, também pode valer a pena considerar a implementação de um cronograma flexível. Horários flexíveis de 4 dias permitem que os trabalhadores tirem folga quando for melhor para eles. Isso pode incluir horários de início escalonados, horários de término antecipados, bem como os típicos quatro dias de trabalho e um dia de folga.

“Estabeleça expectativas para determinados horários em que todos devem estar disponíveis e conceda autonomia para o restante do tempo. Isso ajudará a garantir que todos estejam na mesma página, ao mesmo tempo que permite flexibilidade.” – Jack, gerente de RH da ExpenseOnDemend

3. O modelo 4-10

Por fim, se compactar as horas trabalhadas não é uma opção para o seu negócio, mas você ainda deseja se beneficiar de um fim de semana de três dias, uma semana de trabalho de 4 a 10 dias pode funcionar melhor para você.

Ideal para empresas com cargas de trabalho mais pesadas, o modelo 4-10 refere-se a trabalhar 10 horas por dia, quatro dias por semana. É uma maneira sólida de experimentar a semana de quatro dias sem arriscar sacrificar as horas trabalhadas. No entanto, observe que, com as taxas de produtividade caindo normalmente após a oitava hora do dia de trabalho e alguns estados aplicando leis de horas extras diárias, isso definitivamente não será adequado para todos.

Depois de concordar com seu cronograma, você precisará comunicá-lo à sua equipe e aos clientes externos e partes interessadas. Certifique-se de fazer isso com pelo menos um mês de antecedência para evitar qualquer confusão ou conflito de agendamento.

5. Lance seu piloto de semana de trabalho de 4 dias

Você fez o trabalho duro e tomou decisões difíceis. Agora você precisa lançar seu piloto de quatro dias.

Para dar ao seu teste a melhor chance possível de sucesso, você precisará aprender como gerenciar as horas restantes de maneira eficaz. Para muitas empresas, isto significará avaliar o valor das reuniões e reduzi-las, se necessário. Estabelecer “dias sem reuniões” também é uma ótima maneira de permitir períodos de trabalho profundo e ininterrupto.

Quando você escolhe lançar seu piloto também é importante. Optar por um horário mais tranquilo tira um pouco da pressão dos funcionários, como nos disse John Lin, proprietário da JB Motor Works, com sede na Filadélfia. Ao implementar recentemente o piloto de quatro dias para o seu negócio, Lin escolheu um período lento no seu ciclo de negócios. “ Isso ajudou a avaliar o impacto sem muito risco”, explicou Lin.

Também é importante lembrar que, sem dúvida, surgirão problemas ao longo deste período e que isso é completamente normal. Abordar essas questões à medida que elas acontecem e aprender com elas ajudará a fortalecer seu plano antes que ele seja implementado de verdade.

6. Avalie o sucesso do seu piloto

Depois que sua semana de trabalho piloto de quatro dias terminar, você precisará avaliar seus resultados.

Para fazer isso, você precisará comparar os dados coletados durante o piloto e compará-los com os dados de uma semana de trabalho típica de quatro dias. Essas informações o ajudarão a ver o sucesso do seu piloto em atingir seus objetivos originais.

Além das métricas quantitativas que medem o impacto do piloto na produtividade e nas margens de lucro, também é importante reunir conclusões qualitativas dos funcionários. Isto pode ser obtido através de pesquisas de feedback e entrevistas pessoais e irá ajudá-lo a avaliar o sucesso do ensaio como um todo.

Como nos diz John Lin: “A melhor forma de avaliar o sucesso do ensaio é multifacetada”.

“Ele não depende apenas de métricas de produtividade, como o número de carros atendidos, mas também do moral da equipe, das taxas de retenção e dos níveis de satisfação do cliente. É um processo qualitativo e quantitativo que exige diálogo aberto e regular com a equipe”. – John Lin, proprietário da JB Motor Works, com sede na Filadélfia

7. Coloque em movimento sua semana de trabalho de 4 dias

Se você está satisfeito com os resultados do seu teste, muito bem! É hora de implementar oficialmente sua semana de trabalho de quatro dias.

De cara, você deve comunicar esse sucesso interna e externamente para definir expectativas e preparar todos para os próximos passos. Então você precisa incorporar as práticas de quatro dias na cultura da sua empresa. Isso significa evitar que velhos hábitos se insinuem e abraçar o acordo como parte da imagem da sua empresa.

Este processo não para aqui. Para garantir que essa transição seja bem-sucedida no longo prazo, é essencial coletar feedback dos funcionários por meio de pesquisas, entrevistas pessoais ou grupos focais. Se a sua força de trabalho tiver opiniões fortes sobre a implementação ou precisar de alterações, é importante que os empregadores também ajam rapidamente.

Também é imperativo que os funcionários não deixem a bola cair. Trabalhar quatro dias por semana é um privilégio, e só porque a prova acabou não significa que é hora de tirar o pé do pedal. Em vez de obrigar os funcionários a fazer horas extraordinárias, construir uma cultura de responsabilidade e confiança é uma forma muito mais eficaz de manter a produtividade a longo prazo.

Implementar uma semana de quatro dias não é um trabalho fácil, e os empregadores precisam estar cientes disso antes de levar a ideia a sério. É um processo que requer tentativa e erro contínuos e às vezes pode levar anos para ser aperfeiçoado.

“O resultado final é que implementar uma semana de trabalho de quatro dias não é uma ciência exata, é uma dança que une a dinâmica única do seu negócio com a necessidade de manter ou aumentar a produtividade.” – Wendy Wang, proprietária da empresa F&J Outdoor, semana de trabalho de quatro dias

No entanto, enfrentar estes desafios é um pequeno preço a pagar por uma força de trabalho mais feliz, saudável e produtiva. Com vários estados dos EUA a apoiar testes semanais de trabalho de quatro dias e a prometer apoio às empresas que decidam lançá-los, agora é um momento tão bom como qualquer outro para mergulhar.