Como inserir chips inteligentes variáveis ​​(espaços reservados) no Google Docs

Se você já criou um documento em que usou espaços reservados para texto, apreciará esse recurso do Google Docs. Usando um chip inteligente variável, você pode inserir um espaço reservado, atribuir seu valor e atualizá-lo automaticamente em todo o documento.

Em vez de se preocupar com complementos ou aplicativos de terceiros, você pode melhorar seu fluxo de trabalho ao criar vários tipos de documentos com a funcionalidade Variable Smart Chip.

Observação : até o momento, o chip inteligente variável está disponível para clientes do Google Workspace Business Standard e Plus, Enterprise Standard e Plus, Education Plus e organizações sem fins lucrativos. Felizmente, o Google trará o recurso para contas pessoais do Google em algum momento.

Sobre chips inteligentes variáveis

Conforme mencionado, o Variable Smart Chip é um espaço reservado para texto que você pode inserir em seu documento. Isso é ideal para o texto que você deseja que outra pessoa adicione, como nome ou sobrenome, endereço ou número de telefone. Você também pode usar Variáveis ​​para coisas que precisa adicionar, mas está esperando, como o título do produto, a data ou o endereço do site.

Quer você use Variáveis ​​para si mesmo ou para outra pessoa com quem está compartilhando, elas permitem que você crie seu documento e adicione esses itens posteriormente.

Depois de adicionar uma Variável, você pode atribuir seu valor, o texto, a qualquer momento. Então, cada ponto que você usa a variável no documento é atualizado com esse valor.

Vejamos como inserir e usar variáveis ​​no Google Docs com alguns exemplos.

Como inserir um chip inteligente variável

Para adicionar um chip inteligente variável ao seu documento, siga estas etapas simples.

1. Coloque o cursor onde quiser e, em seguida, siga um destes procedimentos:
2. Selecione Inserir > Chips inteligentes e escolha Variáveis ​​no menu pop-up.
3. Digite o símbolo @ (At) e escolha Variável no menu suspenso.

4. Na pequena janela que aparece, selecione Inserir nova variável .

5. Dê um nome à sua variável na janela pop-up subsequente. Você também pode usar a convenção de nomenclatura padrão, Variável 1, Variável 2 e assim por diante. Selecione Criar .

6. Você verá a Variável com seu nome em seu documento e na barra lateral Variáveis ​​que se abre à direita.

Você pode adicionar mais Variáveis ​​para outros itens ao seu documento da mesma forma. Lembre-se de que as variáveis ​​adicionais devem ser usadas para itens diferentes. Por exemplo, você pode criar uma variável para nome e uma segunda variável para endereço.

Reutilizar um chip inteligente variável

O objetivo da Variável é colocá-la em seu documento onde você precisar dela e atualizá-la com seu valor quando estiver pronto.

Para inserir a mesma Variável em outro local, siga um destes procedimentos:

• Selecione Inserir > Chips inteligentes , escolha Variáveis ​​e escolha o nome da variável na lista pop-up.
• Digite o símbolo @ (at), escolha Variável e escolha o nome da variável na lista pop-up.
• Abra a barra lateral Variáveis, passe o mouse sobre a variável que deseja usar e selecione Inserir .

Atribuir um valor a uma variável

Depois de adicionar uma Variável ao seu documento, você pode atribuir seu valor a qualquer momento. O valor é o texto que você deseja usar. Você pode fazer isso na própria Variável ou na barra lateral.

Adicionar texto usando a variável

Para atribuir um valor à variável no local, selecione a variável e insira o texto que deseja usar. Isso salva automaticamente o valor dessa Variável.

Adicionar texto usando a barra lateral

Para atribuir um valor na barra lateral Variáveis, selecione a Variável e use o ícone Abrir na barra lateral na barra de ferramentas que aparece ou vá para Ferramentas > Variáveis ​​no menu.

Selecione Nenhum valor abaixo do nome da variável. Você verá a variável em seu documento vazia e pronta para inserir o texto. Depois de fazer isso, use Enter ou Return para salvá-lo.

Depois de atribuir um valor à sua variável, você verá essa atualização em todos os locais em que colocar a variável em seu documento, que é a intenção do Smart Chip.

Renomear uma Variável

Como os nomes padrão para Variáveis ​​não são óbvios, você pode querer dar a eles nomes mais significativos. Isso é especialmente útil se você criar várias variáveis ​​para seu documento.

Abra a barra lateral Variáveis, passe o cursor sobre a variável que deseja renomear e selecione o ícone Editar nome (lápis).

Quando o pop-up de renomeação aparecer, dê um novo nome a ele e selecione Salvar .

Você verá o nome atualizado na barra lateral, lista de variáveis ​​a serem inseridas e dentro da própria variável até atribuir seu valor.

Remover uma Variável

Se você decidir que não deseja mais usar uma Variável, poderá excluí-la. Lembre-se de que isso removerá a variável e seu valor, se atribuído, de todos os locais do documento.

Abra a barra lateral Variáveis, passe o cursor sobre a variável que deseja remover e selecione o ícone Excluir definição de variável (lixeira).

No pop-up de confirmação, selecione Excluir para remover a variável.

Usos de exemplo para variáveis ​​no Google Docs

Se você está se perguntando como usar variáveis ​​para seus próprios propósitos, temos alguns exemplos.

Cópia de Marketing

Aqui, estamos criando um documento para o novo produto de nosso cliente. Ainda não temos o nome do produto ou o endereço do site, então inserimos Variáveis ​​para esses dois itens. Com a barra lateral Variáveis ​​aberta, você pode vê-las com bordas azuis em todo o texto.

Depois que nosso cliente nos fornece esses detalhes, simplesmente atribuímos os valores às variáveis ​​e nosso documento é atualizado automaticamente. Essas variáveis ​​exibem o texto e as bordas cinzas.

Ao fechar a barra lateral Variáveis, você notará que essas variáveis ​​se parecem com o restante do texto, sem bordas.

Documentos Compartilhados

Neste próximo exemplo, temos um documento que queremos que outra pessoa preencha com seus detalhes. Configuramos variáveis ​​para nome, sobrenome, endereço, número de telefone e data.

Quando compartilhamos o documento, o destinatário simplesmente seleciona cada Variável e insere suas informações. As Variáveis ​​que são usadas mais de uma vez são atualizadas automaticamente.

Temos então nosso documento completo onde as Variáveis ​​aparecem como qualquer outro texto.

Observação : Se você compartilhar um documento usando Variáveis ​​com mais de uma pessoa, os valores atribuídos serão atualizados a cada alteração. Para evitar isso, você pode pedir a cada um de seus destinatários que faça uma cópia para suas alterações.

Economize tempo, minimize erros e organize

O Google introduziu vários novos chips inteligentes no ano passado, desde a introdução do recurso Smart Canvas. Você pode adicionar um evento de calendário usando um chip de data, vincular a um nome de arquivo com o chip de arquivo e incluir detalhes de contato com o chip de pessoas.

Agora, você pode economizar tempo digitando o mesmo texto repetidamente, bem como reduzir o risco de erros de digitação e organizar seu documento usando o Variable Smart Chip no Google Docs. Lembre-se desse recurso útil para o seu próximo documento.

Para obter mais maneiras de economizar tempo nos aplicativos do Google, veja como usar uma lista suspensa no Planilhas Google.