Como manter seus documentos seguros e organizados

O melhor da tecnologia é que ela facilitou muito o trabalho. Você pode sentar em sua mesa por algumas horas e passar por muito trabalho. A única desvantagem disso é que você tende a gerar centenas de documentos por mês. Isso se traduz em milhares de documentos por ano, alguns dos quais são extremamente importantes, outros não são tão vitais.

Consequentemente, você está em uma posição em que precisa encontrar maneiras de armazenar todos esses documentos. Eles precisam permanecer seguros, mas ser fáceis de acessar. Também ajuda se você mantê-los o mais organizados possível, o que torna muito mais simples encontrar informações.

Felizmente, vivemos na era da tecnologia, onde há muitas soluções possíveis para esse enigma. Se você deseja manter seus documentos seguros e organizados, aqui estão algumas ideias:

Armazenamento de área de trabalho criptografado

A primeira ideia é usar o sistema de armazenamento fornecido pelo seu computador. Todo computador tem armazenamento interno na forma de um disco rígido ou um SSD. A vantagem de armazenar seus documentos aqui é que eles são rápidos e fáceis de acessar. Basta inicializar o computador e usar o aplicativo gerenciador de arquivos para obter o que você precisa. Você pode criar pastas separadas para documentos específicos, o que ajuda muito na organização das coisas.

A desvantagem dessa opção é que provavelmente é uma das menos seguras em termos de proteção de seus documentos. No entanto, há uma maneira inteligente de adicionar proteção extra criptografando seus arquivos. Adicionar criptografia significa que seus dados não podem ser acessados ​​ou lidos, a menos que você tenha dado a alguém autoridade para fazê-lo. É um processo bastante simples e impede que qualquer pessoa faça login em seu computador e acesse seus arquivos. Se você tem filhos ou compartilha um computador com outra pessoa, essa é uma preocupação genuína.

Dispositivos de armazenamento portáteis

Uma desvantagem importante do armazenamento de desktop é que você não pode levá-lo a lugar nenhum. Todos os seus documentos permanecem em um dispositivo e só podem ser acessados ​​quando você estiver conectado a esse dispositivo. Isso representa um problema se você não tiver seu computador à mão. Por exemplo, você pode ter uma reunião com alguém, mas não pode trazer seu computador desktop. Portanto, todos os documentos que você deseja enviar estão presos.

Os dispositivos de armazenamento portáteis oferecem uma solução para esse problema específico. Você pode usar pen drives, discos rígidos portáteis ou até mesmo cartões de memória. A partir daqui, você pode mover documentos para esses dispositivos e armazená-los com segurança. Certifique-se de sempre manter seu computador conectado a uma fonte de energia ao salvar documentos em um dispositivo portátil. Por quê? Porque você pode corromper os dados se o seu PC desligar repentinamente. Novamente, você também pode criptografar os dados em seus dispositivos portáteis para oferecer segurança extra. Ou você pode dar um passo adiante e proteger seu dispositivo com uma senha.

No geral, os benefícios dos dispositivos de armazenamento portáteis são que eles oferecem a mesma segurança e organização do armazenamento de desktop, mas você pode carregar seus documentos com você. A única desvantagem é que você pode facilmente perder documentos vitais se perder seu dispositivo de armazenamento. É por isso que é sempre importante manter seus documentos em mais de uma plataforma de armazenamento.

Servidor Físico

Imagem: Unsplash

Em seguida, você pode salvar seus documentos em um servidor físico. Agora, essa opção geralmente é reservada para empresas com uma sala de servidores. Em essência, você tem um servidor real em seu escritório, ao qual todos os computadores estão conectados. Em vez de salvar documentos em cada dispositivo, eles são salvos no servidor. Dessa forma, outras pessoas no escritório podem acessar os documentos, se necessário. Isso pode realmente ajudar com problemas de produtividade, pois você não precisa perder tempo procurando um documento, enviando-o para alguém e assim por diante.

Essa é considerada uma das opções mais seguras, pois os servidores têm recursos de segurança muito melhores do que um computador desktop ou dispositivo portátil. Ele também permite que você use computadores diferentes e ainda tenha acesso a todos os seus documentos. A desvantagem óbvia é o custo de comprar e configurar um servidor.

Armazenamento na núvem

O armazenamento em nuvem talvez seja a opção de armazenamento mais segura e completa. Em vez de armazenar seus documentos em um servidor físico, você os armazena em um virtual. A grande vantagem disso é que você pode acessar os documentos de qualquer dispositivo, não importa em que lugar do mundo você esteja. Contanto que você tenha uma conexão com a Internet e a autorização para acessar os dados, você pode obtê-los. É incrivelmente útil se você estiver sempre em movimento ou usar vários dispositivos ao trabalhar.

O armazenamento em nuvem também pode ser muito mais específico para o indivíduo. Com um disco rígido portátil, você sempre obtém o mesmo tipo de coisa. É um dispositivo que permite armazenar documentos nele. O armazenamento em nuvem pode ser facilmente personalizado para atender pessoas ou empresas específicas. Isso significa que você pode ter um sistema de gerenciamento de documentos de escritório de advocacia na nuvem, ou um sistema projetado para agências de marketing ou até mesmo um para empresas de saúde. A camada adicional de personalização torna muito mais fácil organizar arquivos e manter as coisas seguras. Certos setores têm requisitos específicos para segurança e proteção de dados. Assim, uma plataforma de nuvem personalizada pode garantir que você atenda aos requisitos do seu setor.

Qual é a melhor maneira de armazenar documentos?

Depois de analisar as diferentes opções, fica claro que a melhor abordagem é uma combinação de métodos. Você deve sempre fazer backup de seus documentos armazenando-os em locais diferentes. Isso pode significar que você tem alguns salvos em sua área de trabalho, mas eles também são armazenados em backup na nuvem. De certa forma, isso torna seus documentos mais seguros, pois você minimiza o risco de perdê-los. Nesse cenário, se seu computador quebrar e você perder todos os seus documentos, eles ainda existirão na nuvem.

Como você pode organizar seus documentos?

Então, você já viu como guardar seus documentos, agora que tal organizá-los? Um ponto-chave já foi abordado: pastas.

Independentemente do método de armazenamento escolhido, certifique-se de criar pastas para documentos diferentes. Esta é a maneira mais fácil de manter as coisas irrelevantes separadas umas das outras. Por exemplo, tenha uma pasta para documentos financeiros e outra para notas. Se você precisar encontrar um extrato bancário, pode ir direto para a pasta de documentos financeiros em vez de vasculhar todas as suas notas.

A segunda dica é ter cuidado ao nomear seus documentos. Não dê apenas um nome antigo, certifique-se de rotulá-los corretamente. Dessa forma, você pode pesquisar documentos com facilidade. Em vez de rolar individualmente pela pasta, você pode usar uma função de pesquisa e inserir algumas palavras-chave. Voltando ao exemplo anterior, um extrato bancário pode ter um nome aleatório quando você o baixa. Mas, se você o nomear 'BankStatementJune2020', poderá procurá-lo. Basta digitar 'extrato bancário junho' e será um dos únicos resultados que você verá. Em vez de esta busca demorar alguns minutos, levou segundos!

Com essa nota, você chegou ao final deste guia. Neste ponto, você deve conhecer as melhores opções para armazenar seus documentos digitais. Agora, é apenas um caso de escolher as opções que funcionam melhor para você. Lembre-se de usar pelo menos dois, para que você possa fazer backup de seus dados. Siga as dicas simples acima para garantir que seus documentos sejam organizados e fáceis de localizar.

Tem alguma opinião sobre isso? Deixe-nos saber abaixo nos comentários ou leve a discussão para o nosso Twitter ou Facebook.

Recomendações dos editores:

• Esta ferramenta AR pode copiar itens do mundo real e colá-los em documentos digitais
• Como converter um PDF para documento do Microsoft Word sem esforço
• Como documentar um design de API
• Veja como tirar o máximo proveito do serviço de armazenamento e compartilhamento de documentos Evernote