Como tornar seus processos de back-office suaves como seda

Talvez nunca tenha havido um momento melhor para avaliar e descartar processos e procedimentos desatualizados que prejudicam os negócios. A pandemia do COVID-19 trouxe muitas perdas, mas também permitiu que uma grande variedade de empregadores realizasse uma reinicialização forçada nas operações cotidianas.

Embora a morte iminente do ambiente tradicional de escritório provavelmente tenha sido exagerada, a eliminação de ineficiências deve ser uma prioridade.

Para muitos, isso pode representar um resultado positivo e revitalizador dos negócios. É claro que a tendência em direção à automação está em andamento há décadas. As empresas dependem cada vez mais de tudo, desde software de folha de pagamento até sistemas de gerenciamento de documentos para lidar com tarefas de rotina. Este ano, porém, o aumento do trabalho remoto provocado pela pandemia oferece uma chance de trazer à tona obstáculos desnecessários à produtividade.

Ao avaliar como seus processos de back-office ajudam ou atrapalham seus clientes, funcionários e gerenciamento, tome cuidado para agir com calma. Muitas pessoas perderam seus empregos no ano passado, e muitos que não perderam temiam que isso acontecesse. À medida que você procura agilizar os procedimentos administrativos, esforce-se para garantir aos funcionários que ainda haverá muito trabalho a fazer. Seu objetivo é reduzir o trabalho penoso para que sua equipe possa cuidar de tarefas mais importantes.

Ao refletir sobre maneiras de ajudar seus funcionários a realizar o trabalho de maior valor, considere estas cinco maneiras de melhorar os processos administrativos:

1. Elimine a perseguição de papel

Depois que milhões de funcionários deixaram os escritórios e começaram a trabalhar em casa, coletar as assinaturas necessárias tornou-se cada vez mais difícil. A incapacidade de caminhar até um escritório adjacente para uma aprovação de rotina destacou uma ineficiência operacional que pode ter sido ocultada por anos. Acrescente os clientes preocupados com vírus que estavam relutantes em entrar em qualquer local de negócios, e a necessidade de modernização tornou-se urgente.

Felizmente, existem várias soluções seguras de assinatura eletrônica que sua empresa pode implementar rapidamente. Alguns dos serviços mais populares incluem DocuSign, PandaDoc, SignEasy, HelloSign e Secured Signing. Os custos e recursos de tais ofertas variam, mas todos podem ser confiáveis ​​para manter os materiais confidenciais seguros. Ao precificar pacotes, compare o custo com as despesas (e atrasos) que sua empresa acumula ao transportar papelada pela cidade.

2. Acelere o processo de contratação

Vários fatores podem contribuir para um processo de contratação ineficiente. Alguns dos mais comuns incluem postar descrições de cargos mal escritas, entrevistar muitos candidatos e demorar muito para tomar uma decisão. Os membros da equipe designados para participar de várias entrevistas longas não podem usar esse tempo para fazer seu trabalho principal.

CareerBuilder, Monster e outros sites de busca de emprego agora oferecem serviços de busca direcionados que correspondem a descrições de trabalho bem escritas e palavras-chave apenas para perfis de usuários qualificados. Candidatos não qualificados podem ser bloqueados ou filtrados. Ao investir em um processo de pesquisa que seleciona candidatos de acordo com suas necessidades, sua empresa pode atrair um grupo de candidatos de maior qualidade.

Muitas vezes, a melhor pessoa para o trabalho que você espera preencher nem está procurando trabalho. Ao usar uma campanha direcionada, você pode notificá-los, possivelmente despertando interesse. A segmentação dos candidatos certos - estejam eles pesquisando ou não - facilitará consideravelmente seus processos de RH.

3. Reduza seu estoque à medida que aumenta as vendas

O comércio eletrônico continua a crescer exponencialmente, mas há fortes evidências de que sempre haverá um lugar para o varejo físico também. Os varejistas só precisam ter certeza de que estão estocando as coisas que as pessoas querem.

Como varejista, o estoque não utilizado representa um golpe duplo. Você não está apenas pagando por um produto que está acumulando poeira em uma tela, mas também está pagando pelo espaço onde a tela fica. Quer a sua mercadoria não vendida esteja na área de vendas ou no armazém, está custando dinheiro.

À medida que os compradores retornam às lojas pós-pandemia, certifique-se de oferecer os produtos que procuram investindo em software de previsão de estoque. Pacotes como QuickBooks Desktop Enterprise, NetSuite, Fishbowl e Shopventory permitirão que você fique por dentro das tendências de compra. Eles podem ajudá-lo a gerenciar o que você já tem em estoque e fazer recomendações de compras futuras com base nas vendas reais.

4. Automatize o agendamento

Se o seu negócio depende do agendamento de compromissos, você provavelmente já sabe quanto tempo e aborrecimento isso envolve. Você precisa encontrar horários de compromisso mutuamente aceitáveis, confirmá-los com antecedência e reagendar se surgirem conflitos. Os melhores compromissos são aqueles que o cliente marca por conta própria, sem ocupar o tempo do pessoal do escritório.

Hoje, vários pacotes de software de calendário podem ajudar a reduzir sua porcentagem de compromissos perdidos. Alguns dos melhores incluem Calendar, Setmore, Google Calendar e Acuity.

Dependendo das necessidades da sua empresa, um aplicativo pode ser configurado para enviar um e-mail a um cliente com alguns horários disponíveis. Clicar em qualquer um deles envia uma confirmação para sua empresa e reserva automaticamente esse horário. Os alertas podem ser adaptados às necessidades do seu negócio e enviados por e-mail ou mensagem de texto. Marcar compromissos automaticamente é uma vantagem para todos que libera tempo para sua equipe e seus clientes.

5. Pare de salvar arquivos em computadores individuais

As soluções de computação baseadas em nuvem praticamente eliminaram a necessidade de armazenar arquivos em um servidor local ou, pior ainda, na área de trabalho de um funcionário individual. Se você já jogou o jogo enlouquecedor de “Quem tem o arquivo?” minutos antes de uma apresentação importante, você sabe como isso pode ser caro. À medida que mais funcionários mudam para o trabalho remoto, agora é a hora de colocar o kibosh em salvar arquivos em máquinas locais.

Facilite a transição de seus funcionários para o armazenamento somente na nuvem selecionando a solução que melhor se adapta às especificidades do seu negócio. As opções populares incluem Google Docs, Microsoft OneDrive e Apple iCloud. Qualquer mudança bem-sucedida da funcionalidade de desktop para uma solução baseada em nuvem começará com uma avaliação completa das necessidades. Se você perder algum critério necessário, a equipe será rápida em desenvolver soluções alternativas que anulem o propósito de acesso compartilhado a arquivos importantes.

Vá além e faça a transição para uma Plataforma Integrada como Serviço, ou IPaaS. Um IPaaS trabalha para promover a comunicação entre seus diferentes sistemas de negócios, economizando o tempo de seus funcionários, mantendo todas as suas informações e dados ao seu alcance.

Veja as coisas familiares com uma nova perspectiva

Seu maior inimigo ao tentar atualizar seus processos provavelmente serão seus próprios pressupostos arraigados do tipo “sempre fizemos assim”. Seu maior aliado em qualquer esforço para simplificar os processos de back-office pode ser um novo conjunto de olhos não influenciados por seus sucessos ou fracassos passados.

Funcionários, clientes e fornecedores têm interesse na sua empresa, e isso é bom. Ao buscar mudanças significativas, no entanto, considere adicionar pelo menos uma parte desinteressada altamente qualificada à equação. Esforce-se para ficar aberto a quaisquer perguntas que comecem com “Por quê?”