Como armazenar dados de pequenas empresas da maneira certa

O armazenamento de dados é um aspecto crucial da administração de uma pequena empresa. Todos os proprietários de pequenas empresas sabem sobre os perigos das violações de dados.

Então, o que você faz? Como exatamente o proprietário de uma pequena empresa protege seus dados de pequenas empresas?

A melhor maneira é encontrar uma solução de armazenamento de dados eficaz. Você quer um lugar para armazenar seus arquivos que você possa acessar de qualquer lugar. Você deseja um serviço que possa fornecer segurança para seus arquivos.

O guia para armazenar dados de pequenas empresas

A primeira coisa que você deve fazer é saber mais sobre backup e recuperação de dados. Depois de ter uma solução para recuperação de dados de pequenas empresas, agora você pode encontrar as melhores opções para armazenar dados.

Aqui está o que você deve considerar:

Imagem: Know Techie

1. Disco rígido externo

O primeiro passo é investir em um disco rígido externo para todos os seus funcionários. Você deve exigir que seus funcionários façam backup de seus arquivos neste disco rígido. Este disco rígido externo deve permanecer na mesa de um funcionário. Você pode investir em um disco rígido que pode variar de 4 terabytes a 6 terabytes a um preço acessível.

Peça aos seus funcionários que forneçam uma confirmação regular de quando fizeram o último backup de seus arquivos neste disco rígido externo. O disco rígido externo também deve ser protegido por senha. Isso garante que os arquivos não possam ser acessados ​​se o disco rígido for roubado ou perdido.

2. Unidade flash USB

Você também deve investir em uma unidade flash USB para cada funcionário. Como os flash drives podem armazenar uma quantidade menor de dados, seus funcionários devem usá-los para armazenar dados urgentes que não podem ser substituídos ou replicados.

Novamente, a unidade flash USB também deve ser protegida por senha e armazenada no escritório. A senha da unidade flash deve ser conhecida apenas pelo funcionário individual e por qualquer administrador ou supervisor.

3. Armazenamento tradicional

Embora possam parecer antiquados, ainda há um lugar para armazenar seus dados em CDs e DVDs. Se seus computadores têm a possibilidade de usar CDs/DVDs, você pode querer armazenar alguns arquivos em CDs/DVDs.

Você pode usar CDs/DVDs da mesma maneira que usaria uma unidade flash USB. Use-os para armazenar arquivos urgentes que não podem ser facilmente substituídos. Se o seu funcionário tiver que compartilhar um arquivo com outro funcionário, ele poderá usar um CD/DVD como uma forma de armazenamento para compartilhar um arquivo.

4. Aplicativo de monitoramento

Existem aplicativos de monitoramento, como o Prey Project, que podem acessar remotamente um computador. Isso geralmente é feito se um computador for roubado/perdido. Você pode usá-lo para fazer backup imediato de arquivos em um serviço de armazenamento em nuvem.

Então, uma vez que os arquivos são copiados, você pode excluí-los remotamente do computador. Especialmente se sua equipe pode trabalhar remotamente usando laptops, recomendamos que você solicite a instalação de um serviço como o Prey Project.

5. Armazenamento na núvem

Por fim, a última opção é usar o armazenamento em nuvem. Esses arquivos são armazenados em uma nuvem e podem ser acessados ​​remotamente – dentro e fora do escritório.

O armazenamento em nuvem geralmente é gratuito, com espaço de armazenamento adicional disponível por uma taxa de assinatura. Você pode armazenar seus arquivos de dados de negócios em vários serviços de armazenamento em nuvem. Esses serviços também terão maior segurança, dificultando a localização de seus dados por hackers. Você também pode (e deve) proteger seus arquivos com senha.

Alguns serviços de armazenamento em nuvem também permitem criar arquivos como documentos, apresentações e planilhas.

Então, quais opções de armazenamento em nuvem você deve considerar?

Vejamos alguns:

Google Drive

O Google Drive oferece 15 gigabytes de armazenamento de dados gratuitamente. Você pode organizar seus arquivos em pastas diferentes. Você também pode criar documentos, planilhas e apresentações usando o Google Drive.

Você pode atualizar para mais espaço de armazenamento por uma taxa de assinatura. Você pode compartilhar o acesso aos seus arquivos individuais. Por exemplo, você pode dar acesso a um balanço no Google Drive ao seu contador. Você e o contador podem editar esse arquivo a qualquer momento.

Você também pode optar por restringir determinados arquivos para que sejam acessíveis apenas a determinados membros da equipe. Ou você pode deixar alguns arquivos abertos ao público (como um eBook gratuito que sua empresa oferece). Os arquivos do Google Drive podem ser acessados ​​remotamente e podem ser baixados em um computador a qualquer momento.

Caixa

Box é uma opção popular de armazenamento em nuvem para empresas. Este é um serviço pago que oferece uma infinidade de ótimos recursos. Isso inclui criptografia de alto nível para seus arquivos. Também inclui fácil compartilhamento de arquivos entre sua equipe.

Você pode sincronizar seus arquivos offline com sua “caixa”. Você também pode usar o Microsoft Office 365 para criar documentos, planilhas e apresentações. O Box também conta com suporte técnico de alto nível para ajudar sua empresa com armazenamento de dados.

Por apenas $ 10 por mês, você pode ter 100 gigabytes de armazenamento.

Dropbox

Esta é outra opção de armazenamento popular que fornece 2 gigabytes gratuitamente. Você pode atualizar para 5 terabytes por US$ 15 por mês.

O DropBox permite compartilhar arquivos facilmente com sua equipe. Se você tiver algum arquivo que deseja que seus clientes acessem (sem editá-lo), também terá essa opção. O DropBox também permite que você crie arquivos do zero, pois possui um documento nativo, planilha e criador de apresentações.

O DropBox também permite proteger arquivos com senha, dificultando o acesso de hackers.

Microsoft OneDrive

Esta é outra ótima opção para armazenamento em nuvem. Você recebe 5 gigabytes de graça. Você também pode atualizar para 6 terabytes por US$ 9,99 por mês. Esta pode ser uma ótima opção para instalar para cada funcionário individual. Isso pode ser um ótimo complemento para o disco rígido externo que eles mantêm em suas mesas.

O Microsoft OneDrive possui recursos de sincronização cruzada e permite uma pesquisa fácil para encontrar seus arquivos. Há uma infinidade de aplicativos de terceiros que podem funcionar com o serviço de armazenamento em nuvem.

Mantenha seus dados seguros

Agora que você sabe como armazenar os dados de sua pequena empresa, pode garantir que eles sejam sempre mantidos em segurança. Recomendamos usar todas as opções mencionadas neste guia para que você não precise se preocupar com o armazenamento de dados.

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