Como reduzir o inchaço do SaaS para uma abordagem de TI enxuta

O SaaS ganhou popularidade de forma constante ao longo de duas décadas, tornando obsoleto o modelo de licenciamento perpétuo para software para download com seus recursos integrados e baseados em nuvem, aplicáveis ​​a empresas de todos os tamanhos e tipos. No entanto, fornecer visibilidade completa da infraestrutura tecnológica para qualquer empresa pode ser um desafio.

Embora exista uma ferramenta SaaS para quase todos os ativos organizacionais, prometendo melhorar a eficiência do fluxo de trabalho, sem uma estrutura e estrutura de gerenciamento adequadas, repetições, sobreposições desnecessárias e autorização fragmentada podem amplificar o inchaço do software. Mergulhe para compreender a dinâmica por trás do inchaço do SaaS e as estratégias para mitigá-lo, visando uma função de TI mais enxuta e eficiente.

Compreendendo o inchaço do SaaS e seus desafios

O inchaço de software, em sua forma mais simples, ocorre quando parcelas consecutivas de um programa de computador se tornam visivelmente mais lentas, consumindo mais memória, espaço em disco e poder computacional. Em uma era centrada na nuvem, esse problema aumenta, não apenas dentro de um único sistema, mas em toda a empresa, com o aumento dos aplicativos SaaS drenando recursos. Nas estimativas de 2022, 58% das despesas com software de aplicação são alocadas para soluções em nuvem, com previsão de aumento para 66% até 2025. Esta tendência é impulsionada pela facilidade com que as aplicações SaaS podem ser adquiridas, implementadas e utilizadas.

Embora o aumento da eficiência seja uma vantagem, a simplicidade da aquisição de SaaS apresenta vários desafios à TI. Uma prova da proliferação do SaaS é que as unidades de negócios não relacionadas com TI controlam agora mais de metade dos sistemas de uma empresa. Shadow IT geralmente constitui uma parte significativa do portfólio SaaS de uma empresa padrão. Consequentemente, os executivos de TI podem ter dificuldades para regular os gastos com SaaS, incapazes de identificar facilmente oportunidades de redução de custos. As repercussões desta falta de visibilidade e compreensão são imensas para organizações de todos os tamanhos. A pesquisa indica que uma organização média utiliza menos de 50% de suas assinaturas de aplicativos de forma consistente, resultando em desperdício considerável.

Como minimizar o inchaço do SaaS? Dicas práticas para gerentes de TI

É vital reconhecer que o custo de uma ferramenta vai além da taxa de licença, abrangendo custos de treinamento, personalização, interrupção durante a transição para um novo sistema e recursos gerais, os quais podem esgotar os recursos de uma equipe. Portanto, é imperativo reduzir o inchaço do SaaS por meio de etapas como:

1. Realização de auditorias regulares: Os líderes de TI devem realizar auditorias de software de rotina para identificar e avaliar o uso eficaz de todos os aplicativos SaaS em toda a empresa. A coleta de dados sobre a adoção e o uso de software e o feedback dos usuários ajudará a determinar quais ferramentas realmente agregam valor e quais são redundantes ou subutilizadas. Esta avaliação auxilia na tomada de decisões informadas sobre manutenção, redução ou cancelamento de licenças.
2. Compreendendo os padrões de uso: Os gerentes de TI devem fornecer os recursos certos aos grupos de funcionários mais adequados e estabelecer a necessidade real e a frequência de uso dentro desses grupos. Essa abordagem ajuda as empresas a negociar preços de forma mais eficaz.
3. Classificando o inchaço tecnológico com base no risco: Racionalizar o ambiente tecnológico e minimizar o excesso envolve três estágios fundamentais de avaliação de risco: crítico, necessário e de alto potencial.
4. Implementando um processo de autorização de SaaS: para evitar sobrecarga de SaaS, especialmente em equipes maiores ou remotas, implemente um mecanismo de autorização robusto. Certifique-se de que existam etapas e procedimentos simples para registrar aprovações e negações.
5. Realização de revisões regulares e auditorias de fornecedores: avaliar periodicamente os provedores e contratos de SaaS atuais garante que eles estejam alinhados com os requisitos organizacionais, ajudando a identificar o inchaço antes que ele sobrecarregue sua organização.

Por que controlar o inchaço do SaaS é crucial em 2024

À medida que as empresas adoptam a digitalização, as aplicações SaaS não utilizadas surgiram como um problema significativo, uma continuação da era pandémica, que testemunhou a adopção de tecnologia acelerada e muitas vezes não planeada. Quando o inchaço do SaaS ultrapassa um determinado limite, pode levar a gastos desnecessários de TI, maiores riscos de segurança e a possibilidade de dependência do fornecedor.

• Gastos desnecessários com TI : gastos excessivos em aplicativos SaaS podem levar a estouros de orçamento e dificuldades financeiras para uma organização. É essencial considerar o efeito cascata disso no plano de transformação digital e na alocação de recursos da sua organização.
• Aumento dos riscos de segurança : se você não conseguir controlar a proliferação de SaaS, o uso de aplicativos sombra pela sua empresa provavelmente aumentará. Estas aplicações não autorizadas podem não satisfazer as normas de segurança e conformidade da organização, aumentando assim a sua vulnerabilidade a violações de dados.
• Possibilidade de dependência de fornecedor : As organizações frequentemente renovam e vinculam-se a acordos estendidos com fornecedores que, infelizmente, oferecem valor inadequado. Isto torna difícil a transição para uma solução economicamente viável, mesmo que o problema seja identificado.

Em resumo: Reduzindo o inchaço do SaaS

As plataformas SaaS baseadas em nuvem, fundamentais para a maioria das estruturas tecnológicas atuais, oferecem vantagens substanciais em relação ao modelo de software de licença perpétua tradicionalmente aceito. No entanto, sem diligência, você poderá acumular um excesso de licenças, algumas das quais podem ser desnecessárias ou excessivas, acabando até mesmo com um ambiente SaaS repleto de aplicativos sombra e licenças não autorizadas. As cinco etapas discutidas ajudarão a eliminar o excesso de software, tornando seu ambiente de TI mais enxuto, mais eficiente e econômico. Além disso, evitar ativamente a compra de produtos de software inadequados – aqueles sem integrações suficientes, recursos desnecessários ou uma interface de usuário complexa – é crucial para antecipar e evitar que o excesso de SaaS se torne um fardo.

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