Melhore seu fluxo de trabalho contratando um assistente virtual

Na maioria das vezes, você escolhe uma profissão de acordo com dois fatores:

• Potencial de ganhos
• Atividade que você gosta de fazer

O problema com este último é que você entra em um campo para um desafio, para ajudar as pessoas ou para mostrar suas próprias proezas e depois fica desapontado quando descobre a verdade. A verdade é que você gastará 10% do tempo realmente realizando essas tarefas primárias e “desperdiçará” 90% do seu tempo e energia respondendo e-mails, inserindo dados em uma planilha Excel e conduzindo conversas servis.

Bem, se você contratar um assistente, poderá evitar a maior parte disso e ir direto ao ponto. Veja como você pode melhorar seu fluxo de trabalho contratando um assistente virtual.

Gerenciamento de e-mail

Um bom assistente virtual pode cuidar de seus e-mails. Eles podem lê-los e respondê-los. Então, de vez em quando, quando eles encontrarem algo que realmente exija sua atenção, indique-o ou envie-o para você.

O problema com os e-mails é que você precisa verificá-los regularmente. A maior parte não é substantiva, potencialmente até completamente sem importância. Claro, o filtro de spam pode fazer um ótimo trabalho, mas nem tudo que é irrelevante é spam.

A principal coisa a lembrar é que, independentemente do fato de a maior parte disso ser irrelevante, você ainda precisa verificar. O software pode fazer um trabalho relativamente bom, mas não é todo-poderoso . De vez em quando, você precisa de um ser humano de verdade para cuidar disso.

Tenha em mente que a velocidade com que você responde e-mails é extremamente importante para seus esforços de construção de relacionamento. Idealmente, você responderia dentro de uma hora, mas responder dentro de quatro horas ainda é aceitável. O tempo é essencial e, como profissional, é um recurso que sempre falta.

Executando sua programação

Correr com uma agenda apertada é difícil, mas é apenas a ponta do iceberg. No entanto, que tal realmente fazer um cronograma gerenciável?

Claro, uma ferramenta de agendamento pode ajudá-lo com isso. Alguns deles estão até lendo seus chats e, por entenderem o contexto, agendando suas reuniões sem a sua contribuição. No entanto, esta tecnologia ainda é rudimentar e não tão confiável.

Em vez disso, você quer uma pessoa real, um assistente virtual , para cuidar de seus calendários, organizar sua agenda e até mesmo lembrá-lo de reuniões importantes.

Sem falar que ter um assistente para entrar em contato com outros participantes faz você parecer incrivelmente profissional.

Fora isso, um assistente também pode te ajudar a preparar os materiais para essas reuniões com antecedência.

Lembre-se de que ter que fazer isso sozinho consome muito tempo. Não só isso, mas tendemos a “desvirtuar as regras” e a superestimar-nos severamente. Então, quando parece que o cronograma está muito apertado, acrescentamos mais uma ou duas reuniões acreditando que isso não é nada que não possamos dar conta.

Às vezes, alguém de fora é mais objetivo, especialmente quando recebe orientações claras.

Lidando com a pesquisa

Quando se trata de pesquisa empresarial, este é um processo difícil e demorado, mas não é algo que exija um nível incrivelmente alto de competência acadêmica.

Afinal, você não está pedindo ao seu assistente para pesquisar o mais recente medicamento anticâncer em nível molecular ou dividir as coisas no menor componente potencial. Em vez disso, o que você está pedindo é fazer uma pesquisa rudimentar sobre o tema e entregar resultados.

Por exemplo, se você trabalha no setor imobiliário, pode pedir que compilem uma lista de propriedades adequadas. Isso significa que eles examinarão várias listagens locais e anotarão todas as propriedades que atendem aos critérios que você exigiu.

Na maioria das áreas, você pode imaginar pedir aos seus assistentes que façam esse tipo de pesquisa. A diferença nos resultados entre você que faz a pesquisa e outra pessoa que a faz não é tão notável. Não é uma tarefa difícil, apenas consome tempo e esforço.

Em vez de fazer isso sozinho, você pode simplesmente delegar a outra pessoa e se concentrar nas tarefas principais.

Atendimento ao Cliente

Agora, na maioria das áreas, simplesmente terceirizar o atendimento ao cliente não é tão satisfatório. Uma pessoa que liga não quer se conectar com alguém que está apenas levemente associado a uma marca por meio de terceiros.

Conversar com um assistente ainda significa conversar com alguém da empresa. Claro, não são eles que mandam ou alguém que fornece diretamente os serviços de que precisam, mas estão perto o suficiente.

Em primeiro lugar, depois de terem passado tempo suficiente na sua empresa (isto não significa anos e décadas), eles terão uma compreensão bastante decente da maioria dos processos. Mesmo que eles possam responder à mesma quantidade de perguntas que sua página de perguntas frequentes ou um chatbot (ou mesmo que utilizem esses recursos), um assistente virtual ainda é um ser humano real.

É um verdadeiro funcionário, um verdadeiro profissional, encarregado de resolver o seu problema. Isso faz com que seus clientes/consumidores se sintam especiais. Isso faz com que eles se sintam ouvidos e você ganha muitos pontos extras.

Criação e gerenciamento de conteúdo

Agora, quando dizemos criação de conteúdo, a maioria das pessoas imagina imediatamente um white paper com mais de 4.000 palavras repleto de termos técnicos e estudos de caso exclusivos. Mesmo se fosse esse o caso, com ferramentas modernas de assistência à escrita, isso não estaria fora das capacidades de um assistente virtual comum.

No entanto, quando se trata de conteúdo de postagem de blog, conteúdo de canal do YouTube e, especialmente, conteúdo de mídia social, as coisas não são tão complexas ou exigentes. Pense nisso: na maioria das vezes, você precisa cortar um videoclipe com a duração apropriada, adicionar um filtro e escolher a música de fundo apropriada.

Mesmo se você tiver um escritor-colaborador, você ainda pode pedir a um assistente virtual que analise isso e compare o conteúdo com as diretrizes para pôsteres convidados em seu blog. Dessa forma, se houver algo que esteja fora ou fora da norma, eles poderão editá-lo ou apontá-lo.

Embrulhar

O principal a lembrar é que as responsabilidades de um assistente variam muito. Cabe a você decidir e ao assistente concordar com estes termos. Mesmo assim, a pessoa certa na posição de assistente pode tornar sua vida muito mais fácil. Cabe a você fazer um acordo apropriado.