Melhores sistemas IVR acessíveis para pequenas empresas

IVR (Interactive Voice Response) é um recurso do sistema de telefonia VoIP que usa prompts de menu de chamada, caminhos de fluxo de chamada predeterminados, reconhecimento de fala e processamento de linguagem natural para permitir que os clientes direcionem suas próprias chamadas ou resolvam problemas de suporte sem um agente ao vivo.

Os sistemas IVR são especialmente valiosos para pequenas empresas, pois mantêm os custos de comunicação baixos, automatizam processos de negócios rotineiros e otimizam equipes menores.

Os recursos básicos de IVR para pequenas empresas incluem recepcionistas virtuais, distribuição automática de chamadas (ACD), roteamento de chamadas, saudações personalizadas e prompts de menu de conversão de texto em fala, música de espera e scripts de chamada.

Este guia para os melhores sistemas IVR acessíveis para pequenas empresas levará sua equipe para o próximo nível e aumentará a satisfação do cliente no processo.

Melhores sistemas IVR para pequenas empresas

Abaixo, descrevemos os melhores sistemas IVR em nuvem para pequenas empresas:

Agora, vamos dar uma olhada nas 5 principais plataformas IVR para pequenas empresas:

8×8

O 8×8 é uma solução de comunicação empresarial e contact center em nuvem com atendimento automático multinível e recursos IVR incluídos em todos os planos.

A plataforma 8×8 UCaaS, Business Communications, oferece mensagens de voz, vídeo e bate-papo em equipe com recursos básicos de gerenciamento de chamadas e IVR padrão.

O 8×8 XCaaS Contact Center adiciona roteamento omnicanal (voz, mensagens de bate-papo, e-mail, mídia social, SMS) e fornece IVR inteligente, pesquisas pós-chamada automatizadas e análise de fala de alto nível para atender às necessidades avançadas de negócios.

O 8×8 oferece preços combinados para ajudar as pequenas empresas a manter os custos baixos. Isso permite que os administradores escolham quais usuários específicos precisam de acesso a ferramentas IVR avançadas mais caras e quais usuários precisam apenas de recursos básicos de atendimento automático mais acessíveis.

Preços

O 8×8 XCaaS oferece 5 planos baseados em cotações: os planos X2 e X4 para sua ferramenta UCaaS e os planos X6, X7 e X8 para sua solução CCaaS.

• Plano X2: Inclui usuários ilimitados com chamadas de voz ilimitadas para 14 países, atendimento automático multinível, grupos de busca, grupos de toque, encaminhamento de chamadas, transferência de chamadas, filas de chamadas, análise básica de atividade de chamada, transcrição de correio de voz, Conversation IQ com análise de fala disponível como um complemento
• Plano X4: Inclui 8 × 8 Frontdesk para tratamento de chamadas gerenciadas por recepcionista, análise de supervisor, interpolação/monitoramento/sussurro de chamadas
• X6 Plan Voice Contact Center: inclui pesquisas pós-chamada com tecnologia IVR, roteamento baseado em habilidades, espaço de trabalho do agente 8×8, retorno de chamada na fila e na web, relatórios avançados, integrações avançadas de CRM, IVR inteligente (IIVR) disponível como complemento, Complemento 8×8 Secure Pay, complemento Speech Analytics, complemento Auto-Dialer de saída
• X7 Voice and Digital Contact Center: Inclui roteamento omnichannel, chat, e-mail, SMS e canais de comunicação de mídia social, co-navegação de agente/cliente, complemento IIVR, complemento Secure Pay, complemento Speech Analytics, complemento Auto Dialer -sobre
• X8 Advanced Contact Center (Gestão de Qualidade e Análise de Interação): Inclui discador automático (pré-visualização, progressivo, preditivo), inclui gerenciamento de qualidade e análise de fala, IIVR, pagamento seguro 8×8 disponível como complementos

Principais recursos de IVR 8 × 8

IVR 8×8 padrão e ferramentas de atendimento automático permitem que os administradores adicionem/editem mensagens de boas-vindas e scripts de agente, personalizem a fila de chamadas e as regras do grupo de toque e editem os fluxos de chamadas em tempo real por meio de uma interface de arrastar e soltar.

Os principais recursos do sistema de resposta de voz interativa 8 × 8 incluem:

• IVR inteligente (IIVR): apenas complemento pago, o Conversational AI Intelligent Customer Assistant roteia interações usando reconhecimento de fala e NLU, conecta-se com mais de 50 integrações de terceiros para uma experiência personalizada, inclui modelos IVR, permite IVR de saída
• Pesquisa pós-chamada: script personalizado, permite que os clientes respondam à pesquisa imediatamente após a chamada ou recebam uma chamada para atendê-la no futuro, opções multilíngues, conversão de texto em fala, escolha de voz automatizada preferida, adicione tempos limite, adicione resposta classificações/intervalos (1-9) ou especifique apenas respostas sim/não, habilite o prompt automático para que os clientes possam deixar um comentário de voz como resposta
• Gerenciamento de qualidade e análise de fala: métricas IVR pré-construídas e personalizadas exibidas como gráficos interativos, como nuvens de palavras, análise de sentimento, pesquisa por palavra-chave/agente/tipo de interação, ferramenta de visualização da jornada do cliente,
• Roteamento de chamadas: baseado em tempo/baseado em agendamento/baseado no status do agente/agente direto/baseado em habilidades/baseado em ID do chamador/Round Robin estratégias de roteamento de telefonia virtual disponíveis (mais roteamento omnicanal)

do que gostamos

Os destaques do uso de 8 × 8 como um sistema IVR para pequenas empresas incluem:

• O complemento 8×8 Secure Pay compatível com PCI processa automaticamente pagamentos via telefone usando tons de toque DTMF/teclado
• Solução altamente escalável com mix-and-match permite que pequenas empresas evoluam de forma econômica e em seu próprio ritmo
• Integrações e APIs de alto nível disponíveis em todos os planos, além de uma comunidade ativa de desenvolvedores

O que precisa melhorar

Possíveis desvantagens de usar 8 × 8 como um sistema IVR para pequenas empresas incluem:

• Falta de preços transparentes, especialmente porque 8 × 8 anteriormente tornava todos os preços públicos
• Intelligent IVR (IIVR) e 8 × 8 Secure Pay disponíveis apenas como complementos pagos - mesmo no plano mais caro
• Curva de aprendizado extensa e uma interface mais complicada do que a maioria dos funcionários de pequenas empresas estão acostumados

Melhor para

O 8×8 é melhor para equipes que precisam de IVR Conversacional avançado com análise de fala, aprendizado de máquina e recursos NLU que podem automatizar todo o processo de suporte ao cliente – não apenas direcionar os chamadores para o agente ativo correto. Ideal para comércio eletrônico, suporte técnico, etc.

Nextiva

O Nextiva é uma plataforma de comunicações empresariais, call center e contact center com IVR altamente escalável e recursos de atendimento automático. É conhecido por integrações avançadas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana em todos os planos e sua ferramenta de design de fluxo de chamadas organizada e fácil de usar.

O Nextiva Business Communications é o software ideal para a maioria das pequenas empresas, oferecendo ferramentas de colaboração UCaaS, chamadas de voz VoIP, videoconferência e mensagens de texto SMS/MMS.

O Nextiva Contact Center é uma plataforma omnicanal inteligente com envolvimento digital e de voz, automação de fluxo de trabalho de alto nível e otimização da força de trabalho.

Preços

O Nextiva Business Communication oferece três planos pagos de US$ 18/95 a US$ 32,95/usuário/mês, enquanto o Nexiva Contact Center oferece quatro planos baseados em cotações.

• Business Communication Essential Plan (US$ 18,95/usuário/mês): Inclui chamadas ilimitadas nos EUA/Canadá, atendedor automático com música em espera, histórico de chamadas/relatórios de registro, notas de chamadas, 500 contatos compartilhados, apresentação de linha compartilhada, grupo de chamadas, correio de voz para e-mail, equipe presença, 1 número gratuito incluído com 1.500 minutos/mês, videochamadas de 45 minutos com gravação de videochamadas, mensagens de bate-papo da equipe, suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, integrações com MS Outlook e Google Contact, aplicativo móvel
• Plano Profissional de Comunicação Empresarial (US$ 22,95/usuário/mês): Inclui atendedores automáticos de vários níveis, SMS/MMS (1.000 mensagens/usuário/mês), 3.000 minutos gratuitos/mês, chamada em conferência para 40 participantes, Salesforce e CRM/ integrações de helpdesk, correio de voz para SMS
• Business Communication Enterprise Plan (US$ 32.955/usuário/mês): inclui gravação de chamadas, transcrição de correio de voz, chamadas em conferência ilimitadas, 12.500 minutos gratuitos/mês, 2.000 SMS/MMS/usuário/mês, integrações de nível empresarial, incluindo Microsoft Teams, SSO
• Plano Central de Contact Center (baseado em cotação): Contact center somente por voz Inclui gravação de chamadas com entrada IVR, chamadas recebidas e realizadas combinadas, complemento IVA, complemento do conector de CRM, complemento do painel de desempenho
• Plano de Contact Center Premium (baseado em cotação): Contact center Digital+Voice, incluindo comunicação omnicanal via SMS, voz, e-mail e roteamento inteligente de bate-papo, Essentials Quality Management
• Plano Optimum Contact Center (baseado em cotação): Inclui notificações proativas, Enterprise QM, Enterprise WFM,
• Plano Ultimate Contact Center (baseado em cotação): inclui fluxos de trabalho sem código, análise de interação, suíte de automação de fluxo de trabalho

Principais recursos do Nextiva IVR

O serviço Nextiva IVR oferece atendedores automáticos de vários níveis, reconhecimento de voz e processamento de linguagem natural, retornos de chamada automatizados de clientes e distribuição inteligente de chamadas.

Os administradores podem escolher entre round robin, roteamento baseado em habilidades, baseado em lista, horário comercial, mais ocioso e baseado em tempo, entre outros.

Os recursos IVR 8 × 8 mais avançados incluem:

• • Design de fluxo de chamada: crie fluxos de chamada do zero, acesse fluxos salvos, carregue/grave anúncios e saudações de chamadas, adicione roteamento direto ao agente, adicione roteamento de discagem por ramal ou discagem por nome, transfira chamadas de clientes para outra chamada fluxo, toque sequencial/simultâneo, adicionar roteamento de estouro e encaminhamento de chamadas para chamadas recebidas
  • IVR avançado com IA conversacional: autoatendimento do cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, com agentes virtuais inteligentes multilíngues, biometria de voz, Google Cloud e NLU com tecnologia IBM Watson, conversão de texto em fala, prompts abertos, design de fluxo de chamada sem código, pré- modelos de roteamento e fluxo de chamadas criados, integrações de CRM, conformidade com PCI
  • Notificações proativas: interações e notificações de saída proativas em canais digitais e de voz, ideais para lembretes/confirmações de compromissos, mensagens de boas-vindas, marketing, lembretes de renovação/pagamento, alertas de emergência transmitidos com arquivos de texto para fala/áudio, coleta de pesquisas/feedback de clientes

do que gostamos

Os destaques do uso do Nextiva como um sistema IVR para pequenas empresas incluem:

• O repositório de saudação do menu de chamada IVR permite que agentes e administradores alternem instantaneamente mensagens de boas-vindas e outros prompts de voz IVR em tempo real sem desativar o sistema telefônico ou desligar atendentes automatizados (ideal para alterações de agenda, atualizações e alertas de negócios, etc.)
• Oferece fluxos de chamadas internas/roteamento de chamadas via chamada de ramal a ramal
• A ferramenta de design de fluxo de chamadas revisa automaticamente os rascunhos do caminho da chamada e alerta os administradores sobre possíveis problemas antes que um menu de atendimento automático/chamada IVR seja ativado
• Os recursos pop-up de chamada do CRM usam tela pop-up CTI para fornecer aos agentes dados do cliente durante a chamada, como respostas de pesquisas anteriores, valor da conta, pontuação da experiência do cliente e informações sobre a última interação

O que precisa melhorar

Possíveis desvantagens de usar o Nextiva como um sistema IVR para pequenas empresas incluem:

• As notificações proativas de saída estão disponíveis apenas com os planos Optimum e Ultimate Nextiva Contact Center - e a falta de transparência de preços dificulta a estimativa de valor
• As integrações de CRM de alta potência estão disponíveis apenas para usuários corporativos - o plano Nextiva Business Communications mais caro
• A base de conhecimento está desatualizada, é difícil de navegar e contém instruções para várias versões de produtos — um desafio para pequenas empresas e startups que não podem pagar por uma equipe de TI interna

Melhor para

O Nextiva é melhor para pequenas e médias empresas que desejam oferecer aos clientes IVR de saída proativo para automatizar o agendamento/lembretes de compromissos, lembretes de assinatura, pagamento de contas e saldos de contas, atualizações de entrega/voos em tempo real e interações seguras que requerem um PIN. Também é ideal para pequenas empresas que buscam otimizar um número menor de agentes por meio de roteamento e automação inteligentes.

Teclado de discagem

O Dialpad é um software de call center e plataforma de contact center que utiliza IA e automação avançada para otimizar a produtividade do agente e o processo de suporte ao cliente IVR.

Ele oferece atendedores automáticos de vários níveis, treinamento de agente em chamada com tecnologia AI, resumos pós-chamada e opções de roteamento de chamada personalizado em todos os planos.

Sua ferramenta UCaaS de comunicação empresarial é uma excelente oportunidade para pequenas e novas empresas colherem os benefícios da IA ​​pela primeira vez, enquanto seu Contact Center omnicanal avançado aproveita aprendizado de máquina, análise em tempo real e chatbots baseados em IA conversacional.

Todos os usuários podem acessar uma variedade de estratégias de roteamento de chamadas, incluindo ordem fixa, ociosidade mais longa, baseado em habilidades, aleatório e roteamento Round Robin - tudo com encaminhamento remoto de chamadas para dispositivos externos.

Preços

Dialpad Business Communications oferece três planos pagos de US$ 15 a US$ 25/usuário/mês ou mais. O Dialpad AI Contact Center oferece dois planos baseados em cotações.

• Dialpad Business Communications Standard Plan (US$ 15/usuário/mês): inclui atendedor automático multinível, roteamento de chamada personalizado, encaminhamento de chamada, gravação de chamada, pareamento Exec-assistente, troca de chamada, horário de trabalho personalizado, correio de voz visual, 1 número local/ usuário, 3 máx. grupos de toque, mensagens SMS/MMS/grupo, mensagens de equipe com compartilhamento de arquivos, videoconferências para 10 participantes, transcrição alta em tempo real, treinamento de fala ao vivo, conformidade HIPAA, suporte ao cliente 24 horas por dia, 5 dias por semana
• Dialpad Business Communications Standard Plan (US$ 25/usuário/mês): Inclui 25 no máx. grupos de toque, filas de espera, integrações de CRM, suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana
• Dialpad Business Communications Standard Plan (baseado em cotação): grupos de toque ilimitados, SLA
• Plano Dialpad Ai Contact Center Pro (baseado em cotação): Inclui voz omnicanal e engajamento digital, agente virtual de autoatendimento, atendedor automático multinível com música de espera personalizada, 25 no máx. manter filas com enfileiramento automático de chamadas, retorno de chamada na fila, alertas de SLA do gerente, rastreamento de sentimentos, monitoramento/barcação/sussurro de chamadas, transcrições de chamadas, recomendações de agentes ao vivo, treinamento de fala, captura de tela do agente, análises avançadas, transcrições de chamadas, notas pós-chamadas automatizadas , videoconferências, discador de gerenciamento de campanha autoreach, regras de negócios personalizadas,
• Dialpad Ai Contact Center Enterprise Plan (baseado em cotação): Inclui filas de espera ilimitadas com enfileiramento personalizado

Recursos IVR do Teclado de Discagem

O Dialpad oferece um dos mais diversos conjuntos de recursos de IVR e automação dos provedores aqui. Isso inclui noções básicas, como durações de toque personalizadas e opções de fluxo de chamadas de fallback automatizadas, bem como funcionalidades mais avançadas, como agentes virtuais baseados em IA de conversação e ACD.

Os recursos de destaque do Dialpad IVR incluem:

• IVR Analytics: rastreia as opções de menu IVR usadas com mais frequência, análise de sentimento do cliente ao vivo, disposição de chamadas, taxa de chamadas perdidas, rastreamento de tópicos, resumo de chamadas
• Fluxos de trabalho IVR: Nova ferramenta de design de fluxo de chamadas com menu de chamada IVR multilíngue e opções de correio de voz, definir regras de roteamento personalizadas por departamento e horário comercial, gravar saudações personalizadas, configurações avançadas de espera e transferência de chamadas, valores de tempo limite de chamadas e contagens de novas tentativas, ramificação para Submenus IVR
• Ai Assistant: assistência ao agente em tempo real com base no reconhecimento de palavras-chave, transcrição de chamadas ao vivo e aprendizado de máquina, conecta-se a ferramentas de CRM e help desks para fornecer aos agentes scripts instantâneos de suporte ao cliente durante uma chamada ativa
• Agentes virtuais: roteamento inteligente de chamadas com aprendizado de máquina e IA conversacional, deflexão digital para manter mais agentes livres

do que gostamos

Os destaques do uso do Dialpad como um sistema IVR para pequenas empresas incluem:

• Recursos superiores de IA, como treinamento de fala ao vivo, Agent Assist, transcrições de chamadas em tempo real, transcrição de correio de voz e notas pós-chamada reduzem o próprio trabalho pós-atendimento, aumentam as taxas de FCR e automatizam o processo de treinamento de funcionários
• A Ai mede 100% das interações do cliente em todos os canais, fornecendo as pontuações mais precisas de CSAT, NPS e experiência do cliente
• Oferece 100% de tempo de atividade com garantia de SLA, fornecendo a mais alta confiabilidade de qualquer provedor nesta lista

O que precisa melhorar

Possíveis desvantagens de usar o Dialpad como um sistema IVR para pequenas empresas incluem:

• Não oferece o mesmo nível de escalabilidade em comparação com outros provedores desta lista, um desafio para pequenas empresas com um orçamento apertado
• O plano padrão de comunicação empresarial (a opção mais acessível) limita severamente os recursos relacionados ao IVR e ao atendedor automático, não incluindo filas de espera, limitando os administradores a 3 grupos de toque e falta de integração com o CRM
• Os recursos de IA de alto nível podem ser muito complicados para pequenas empresas que provavelmente não terão o tempo necessário para passar pelo treinamento do usuário, pelo processo de configuração de recursos e pela análise diária detalhada e relatórios de desempenho

Melhor para

O Dialpad é melhor para novas pequenas empresas que procuram uma plataforma de IVR e assistente virtual com tecnologia AI que automatize o processo de treinamento do agente , forneça instruções de roteamento personalizadas e específicas do departamento e auxilie na geração de leads e no processo de gerenciamento.

RingCentral MVP

RingCentral MVP é uma plataforma de Comunicações Unificadas que oferece um sistema telefônico comercial, chamadas de vídeo e mensagens de bate-papo em equipe em uma interface fácil de usar. O MVP também inclui recursos básicos de voz IVR e ACD, integrações de CRM para pop-ups em chamadas e análise de voz padrão.

Seu plano de Contact Center adiciona canais de voz e digitais, WFM e gerenciamento de desempenho e, mais importante, conversação AI omnichannel e análise de interação.

Preços

O RingCentral MVP oferece três planos pagos de US$ 20 a US$ 35/usuário/mês. Uma avaliação gratuita de 14 dias está disponível. O RingCentral Contact Center oferece 4 planos baseados em cotações.

• MVP Core Plan (US$ 20/usuário/mês): Inclui atendedor automático de vários níveis e IVR, ramais de 8 dígitos com códigos de site, chamadas ilimitadas nos EUA/Canadá, 100 minutos gratuitos, linhas compartilhadas, gravação de chamadas sob demanda, finalização Criptografia total, fila de chamadas básica, correio de voz visual, SMS empresarial aprimorado (25/usuário/mês), bate-papo em equipe, audioconferência ilimitada, até 100 participantes de videoconferência com transcrições AI Live e AI Meeting Insights, salas de descanso, tela compartilhamento e quadro branco, suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, relatórios de registro de chamadas e monitoramento de QoS, complemento de relatórios ao vivo, complemento RingSense Conversation Intelligence for Sales
• MVP Advanced Plan (US$ 25/usuário/mês): inclui regras e roteamento avançado de chamadas, gravação automática e sob demanda de chamadas, hot desking, 1.000 minutos gratuitos/mês, 100/usuário/mês SMS aprimorado, integrações de CRM
• MVP Ultra Plan (US$ 35/usuário/mês): Inclui Enhanced Business Analytics Suite, compartilhamento ilimitado de arquivos, informações comerciais personalizadas, 10.000 minutos gratuitos/mês, armazenamento ilimitado para arquivos/gravações/mensagens
• Plano Contact Center Essentials (baseado em cotação): Inclui CCaaS somente de voz, IVR, ACD com roteamento baseado em habilidades, designer de interação visual, gravação de chamadas, UCaaS, chamadas de saída e complementos WEM, complementos Conversational AI, integração com CRM add-on, add-on de gerenciamento de feedback, add-on chatbot, add-on AI Coaching
• Plano padrão do Contact Center (baseado em cotação): inclui CCaaS digital e de voz, análise omnicanal, gravação avançada de chamadas
• Plano Contact Center Premium (baseado em cotação): inclui gerenciamento de qualidade e gravação de tela
• Contact Center Ultimate Plan (baseado em cotação): Inclui WFM e ferramentas de gerenciamento de desempenho

Recursos do IVR Central do Chaveiro

O RingCentral oferece todos os recursos IVR padrão e de atendimento automático, com personalização avançada e recursos IVR de vários níveis para equipes com necessidades de design lento mais complexas.

Os principais recursos do RingCentral IVR incluem:

• Editor Visual IVR: interface gráfica com design de fluxo de chamada de arrastar e soltar, verificação automática e alertas de erro, editar/duplicar/excluir menus IVR, personalizar ramais e itens de submenu IVR, IVR com código de cores, adicionar transferências externas, adicionar discagem Diretório -by-Name para menu IVR, definir pressionamentos de tecla genéricos, personalizar idioma
• Regras de atendimento personalizado de recepcionista automático: regras de atendimento condicional com base na identificação do chamador de entrada/saída, data/hora incluindo intervalo de datas específico, regras baseadas em código de área, etc. Pode automatizar anúncios específicos, menu IVR, saudação, caminho de encaminhamento de chamada, transferência de chamada , fila de chamadas, grupo de toque, correio de voz, linha compartilhada, etc.
• Roteamento avançado de chamadas: discagem direta interna (DID), roteamento de horário comercial, roteamento de identificação de chamadas, roteamento prioritário, roteamento baseado em habilidades, roteamento baseado em idioma, etc.
• Outbound CX para Engage Voice: discadores automáticos de saída com queda de correio de voz, IVR, script de agente, gerenciamento de lista, compartilhamento de notas de agente e integração de CRM (Zendesk, Salesforce, etc.), disposição de chamada, treinamento em chamada, etc.

do que gostamos

Os destaques do uso do RingCentral como um sistema IVR para pequenas empresas incluem:

• Todos os planos RingCentral incluem até 250 menus IVR e submenus por conta, ideal para empresas com equipes ou escritórios em vários locais

• Todos os usuários do RingCentral têm acesso a algumas das melhores UCaaS e ferramentas de colaboração no espaço SaaS, incluindo bate-papo em equipe e compartilhamento de arquivos, videochamada com salas de descanso, compartilhamento de tela com controle remoto e insights de reunião de IA
• Suporte ao cliente multicanal 24 horas por dia, 7 dias por semana, uma base de conhecimento on-line altamente detalhada com vários tutoriais em vídeo e webinar sob demanda e um fórum da comunidade ativa tornam o MVP ideal para novos negócios ou pequenas e médias empresas que usam software baseado em nuvem pela primeira vez

O que precisa melhorar

Possíveis desvantagens de usar o RingCentral como um sistema IVR para pequenas empresas incluem:

• O MVP tem análises limitadas em comparação com outros provedores nesta lista, especialmente em relação às interações IVR
• O acesso à sincronização automática de CRM, notas e resumos de interação, pesquisa de tópicos e palavras-chave e pontuação de chamada avançada requer o complemento pago de Inteligência de conversa, que será muito caro para muitas pequenas empresas/startups
• Plataforma rica em recursos pode significar uma curva de aprendizado maior para algumas equipes

Melhor para

O RingCentral é melhor para PMEs remotas/combinadas que procuram recursos básicos de IVR a um preço acessível , em oposição à automação aprimorada por IA de alto nível. Essas equipes podem não ter um volume de chamadas diário especialmente alto, mas têm processos de negócios mais complexos que exigem vários submenus IVR, grupos de toque e estratégias de roteamento de chamadas.

Por que as pequenas empresas devem usar o software IVR

Os benefícios de usar um sistema IVR para sua pequena empresa incluem:

Otimiza uma pequena equipe

O uso da automação para gerenciar processos de negócios rotineiros, mas demorados, como pagamentos de contas, atualizações de contas e problemas básicos de suporte ao cliente, mantém os agentes livres para fazer chamadas de vendas externas, participar de reuniões de negócios e atender clientes de alto valor.

As ferramentas IVR aumentam os níveis de produtividade do call center e as taxas de resolução na primeira chamada graças à entrada automatizada de dados, quedas de correio de voz de saída, uma variedade de estratégias de roteamento e integrações de terceiros.

As plataformas IVR podem exibir instantaneamente dados relevantes da base de conhecimento interno para agentes usando aprendizado de máquina e processamento de linguagem natural. Chega de alternar entre aplicativos, transferir chamadas telefônicas ou manter os clientes em esperas longas enquanto os agentes procuram as informações certas.

Ajuda as pequenas empresas a parecerem mais estabelecidas

Como uma startup ou pequena empresa, pode ser um desafio ganhar a confiança do consumidor com apenas algumas avaliações e depoimentos de clientes.

Ter um sistema IVR ajuda sua empresa a parecer estabelecida , organizada, confiável e, o mais importante de tudo, ocupada.

Você também obterá acesso a outros recursos de VoIP que aumentam a reputação e a produtividade de sua empresa, incluindo um número de telefone comercial local , encaminhamento e transferência de chamadas, correio de voz visual e notificações push automatizadas.

Mantém os custos operacionais baixos

O IVR ajuda a manter os custos operacionais baixos, eliminando a necessidade de contratar agentes adicionais para responder a um aumento nas chamadas de atendimento ao cliente.

Além disso, como o IVR é um recurso de VoIP, as empresas também evitarão os altos custos de hardware e equipamentos do sistema telefônico .

Como o IVR automatiza processos de negócios frustrantes, as pequenas empresas também devem esperar uma redução nas taxas de rotatividade de agentes . Dados os altos custos do processo de contratação e treinamento de funcionários, esse é um ativo incrivelmente valioso.

Manter uma alta taxa de contenção de IVR significa economia adicional de custos, para que sua pequena empresa possa investir em software mais importante, otimizar equipes de suporte e reduzir os tempos de espera.

Melhora a Satisfação do Cliente

Oferecer opções de autoatendimento 24/7/365 por meio da tecnologia IVR é uma das maneiras mais eficazes de melhorar a experiência geral do cliente.

Com o IVR, os clientes podem entrar em contato de acordo com suas próprias agendas, evitar longos tempos de espera e se conectar com o melhor agente disponível – não apenas com o primeiro agente disponível. Isso significa um atendimento mais personalizado , agentes mais preparados e relacionamentos mais fortes com os clientes que levam a indicações e altas taxas de retenção.

Otimize os fluxos de chamadas IVR e mantenha os prompts breves , sempre permitindo que os clientes se conectem a um agente ao vivo quando necessário, oferecendo retornos de chamada automatizados e editando rotineiramente os caminhos das chamadas com base em análises e feedback do cliente.

Como escolher um sistema IVR para pequenas empresas

Considere os fatores abaixo para garantir que você escolha o melhor sistema IVR para sua pequena empresa:

• • Escalabilidade: preços baseados em níveis com complementos e atualizações, incluindo software comercial adicional como CCaaS, UCaaS, webconferência etc.
  • Mobilidade: aplicativos móveis Apple iOS e Android com edição de fluxo de chamadas em movimento, transferência de chamadas, ferramentas de colaboração em equipe e dados do cliente
  • Integrações disponíveis: Simplifique os aplicativos de comunicação e colaboração de negócios de terceiros em uma única interface para acesso instantâneo a pops de chamadas, dados de clientes e muito mais
  • Recursos avançados de IVR: IVR inteligente, pagamentos de IVR, Visual IVR, aprendizado de máquina, reconhecimento de fala, IVR de saída, etc.
  • Segurança e suporte ao cliente: tempo de atividade garantido pelo SLA de no mínimo 99,9%, analise as políticas de retenção de dados, procure conformidade com HIPAA, PCI, GDPR, SOC 2 tipo 2, criptografia de ponta a ponta, suporte ao cliente multicanal com complementos de suporte prioritário , treinamento do usuário, assistência de configuração/instalação
  • Avaliações de usuários e avaliações gratuitas: faça com que os membros da equipe testem o software IVR antes de se comprometer com uma plataforma e leia as avaliações de usuários para descobrir pontos problemáticos comuns do cliente ou problemas de confiabilidade

Perguntas frequentes sobre URA para pequenas empresas

Abaixo, respondemos às principais perguntas frequentes sobre URA para pequenas empresas.