5 principais ferramentas de software para otimizar o fluxo de trabalho do seu negócio em 2024

Como você gerencia o fluxo de trabalho do seu negócio?

Com a concorrência acirrada e as altas demandas dos clientes, as empresas estão se esforçando para alcançar a eficiência ideal para obter uma vantagem competitiva.

Os fluxos de trabalho de negócios são uma série de tarefas individuais que seguem uma sequência necessária para que os processos de negócios sejam concluídos.

Pense nisso como um caminho que as tarefas devem seguir para alcançar seus objetivos de negócios.

Portanto, implementar um sistema para otimizar o fluxo de trabalho agiliza a operação e não apenas aumenta a velocidade e a eficiência, mas também economiza tempo e custos do seu negócio.

De facto, segundo Camunda, 97% dos decisores empresariais concordam que a automatização do fluxo de trabalho é essencial para a transformação digital, enfatizando a importância dos sistemas de gestão de fluxo de trabalho.

Então, quais ferramentas podem ajudá-lo a obter eficiência em seus fluxos de trabalho?

Este artigo discutirá o principal software de fluxo de trabalho de negócios em 2024 para ajudá-lo a automatizar processos e executar seus fluxos de trabalho no piloto automático.

Vamos começar.

1. Software de otimização de transferência

Você opera um negócio de logística?

Se fizer isso, você, mais do que ninguém, entende a importância de as coisas correrem bem.

Sem fluxos de trabalho claros para gerenciar funcionários e máquinas que executam processos diários, você provavelmente lidará com ineficiências, como atrasos e baixa satisfação do cliente.

O tamanho do mercado de automação logística está realmente projetado para crescer de US$ 32,7 bilhões em 2023 para US$ 51,2 bilhões até 2028, mostrando o aumento da demanda por ferramentas de automação.

Muito tempo e custos são gastos no manuseio e monitoramento manual de fluxos de trabalho para garantir que tudo funcione sem problemas . Mesmo assim, isso não garante eficiência, pois os humanos estão sujeitos a erros.

O melhor software de otimização de transbordo fornece uma plataforma centralizada para supervisionar todas as operações. Uma visão de nível superior permite que gerentes e partes interessadas entendam o quadro completo de cada etapa do negócio.

Além disso, essas ferramentas permitem que você crie e execute fluxos de trabalho personalizados que garantem a conclusão oportuna das tarefas, transparência e responsabilidade.

Uma solução de otimização de transbordo no meio de todo o seu software de logística, como ferramentas de gerenciamento de pátio e armazém, garante que o trabalho esteja interligado, com aprovações imediatas e início de tarefas. É como passar o botão de um processo para outro.

A Merchandise Warehouse Company buscava uma solução para otimizar suas operações, eliminando problemas de redundância e fornecendo flexibilidade para atender às demandas dos clientes.

Utilizando o Datex Footprint, sistema de gestão de armazéns, a empresa conseguiu automatizar os processos de cada um de seus clientes e obter maior precisão e produtividade.

2. Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM)

No centro de todo negócio estão os clientes.

Para empresas centradas no cliente, a satisfação e a experiência do cliente são uma prioridade.

No entanto, com as exigências dos clientes em alta, os líderes de atendimento ao cliente são forçados a encontrar novas maneiras de atender a essas demandas e aumentar a satisfação do cliente.

Existe uma ligação evidente entre a má gestão do relacionamento com o cliente e a redução dos lucros.

Na verdade, uma pesquisa da NewVoiceMedia revelou que as empresas dos EUA perdem até 75 mil milhões de dólares por ano devido a más experiências dos clientes, quantificando o custo crescente da má gestão do relacionamento com os clientes.

Os clientes agora desejam comunicação imediata, experiências personalizadas e flexibilidade que só podem ser alcançadas com software de otimização de CRM.

A melhor dessas ferramentas automatiza tarefas redundantes e demoradas, como roteamento de conversas e marketing, liberando tempo para sua equipe de suporte se concentrar em tarefas que agregam valor, como atendimento ao cliente.

Bate-papos ao vivo e chatbots capacitam sua empresa a fornecer respostas rápidas e assistência aos clientes.

Com recursos avançados como IA de conversação, os chatbots podem fornecer contexto para a equipe de suporte e encaminhar conversas para indivíduos qualificados para uma experiência aprimorada.

Além disso, o software CRM automatiza a categorização das conversas usando recursos como tags automáticas para análises criteriosas que podem fornecer uma compreensão profunda das expectativas e experiências do cliente.

Além da automação, o software CRM permite que você aproveite outras vantagens, como uma plataforma de comunicação centralizada que permite que sua equipe responda a todas as solicitações dos clientes em vários canais em uma única plataforma.

Outros recursos notáveis ​​incluem relatórios e análises, rastreamento de SLA e respostas predefinidas, que também são úteis durante a automação.

3. Principais ferramentas de fluxo de trabalho de documentos

Você está lidando com documentos manualmente?

Se estiver, então você deve estar ciente das ineficiências de não ter um sistema sólido de gerenciamento de documentos que permita armazenar, compartilhar e digitalizar todos os seus arquivos comerciais.

Um dos principais gargalos associados à má gestão de documentos são os processos lentos que podem causar atrasos no serviço e na entrega de mercadorias.

Por exemplo, no setor de logística, onde há muita papelada envolvida, o processo de assinatura e aprovação leva muito tempo, o que retarda os tempos de entrega e causa atrasos.

É claro que isso se traduz em baixa satisfação do cliente, o que é ruim para o seu negócio.

Na verdade, a pesquisa da Zendesk descobriu que cerca de três em cada cinco consumidores concordam que um bom atendimento ao cliente é essencial para que sintam lealdade a uma marca.

Estas estatísticas devem mostrar a importância de processos simplificados para melhorar a experiência do cliente.

As principais ferramentas de automação de documentos facilitam os processos de gerenciamento de documentos, desde a coleta até a coleta de assinaturas para aprovação . Com a maioria dos documentos processados ​​no piloto automático, sua empresa pode economizar custos e recursos que podem ser transferidos para outras tarefas importantes e complexas.

De cara, esses softwares de fluxo de trabalho empresarial, em 2024, coletam documentos digitais de diferentes fontes ou digitalizam documentos físicos antes de categorizá-los e integrá-los ao sistema.

A Bayer HealthCare Pharmaceuticals é um player importante na indústria farmacêutica, com milhares de funcionários. Por isso, a elaboração manual de contratos padrão consome muito tempo.

ActiveDocs forneceu uma solução que facilitou processos centrados em documentos envolvendo a criação e revisão de minutas de contrato e foi capaz de agilizar as práticas de revisão e aprovação.

4. Automação

A automação pode alimentar e aumentar a produtividade.

Imagine o tempo que seus funcionários gastam em tarefas redundantes, como pesquisar documentos, responder a consultas repetitivas de clientes e digitalizar arquivos para digitalizá-los.

Bem, isso é muito tempo perdido, o que se traduz em enormes custos operacionais em detrimento de tarefas complexas e importantes.

Na verdade, os funcionários passam cerca de 19 dias úteis todos os anos em tarefas repetitivas, de acordo com um estudo da SnapLogic. Esta é uma indicação clara de quanto tempo é desperdiçado em atividades mundanas em vez de focar no crescimento do negócio.

Não para no desperdício de tempo. Tarefas redundantes também prejudicam o moral dos funcionários, levando à redução da produtividade, o que pode afetar o seu negócio.

A automação é a base básica da otimização do fluxo de trabalho. Na verdade, não existe software de fluxo de trabalho empresarial que não seja baseado na automação, desde sistemas de gerenciamento de documentos até ferramentas de gerenciamento de relacionamento com o cliente.

A automação libera sua equipe de tarefas monótonas e demoradas, permitindo que se concentrem em questões complexas que requerem intervenção humana.

Isso não apenas aumenta a produtividade, mas também reduz significativamente os custos.

Você pode facilitar e otimizar facilmente fluxos de trabalho executando tarefas como processamento de pagamentos, aprovações e roteamento de conversas, garantindo processos simplificados e maior precisão e eficiência.

A Maverick International é uma empresa global de embalagens que prioriza processos simplificados e eficiência. As máquinas seladoras da empresa são projetadas para selar sacos de diferentes tamanhos. Os ajustes manuais entre os turnos para acomodar os diversos tamanhos, no entanto, eram lentos.

A OMRON Automation forneceu uma solução que permitiu à empresa automatizar o seu processo de mudança. As máquinas poderiam se ajustar automaticamente ao tamanho desejado quase em tempo real.

5. Gerenciamento de Projetos

O gerenciamento adequado de projetos pode aprimorar o fluxo de trabalho.

Envolve a supervisão de tarefas e processos e alocação de recursos para atingir as metas de negócios dentro das restrições acordadas.

A falta disso levaria a atrasos no cumprimento dos objetivos, à má experiência do cliente e a problemas de qualidade, para mencionar alguns . Tudo isso pode impactar diretamente a lucratividade, impedindo, portanto, o crescimento dos negócios.

Na verdade, uma pesquisa da Geneca registrou 75% dos entrevistados que citaram a falta de confiança como o motivo do fracasso do projeto. Este número sugeria uma desconexão entre os objetivos e os implementadores do projeto.

As ferramentas de gerenciamento de projetos estão entre os softwares de fluxo de trabalho de negócios que podem agilizar os processos em 2024. Elas fazem isso fornecendo estruturas estruturadas que melhoram a comunicação e garantem a alocação eficiente de recursos.

No setor de logística, por exemplo, a gestão de projetos garante que os recursos sejam alocados a departamentos importantes e que não haja alocação excessiva de recursos.

Além disso, dividir os projetos em tarefas gerenciáveis ​​e estabelecer restrições claras permite que os funcionários priorizem o trabalho de forma eficaz. Soluções de fluxo de trabalho como o Trello ajudam a visualizar o progresso, ajudando as equipes a identificar gargalos e ajustar as cargas de trabalho conforme necessário.

AYESA, empresa internacional espanhola que lida com tecnologia e TI utilizou diversos softwares para agilizar a operação sem integração. Isto levou a desafios com a visibilidade do projecto, uma vez que não tinham uma imagem comum e clara do estado do projecto.

Ao implementar o Easy Redmine, a empresa obteve visibilidade da carga de trabalho e capacidade de ter projetos bem organizados. Isso permite que cada membro da equipe saiba que deve fazer isso em todos os momentos e que o Gerente de Projeto controle o cronograma.

Conclusão

Ainda não otimizou os fluxos de trabalho do seu negócio?

Fazer isso é sua melhor aposta para obter vantagem em um ambiente de negócios muito competitivo, permitindo agilizar as operações sem comprometer a qualidade.

Na verdade, de acordo com um relatório do Gitnux, cerca de 75% dos líderes empresariais relatam que o uso da automação de fluxo de trabalho lhes dá uma forte vantagem competitiva, ressaltando a necessidade de fluxos de trabalho eficientes.

Não faltam softwares de fluxo de trabalho de negócios, desde ferramentas de otimização de transferência até soluções de gerenciamento de relacionamento com o cliente que aumentam a satisfação do cliente.

A integração de várias dessas ferramentas pode aumentar significativamente a produtividade, economizar tempo e agilizar processos para o crescimento dos negócios.