Um olhar mais atento: Nossas mãos na revisão do Microsoft Teams em 2019

Na semana passada, analisamos de perto o termo crescente de “comunicações corporativas”, com uma revisão prática do Webex Teams. Para ajudar a completar ainda mais essa discussão (e para se preparar para nosso artigo frente a frente do Ultimate Showdown: Microsoft Teams vs WebEx Teams), queríamos oferecer outra visão detalhada do que é sem dúvida o maior candidato à medalha de ouro do Enterprise UC&C: Equipes da Microsoft.

Esta não é a primeira vez que analisamos de perto o Microsoft Teams, mas é claro que, com o passar do tempo, várias coisas mudaram. À medida que as soluções de UC voltadas para empresas estão ganhando força, estamos vendo as organizações substituirem rapidamente as soluções de comunicação mais padrão por essas plataformas de colaboração completas e robustas.

Sem dúvida, essas plataformas de colaboração com capacidade empresarial estão rapidamente tomando conta do mercado, ramificando seus recursos muito além do bate-papo persistente em recursos críticos, como colaboração visual aprimorada e até mesmo a tecnologia mais recente, como Inteligência Artificial.

Para entender melhor as opções atuais que existem e exatamente por que essas soluções estão dominando rapidamente o mercado, queríamos oferecer uma visão detalhada da versão mais recente do Microsoft Teams.

Uma expansão de colaboração autônoma para o Office 365

Sem se concentrar muito em como e por que, a Microsoft desenvolveu sua própria visão do mercado de colaboração, que se encaixaria perfeitamente no ecossistema do Office 365. É praticamente tão simples quanto isso. Agora, isso realmente não conta toda a história: o Teams é uma plataforma incrivelmente capaz que expande a colaboração além de apenas bate-papos individuais ou em grupo.

“O Microsoft Teams é um aplicativo de colaboração que ajuda sua equipe a se manter organizada e a conversar, tudo em um só lugar. Aqui está uma rápida olhada no lado esquerdo do Teams.”

E, com uma plataforma de nuvem tão poderosa aumentando a acessibilidade do já popular portfólio da Microsoft, a Microsoft viu uma abertura para agarrar esse novo paradigma de colaboração.

Claro, eles não são estranhos à comunicação com a aquisição e desenvolvimento contínuo do Skype, entre outras ferramentas. Mas, como eu disse no passado, o Microsoft Teams “não é apenas mais um aplicativo de mensagens que você baixa em seu desktop e telefone como o Slack”.

Em vez disso, o Teams tem tudo a ver com fazer parte do ecossistema do Office 365. Com o Microsoft Teams, os usuários obtêm acesso a várias funções separadas em quatro categorias:

• Equipes – Encontre e crie canais para realizar “reuniões no local, conversar e compartilhar arquivos”
• Reuniões – Veja tudo o que você preparou para o dia ou a semana. Ou agende uma reunião. Este calendário é sincronizado com o Outlook, um exemplo da integração profunda do Office 365.
• Chamadas – As organizações podem expandir as equipes para incluir chamadas VoIP além do bate-papo e da colaboração
• Atividade – Acompanhe todas as suas mensagens não lidas, @menções, respostas e muito mais

Um pouco mudou desde minha última olhada no Teams; A Microsoft agora oferece uma versão gratuita do Teams, permitindo que as organizações aproveitem o Teams sem a necessidade de uma assinatura completa do Office 365. Mas, a opção de atualizar e ganhar toda a plataforma está disponível para quem optar por fazê-lo.

E, honestamente, isso destaca um ponto de venda bastante grande para a plataforma Microsoft Teams - a profunda integração com o restante do ecossistema do Office 365. Sejamos sinceros, os aplicativos da Microsoft foram, e provavelmente sempre serão, as soluções corporativas para várias tarefas. Não podemos realmente imaginar um mundo sem Word, Excel e PowerPoint – ou pelo menos sua influência.

Usando o Microsoft Teams: a interface do usuário

Assim como em quase todos os outros aplicativos de UC&C, a Microsoft consegue tornar a navegação bastante simples com uma janela de conteúdo principal na frente e no centro, e a navegação à esquerda. Ninguém está tentando reinventar a roda aqui, apenas torná-la mais confortável.

Assim como na maioria dos outros aplicativos de UC ou colaboração, há quatro ícones no painel esquerdo para navegação principal, mas desta vez com um pequeno rótulo de texto para acompanhar o ícone, caso você não consiga descobrir do que é essa imagem uma bolha de bate-papo significa.

Mas a Microsoft deu uma reviravolta única no design do Teams, concentrando-se mais especificamente no aspecto de equipe da plataforma. A visão principal que se vê ao abrir o aplicativo é o feed de atividades, onde os usuários podem ver tudo o que toda a organização está fazendo.

Isso inclui conversas, arquivos e, francamente, quase tudo o que você deseja adicionar, desde aplicativos da Microsoft até integrações de terceiros. O detalhamento continua com foco de nível mais granular, pois os próximos ícones no menu de navegação permitem que os usuários saltem diretamente para bate-papos um a um ou se concentrem em equipes - pense em equipes como salas de bate-papo compartilhadas.

No final das contas, as equipes são onde a maior parte de sua colaboração acontecerá. São grupos de pessoas reunidas para trabalho, projetos ou interesses comuns. As equipes são compostas por canais.

Cada canal é então construído em torno de um tópico específico, por exemplo, “produção de conteúdo” ou “otimização de marketing”. Dentro dos canais é onde os usuários irão conversar, realizar reuniões, colaborar e compartilhar arquivos ou documentos.

Os usuários também podem acessar arquivos diretamente na guia de arquivos e ter outro botão de menu para expandir ainda mais sua funcionalidade com outros aplicativos e serviços da Microsoft.

No geral, o design é simples e a navegação é fácil, no entanto, não posso deixar de sentir uma redundância aqui, com a opção de examinar uma atividade ampla do Departamento (que geralmente incluirá suas equipes) ou outra visão mais próxima das próprias equipes.

Em grande escala, isso faria sentido, permitindo que os departamentos se expandissem ainda mais para equipes menores, mas também pode haver muitas opções para equipes menores - daí o motivo pelo qual essas plataformas são voltadas para organizações corporativas maiores.

Colaborando no Microsoft Teams: O UX

É claro que as equipes da Microsoft permitem um alto nível de colaboração por meio do uso de soluções e aplicativos do Office 365. Os usuários podem coeditar documentos em tempo real, algo que já era possível com o 365 em geral.

Os usuários podem escolher qual aplicativo desejam destacar especificamente e adicioná-lo à visualização com os botões da guia. Essas guias permitem que as pessoas pulem entre janelas rapidamente e acessem arquivos ou documentos relevantes, por exemplo, o documento do Word que você e o restante da equipe de relações públicas estão coeditando. À medida que a conversa sobre as alterações se desenrola, cada usuário também pode ver as alterações individuais sendo feitas.

Mas a colaboração também envolve comunicação; que, em última análise, deve ser o mais simples possível. Não podemos ter esses grandes obstáculos no caminho, nos retardando e efetivamente diminuindo nossa taxa de produção ao mesmo tempo.

Uma plataforma de comunicação e colaboração bem-sucedida remove esses obstáculos e torna a comunicação ainda mais fácil, não mais difícil. O Microsoft Teams consegue fazer isso permitindo um nível intenso e granular de personalização de comunicação. O que quero dizer com isso é que os usuários podem ser livres para realmente quebrar e aprimorar o que eles querem que suas conversas sejam, por meio da organização.

Existem duas opções distintas:

• Equipes – estes são os grupos, como departamentos ou equipes, dentro de uma organização. Você precisa construir equipes e, em seguida, adicionar pessoas a elas.
• Canais – Além do Teams, os usuários podem dividir ainda mais suas conversas com canais específicos e dedicados. Cada equipe individual começa automaticamente com seu próprio canal dedicado chamado "Geral", mas os usuários podem expandir com mais canais para projetos ou tópicos específicos, conforme necessário.

É claro que uma vez que os canais são configurados, os usuários ficam livres para participar desses bate-papos em grupo (desde que estejam dentro da equipe) para começar a colaborar – pense nesses canais como salas de bate-papo comuns para cada projeto ou reunião específica.

As equipes serão dedicadas a departamentos específicos, por exemplo, a equipe de conteúdo. Dentro da equipe de conteúdo, pode haver mais organização com canais, como “Conteúdo interno”, “Conteúdo freelance”, “Conteúdo de postagem de convidado” e assim por diante.

Esse nível de configuração da organização deve percorrer um longo caminho para fornecer uma experiência limpa, fácil de entender e consistente. O maior benefício é a capacidade de fazer malabarismos com vários canais dedicados dentro de uma equipe.

Em outras plataformas, como o Slack, os usuários podem criar quantos canais quiserem e podem dedicar canais específicos a projetos específicos como os listados acima, mas isso apenas criará uma longa lista de canais desorganizados. Mas, para ajudar a manter as coisas organizadas, gosto da inclusão de uma guia Atividade na parte superior de cada canal para capturar as partes importantes de uma conversa.

O conceito avança ainda mais para o domínio das “comunicações corporativas” quando os usuários são muito mais capazes de organizar suas comunicações e têm a opção de alternar entre equipes ou departamentos e ainda mais organizar esforços (se necessário) com canais específicos e dedicados dentro essas equipes.

Dessa forma, se um indivíduo fizer parte de mais de uma equipe, ele não precisará fazer malabarismos com mais de uma conta do Slack ou sala do Slack, mas terá a opção de alternar entre equipes diferentes.

Abordagem da Microsoft para IA em UC

Em setembro de 2017, Lori Wright explicou que a Microsoft tinha “uma nova visão para comunicações inteligentes”, que ela disse que transformaria “experiências de chamadas e reuniões para pessoas e organizações em todo o mundo”.

A ideia geral era que esse novo paradigma de comunicações inteligentes fosse além das “comunicações unificadas tradicionais”, incluindo recursos mais inteligentes e proativos.

Este anúncio foi principalmente em torno de uma mudança de estratégia da Microsoft, colocando um foco maior no Teams como a solução de colaboração responsável por impulsionar esse conceito de comunicações inteligentes.

Parece que o plano é permitir que as equipes eliminem lenta mas seguramente o Skype for Business – ainda não se sabe se esse é o futuro da Microsoft, mas o foco nas comunicações inteligentes ainda é absolutamente um componente central da plataforma. O que é interessante ver, no entanto, é que alguns dos últimos lançamentos da Microsoft estão sendo trabalhados no Skype e no Teams, sem mencionar o Skype for Business.

Por exemplo, basta olhar para o anúncio recente da Microsoft de um recurso de desfoque de fundo no Skype e no Teams. Aproveitando a IA, os usuários podem optar por desfocar o plano de fundo em uma videoconferência para ocultar a confusão.

Por um lado, o termo “comunicações inteligentes” pode ser usado para descrever a colaboração geral aprimorada fornecida por uma solução como o Teams, principalmente edição ao vivo e compartilhamento de arquivos junto com bate-papo persistente.

Mas na realidade o termo vai um pouco além, e a Microsoft destaca algumas funcionalidades interessantes possibilitadas por essa nova ideia de colaboração inteligente:

• Antes do início de uma reunião, as equipes localizarão e “exibirão” o que considerarem informações ou documentos relevantes que ajudarão no esforço de colaboração.
• Dentro de uma reunião, o Teams irá capturar e transcrever a conversa junto com legendas codificadas por tempo e até mesmo reconhecimento de voz para atribuir comentários a oradores específicos.
• Após a reunião, o Teams despejará automaticamente a gravação e a transcrição dessa reunião em quaisquer canais ou conversas relevantes na plataforma. Isso permite que qualquer pessoa dentro da organização pesquise e revise o conteúdo da reunião.

Toda essa ideia, como mencionado acima, é simplificar o processo de trabalho – agora isso é um cavalo morto neste momento, esse é todo o conceito além de IA e automações.

Mas, acho importante ver esse conceito sendo colocado em ação na realidade, e a Microsoft, por exemplo, tem alguns começos muito interessantes no mundo real para a revolução da IA.

O que é particularmente interessante, é claro, é que o conceito principal de “Comunicação Inteligente”, que significa um foco e prioridade claros, da Microsoft dentro da plataforma Teams, sendo colocado não apenas na introdução de novos recursos, mas na inovação drástica da maneira como o trabalho é feito. .

Conclusão: Aproveitando o Office 365

Essas soluções de nível empresarial estão claramente se defendendo e estão a caminho de substituir algumas de nossas soluções mais queridas. Por exemplo, o Microsoft Teams está se saindo muito bem em particular e, na verdade, está ganhando bastante terreno no Slack. Em dezembro de 2018, a Computer World informou que o MS Teams “é agora o segundo aplicativo de bate-papo comercial mais popular”.

Eles observaram que, nos resultados de uma pesquisa recente da Spiceworks, 21% dos entrevistados estavam usando o Teams agora, contra apenas 3% em 2016. Embora ainda não possamos contar nossas galinhas antes de chocarem, e esta é apenas uma pesquisa com escopo limitado, acho que há uma indicação clara de uma reação às necessidades de negócios existentes. O Slack realmente introduziu a ideia do chat persistente trabalhando para substituir o e-mail e permitindo comunicações e colaboração sempre em tempo real.

Mas essas plataformas como Webex Teams e Microsoft Teams reconheceram que o software de colaboração em equipe é muito mais do que uma sala de bate-papo de IRC sofisticada - caso contrário, o IRC não teria sido substituído por aplicativos mais bonitos e brilhantes. A capacidade de colaborar não apenas por meio de texto, mas por meio de vídeo, quadro branco e até coedição de documentos é tão poderosa que não há razão para não tornar isso possível.

É aí que o Microsoft Teams brilha muito forte, em particular, a profunda inclusão e integração das ferramentas e produtos existentes do Microsoft Office e do Office 365. É um eufemismo dizer que o pacote Office foi revolucionário e continua sendo (pelo menos de alguma forma, mesmo que apenas gerando melhores concorrentes).

A capacidade de simplesmente pegar uma solução fácil de usar e até gratuita que não apenas funciona, mas também aproveita especificamente algumas das ferramentas mais comuns que já estamos usando diariamente é um pouco óbvia, em vez de juntar outras ferramentas. Afinal, não é esse o ponto por trás das Comunicações Unificadas?