As 12 principais ferramentas de colaboração móvel e por que você precisa delas agora

Dados recentes sobre os benefícios do trabalho remoto para os empregadores mostram que os funcionários que trabalham em casa são 15% mais produtivos do que os membros da equipe no escritório, economizando às empresas uma média de US$ 11.000 por ano.

Ferramentas de colaboração móvel, como aplicativos de compartilhamento de arquivos, plataformas de videochamadas e mensagens instantâneas em movimento, permitem que os membros da equipe se comuniquem de qualquer lugar com a mesma rapidez com que fariam em um ambiente de escritório tradicional.

Quais recursos você deve procurar nas ferramentas de colaboração móvel e quais são as melhores opções? Além disso, vale a pena usar as versões móveis do software popular de colaboração em equipe ou os recursos mais importantes estão disponíveis apenas nas versões para desktop?

O que é colaboração móvel?

A colaboração móvel é o processo de usar ferramentas de comunicação e colaboração de equipe móvel para conectar os membros da equipe, não importa onde estejam ou qual dispositivo estejam usando.

Esses aplicativos podem ser versões móveis de software de desktop ou ferramentas de colaboração de equipe móvel autônomas sem uma contraparte de desktop.

Os usuários podem se conectar entre si de dispositivo móvel para dispositivo móvel ou de um computador desktop para um dispositivo móvel como um tablet ou smartphone.

As ferramentas e funções de colaboração móvel mais populares são:

• Compartilhamento de arquivos móveis
• Anotações móveis
• Chamada de vídeo móvel
• Mensageiro de bate-papo móvel
• Gerenciamento de projetos móveis
• Compartilhamento de tela móvel

Quais são os benefícios da colaboração móvel?

Os aplicativos de colaboração móvel permitem que os membros da equipe trabalhem em seus próprios horários de qualquer lugar com acesso à Internet.

Os benefícios adicionais incluem:

• Comunicação interna melhorada
• Cronogramas de projetos mais curtos
• Poupança de custos
• Comunicação de expediente
• Maior moral dos funcionários
• Colaboração aprimorada
• Monitoramento simplificado do projeto

Quais são as principais ferramentas de compartilhamento de arquivos móveis?

Os aplicativos de colaboração móvel de compartilhamento de arquivos fornecem um local central para todos os documentos relacionados a um projeto específico e permitem que eles compartilhem quaisquer arquivos que tenham criado com outros membros da equipe. Essas ferramentas de colaboração online gratuitas ajudam a reduzir o número infinito de e-mails e permitem edição e comentários de arquivos em tempo real.

Eles também fornecem controle de versão para impedir que os membros da equipe trabalhem em rascunhos desatualizados.

Ao avaliar essas ferramentas de colaboração móvel, considere a quantidade de espaço de armazenamento que esse arquivo oferece, bem como o controle de acesso do aplicativo e as medidas de segurança.

documentos Google

O Google Docs é o aplicativo de compartilhamento de arquivos baseado em navegador mais conhecido, fornecendo aplicativos de colaboração para desktop e dispositivos móveis para dispositivos Android e iOS.

Assim como na versão para computador, o aplicativo Google Docs para dispositivos móveis permite que os usuários concedam acesso a arquivos a usuários específicos ou forneçam acesso a arquivos por meio de um link compartilhado. A edição offline é outro grande benefício do Google Docs que também está disponível na versão móvel.

Os únicos recursos principais que faltam no aplicativo móvel são edições sugeridas, formas e cabeçalhos/rodapés. Embora a edição seja possível na versão móvel, observe que os usuários também devem baixar o Google Drive se desejarem criar pastas específicas para documentos.

Outros recursos do Google Docs para dispositivos móveis incluem:

• Recurso de voz para texto
• Adicionar/resolver comentários do documento
• Marcação de comentários
• Ferramenta de destaque
• Aceitar/negar edições
• Histórico de Revisão

Além da criação, compartilhamento e edição de documentos via Google Docs, o Google também oferece versões móveis de sua ferramenta de planilhas, Google Sheets, e sua ferramenta de apresentação, Google Slides. Confira nossa postagem sobre os principais hacks do Google Doc para saber mais sobre recursos adicionais para computadores e dispositivos móveis.

Dropbox

O Dropbox é um aplicativo móvel e desktop de compartilhamento de arquivos multiplataforma com mais de 175 tipos de arquivos suportados, incluindo imagens, Adobe PDFs, documentos do Google e Microsoft Office e muito mais.

Compatível com dispositivos móveis iPhone e Android, o Dropbox oferece armazenamento de arquivos e edição e colaboração em tempo real. Os usuários podem compartilhar arquivos entre si e criar pastas para organizar documentos por projeto ou equipe.

Enquanto sua versão gratuita permite até 2 GB de armazenamento, os planos pagos oferecem espaço de armazenamento ilimitado.

O Dropbox mobile não oferece tantos recursos quanto sua versão para desktop, mas ainda oferece sincronização automática de documentos, acesso offline a arquivos e digitalização de documentos/imagens de câmeras de smartphones.

Outros recursos do Dropbox para dispositivos móveis incluem:

• Proteção de senha
• Comentário de arquivo
• Impressão remota
• Compartilhamento de links e arquivos SMS
• Histórico de edição de arquivos
• Notificações via push
• Barra de pesquisa de arquivos

O que são aplicativos de anotações móveis?

Esteja você em uma videoconferência ou participando de uma reunião pessoal com um cliente, o uso de um aplicativo móvel de anotações facilita o upload, o compartilhamento e a revisão de informações importantes posteriormente.

Crie listas de tarefas, faça um brainstorming de ideias com outros membros da equipe e acesse arquivos adicionais em aplicativos como EverNote e Microsoft OneNote.

EverNote

EverNote é um dispositivo móvel de anotações e um sistema de arquivamento virtual que permite aos usuários organizar notas em “Cadernos” específicos de tópicos ou categorizar notas por meio de tags de tópicos.

Os usuários podem criar listas de tarefas, anexar e comentar arquivos, incluir páginas da web e até escanear cartões de visita no EverNote. A ferramenta ainda se integra a outras plataformas de colaboração em equipe, como Google Drive, Outlook, Slack, Salesforce e Microsoft Teams.

Os recursos móveis do EverNote também incluem:

• Sincronização automática
• Notas de áudio
• anotação em PDF
• Boletins virtuais
• Logon único

O EverNote oferece uma versão básica gratuita e duas opções pagas que fornecem espaço de armazenamento adicional.

Microsoft OneNote

O Microsoft OneNote é um bloco de anotações digital que atua como um aplicativo móvel de anotações individuais e em equipe. Os usuários podem separar blocos de anotações em diferentes tópicos e seções, capturar conteúdo da Web e compartilhar blocos de anotações inteiros e páginas de notas únicas com outros membros da equipe. Qualquer pessoa com acesso às notas pode anotá-las/editá-las em tempo real.

É especialmente popular por sua capacidade de converter notas manuscritas em texto digitado por meio de seu recurso de reconhecimento de texto OCR. Os usuários do OneNote também podem desenhar e fazer anotações, destacar textos importantes e carregar fotos de seus dispositivos móveis em suas anotações.

A versão móvel do Microsoft OneNote também oferece:

• Listas de tarefas
• Sincronização na nuvem
• Acesso off-line
• Gravação de áudio e vídeo
• Modelos de anotações
• Etiquetas personalizadas
• Anote o histórico de versões
• Notas adesivas virtuais

As plataformas de videochamadas móveis valem a pena?

O software de webconferência permite reuniões presenciais entre membros remotos da equipe, departamentos e gerentes de projeto, tornando-o um dos recursos de colaboração móvel mais importantes desta lista.

As plataformas de videochamadas móveis garantem que os funcionários não percam essas reuniões importantes, não importa onde estejam, e até facilitam a participação dos membros da equipe em webinars ou sessões de treinamento virtual de qualquer lugar.

Além da videoconferência móvel, muitas dessas ferramentas também oferecem recursos como compartilhamento de tela, mensagens de bate-papo, ferramentas de agendamento, gravação de reuniões e muito mais.

Zoom e GoToMeeting são as duas principais ferramentas de videochamadas móveis porque oferecem as versões móveis mais abrangentes de seu software de desktop.

GoToMeeting

O software de conferência na Web GoToMeeting é uma das alternativas mais populares do Skype for Business, graças a recursos como gravação e transcrição de reuniões, ferramentas de quadro branco e apresentador de passagem e forte controle de administração.

Sua versão móvel compatível com iOS, Blackberry e Android não é menos robusta e fornece recursos essenciais além da simples chamada de vídeo - o que significa que elimina a necessidade de baixar várias ferramentas de colaboração móvel.

Os usuários móveis do GoToMeeting podem ver até seis telas simultâneas, se beneficiar da visualização de alto-falante ativo e compartilhar telas com outros participantes.

Os recursos móveis adicionais do GoToMeeting incluem:

• Ferramenta de mensagens de bate-papo
• Agendamento de reuniões
• Ingressar na reunião com um clique
• Anotação de tela compartilhada
• Gravação de reunião móvel
• Chamada de áudio VoIP
• Passe o apresentador
• Notificações push de lembrete de reunião

Observe que, até o momento, os aplicativos de colaboração móvel GoToMeeting estão disponíveis apenas com planos pagos.

Ampliação

O Zoom é a plataforma de videoconferência mais popular do momento, e seu aplicativo móvel compatível com Android e iOS é apenas outro motivo.

Os usuários podem ver até quatro telas simultaneamente e podem deslizar para ver telas adicionais em reuniões maiores.

Qualquer pessoa pode ingressar em uma reunião do Zoom em um dispositivo móvel por meio de um link de reunião, o que significa que não é necessário baixar o aplicativo (embora as reuniões de hospedagem precisem). outros para participar após o início da reunião.

Os recursos adicionais do Zoom Mobile incluem:

• Compartilhamento de arquivos
• Atalhos da Siri
• Silenciar/ativar participantes
• A sala de espera móvel virtual
• Mensagens de bate-papo
• Visualização de alto-falante ativo padrão
• Compartilhamento de tela
• Ferramenta de quadro branco (somente iPad)
• Co-anotação de compartilhamento de tela
• Planos de fundo virtuais
• Modo de condução seguro
• Função de levantar a mão

Se as recentes preocupações de segurança, como o Zoombombing, fizeram você pensar duas vezes antes de usar essa popular plataforma de videochamada, nossa lista das principais alternativas ao Zoom oferece opções adicionais.

Quais aplicativos do Mobile Chat Messenger você deve usar?

Os aplicativos de bate-papo são ferramentas de colaboração móvel que permitem comunicação interna instantânea. Eles são ideais para enviar anúncios para toda a empresa, obter esclarecimentos rápidos ou até mesmo pesquisar ou pedir feedback dos membros da equipe.

Esses aplicativos devem permitir que os usuários criem canais privados e públicos de acordo com equipes, tópicos e muito mais. Os usuários também precisarão marcar/mencionar usuários individuais ou canais como um todo, para garantir que os funcionários sejam notificados sobre informações específicas da equipe e urgentes.

Alguns aplicativos de bate-papo também permitem compartilhamento de arquivos no aplicativo, chamadas de vídeo e chamadas de conferência de áudio.

Folga

O Slack é o aplicativo de mensagens de bate-papo mais conhecido e sua versão móvel é compatível com dispositivos móveis e desktop.

A versão móvel do Slack organiza canais de bate-papo no menu de navegação, permite a criação de subtópicos e marcação de usuários e ainda se integra a ferramentas populares de colaboração em equipe, como Google Docs, Asana e Jira.

Os usuários podem enviar mensagens em grupos públicos e privados ou canais individuais e podem fazer upload e acessar arquivos por meio de integrações de aplicativos de terceiros.

Os recursos adicionais do Slack Mobile incluem:

• Atualizações de status
• Não perturbe
• Reações de emojis
• Canais pesquisáveis
• Capacidade de marcar mensagens como não lidas
• Lembretes de resposta
• Edição e exclusão de mensagens
• Modo escuro

Se o Slack não for adequado para sua equipe, nossa lista das principais alternativas ao Slack oferece opções adicionais.

Sinal

Signal é a ferramenta de mensagens instantâneas móvel ideal para empresas particularmente preocupadas com segurança e privacidade.

Todas as mensagens e chamadas são criptografadas de ponta a ponta, os dados do usuário não são compartilhados e, o melhor de tudo, o Signal é de código aberto e totalmente gratuito. Além de mensagens de bate-papo, o Signal também permite chamadas de vídeo individuais ilimitadas e chamadas de áudio VoIP.

Recursos adicionais incluem:

• Reações de emoticons
• Compartilhamento de arquivos, imagens e vídeos
• Mensagens desaparecendo
• Acesso ao número PIN
• Usuários bloqueados

O Signal não tem tantas ferramentas de colaboração no aplicativo quanto o Slack, mas é a escolha certa para membros da equipe que precisam de uma maneira de se comunicar rapidamente durante o dia de trabalho.

Quais são as melhores ferramentas de gerenciamento de projetos móveis?

As ferramentas de gerenciamento de projetos permitem que os líderes de equipe atribuam tarefas e monitorem o progresso do projeto, tornando mais fácil para os funcionários entenderem suas responsabilidades e funções.

Essas plataformas também são importantes ferramentas de colaboração móvel porque fornecem gráficos de Gantt e visualizações Kanban, listas de tarefas e permitem que os gerentes de projeto definam dependências de tarefas.

Embora as opções populares de software de gerenciamento de trabalho como Monday.com, Trello e Basecamp tenham excelentes versões para desktop, seus aplicativos móveis comprometem muitos recursos essenciais.

Wrike

O Wrike é um software de colaboração em equipe que oferece um aplicativo Android gratuito e um aplicativo móvel iOS, além de sua versão para desktop mais robusta.

O Wrike fornece fluxos de atividades de tarefas em tempo real, oferece visualizações baseadas em quadros e planilhas e se integra a outras ferramentas populares de colaboração em equipe, como Slack, Microsoft Teams e Zoom.

Embora as outras ferramentas de colaboração móvel nesta lista possam ser acessadas por meio de um navegador da Web móvel, observe que o download do aplicativo em si é a única maneira de usar o Wrike em um dispositivo móvel.

Os recursos móveis adicionais do Wrike incluem:

• Atribuição de tarefas de vários funcionários
• Atribuição de subtarefa
• Datas de vencimento
• Modo offline
• Compartilhamento de arquivos
• Comentários da tarefa
• Controle de tempo
• Visualização da carga de trabalho
• Barra de pesquisa em todo o aplicativo

Asana

A Asana é uma plataforma popular de gerenciamento de trabalho de desktop, especialmente conhecida por seu sistema de gerenciamento de tarefas no estilo de lista de verificação e várias visualizações de quadro.

Sua versão móvel Android e iOS oferece a maioria dos mesmos recursos que a ferramenta de desktop, incluindo visualizações de calendário, Gantt e Kanban. O aplicativo móvel da Asana inclui notificações push, atribuições e comentários de tarefas e até mesmo priorização de tarefas.

Os líderes de equipe também podem revisar e aprovar tarefas e arquivos carregados online ou offline.

Recursos adicionais incluem:

• Notas de voz
• Atualizações de progresso da tarefa
• Datas de vencimento
• Agendas de reuniões
• Criação de subtarefa
• Modelos de projetos pré-fabricados
• Edição de arquivo

Saiba mais sobre os preços e os planos da Asana em nossa análise detalhada.

O que são aplicativos de compartilhamento de tela móvel?

Os aplicativos gratuitos de compartilhamento de tela oferecem aos membros da equipe uma visão em tempo real da tela de outra pessoa, tornando muito mais fácil ensinar os funcionários a usar um novo software, identificar um problema técnico ou fornecer suporte ao cliente.

Os aplicativos de compartilhamento de tela devem incluir acesso ao quadro branco e permitir o controle remoto, e alguns podem até incluir recursos como impressão remota e gravação da tela da sessão.

Algumas das ferramentas acima mencionadas, como Zoom e GoToMeeting, fornecem recursos de compartilhamento de tela, além de outros recursos, como chamadas de vídeo e compartilhamento de arquivos. No entanto, as ferramentas de colaboração móvel abaixo são exclusivamente aplicativos de compartilhamento de tela.

Mikogo

Mikogo é uma plataforma de compartilhamento de tela móvel e desktop compatível com dispositivos Apple iOS e Android.

Ele conecta usuários de desktop e dispositivos móveis, bem como usuários de dispositivos móveis e oferece suporte à conferência de voz durante as sessões de compartilhamento de tela. Apenas os usuários que desejam compartilhar suas telas precisam baixar o aplicativo, enquanto os participantes podem participar por meio de um navegador. Os usuários podem compartilhar suas telas móveis ou desktop inteiras ou um único aplicativo.

O Mikogo é único porque armazena dados sobre sessões anteriores de compartilhamento de tela, incluindo participantes, duração da reunião, data da reunião e muito mais. O compartilhamento de tela individual é gratuito para sempre, enquanto os usuários pagos podem compartilhar até 25 telas simultaneamente.

Mikogo também oferece:

• Recurso de apresentador de passe
• Controle remoto de mouse e teclado
• Ferramenta de quadro branco
• Gravação da tela da sessão
• Transferência de arquivo

Qualquer mesa

AnyDesk é uma das principais ferramentas de colaboração móvel multiplataforma para compartilhamento de tela.

É compatível com dispositivos móveis Android e Apple, bem como computadores desktop e é especialmente conhecido por fornecer acesso autônomo. Isso significa que qualquer usuário com uma senha pode acessar a tela de um membro da equipe remotamente sempre que desejar, tornando-o uma ferramenta ideal para representantes de atendimento ao cliente.

Embora sua versão gratuita seja limitada estritamente ao compartilhamento de tela, seus três planos pagos oferecem recursos como:

• Impressão remota
• Ferramentas de quadro branco
• Compartilhamento de arquivos
• Controle remoto
• Gravação da tela da sessão
• Mensagens de bate-papo

As ferramentas de colaboração móvel são tão boas quanto o software de colaboração de equipe de desktop?

Embora as ferramentas de colaboração móvel possam não oferecer todos os recursos que suas contrapartes de desktop oferecem, elas não comprometem funções essenciais como anotações, compartilhamento de tela, recursos de gerenciamento de tarefas, chamadas de vídeo e compartilhamento de arquivos.

As ferramentas de colaboração móvel oferecem tanto valor quanto as versões para desktop com maior conveniência, facilidade de uso e flexibilidade — portanto, não se surpreenda se os membros da equipe começarem a preferi-las ao software padrão.

No entanto, para evitar que essas ferramentas ocupem muito espaço de armazenamento - e para evitar o incômodo de alternar constantemente entre aplicativos - é melhor confiar em ferramentas de colaboração móvel que oferecem um conjunto mais completo de recursos, em vez daqueles que se concentram apenas em um. uma característica principal.

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