Serviço VoIP mensal vs anual – o que é melhor para o seu negócio

Provedores de software VoIP empresarial (Voice over Internet Protocol) como Nextiva, RingCentral e Vonage oferecem uma economia de custos de 30-50% em comparação com telefones de mesa tradicionais.

A assinatura de um contrato de fornecedor de sistema telefônico de longo prazo é considerada uma forma de aumentar ainda mais a economia.

Na esteira do impacto catastrófico do COVID-19 em muitos negócios, as empresas estão reavaliando as verdadeiras vantagens de estarem presas a um único contrato de fornecedor que é um pesadelo para sair quando circunstâncias imprevistas ocorrem.

Para muitos, agora é a hora de mudar para um serviço VoIP sem contrato.

Maior flexibilidade não é a única razão pela qual não vale a pena considerar nenhuma opção de contrato.
Aqui, vamos explorar por que abrir mão de um longo contrato de telefonia VoIP pode ser a decisão certa para sua empresa.

Índice:

1. Contratado vs. Sem Contrato VoIP para Negócios
2. Desvantagens de um serviço VoIP contratado
3. Vantagens de um sistema VoIP sem contrato
4. Potenciais armadilhas de um provedor de VoIP sem contrato
5. Preços com Contrato vs Sem Contrato

Contratado vs. Sem Contrato VoIP para Negócios

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Os provedores de serviços de telefonia VoIP contratados geralmente exigem um compromisso de pelo menos um ano em troca de um preço global mais baixo por seus serviços. O preço anual deve ser pago integralmente na data de início do plano, acrescido de quaisquer taxas de ativação e configuração.

Você também pode precisar pagar para atualizar sua conexão de Internet Wi-Fi e largura de banda, além de comprar um novo roteador e outros equipamentos.

Nenhum plano de contrato cobrará uma taxa mensal geral mais alta e ainda pode precisar de uma conexão de Internet de banda larga atualizada, mas não exige um grande pagamento adiantado.

Por exemplo, o provedor de VoIP Nextiva cobra US$ 251,40/usuário anualmente por seu plano de telefone comercial profissional. Seu plano mensal sem contrato custa $ 24,95/usuário por mês ou $ 299,40/usuário anualmente. Assinar um contrato de um ano oferece uma economia de 20%, mas exige um compromisso com um sistema telefônico Nextiva VoIP para todo o ano.

Isso significa que, mesmo que os serviços da Nextiva não atendam às suas expectativas, você provavelmente não poderá rescindir o contrato e receber todo ou parte do seu dinheiro de volta. Se você quiser rescindir seu contrato mais cedo, terá que pagar uma taxa de cancelamento que muitas vezes anula qualquer economia significativa que você ganharia quebrando-o antes do final do ano.

A tabela abaixo descreve as outras principais diferenças entre um contrato anual e serviços VoIP mensais.

Desvantagens de um serviço VoIP contratado

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Em
Além do custo inicial mais alto, estar “preso” a um contrato VoIP tem outras desvantagens.

Esses incluem:

• O processo de negociação
• Taxas ocultas
• Uma queda repentina na qualidade do serviço
• Inflexibilidade da desaceleração dos negócios

O Processo de Negociação

Os contratos com qualquer provedor de SaaS podem ser difíceis de negociar.

Esses contratos são, sem exceção, inicialmente escritos para beneficiar o provedor sobre o cliente. Uma negociação bem-sucedida requer um longo vai-e-vem e até mesmo a assistência de um advogado contratado – geralmente ambos.

As áreas de negociação mais importantes incluem garantias e SLAs, recursos e funcionalidades esperados, proteção e propriedade de dados e cláusulas de indenização. (Nossa postagem sobre acordos de nível de serviço bem-sucedidos fornece mais informações.)

Pequenas empresas que não têm muita alavancagem geralmente acabam em desvantagem, mas empresas maiores que são estabelecidas e capazes de cortejar vários fornecedores ao mesmo tempo podem receber melhores preços e condições.

Os serviços de comunicação não contratados exigem a compra de uma licença de software simples (o direito de usar o serviço VoIP), em vez de exigir também uma negociação tediosa de SLA.

Taxas ocultas

Como acontece com qualquer solução de comunicação empresarial contratada, muitas vezes aquele “grande negócio” que você acha que está recebendo de um contrato VoIP é prejudicado por taxas ocultas e cobranças falsas de iniciação.

Existem taxas de instalação, taxas de rescisão antecipada, taxas de instalação, taxas se você ultrapassar seus limites mensais definidos, taxas E911, taxas para usuários adicionais e aquelas misteriosas taxas de “suporte”.

Especialmente quando você assina o contrato pela primeira vez, não se surpreenda se essas taxas acabarem custando tanto ou até mais do que o custo dos próprios serviços.

Os fornecedores também usam brechas legais para cobrar taxas por programas de conformidade regulatória, como RCIP e leis de Serviço Universal Federal. Além disso, eles usam uma linguagem nesses contratos que é intencionalmente vaga (pense “deve” em vez de “deve”) para evitar a responsabilidade financeira se o nível de serviço cair.

Embora ninguém possa evitar completamente as taxas, você pode evitar muitas delas se optar por um plano mensal. Nosso post sobre as taxas e impostos legais de VoIP ajudará você a saber mais sobre o que procurar.

Diminuição da Qualidade de Serviço

Antes de assinar um contrato, os fornecedores de VoIP prometem a você o mundo - suporte instantâneo ao cliente, 99,999% de tempo de atividade além de quedas de energia, qualidade de chamada cristalina e recursos “revolucionários” que você só pode obter com esse provedor específico.

Mas uma vez que você assinar esse contrato?

Você pode encontrar uma séria diminuição na qualidade geral do serviço, incluindo chamadas perdidas, notificações perdidas e problemas nas regras de encaminhamento de chamadas.

Mas quando você pede ajuda, seu provedor não vem correndo para consertar as coisas. Eles já têm seu dinheiro e o prenderam em um contrato do qual sabem que você não pode sair por um ano ou mais.

Quando você está trabalhando com seus próprios clientes, com quem você vai passar mais tempo – o cliente que já comprou seu produto mais caro ou aquele que ainda não comprou?

Você não quer que seu próprio negócio sofra porque seu provedor de VoIP está muito ocupado perseguindo sua próxima pista para receber sua solicitação de suporte ou orientá-lo em um novo recurso.

Inflexibilidade da desaceleração dos negócios

Anteriormente neste post, mencionamos o impacto que a pandemia de COVID-19 de 2020 teve em empresas de todos os tamanhos e em todos os setores imagináveis.

Você provavelmente notou muitas vitrines vazias e talvez seu próprio local de trabalho tenha sido forçado a reduzir sua equipe para manter as portas abertas durante a pandemia.

Uma das muitas lições que o coronavírus ensinou às empresas foi que ter flexibilidade e liberdade para cortar imediatamente suas despesas operacionais pode ser a diferença entre enfrentar uma crise financeira ou ser forçado a fechar.

A inflexibilidade da desaceleração dos negócios – também conhecida como a incapacidade de sair de um contrato caro quando as coisas ficam difíceis – pode significar um desastre. Com um plano mensal, você pode ficar tranquilo sabendo que, se surgirem imprevistos financeiros, políticos, desastres naturais ou outros problemas, você não terá que cortar serviços essenciais porque não pode sair do seu VoIP contrato.

Vantagens de um serviço VoIP mês a mês

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Embora existam inúmeras vantagens em um plano sem contrato, as razões mais convincentes para evitar assinar algo são:

• Ser capaz de experimentar como sua empresa se beneficia do VoIP como um todo
• Aceitar uma oferta melhor de um concorrente no espaço VoIP
• Selecionando recursos à la carte para um alto nível de personalização
• Sempre tendo a vantagem

Oportunidade de explorar as necessidades de VoIP da sua empresa

Ir com um provedor sem contrato é uma escolha especialmente excelente para empresas que são mais novas no espaço VoIP em geral.

Sem o compromisso de um contrato de longo prazo, você pode aprender mais sobre como recursos premium, como conferência de áudio e chamadas de vídeo, podem beneficiar seus negócios. Você também pode entender melhor o que procurar em um provedor e evitar pagar por planos caros que você ainda precisa comprar complementos para adequar às suas necessidades. Experimente com PBX hospedado, entroncamento SIP e aplicativos móveis de softphone, permitindo que você receba chamadas do seu celular ou tablet.

Você terá tempo para discutir os prós e contras dos serviços que experimentou com os membros de sua equipe, entender as ferramentas que os ajudam a trabalhar com mais eficiência e avaliar melhor se está pronto para mudar completamente de um fixo para VoIP.

Certifique-se também de aproveitar as avaliações gratuitas dos principais fornecedores antes de tomar sua decisão. Observe que algumas empresas cobram automaticamente em seu cartão de crédito no dia em que a avaliação terminar, portanto, se você não estiver interessado no provedor, remova o cartão um dia antes do término da avaliação.

Capacidade de tirar vantagem de uma oferta melhor

O benefício número um de uma solução VoIP sem contrato?

Ser capaz de aceitar uma oferta melhor de um fornecedor rival.

Especialmente devido ao aumento do trabalho remoto, o espaço de telecomunicações virtuais está mais competitivo do que nunca. Os fornecedores estão reduzindo os preços uns dos outros e adicionando linhas telefônicas adicionais gratuitas e chamadas ilimitadas para os EUA e Canadá para atrair usuários. Eles estão até oferecendo recursos como mensagens de bate-papo ao vivo e integrações avançadas de software com plataformas como Skype e Zoom.

Quando você está preso em um contrato de longo prazo, não poderá ir com um provedor que está oferecendo todas essas coisas por um preço mais baixo do que você está pagando atualmente.

Em vez disso, você será forçado a ficar com um serviço abaixo da média até que seu contrato acabe - enquanto seus concorrentes avançam e começam a se beneficiar dessa oferta.

Nível mais alto de personalização

Os planos de serviços agrupados fornecem vários recursos VoIP, como identificador de chamadas, atendedores automáticos, correio de voz virtual, roteamento avançado de chamadas de entrada e gravação de chamadas em um único pacote por um preço definido.

Mas quando você opta por um desses planos agrupados, provavelmente está pagando por recursos que realmente não precisa - e perdendo alguns dos quais poderia se beneficiar. Em vez disso, escolha seus recursos à la carte e pague por eles individualmente, personalizando completamente seu plano.

Além disso, lembre-se de que os provedores estão sempre adicionando novos recursos e melhorando a experiência do usuário. Quanto mais tempo você demorar para assinar um contrato, melhor o produto que você terá em mãos quando o fizer.

Ter a mão superior

Finalmente, quando você não se compromete com um contrato de longo prazo com um provedor de serviços, você sempre terá a vantagem.

Pense no nível de cuidado com que você nutre seus próprios leads quando realmente deseja que eles se tornem clientes. Você tira um tempo para responder às perguntas deles e até oferece ofertas especiais para adoçar o pote. Os provedores farão o mesmo por você.

Além disso, se você decidir eventualmente mudar para um plano contratado, terá muito mais poder de negociação como cliente existente.

Potenciais armadilhas de um provedor de VoIP sem contrato

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Embora existam vantagens claras em escolher um provedor sem contrato, há algumas coisas que devem ser cautelosas.

Primeiro, você não terá o mesmo nível de suporte ao cliente que os clientes contratados. Muitas vezes, aqueles com um contrato recebem um gerente de conta dedicado e recebem suporte prioritário - o que significa que suas solicitações de suporte sempre terão precedência sobre as suas.

Considere trabalhar com um provedor que tenha uma rica base de conhecimento on-line que você pode obter quando o suporte for necessário.

Além disso, como você não negociou um contrato, não terá o mesmo nível de serviço garantido daqueles que o fizeram. Embora muitos provedores ainda ofereçam um tempo de atividade de 99% (o padrão no espaço SaaS), você não estará protegido da mesma forma que aqueles com um SLA detalhado estarão.

O maior problema em potencial é ser atingido por um aumento repentino de preço mensal porque você não concordou com um preço definido garantido com o provedor. Se isso acontecer, você terá que escolher entre pagar um valor mensal mais alto, comprometer-se com um contrato se puder garantir um preço melhor ou trocar totalmente de provedor.

Por fim, observe que você provavelmente terá menos controle sobre como seus dados são usados ​​e compartilhados do que aqueles com um contrato. Os provedores podem compartilhar suas informações de contato, dados sobre como você usa o serviço e muito mais com terceiros.

Embora você ainda esteja protegido pelos protocolos VoIP FCC, certifique-se de se familiarizar com a política de privacidade do provedor e a segurança de seus data centers antes de tomar sua decisão final.

Preço com contrato vs sem contrato

Quanto dinheiro você pode economizar com um plano contratado - e essa economia é grande o suficiente para compensar as dificuldades de um contrato anual?

Abaixo, descrevemos 5 dos principais provedores de VoIP e comparamos o preço anual do contrato de seus planos mais populares com a escala mensal de preços sem contrato.

Quer saber mais sobre como os fornecedores de VoIP e sistemas PBX mais populares e os troncos SIP de provedores se comparam? Nossos artigos de comparação direta, como este no RingCentral vs 8×8, para ver qual é o mais adequado para o seu negócio.