As 15 melhores integrações do Office 365 para produtividade

Discutimos várias vezes sobre como as integrações podem ser usadas para expandir drasticamente as ferramentas e soluções que você já está usando no trabalho. Graças a três letras simples e importantes, API, mesmo o usuário menos experiente em tecnologia pode combinar duas soluções separadas ou até mesmo adicionar recursos totalmente novos.

As integrações tornaram-se comuns na colaboração em equipe e nos aplicativos de UC e cresceram para se tornar uma grande estabilidade dessas soluções. No entanto, muitos podem não perceber que as mesmas ferramentas exatas que eles usam desde antes das integrações existirem também podem ser expandidas com integrações. Claro que estou falando do Microsoft Office. Word, Excel, Outlook e outros aplicativos do Office já têm um conjunto de recursos muito saudável e foram aprimorados ao longo dos anos.

Mas isso não significa necessariamente que não há ainda mais espaço para crescer. Quando a Microsoft adotou a nuvem e introduziu o Office 365, o conjunto de aplicativos herdado se abriu para um mundo totalmente novo de usabilidade. No final das contas, o Office 365 pode fazer muito, mas o pacote ainda tem muitas lacunas.

Como quase todo mundo ainda usa o Office e o Office 365 como suas principais ferramentas de produtividade, queríamos dar uma olhada em quais complementos e integrações existem.

Aplicações : Outlook e Word

Para uma economia absoluta de tempo, o DocuSign para Outlook é obrigatório para aqueles que confiam em suas comunicações por e-mail. Como uma das soluções de assinatura eletrônica mais populares disponíveis, a DocuSign é provavelmente uma das adições mais valiosas que você pode fazer ao Outlook, sem falar no pacote Office 365. Essencialmente, o DocuSign permite que os usuários assinem digitalmente qualquer e-mail, contrato ou documento legal.

Disponível para Outlook e Word, o aplicativo também permite que um destinatário assine documentos com segurança. Ele pode até salvar automaticamente cópias de cada documento no armazenamento do OneDrive. Infelizmente, o serviço exige uma assinatura mensal de US$ 10, mas pode realmente ajudar a evitar o incômodo constante de imprimir, digitalizar e enviar documentos por fax. Uma avaliação gratuita de 10 dias também está disponível e vale a pena aproveitar.

Aplicativos : SharePoint

O SharePoint é uma solução de plataforma colaborativa baseada na Web realmente interessante da Microsoft. Para quem não sabe, o SharePoint realmente se integra ao Office de várias maneiras e geralmente funciona como um sistema de gerenciamento e armazenamento de documentos. Os usuários podem configurar um espaço centralizado e protegido por senha para compartilhar documentos e arquivos, como um banco de dados para sua empresa. Combinado com email ou Microsoft Teams, o SharePoint pode ser uma adição útil.

No entanto, para as equipes que dependem apenas do SharePoint e do email, existem algumas lacunas a serem preenchidas. Por exemplo, o SharePoint não fornece nenhum tipo de diretório de funcionários, o que é um aspecto crucial para uma solução de colaboração eficaz. Mas é claro, voltando ao assunto, há um aplicativo para SharePoint que faz exatamente isso. Com um Diretório de Funcionários completo, os usuários podem pesquisar em equipes, configurar diferentes temas e agrupamentos para funcionários ou equipes e até filtrar resultados por habilidades ou locais. Sempre encontre as melhores equipes para o trabalho.

Aplicativos : Outlook

Semelhante a um dos nossos recursos favoritos de VoIP e UC, este complemento Localizar e discar números facilita muito a transição de e-mail para chamada telefônica. Assim como o nome indica, este complemento pesquisará seus e-mails no Outlook e transformará qualquer número de telefone em qualquer mensagem em links clicáveis.

Clicar em um link simplesmente iniciará uma chamada e discará para esse número. Isso não parece grande coisa na superfície, mas é realmente um daqueles recursos que você sente falta desesperadamente quando desaparece. A eficiência de simplesmente clicar em um link para iniciar uma chamada telefônica pode economizar minutos preciosos.

Já ligou para o número errado porque leu errado? Remover qualquer pequena oportunidade de erros pode nos ajudar a manter o foco. Em vez de abandonar sua linha de pensamento para fazer uma ligação, tudo o que você precisa fazer é clicar em um pequeno link.

Aplicativos: Outlook

Agora, aqui está uma situação familiar: você já enviou um e-mail e percebeu que esqueceu de adicionar o anexo? Você já enviou um anexo, mas percebeu que era o errado? Você já enviou um e-mail apenas para detectar um erro de digitação gritante logo na primeira linha? Bem, você pode evitar o envio de um e-mail duplo tentando corrigir seu erro e, em vez disso, simplesmente edite o e-mail.

O DocSend é um complemento muito legal que dá aos usuários o poder de rastrear, controlar e até atualizar os documentos que eles enviam por e-mail do Outlook - e sim, esse controle está disponível mesmo depois que você envia o e-mail. Os usuários podem atualizar o conteúdo que enviam a qualquer momento, e seus destinatários só verão a edição final.

Há também alguns recursos de métricas interessantes, como o engajamento página por página e a capacidade de ver exatamente quem está visualizando o conteúdo. Essa pode ser uma ótima ferramenta para evitar erros de e-mail, mas também uma ótima maneira de acompanhar o engajamento em seus boletins informativos e e-mails de vendas.

Aplicações : Power BI

O Power BI da Microsoft é a melhor escolha para muitas empresas quando se trata de soluções de business intelligence. Por si só, o Power BI é capaz de gerar alguns auxílios visuais realmente detalhados. Mas é claro que as integrações sempre podem adicionar algo que estava faltando anteriormente, mesmo de algo como o Power BI. Um dos nossos complementos favoritos que encontramos foi o Infographic Designer. Sendo grandes fãs de infográficos, vemos isso como um complemento obrigatório para qualquer empresa que precise de seus dados para contar uma história.

Se você deseja um infográfico detalhado para destacar todos os seus dados ou personalizar gráficos para seu tópico individual, este complemento pode ajudar. Os usuários obtêm acesso a um conjunto abrangente de gráficos e ainda têm a opção de fazer upload de seus próprios gráficos exclusivos. No final das contas, o Infographic Designer é provavelmente uma das melhores ferramentas que você pode usar para embelezar seus relatórios

Aplicativos: SharePoint

Se você já estiver usando o SharePoint como um hub de recursos central para sua empresa, adicionar uma página de perguntas frequentes é a próxima etapa. Este complemento permite que os usuários estabeleçam uma página completa de Perguntas Frequentes para suas equipes no SharePoint. Com um editor de texto integrado, é simples para qualquer pessoa compor um novo FAQ ou até mesmo editar perguntas e respostas existentes.

Os usuários podem controlar a ordem das perguntas, adicionar animações ou até mesmo pesquisar na lista para encontrar a pergunta exata. A página de perguntas frequentes seria uma ótima ferramenta de treinamento para ajudar as equipes a obter novos membros mais rapidamente. Uma página de perguntas frequentes também pode servir como uma referência muito rápida para funcionários veteranos, listando informações de referência úteis para projetos ou tarefas.

Aplicativos : Outlook

Como quase todos os serviços de e-mail, o Outlook infelizmente impõe um limite de tamanho de arquivo para anexos e documentos. Isso pode realmente limitar os recursos de compartilhamento de arquivos do Outlook se sua empresa não utilizar o SharePoint ou qualquer outro serviço de transferência de arquivos. Mas, se você quiser continuar usando apenas o Outlook, o complemento Enviar em qualquer lugar é para você.

Os usuários podem adicionar anexos de até 10 GB, ignorando completamente qualquer limitação de tamanho de arquivo que o Outlook tenha nativamente. O Send Anywhere também adiciona uma nova camada de segurança. Em vez de enviar os anexos no e-mail, o Send Anywhere envia uma URL que é colocada dentro do e-mail. O destinatário tem apenas uma semana para abrir e acessar o arquivo antes que ele expire.

Aplicativos : Excel

Trabalhando em conjunto com os serviços em nuvem Smarter BIZ, este complemento permite que qualquer pessoa transforme completamente o Excel em um CRM móvel totalmente funcional. Os usuários podem criar todos os compromissos diretamente no Excel, distribuir os compromissos para uma equipe de vendas em dispositivos móveis Android (se for o que sua empresa usa) e obter atualizações de status em tempo real de todas as comunicações com o cliente. O benefício real agregado aqui é a proximidade de toda a plataforma com o aplicativo Android e fornece aos gerentes uma “base de operações” simples diretamente no Excel.

Os usuários também podem usar a integração para trazer algumas informações realmente poderosas para suas planilhas do Excel, incluindo localizações GPS, registros de chamadas, registros de chamadas, o status de compromissos atribuídos ou quaisquer novos compromissos criados para chamadas de acompanhamento. No geral, o Smarter Biz Manager pode ser uma ferramenta simples para as PMEs ajudarem a impulsionar e automatizar suas vendas. Toda a plataforma facilita o acompanhamento e o gerenciamento de leads.

Aplicativos : Outlook

Email e Outlook por si só não são necessariamente os serviços mais inseguros que existem. No entanto, se você quiser dar um passo adiante na segurança do Outlook, o IXD Secure Mail pode ser sua escolha. O IXD trata da segurança de e-mails e documentos que você envia usando criptografia de ponta a ponta.

Os usuários podem enviar e receber e-mails seguros diretamente do Outlook sem precisar usar um aplicativo ou plug-in separado. Para ajudar a manter tudo em ordem e seguro, todas as informações que você enviar serão criptografadas, até mesmo os dados em repouso. O IXD também oferece suporte a mensagens seguras para desktop e dispositivos móveis com o que eles afirmam ser “métodos criptográficos líderes do setor”.

Aplicativos : Outlook

Apelidado como a “ferramenta definitiva de produtividade de e-mail”, o Boomerang é o complemento que você deseja se sua equipe não estiver necessariamente procurando uma substituição de e-mail. Com alguns recursos realmente úteis, o Boomerang oferece aos usuários controle total sobre suas caixas de entrada e saída. Os usuários podem agendar e-mails para serem enviados em um horário ideal ou agendar reuniões por e-mail. O Boomerang também pode lembrar os usuários de acompanhar as mensagens importantes que não têm resposta.

O Boomerang ainda tem uma opção exclusiva de “soneca”, que faz com que uma mensagem ressurja no topo mais tarde em um horário pré-determinado. No geral, o Boomerang é uma ótima ferramenta para acompanhar leads de vendas que deram errado, evitar dores de cabeça de agendamento de idas e vindas, comunicar-se com destinatários em diferentes fusos horários com facilidade ou até mesmo ajudar a limpar a desordem da sua caixa de entrada.

Aplicações : Excel, Powerpoint, Word

Se você espera transformar o Excel em uma ferramenta de colaboração mais focada no visual, não procure mais. Os diagramas LucidChart baseados em HTML5 permitem que os usuários adicionem um elemento colaborativo totalmente novo ao Excel. Mais importante, o complemento também traz para a mesa um elemento visual totalmente novo para o Excel, rompendo apenas com números e gráficos. Os usuários obtêm acesso a centenas de modelos diferentes, incluindo fluxogramas, ferramentas de wireframing, ferramentas de maquete, diagramas de rede, modelos de processos de negócios e até mapas mentais.

Para ainda mais controle, os usuários podem usar formas completamente diferentes para construir seus gráficos e gráficos, arrastar e soltar suas próprias imagens ou exportar a peça inteira como um arquivo de imagem PDF, PNG ou JPG. Os usuários também podem incorporar seus diagramas em blogs ou wikis e criar maquetes interativas. Para colaboração em tempo real, as alterações nos documentos são mescladas e sincronizadas para todos os usuários simultaneamente, e tudo inclui até bate-papo em grupo e um sistema de comentários. O aplicativo também está disponível para Powerpoint e Word.

Aplicativos: SharePoint

Assim como todas as plataformas, o SharePoint tem seus pontos fortes, mas também tem seus pontos fracos. O SharePoint pode ser ótimo para gerenciar projetos, documentos e arquivos, mas quando se trata de gerenciamento visual de projetos, fica um pouco chato. Algumas de nossas soluções de colaboração favoritas (e alternativas do Basecamp) tendem a incluir elementos com foco visual, como quadros Kabnan. E, claro, foi exatamente isso que encontramos para o SharePoint com o Saketa Kanban Board.

Este complemento permite que os usuários gerenciem tarefas com os auxílios visuais de um gerenciador de tarefas estilo Kanban. O Saketa simplesmente organiza todas as suas tarefas existentes do SharePoint visualmente em um “quadro”, com blocos de cada tarefa para exibir as informações mais relevantes. A prioridade da tarefa pode ser representada por meio de cores diferentes e os usuários podem definir a sequência de cartões ou reatribuir e redefinir a prioridade de tarefas. Os usuários também podem organizar e classificar por data de início, usuário atribuído ou data de vencimento.

Aplicativos : SharePoint

Se você está procurando uma ajuda visual para adicionar ao SharePoint e não é fã da organização no estilo Kabnan, talvez os gráficos de Gantt ajudem. Embora seja um complemento pago, o Milestone Gantt oferece uma maneira nova e visual de organizar tarefas e acompanhar o andamento de projetos existentes. Os usuários podem visualizar os marcos do projeto e as principais atualizações nesses gráficos de estilo de Gantt e até mesmo ter a opção de exibir o progresso e as barras de linha de base.

Os marcos podem ser representados e priorizados por cores ou formas para ajudar a fornecer auxílios visuais ainda mais rápidos para o progresso de um projeto. Algumas opções úteis de gerenciamento e configuração também existem, como a capacidade de personalizar o uso de gráficos de Gantt na exportação ou adição de “períodos de congelamento”.

Aplicativos : Outlook

Este não deve ser surpresa, mas alguns podem nem perceber que existe! O Salesforce é facilmente uma das soluções de CRM mais populares e por boas razões. Se sua equipe já estiver usando a solução popular, o Salesforce Lightning é uma das maneiras mais fáceis de ajudar a aumentar a eficiência e a produtividade (além de integrar o Salesforce à sua solução de UC, é claro).

Mas, o Salesforce Lightning permite que os usuários visualizem todos os contatos, leads, contas, oportunidades, casos e objetos personalizados associados a emails e compromissos sem precisar sair do Outlook. Os usuários também podem pesquisar registros do Salesforce diretamente no Outlook, bem como criar novos registros ou adicionar emails e compromissos a registros com um clique. Na forma de integração padrão, tudo se resume a economizar tempo e aumentar a produtividade.

Aplicativos : Outlook

Como uma abordagem exclusiva de gerenciamento e colaboração de projetos, o Smartsheet é uma solução focada em planilhas. Com seu layout familiar e simples, a ideia é que as equipes possam organizar as informações em um formato legível sem a distração de recursos visuais ou personalização excessiva. Com o Smartsheet para Outlook, os usuários podem trazer essa simplicidade na solução e integrá-la diretamente ao Outlook. Os usuários podem organizar e acompanhar projetos ou até mesmo colaborar nos projetos diretamente de sua caixa de entrada do Outlook.

Para alguns recursos avançados, os usuários podem converter qualquer e-mail diretamente em um item compartilhado que aparece como uma nova “linha” em seu Smartsheet para que todos os participantes vejam instantaneamente. Como alternativa, mantenha toda a sua conversa de e-mail em torno do projeto intimamente ligada à tarefa associada para referência rápida. O Smartsheet também inclui uma função de pesquisa para que você possa localizar rapidamente o que estiver procurando.