8 melhores sistemas de telefone de escritório para pequenas empresas em 2022

Neste mega guia, detalhamos o que você precisa saber sobre a melhor solução de telefonia VoIP . Com vários sistemas telefônicos no mercado, pode ser difícil escolher o certo.

Antes de nos aprofundarmos, é melhor revisar suas metas de comunicação para pequenas empresas. Você deseja garantir que o provedor de VoIP comercial que você decide usar tenha o que você precisa para atendê-los de maneira eficaz.

Cheio de informações úteis, este guia elimina todo o ruído inútil online. Queremos que você vá direto para os melhores serviços de telefonia VoIP do setor hoje.

Escolha uma solução de telefone VoIP que melhore a qualidade das chamadas e o atendimento geral ao cliente. O objetivo é encontrar o sistema VoIP certo que agregue valor real aos seus negócios, equipes e clientes.

Índice:

• O que é VoIP?
• Como os sistemas de telefone do Office beneficiam seus clientes
• Como os sistemas de telefonia VoIP comercial impactam seus resultados
• 8 Melhores Provedores de Sistemas Telefônicos Empresariais
• O que são interações com o cliente e como entregá-las
• Escolha um sistema telefônico comercial que atenda às necessidades dos funcionários
• A causa e o custo das experiências ruins do cliente
• Atualizar seu sistema telefônico do escritório é essencial
• Perguntas frequentes sobre o sistema telefônico do escritório

O que é VoIP?

VoIP é um telefone de escritório para uma empresa. É um acrônimo que significa Voice over Internet Protocol.

É um serviço telefônico que usa sua conexão com a internet para fazer e receber chamadas. Ele também oferece mais funcionalidades de comunicação e opções para sua empresa usar. Ele oferece a flexibilidade de realizar seu trabalho de qualquer lugar e em qualquer dispositivo.

Você não precisará mais ficar perto de seu telefone de mesa analógico para receber chamadas de clientes ou se comunicar com um colega. Você tem a liberdade de vagar. Contanto que você tenha uma conexão de internet funcionando, você pode se comunicar com os clientes. Os sistemas de telefonia IP permitem que você atenda chamadas de negócios do seu smartphone quando estiver em trânsito.

Use seus dispositivos móveis e VoIP para transformar seu local de trabalho. Você pode torná-lo um escritório virtual ao usar uma solução VoIP.

Como os sistemas de telefone do Office beneficiam seus clientes

Como as expectativas dos clientes são altas, você precisa fornecer o que eles precisam, e o VoIP pode ajudá-lo.

Há uma variedade de qualidades comuns necessárias para fornecer um serviço excelente. As formas tradicionais não funcionam mais porque seus clientes querem mais. Eles anseiam por uma experiência premium das empresas que patrocinam. Com um sistema telefônico moderno para sua empresa, você pode atendê-los ainda melhor.

Para atender às necessidades do cliente, você deve incorporar o seguinte na jornada do comprador. (Ver abaixo)

• Fortes conexões de comunicação
• Respostas rápidas a mensagens de correio de voz
• Recuperação rápida de informações do cliente
• Disposição para ajudar e apoiar
• Forneça conveniência, recursos e opções
• Capacidade de conversar com um humano online ou no local
• Vários canais de atendimento ao cliente

Essas são apenas algumas das maneiras pelas quais sua empresa pode atender aos padrões dos clientes de hoje. Para o seu negócio conquistar clientes satisfeitos, você precisa ter um sistema que o ajude. Mesmo as pequenas empresas podem aumentar sua experiência usando um sistema telefônico comercial de alta qualidade.

Os clientes querem experiências confortáveis, rápidas, úteis e perfeitas.

Cada cliente tem uma imagem de como é um serviço excepcional em suas mentes. Se você não tiver uma compreensão do que isso implica para cada cliente, isso causará frustração. Os clientes estão a apenas alguns momentos de um tweet inflamado porque normalmente ligam de seus telefones celulares.

A forma como você se comunica com os clientes é vital para a sobrevivência do seu negócio. Escolha um sistema telefônico confiável para o seu escritório, para que seus clientes possam sempre entrar em contato com você. Em caso de mau tempo, você também pode encaminhar as chamadas para o seu celular.

Como os sistemas de telefonia VoIP comercial impactam seus resultados

O provedor de serviços telefônicos que você escolhe afeta a satisfação do cliente e as decisões de compra.

Infelizmente, algumas empresas não conseguem perceber o quanto cada interação é importante.

É o acúmulo de interações com o cliente que criam experiências. Além disso, são todas as pequenas interações que consistem em “detalhes diários”.

À medida que sua equipe interage com os clientes todos os dias, os métodos que eles usam precisam funcionar sem problemas. As ferramentas que eles usam para se comunicar não podem ser a razão pela qual o mau serviço ocorre. Mesmo que seu escritório tenha um PBX, você também pode equipá-lo com um sistema de telefonia em nuvem confiável .

Esteja você usando ferramentas populares da Microsoft ou do Google, sempre leve em consideração se essas ferramentas são úteis, como plataformas de mensagens, SMS, e-mails e recursos do sistema telefônico.

Considere sua qualidade e se as ferramentas que você usa estão funcionando em um nível superior. As interações e ferramentas afetam a experiência geral do cliente com sua empresa.

Sistemas populares de PBX IP podem ser adaptados com soluções VoIP de alto desempenho, especialmente se for Avaya, Cisco ou Polycom. Os troncos SIP fornecem a espinha dorsal da comunicação de voz do PBX em nuvem.

Se o seu sistema telefônico comercial atual não atende você, é hora de mudar.

Você precisa de um sistema que suporte as experiências que você fornece e o serviço que você espera. Sua empresa precisa de VoIP.

8 Melhores Provedores de Sistemas Telefônicos Empresariais

Esteja você procurando o melhor telefone de escritório para uma pequena ou grande empresa, você deve se comunicar com seus clientes e funcionários em um nível superior. Troque seu antigo sistema telefônico por um dos melhores provedores de VoIP para negócios.

Use as razões pelas quais fazer uma troca é importante para suas necessidades de negócios. Você está procurando um sistema amigável para call center? Ou você quer mais ou menos controle sobre como o seu serviço de negócios funciona?

O que você decidir afetará o tipo de sistema VoIP que sua empresa necessita. Aqui estão alguns sistemas a serem considerados ao analisar os provedores neste artigo:

• PBX (Private Branch Exchange) – Utilizado para comunicação interna (dentro da empresa) e externa (com o mundo externo). É uma rede telefónica privada. Os PBXs geralmente lidam com ramais de telefone internos e gerenciamento de chamadas.
• PABX Virtual – Usado para fornecer tecnologia de PABX para empresas de todos os tamanhos para gerenciar tarefas telefônicas em escritórios e departamentos.
• SIP Trunking – Um tronco SIP (Session Initiation Protocol) é usado para vários aplicativos em tempo real, como aplicativos de voz e vídeo. Os dados são enviados e recebidos através de um cliente SIP.
• PSTN (rede telefônica pública comutada)

Um PTSN é a infraestrutura e serviços para telecomunicações públicas. É uma rede telefônica pública.

Abaixo estão cinco dos melhores provedores de serviços VoIP empresariais. Escolha entre os melhores dos melhores para aprimorar suas experiências de comunicação comercial e atendimento ao cliente.

1. Anel Central

O sistema telefônico da RingCentral combina voz, vídeo, conferência e mensagens de equipe em um sistema de comunicação unificado e contínuo.

Uma das primeiras empresas a entrar no espaço VoIP, a RingCentral é conhecida por sua tecnologia inovadora e de ponta, integrada a uma solução de comunicação segura, completa e hospedada na nuvem.

Os recursos de colaboração em equipe do RingCentral , como mensagens em tempo real, chamadas de vídeo, compartilhamento de tela e compartilhamento de arquivos, permitem que os usuários se comuniquem e colaborem de qualquer lugar, o que significa maior produtividade e eficiência.

A RingCentral também oferece videoconferência internacional de primeira linha, que permite que as empresas realizem reuniões presenciais (com compartilhamento de tela), reduzindo enormemente as despesas de viagem.

Os preços do RingCentral começam em $ 19,99 mensais por usuário para o plano “Essentials”, que permite até 20 usuários. Para mais de 20 usuários, você pode escolher entre o plano “Padrão” por US$ 24,99 mensais por usuário ou os planos “Premium” ou “Ultimate”, que oferecem recursos avançados, como gravação automática de chamadas, logon único e integrações de CRM . Saiba mais sobre os planos e preços da RingCentral aqui .

2. Nextiva

A plataforma Nextiva, assim como outras alternativas do Grasshopper , unifica a comunicação do seu negócio. Seu serviço de telefone VoIP e recursos transformam prospects em clientes fiéis.

Um sistema VoIP confiável, muitas empresas optam por confiar na Nextiva para realizar atividades comerciais dentro e fora do escritório. Sua localização não mostra mais quanto trabalho você pode concluir. Agora você pode terminar todos os projetos de trabalho de qualquer lugar através do seu smartphone.

A Nextiva equipa sua equipe com as ferramentas de negócios certas para manter os funcionários produtivos e os clientes satisfeitos. Com itens como roteamento de chamadas, música em espera, videoconferência e vários recursos de chamada, sua empresa está pronta para dominar o mundo.

Digamos que construir relacionamentos e experiências fortes nunca foi tão fácil.

Tudo o que você precisa está incluído, como registros de chamadas, chamadas em espera, correio de voz avançado e um número de telefone gratuito sem custo adicional.

O preço do serviço telefônico da Nextiva começa em $ 20,00 por usuário todo mês. Quando você adiciona mais usuários, o melhor negócio que você receberá. A Nextiva oferece opções para expandir o telefone do seu escritório e economizar dinheiro. Saiba mais sobre os planos de telefonia Nextiva aqui .

3. GoToConnect

Os benefícios do serviço GoToConnect para empresas são simplificar o gerenciamento de linhas telefônicas, o monitoramento de chamadas e a configuração de conferências.

Ele ajuda a melhorar a comunicação e a colaboração com equipes, funcionários e clientes, tornando-o um dos melhores sistemas telefônicos disponíveis.

O GoToConnect oferece à sua empresa a capacidade de combinar voz e vídeo, além de mobilidade.

Você pode usar seu dispositivo móvel para ficar conectado ao trabalho enquanto estiver em trânsito.

O preço do serviço de telefone Jive começa em $ 19,95 - $ 29,95 por mês por usuário. Depois disso, os planos de preços mudam com cada grupo adicional de usuários. Os planos GoToConnect usam um método de camada.

4. 8×8, Inc

A 8×8 se esforça para garantir que eles tenham um sistema de comunicação baseado em nuvem verdadeiramente unificado que funcione de forma simples e integrada com seus negócios.

Eles se orgulham de seu pensamento inovador para fornecer soluções confiáveis ​​e engenhosas. 8×8 quer mantê-lo conectado com seus clientes.

Seus problemas de comunicação de negócios diminuirão imediatamente com o sistema 8×8. Você pode fazer melhores relacionamentos garantindo que a entrega de mensagens não atrapalhe mais.

O preço do serviço telefônico 8×8 começa a partir de US$ 15,00 por mês, por usuário do plano X Series X2. Depois disso, o preço sobe para US $ 172 por mês, por usuário, para o plano X8, que é o plano mais avançado. Você tem várias opções disponíveis para escolher para o seu negócio. Saiba mais sobre os planos 8×8 aqui .

5. Teclado

O teclado de discagem torna suas chamadas de negócios melhores. Ele funciona oferecendo várias maneiras de conectar sua equipe com seus clientes.

Obtenha uma variedade de ferramentas com um dos melhores telefones de escritório para o seu negócio. Oportunidades para ganhar mais conexões com os clientes estão fadadas a acontecer como resultado.

O Dialpad potencializa a comunicação da sua empresa de várias maneiras: voz, vídeo, mensagens, IA e reuniões em seus dispositivos existentes.

Os preços do teclado de discagem começam em US$ 25,00 por mês, por usuário. Eles também oferecem uma opção Pro e Enterprise a preços diferentes. Saiba mais sobre os planos de telefone Dialpad aqui .

6. Negócios Vonage

O telefone do escritório Vonage Business é totalmente baseado em nuvem. Além disso, o Vonage Business permite que você implemente novos softwares facilmente, sem infraestrutura ou custos adicionais, para que você possa dimensionar facilmente à medida que seus negócios crescem.

A plataforma Vonage Business API, Nexmo, permite que as empresas melhorem muito as experiências dos clientes com recursos omnicanal. A Nexmo usa a mais recente tecnologia para conectar empresas com consumidores em tempo real, em qualquer canal que o consumidor preferir.

Pode ser voz, e-mail, bate-papo ou mídia social. Além disso, as comunicações incorporadas criam interações contextualmente relevantes para manter os clientes satisfeitos, melhorar as vendas e agilizar o atendimento ao cliente.

Os planos Vonage Business diminuem o preço por linha quanto mais linhas telefônicas você tiver. Por exemplo, para 1 a 4 linhas, os planos começam em $ 19,99 mensais por linha. Para 5-19 linhas, os planos começam em $ 17,99 mensais por linha. Para 20-99 linhas, os planos começam em $ 14,99 mensais por linha. Saiba mais sobre os planos e preços do Business Cloud da Vonage aqui, e o estado do Vonage Business aqui .

7. Ooma

A Ooma oferece tecnologia para garantir que todas as chamadas de clientes que chegam ou saem de sua empresa sejam cristalinas.

Oferece qualidade de voz mesmo sob condições extremas. Ao usar uma coleção de tecnologias avançadas, a Ooma trabalha para manter a conversa fluindo.

Ao substituir seu telefone fixo por um provedor de VoIP, você sentirá a diferença. Não só aumenta o compromisso dos funcionários com o serviço, mas também oferece facilidade.

O preço do serviço telefônico Ooma começa em $ 19,00 por mês, por usuário.

O serviço de telefone VoIP que você escolher precisa ser confiável, confiável e de suporte, tanto para você quanto para seus clientes.

Não permita que o sistema VoIP da sua empresa o decepcione. Pare de perder clientes, funcionários e dinheiro.

Quando você decide usar um provedor de telefonia VoIP, opta por tornar os funcionários e os clientes as principais prioridades do seu negócio. Saiba mais sobre os preços e planos da Ooma.

8. Avaya

A Avaya oferece um sistema de telefonia em nuvem que permite que seus usuários liguem, conversem, encontrem-se e colaborem com funcionários e clientes em uma única plataforma. Sua ferramenta foi projetada para oferecer interações personalizadas, inteligentes e sem esforço para todos os usuários da Avaya.

A empresa tem um passado complicado. Em 1995, a Lucent Technologies desmembrou-se da AT&T. Cinco anos depois, a Avaya desmembrou-se da Lucent. A Avaya faliu em 2017, mas acabou sendo salva pela RingCentral. As duas empresas firmaram uma parceria em 2019 para criar o Avaya Cloud Office, que é desenvolvido pela RingCentral .

O Avaya Cloud Office foi projetado para oferecer a seus usuários uma experiência completa que se adapta especificamente à maneira como você trabalha. Você pode entrar em contato com clientes ou colegas de trabalho por meio de mensagens de voz ou SMS da plataforma usando seu desktop ou dispositivo móvel. O Avaya Cloud Office também oferece uma solução de videoconferência para até 200 participantes. Os usuários também podem aproveitar a oferta de análise da Avaya para ver a eficácia das comunicações de sua empresa.

O Avaya Cloud Office tem quatro planos de preços diferentes disponíveis, com cada preço individual baseado no número de licenças que você precisa para o software. Empresas com menos de 20 usuários podem aproveitar o plano Essentials, a partir de US$ 19,99/usuário/mês. Os planos de preços restantes estão disponíveis para organizações com mais de 20 usuários. O plano Standard começa em US$ 24,99/usuário/mês, o Premium começa em US$ 34,99/usuário/mês e o Ultimate começa em US$ 49,99/usuário/mês.

O que são interações com o cliente e como entregá-las

As interações com o cliente consistem em duas coisas. Um, fornecendo “detalhes diários” e dois, os métodos que você usa para entregá-los. Estes são essenciais em qualquer um dos melhores sistemas de telefonia para pequenas empresas e grandes empresas.

O que são “Detalhes Diários?”

A frase “detalhes diários” é como eu resumi o que precisa acontecer durante cada interação. Consiste no seguinte:

• Comunicação Unificada : Todos no escritório se comunicam com os clientes usando um sistema telefônico totalmente integrado. Isso também inclui software de CRM , mensagens de texto, helpdesk e funções de call center .
• Qualidade de serviço: Isso inclui tempo de atividade, conexão com a Internet, disponibilidade, experiência do usuário, segurança e suporte ao cliente.
• Opções de contato comercial: número local, gravação de chamadas, encaminhamento de chamadas, aplicativo móvel, telefone celular, visitas pessoais, site, número gratuito e fácil de encontrar em mecanismos de pesquisa como o Google.
• Detalhes do produto: itens de alta qualidade, em estoque, opções de compra, acessibilidade e recursos avançados.

Como entregar “detalhes diários”

Outro fator essencial na criação de interações positivas são os métodos que você usa. Os métodos para fornecer “detalhes diários” incluem:

• Telefonemas
• Mensagens de texto
• Cara a cara
• E-mails
• Correio de voz
• Fax
• Mídia social
• Centro de contato
• Bate-papo ao vivo
• Publicidade

Você também pode fornecer detalhes diários usando o software de suporte técnico gratuito . Cada interação que você tem com os clientes é crítica. Preste atenção ao que você fornece e como você entrega.

O provedor de serviços telefônicos que você escolher também importa. Isso afetará não apenas a experiência do cliente, mas também a dos funcionários.

Esses são os relacionamentos mais importantes do seu negócio. Você deve ter um telefone do escritório que suporte ambos.

Escolha um sistema telefônico comercial que atenda às necessidades dos funcionários

Você tem funcionários porque precisa deles para o seu negócio. Eles também têm necessidades que vão além de receber um salário.

Atender às necessidades dos funcionários garante melhores interações com os clientes, o que leva a mais vendas.

Ao usar um serviço de telefonia VoIP para pequenas empresas , você equipa os funcionários com as ferramentas certas. Facilita a entrega de “detalhes diários” durante cada interação. Como resultado, você verá o sucesso.

Como proprietário de uma empresa, você é responsável por atender às necessidades dos funcionários. Eles confiam em você para fornecer métodos de apoio. O que os funcionários querem dos empregadores?

• Acesso a equipamentos e recursos capazes
• Capacidade de trabalhar em seus telefones com um aplicativo móvel
• Opções de trabalho remoto – temporárias ou permanentes
• Gerenciamento e organização de tarefas
• Ferramentas de gestão de clientes claras e concisas
• Atenda os clientes em vários canais, além do telefone
• Produtos e serviços de alta qualidade para vender
• Um sistema de telefonia confiável e confiável

Seu provedor de VoIP precisa incluir métodos que permitam atender às necessidades de seus funcionários.

O sistema telefônico de sua pequena empresa lida com mais do que chamadas feitas e recebidas. Seus funcionários, juntamente com seus clientes, precisam de mais.

Funcionários felizes significam clientes felizes.

Métodos para atender às necessidades dos funcionários

• Vídeo conferência
• Identificação de chamadas
• Auto atendimento
• Conexão de internet de alta velocidade
• Recursos de dispositivos móveis para iOS e Android
• Softphone
• Aparelho portátil
• Fone de ouvido
• Telefone sem fio
• Software de gerenciamento de call center
• Gravação automática de chamadas
• Plataforma de gerenciamento de informações

Faça conexões de funcionários com chamadas de conferência

Ao equipar os funcionários com recursos que promovem a conectividade, você leva sua empresa para o próximo nível.

Os funcionários querem colaborar e fazer conexões com os membros da equipe.

A incorporação de ferramentas como software de conferência e webconferência pode desbloquear novos níveis de produtividade para sua pequena empresa.

O serviço telefônico por si só pode levar seus negócios até certo ponto. Os telefones fixos têm muitas restrições para você ir aonde quiser.

Permitir que seus funcionários conversem, conheçam e discutam projetos ao vivo é o que você precisa para expandir seus negócios. Seu sistema telefônico comercial é sua vantagem competitiva.

Se o sistema de telefonia virtual que sua empresa usa não mantém os funcionários conectados, em breve isso refletirá no serviço que você presta. A chegada de clientes insatisfeitos começará.

As experiências de seus funcionários impactam drasticamente o resultado das experiências de seus clientes.

Você não pode mais ter um sistema telefônico ruim que não possui recursos atraentes. Os sistemas telefônicos modernos oferecem redundância para direcionar chamadas para telefones celulares no caso improvável de uma interrupção na conexão com a Internet. Esteja você vendendo o melhor telefone de escritório para uma pequena empresa ou empresa internacional, uma solução VoIP moderna está ao seu alcance.

A causa e o custo das experiências ruins do cliente

Ter um negócio na era digital torna muito fácil esquecer um dos métodos mais antigos de comunicação com o cliente: o sistema telefônico.

Como resultado, algumas empresas acreditam que outras formas de comunicação têm prioridade, mas 92% de todas as interações com clientes acontecem por telefone.

Isso não significa necessariamente que todas sejam chamadas telefônicas, e é por isso que você precisa de um sistema VoIP que possa dar suporte ao seu negócio.

Se o sistema telefônico da sua empresa está atrasado, você está decepcionando seus clientes e funcionários. Você pode fazer muito melhor.

Exemplos de experiência ruim do cliente

A empresa média perde entre 10% e 30% de seus clientes a cada ano. Não demora muito para que esses números cresçam, especialmente se você continuar a fornecer conexões comerciais de baixa qualidade.

Clientes e funcionários insatisfeitos acontecem devido a equipamentos , gerenciamento ou serviços VoIP inadequados. Aqui estão muitas fontes de frustração relatadas por pequenas empresas:

• Chamadas perdidas que não são retornadas
• Sendo colocado em mudo versus espera
• Longos tempos de espera
• Enviado para o correio de voz em vez dos membros corretos da equipe
• Ecos, atrasos ou estática nas chamadas
• Chamadas perdidas
• Instruções de discagem confusas para chamadas de saída
• Ferramentas difíceis
• Transferências de chamadas não confiáveis
• Chamadas abandonadas
• Transferência de número de telefone errado
• Péssimo atendimento ao cliente
• Wi-Fi lento ou não confiável
• Sistemas de telefonia VoIP não confiáveis
• Aplicativos móveis lentos e com bugs

Estatísticas ruins de experiência de clientes e funcionários

Quando o seu provedor de serviços de telefonia não está à altura, isso custa a você. Essas estatísticas de experiência ruim colocam o custo em perspectiva.

• Uma pessoa gasta em média 9,5 minutos tentando falar com um humano quando está presa em um sistema telefônico automatizado.
• Globalmente, o valor médio de um cliente perdido é de US$ 243.
• 71% dos consumidores terminaram seu relacionamento com uma empresa devido ao mau atendimento ao cliente.
• US$ 83 bilhões é o custo do mau atendimento ao cliente nos EUA.
• A rotatividade dos funcionários de atendimento ao cliente é de 27% ao ano.
• Mais de dois terços dos clientes desligaram em um sistema telefônico comercial frustrados por não conseguirem falar com uma pessoa ao vivo .

As experiências ruins do cliente afetam os negócios de várias maneiras. Alguns são imediatos, enquanto outros têm um efeito mais duradouro.

O impacto de experiências ruins nos negócios

• Uma reputação danificada
• Leads desperdiçados
• O Valor da Vida do Cliente (CLV) despenca
• Receitas diminuídas
• Alta rotatividade

Você decide se o seu sistema telefônico criará falhas de comunicação e interações irritáveis, ou conversas suaves que deixarão todos à vontade.

Atualizar seu sistema telefônico do escritório é essencial

Atualizar seu sistema telefônico não é apenas atualizar seu telefone real para o telefone Polycom ou Yealink mais recente. Avalie suas necessidades hoje e no futuro – 2-3 anos seria uma boa ideia. Pule como um gafanhoto para usar VoIP e não atrase sua migração para implementar seu novo sistema telefônico.

Certifique-se de ter uma conexão de internet de alto desempenho. Todos os melhores sistemas de telefonia empresarial da era moderna usam VoIP, exigindo uma conexão de internet estável e rápida. Certifique-se de considerar comparações e revisões de recursos.

O telefone do escritório pode ser o melhor investimento em tecnologia que você já fez porque afeta vendas, marketing, operações e atendimento ao cliente. Confira nosso guia mais recente para garantir que você obtenha os melhores recursos do sistema de telefone do escritório disponíveis.

Perguntas frequentes sobre os sistemas de telefone do Office para PMEs

Abaixo, respondemos a algumas perguntas comuns sobre os sistemas telefônicos do escritório.