Como organizar um evento online de sucesso: 8 dicas

Aqui estão os detalhes completos sobre um evento online, como o que é um evento online, coisas a serem consideradas antes de realizar uma conferência virtual e os métodos para organizar um evento online .

Várias empresas e organizações estão mudando lentamente para eventos online em vez de encontros presenciais. Há um crescimento excepcional no uso de eventos online devido ao aumento repentino da pandemia. O que quer que as empresas e organizações precisem manter uma conexão com seus próprios funcionários para fazer as coisas no prazo. Reuniões virtuais são muito comuns em famílias também, onde nos reunimos com parentes, amigos online e temos algum tempo de qualidade. Se você é o único a cuidar dessas coisas, aqui estão algumas dicas selecionadas para iniciantes, seguidas de métodos para organizar um evento online com sucesso.

O que é um evento online?

Nada especial! É apenas uma conferência online semelhante a uma videochamada em grupo, mas onde centenas de pessoas podem se juntar para uma finalidade agendada. Existem diferentes categorias com base no objetivo do evento. As reuniões da empresa podem ser chamadas de reuniões virtuais, enquanto as palestras de educação on-line podem ser consideradas como webinars ou aulas on-line. Em suma, as pessoas que se reúnem online para um propósito usando diferentes ferramentas são chamadas de eventos online.

Estar conectado online é realmente um benefício para nós. Não sou contra encontros presenciais que são sempre bons e preferíveis. É preciso se adaptar às situações atuais também. Se você ainda está cético em relação aos acontecimentos online, aqui está a lista de benefícios para encontros virtuais.

Benefícios do evento online ou cimeira virtual

• Mais público – É provável que mais pessoas participem do evento, pois não há custos de viagem envolvidos.
• Sem custos – reuniões físicas geralmente exigem espaço e comida também. Todos esses não são necessários para um evento online.
• Conteúdo – O conteúdo pode ser facilmente gerenciável a partir de reuniões antigas. As reuniões de família também não precisam de uma apresentação de slides.
• Leads – Isso é restrito a eventos de negócios. Há chances de leads para webinars de qualidade.
• Tudo que você precisa é uma boa conexão com a internet (que já temos na maioria das vezes) e algum tempo para participar do evento.
• Mais opções de rede para indivíduos.

Espero que você tenha se convencido. Eu participei pessoalmente de vários webinars e eles tiveram um grande efeito na minha carreira profissional. Todos os benefícios acima se aplicam a eventos empresariais e pessoais.

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8 coisas a serem consideradas ao organizar um evento virtual

E se você tivesse que organizar um evento? Seja qual for o evento, talvez você seja solicitado a organizar um evento online. Escolher alguma ferramenta de software aleatória, como o Zoom, não é grande coisa. Deve-se avaliar o propósito do evento e coisas do tipo antes de escolher um software. Aqui estão alguns dos fatores que devem ser considerados antes de organizar um evento online. Lembre-se, a reunião deve ser envolvente pelo menos na maior parte do tempo ou deve ser produtiva.

1. Decida o tipo de evento virtual e tenha uma equipe

Descubra a finalidade e o formato exatos do evento online como o primeiro passo. O objetivo do evento pode ser educacional, promocional, geração de leads ou algo mais. Descubra para escolher o formato do evento online. Cada finalidade pode ser organizada em um formato diferente. Alguns deles são,

Webinars :

Eles são usados ​​principalmente para fins educacionais, onde você pode ser o criador de conteúdo ou explicar ao público sobre um produto e promover alguma outra coisa, etc. As aulas on-line podem se enquadrar nessa categoria, que também é envolvente na maioria das vezes.

Happy Hours virtuais:

Existem reuniões normais, ou seja, reuniões de família ou amigos online. Eles são apenas encontros casuais na maioria das vezes. Eles vão de minutos a horas, dependendo do número de pessoas principalmente.

Concertos:

Brincadeiras e encontros foram proibidos durante a pandemia e os shows online parecem ser a melhor opção para a maioria das organizações para manter contato com os clientes.

Para resumir, existem nomes diferentes para cada finalidade. No entanto, de forma simples podem ser considerados como eventos online. Trate os itens acima como referências e decida o tipo de evento em primeiro lugar.

Se individual, então você precisa cuidar de todas as coisas. Se você estiver trabalhando em equipe, configure seus membros e compartilhe o trabalho de acordo com suas habilidades, ou seja, alguém pode lidar com o trabalho técnico facilmente ou alguém é bom em escrever frases de convite e assim por diante.

2. Decida o Público

O público desempenha um papel importante em eventos online. O envolvimento sempre é importante durante as conversas online. Faça essas perguntas básicas a si mesmo.

• Você está realizando um encontro com amigos?
• Uma reunião de família?
• Uma reunião de negócios?
• Lançamento do produto para seus companheiros?
• Alguma outra reunião formal com seus funcionários?
• Webinar para seus seguidores.
• Apenas uma sessão ao vivo aleatória para verificar a atividade em seus perfis de mídia social.

Basta fazer essas perguntas e obter uma visão clara do seu público. Este é um passo importante para o sucesso de um evento. Sem um público-alvo, um encontro online pode ser uma perda de tempo para todos. Então conte seu público primeiro. Se a reunião for para membros limitados, os convites poderão ser compartilhados pessoalmente após decidir sobre a ferramenta.

3. Considere as opções de engajamento

O envolvimento durante as discussões online é sempre frutífero. Mas sem um conjunto de regras, também pode ser irritante. Não podemos permitir que todos falem ao mesmo tempo, certo? Pode criar uma grande confusão. Portanto, considere estes de acordo com o seu evento.

• Faça perguntas regulares
• Conduza enquetes para coletar seus pontos de vista.
• Ative as opções de bate-papo de maneira limitada.
• Esteja aberto a perguntas.
• Dê alguns quebra-cabeças.
• Recompensas se você tiver um orçamento em mãos.

Com essas táticas, podemos manter a reunião engajada até que ela dure.

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4. Identificar e reunir palestrantes

Casual e familiar podem precisar de uma equipe de palestrantes todas as vezes. Gerenciar conteúdo e ser palestrante o tempo todo pode ser difícil durante eventos de aprendizado e profissionais. Por isso, sugere-se ter uma equipe de palestrantes dispostos a falar sobre suas áreas de interesse.

Isso reduz a carga de uma única pessoa e os resultados serão mais eficazes. Identifique os oradores em seu círculo, o que pode ser um pouco fácil, pelo menos na maioria das vezes. Pessoas com boa experiência em eventos online podem gerenciar facilmente todas as funções.

5. Prepare o conteúdo para o seu encontro

Esta etapa não se aplica a todos os eventos casuais. Se você está planejando um webinar ou similar, prepare-se com seu conteúdo corretamente. Você pode redirecionar o conteúdo de fontes disponíveis do Google. Aprenda a deixar referências no chat de preferência para evitar dúvidas do público.

Pode ser uma apresentação de apenas um doc. Tudo depende do tipo de evento. O Google Slides é minha escolha pessoal para mostrar conteúdo para o público por sua interface mais limpa e simples.

6. Teste sua tecnologia e orçamento

A maioria das ferramentas tem versões gratuitas e são boas o suficiente para reuniões básicas. Eles podem não fornecer muitas opções. No entanto, eles são bons o suficiente para eventos online casuais. Mas para encontros profissionais, onde centenas de pessoas podem participar, precisa de versões premium. Lembre-se, as versões gratuitas também têm limite de membros.

Prefira a ferramenta com a qual você está mais familiarizado. Se esta é a primeira vez, use ferramentas de interface do usuário simples, como Google Meet e Zoom. O orçamento depende completamente do número de membros e do tipo de eventos. Portanto, esteja pronto com suas pequenas habilidades técnicas e orçamento, se necessário.

Verifique suas configurações de compartilhamento de microfone e tela antes de entrar ao vivo. Se possível, faça um compartilhamento de tela de teste com membros limitados da família. Não entre em pânico no dia da apresentação.

7. Promova o evento ou convide

Decida um caminho para o evento. O evento será chato sem público. Se for um lançamento de produto ou algo relacionado a promoções de eventos de leads por meio de anúncios é obrigatório ou pelo menos compartilhar nas mídias sociais com um bom número de seguidores. Alcance o maior número de pessoas possível até a data do evento.

Se você tiver dados suficientes, como e-mails ou números de Whatsapp, convide-os com um convite adequado. Os e-mails fornecem mais opções. Prefira e-mails para eventos profissionais.

8. Sempre tenha um segundo plano e acompanhe as coisas

Tudo. pode ou não seguir o procedimento. Portanto, sempre tenha um segundo plano. Verifique as coisas básicas, como conectividade com a Internet, energia, se necessário, para laptop ou celular e muito mais.

Sempre tenha um segundo plano ou opções em caso de falha. Nunca deixe seu público decepcionado. Acompanhe as coisas até o início do evento, ou seja, verifique quantas pessoas estão interessadas em participar. O conteúdo está pronto? , Quantos membros podem participar do evento? Acompanhar essas coisas irá ajudá-lo a organizar um evento com sucesso.

Uma vez que você tenha uma ideia clara sobre as coisas, passaremos para os métodos para organizar um evento online, ou seja, ferramentas para hospedar um evento. Escolha qualquer um dos seguintes que se adapte ao seu encontro.

Métodos para organizar um evento online

Há uma série de ferramentas ou softwares que servem ao propósito de encontros online. No entanto, vou listar os mais populares aqui com informações breves.

1. GoToMeeting

GoToMeeting é a melhor ferramenta para organizar eventos online. Ele fornece todos os melhores recursos para organizar reuniões de forma eficaz. Isso é muito útil para realizar aulas online, reuniões de empresa e webinars. Mantém a melhor qualidade de áudio e vídeo para os usuários. O preço do GoToMeeting vale seus recursos disponíveis. Isso está disponível para navegador da web e uso móvel.

Recursos

• Compartilhamento de tela
• Chamada em conferência
• Vídeo conferência
• Conferência móvel
• Gravação e Transcrição da Reunião
• Equipamento da sala de conferências

Preços

Como organizar um evento online usando o GoToMeeting

Nesta seção, mostrarei as etapas envolvidas para organizar um evento online usando o GoToMeeting

Tempo total: 5 minutos

PASSO-1: Visite o GoToMeeting

Em primeiro lugar, você deve visitar o site oficial do GoToMeeting. Clique na opção Download para baixar o aplicativo GoToMeeting. Clique em “Start for Free” se você for um novo usuário e ele irá redirecioná-lo para a página Sign Up.

PASSO-2: Inscreva-se no GoToMeeting

Forneça os detalhes como nome, e-mail comercial, número de telefone, cargo, senha, tamanho da empresa e clique em Inscrever-se.

PASSO-3: Junte-se através do navegador da Web

Clique na opção “Join” , que fica no canto superior direito da janela. Em seguida, você é redirecionado para a página de adesão. Nessa página, insira o código de 9 dígitos fornecido pelo organizador e clique em ingressar para entrar na reunião.

PASSO-4: Hospedando um evento/reunião online

Clique na opção “Host” , que fica no canto superior direito da janela. Em seguida, o aplicativo começará a ser baixado. Através do aplicativo, você pode participar do evento online.

Fornecer:

• Navegador
• Internet
• GoToMeeting

2. Zoom

O Zoom é um conhecido aplicativo de videoconferência baseado em nuvem que foi bastante popular a partir de 2020 durante a pandemia. Ajuda a interagir com as pessoas online através de reuniões e conferências. É a ferramenta para todas as empresas, incluindo pequenas e grandes escalas. No entanto, com base no número de participantes, a versão premium é necessária. Zoom listado na Fortune 500 para 2019 e 2020 com um aumento de 227% ao longo do ano.

Algumas de suas principais características são,

• O plano gratuito é bom o suficiente para reuniões individuais ilimitadas.
• O compartilhamento de tela está disponível
• Todos os eventos podem ser gravados.
• Controle sobre os participantes
• Bate-papos e enquetes
• Envio de restos.
• Videoconferência em grupo. O número de slots e o período de tempo dependem do seu plano. Portanto, escolha sabiamente durante o faturamento.

O Zoom está disponível para todos os dispositivos, incluindo Android e iOS. Também pode ser usado em smart TV.

3. Equipes da Microsoft

O Microsoft Teams é uma ferramenta relacionada ao trabalho no Microsoft 365 office. Opções de trabalho em casa e aprendizado para funcionários e alunos trabalharam muito para equipes que desfrutam de mais de 44 milhões de downloads. Em março, durante a pandemia, ou seja, os usuários de 2020 registraram mais de 900 milhões de minutos para suas próprias reuniões ou eventos.

O Teams é basicamente projetado para o trabalho em equipe durante os projetos. Por padrão, as conversas ficarão visíveis para todos os membros dessa equipe. As opções de mensagens privadas precisam ser ignoradas para bate-papos pessoais. Pode-se alternar as conversas de chat para chamadas de vídeo ou áudio diretamente da própria navegação.

Ser integrado aos aplicativos do Microsoft 365 é um grande ponto positivo. Ele ainda suporta geradores divertidos, ou seja, emojis, adesivos e muito mais. Assim como o zoom, ele também suporta todas as plataformas, incluindo a web. A opção Freemium com suporte para 300 pessoas por vez está disponível. Confira os preços no site oficial antes de comprá-lo. Depois de baixar as equipes, é preciso criar uma equipe para iniciar os procedimentos. É usado principalmente para eventos profissionais.

4. Google Meet

O Google já tinha o Duo para videochamadas, o que é bom e o encontro é basicamente para os usuários da suíte durante os primeiros dias. No entanto, com o boom das ferramentas e softwares de reunião online, o Google decidiu oferecer o Google Meet gratuitamente para todos com uma conta do Gmail. Isso pode ser por tempo limitado até que ganhe um bom número de assinantes.

A melhor parte do Google Meet é que você pode começar com uma videochamada ou char ou uma videochamada conforme sua conveniência. Alguns dos recursos personalizáveis ​​do encontro são,

• Transmita ao vivo e grave uma reunião
• Converse com todo o público em uma videochamada de cada vez.
• As legendas podem ser usadas.
• Silencie ou remova outros participantes da reunião.
• Várias opções de layout de tela.

Sendo uma empresa grande e conhecida, o Meet foi integrado com todas as ferramentas importantes necessárias, como o calendário do Google, para agendar reuniões. A maioria dos celulares vem com calendários do Google e ecossistema do Google, o que facilita a escolha das pessoas para conhecer.

Conclusão

Sem dúvida, existem várias ferramentas semelhantes para o mesmo propósito. Eu geralmente prefiro privacidade e escolho ir com o software mais popular que foi apoiado por algumas boas empresas. Portanto, escolha as ferramentas de acordo com seu orçamento e conhecimento técnico. Lembre-se, a maioria das ferramentas tem opções e configurações semelhantes. Comente a melhor se você estiver usando outras ferramentas. Eles podem nunca substituir a sensação de reuniões presenciais, mas são mãos e não podem ser ignoradas às vezes.

Espero que este tutorial tenha ajudado você a conhecer o melhor software Editor de PDF para Mac e Windows . Se você quiser dizer alguma coisa, deixe-nos saber através das seções de comentários. Se você gostou deste artigo, compartilhe-o e siga o WhatVwant no Facebook, Twitter e YouTube para obter mais dicas técnicas.