O fax on-line é seguro o suficiente para advogados, médicos e contratados do governo?

Muitos leem a palavra “fax” com uma conotação um tanto antiquada, muito semelhante a ter uma sala de computadores em uma casa de família. O fax online, no entanto, oferece a complexidade de um serviço baseado em nuvem sem a necessidade de hardware extra (máquinas de fax). Ao contrário de sua contraparte mais volumosa, que usava redes analógicas para transmitir dados conectando-se a linhas telefônicas tradicionais (PTSN), os produtos de fax online seguros criam documentos que podem ser enviados para outro aparelho de fax com aplicativos da Web ou como anexos de e-mail.

Essa tecnologia modernizada agora agiliza as transferências de documentos, economizando horas de trabalho e fornecendo a flexibilidade que os sistemas desatualizados nunca poderiam oferecer. Melhor ainda, os sistemas de fax on-line mais recentes vêm com protocolos de alta segurança que permitem o gerenciamento de documentos tão seguro e conveniente quanto qualquer outro programa de software comum.

• Como funciona o fax on-line?
• Devo abandonar minha máquina de fax?
  • Segurança do arquivo
  • Tamanho do arquivo
  • Organização e gerenciamento de arquivos
• Medicina se moderniza com fax online
• Fax on-line seguro para escritórios de advocacia
• Empreiteiros do governo precisam de fax on-line seguro
• Segurança e conformidade são padrão para fax on-line

Como funciona o fax on-line?

Os sistemas de fax da Internet atribuem números de telefone exclusivos que são usados ​​quando alguém tenta transmitir um documento. O sistema reconhece o número de fax e responde enviando a digitalização como um anexo de arquivo, normalmente um PDF. Os faxes recebidos são precedidos por um aviso para visitar sites para baixar software compatível para uma transação tranquila, mas muitas marcas de software enviam os documentos como imagens padrão em seu formato não compactado. Dessa forma, desde que o contato tenha um visualizador de gráficos padrão, não há necessidade de downloads adicionais.

Alguns produtos de fax da Internet fornecem recursos avançados de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), que convertem instantaneamente imagens de caracteres em texto que pode ser lido ou copiado e colado em outro lugar. Depois que o anexo é aberto, ele pode ser tratado como qualquer outro arquivo – encaminhado, salvo como outros tipos de arquivo e combinado com outros documentos. Muitos serviços de fax on-line multifuncionais geram folhas de rosto, o que é essencial para proteger as informações do paciente no setor de saúde.

Para muitos profissionais que desejam aumentar a produtividade e economizar espaço físico, a mudança para o fax online geralmente faz sentido. Aqueles que trabalham nos setores governamental, de saúde ou jurídico podem hesitar mais em mudar seus métodos de comunicação, pois essas ocupações exigem uma presença de segurança reforçada – não apenas para operações internas, mas também a garantia de que as informações privadas permanecerão seguras. Felizmente, o fax on-line oferece o tipo de recursos de segurança aprimorados que garantem que esses documentos sejam mantidos digitalmente mais seguros do que jamais poderiam ser em sua forma impressa. Portanto, a questão a ser considerada não é “O fax online é seguro de usar?” mas sim, “O fax online é adequado para o meu setor?” A resposta, de qualquer forma, é provavelmente sim.

Devo abandonar minha máquina de fax?

Em geral, a resposta é provavelmente sim. Embora cada setor tenha necessidades diferentes de gerenciamento de arquivos e correspondência, existem algumas vantagens que podem beneficiar as empresas, independentemente do setor.

Segurança do arquivo

Talvez o fator mais importante para qualquer pessoa no campo médico, jurídico ou governamental seja a privacidade e a segurança dos documentos enviados por fax. Alguns produtos de fax pela Internet fornecem criptografia SSL e proteção por senha, o que provavelmente seria o processo padrão para essas profissões. A maioria oferece um prompt de login seguro e autorização de dois fatores para segurança extra e um número crescente está ostentando suas soluções de fax como compatíveis com HITECH e HIPAA.

Tamanho do arquivo

Muitos serviços de fax online compactam documentos grandes automaticamente para que os destinatários possam abri-los rapidamente. Anexos grandes podem diminuir significativamente o tempo de transmissão de um e-mail, portanto, mantê-los menores agiliza o e-mail e garante que ele não entupa a caixa de entrada do destinatário (uma etapa ponderada a ser tomada, independentemente do setor).

Organização e gerenciamento de arquivos

Ao digitalizar documentos automaticamente, um usuário pode enviar e salvar páginas de fax tão rapidamente quanto são recebidas. Os registros de fax recebidos, que nem mesmo eram facilmente disponíveis com uma máquina de fax, agora podem ser obtidos em segundos e compartilhados, se necessário.

Quando se trata de profissionais do setor de saúde ou jurídico, ou daqueles que trabalham para municípios do governo, é importante considerar os recursos específicos de fax a serem pesquisados.

Medicina se moderniza com fax online

Os funcionários de consultórios médicos estão familiarizados com o processo de recebimento e envio de dados do paciente. Os registros e encaminhamentos de pacientes ainda são predominantemente enviados por fax, ou às vezes pelo correio – mas raramente por qualquer outra via.

A má comunicação muitas vezes frustra médicos, enfermeiros, pesquisadores e pacientes, ao longo do tempo incutindo uma tecnofobia relacionada ao fax. Por causa disso, muitos médicos continuam relutantes em atualizar seus sistemas e, em muitos casos, até insistem em entregar em mãos seus registros mais importantes. Os trabalhadores de todo o setor geralmente se referem aos faxes como “a barata da medicina americana”, embora cerca de 75% dos documentos médicos ainda sejam tratados com o hardware de fax tradicional.

Vários profissionais médicos já viram as vantagens de digitalizar seus registros e correspondências de pacientes, graças a iniciativas de modernização em todo o setor. Renovações de prescrição, aprovações de tratamento fisioterapêutico e notificações de seguradoras são os tipos de solicitações comuns relacionadas a fax que os médicos comuns encontram diariamente. Por esse motivo, muitas práticas menores estão prometendo se tornar “zonas livres de fax até 2020”, uma meta ambiciosa que, embora ecologicamente correta, não considera os benefícios duradouros de mudar para uma infraestrutura de fax exclusivamente online.

Ao digitalizar os registros e a maioria das comunicações, como alguns hospitais maiores, os arquivos agora podem conter um histórico de informações muito mais completo e detalhado do que os faxes. Melhor ainda, a digitalização da correspondência significa que as ações registradas se tornam pesquisáveis ​​e fáceis de analisar para ferramentas de aprendizado de máquina.

A implementação de serviços online em uma empresa já existente com muitos faxes, como uma clínica, permite simultaneamente arquivamento e manutenção de registros mais fáceis, o que ajuda todos os esforços futuros de modernização ao implementar outros softwares ou ferramentas de produtividade (além das medidas de criptografia e segurança mencionadas anteriormente máquinas de fax simplesmente não podem fornecer).

Fax on-line seguro para escritórios de advocacia

Para aqueles que trabalham em escritórios de advocacia, a necessidade de segurança de documentos é igualmente aparente. Uma das principais preocupações de muitos advogados é a capacidade de oferecer suporte ao trabalho remoto e fornecer vários métodos de fax, incluindo e-mail, aplicativos ou portais da Web e móveis e capacidade de smartphone. Operações remotas suaves são essenciais para qualquer escritório de advocacia, que tende a precisar de advogados disponíveis para horas faturáveis, independentemente de sua localização. É comum que os tribunais também exijam assinaturas de “tinta úmida” em documentos, portanto, não ter essas ferramentas prontamente disponíveis pode prolongar drasticamente o tempo necessário para concluir uma tarefa tão simples.

Muitos pacotes corporativos de fax pela Internet usam um serviço de assinatura mensal, oferecendo diferentes níveis de preços dependendo do número de arquivos ou do número de páginas que a empresa planeja transmitir. Juntamente com as taxas de configuração, isso pode aumentar rapidamente, mas os pacotes corporativos geralmente também incluem recursos valiosos, como volume de página escalável, integração de API e conformidade com HIPAA. No entanto, acabar com telefones fixos e racionalizar pode equilibrar a economia.

Os melhores serviços de fax on-line atendem especificamente a profissionais do direito, e seus produtos geralmente apresentam recursos como a capacidade de enviar faxes para grandes volumes de pessoas, recursos de fax internacionais suaves, armazenamento de página de rosto personalizado e integração com unidades de nuvem que uma empresa já usa, como como Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive ou Evernote. Felizmente, mesmo as opções que permitem enviar um fax de um telefone têm esses recursos.

Esses recursos são muito mais avançados do que a empresa médica média precisaria usar, mas espera-se que os advogados acompanhem a tecnologia moderna para impressionar os clientes e realizar um trabalho remoto eficiente que os serviços de fax on-line seguros facilitam a realização, mantendo uma imagem profissional . Este software também apoia os esforços ecológicos do crescente número de escritórios sem papel e mantém documentos importantes, como contratos legais, organizados (um fator de importância crucial para indústrias como medicina e relações públicas).

Empreiteiros do governo precisam de fax on-line seguro

Seu trabalho pode ser muito diferente, mas os contratados do governo precisam de muitos dos mesmos recursos de segurança valorizados pelos advogados. Lidar com documentos confidenciais e informações confidenciais é uma questão cotidiana para alguém em um campo de carreira como esse, portanto, as medidas de segurança geralmente superam os recursos de conveniência em termos de importância. Como a comunicação moderna gira em torno de e-mails e smartphones, as medidas de segurança se adaptaram – mas os hackers também. Os arquivos podem ser interceptados de várias maneiras, retirados de uma conta de e-mail comprometida ou invadidos diretamente de um computador.

Sabendo disso, os contratantes devem fazer todo o possível para proteger seus documentos desde o início. Muitos serviços avançados de fax pela Internet receberam contratos do Schedule 70 pela US General Services Administration (GSA), o braço de compras do governo federal. Esses contratos fornecem às agências federais em todo o mundo tecnologia de informação ilimitada (TI) e hardware de telecomunicações, software e suporte e serviços profissionais baseados nos EUA.

Eles também vêm equipados com uma variedade de excelentes recursos de segurança, como largura de banda ajustável, que ajuda a controlar o volume de tráfego de fax em todo o grupo para horários mais movimentados; extensas regras e restrições de discagem, que permitem controle preciso sobre faxes enviados; Secure Binary File Transfer (BTF) e autenticação de segurança do Windows NT (New Technology) para contas Microsoft existentes. O envio de fax pode ser feito nacional ou internacionalmente, e até mesmo produtos básicos fornecem arquivamento de fax e criptografia SSL usando números de chamada gratuita. Essas medidas de segurança são imperativas para qualquer agência governamental, mas também beneficiam organizações que operam com orçamentos limitados, como instituições educacionais e organizações públicas.

Quais são os benefícios de segurança do fax online?

Os benefícios de segurança podem estar na vanguarda do argumento do fax moderno, mas há quase inúmeros outros recursos valiosos que podem conceder às empresas uma vantagem, independentemente do setor.

Além de ocupações específicas em saúde, direito e trabalho governamental, depender apenas de aparelhos de fax pode prejudicar as empresas com suas medidas de segurança, custo e ineficiência desatualizados. Com a quantidade de opções de fax gratuitas que podem ser acessadas por meio de dispositivos móveis e com opções de armazenamento em nuvem, grandes escritórios e pequenas empresas devem aproveitar as soluções de fax online. Nossa lista das melhores soluções de fax online tem opções compatíveis com Mac, Android, desktops e tablets, além de algumas que permitem enviar faxes de serviços de e-mail gratuitos como o Gmail.

Portanto, em suma, sim. Digitalizar a correspondência e adotar o fax on-line seguro não é apenas o caminho óbvio do futuro para muitas indústrias; é o método prático de compartilhamento de documentos diário mais seguro disponível.