Segurança da folha de pagamento: 12 medidas que você precisa tomar hoje
Publicados: 2021-09-25Antes de entrarmos na discussão de como garantir a segurança da folha de pagamento, vamos entender o que é.
A segurança da folha de pagamento pode ser definida como as medidas tomadas (na forma de instalação de software em alguns casos) para garantir a proteção de informações confidenciais sobre a empresa e seus funcionários.
É importante ter um sistema de folha de pagamento seguro para evitar perda de propriedade intelectual, interrupção nas operações comerciais, ataques de ransomware e pagamento de multas e penalidades regulatórias. Além disso, não ter um sistema de folha de pagamento seguro também pode afetar os pagamentos oportunos aos funcionários e outras partes, como fornecedores, fornecedores, etc.
Imagine experimentar uma violação de segurança de dados em seu sistema de folha de pagamento. Você não apenas perderá dados importantes e confidenciais de funcionários e empresas, mas também perderá a confiança de seus funcionários e a reputação da marca. Ter um sistema de folha de pagamento seguro pode ser uma vantagem competitiva, pois pode agilizar as operações de RH, a confidencialidade e a transparência dos dados, o que pode ajudá-lo a reter funcionários talentosos.
Agora que temos uma compreensão adequada do que é a segurança da folha de pagamento e por que é importante, vamos explorar as 12 maneiras e medidas que você pode tomar para reforçar a segurança da folha de pagamento.
12 medidas que você precisa tomar para garantir a segurança da folha de pagamento
- Treinamento de funcionários no uso do sistema de folha de pagamento: O treinamento de cada novo funcionário no uso do sistema de folha de pagamento os ajuda a entender o protocolo de acesso e compartilhamento de informações confidenciais. Para manter os padrões de segurança, o treinamento obrigatório de uniforme deve ser fornecido a cada novo marceneiro.
- Limitando o acesso: a maioria das empresas opera com base na “necessidade de saber” quando se trata de compartilhar dados confidenciais. A mesma regra deve ser aplicada para manter a segurança da folha de pagamento. É pertinente garantir que os funcionários não tenham acesso aos registros uns dos outros para que informações confidenciais não sejam tratadas incorretamente.
- Segregando Deveres: Lidar com a segurança da folha de pagamento não deve ser um trabalho de uma pessoa. Se uma pessoa tiver acesso a todo o funcionamento do sistema, pode acabar usando-o a seu favor. No entanto, se o processo for dividido entre várias pessoas, as chances de uma pessoa manipular incorretamente ou tirar proveito de informações confidenciais se tornam muito baixas.
- Atualizando seu software: Se o software que você está usando para segurança da folha de pagamento não for atualizado regularmente, ele pode se tornar um alvo de hackers ou outras ameaças de segurança. Você pode fornecer diretrizes claras sobre atualizações nas diretrizes de folha de pagamento da empresa para que seus funcionários também estejam na mesma página. As atualizações devem refletir em todos os níveis em vez de serem atualizadas manualmente para cada departamento.
- Descarte cuidadoso de informações confidenciais: Todos os documentos importantes que devem ser descartados devem ser descartados com cuidado. A destruição segura de documentos confidenciais e fornecer acesso apenas a pessoal autorizado é essencial para garantir a segurança da folha de pagamento.
- Padronização do processo de aprovação de solicitações externas: Consultas externas de credores ou empresas hipotecárias com interesse financeiro podem deixá-lo vulnerável a uma possível violação. Criar um sistema padrão para disponibilizar essas informações ou criar um banco de dados público são opções viáveis. Todos os funcionários devem ser treinados para seguir os procedimentos adequados para divulgar qualquer informação sensível sobre os funcionários e a empresa.
- Atualizando regularmente credenciais de login: Além de outras medidas de segurança, ter um processo de atualização regular de credenciais de login pode ser uma estratégia eficaz para evitar possíveis ameaças à segurança. A frequência da mudança depende das necessidades exclusivas do seu negócio e da probabilidade de possíveis violações.
- Revisão de relatórios de controle de folha de pagamento: A revisão de relatórios de controle pode ajudar a identificar quaisquer discrepâncias, como entrada de horas de trabalho, obrigações fiscais, horas extras acumuladas etc.
- Classificação de dados de acordo com a sensibilidade: Esta é uma medida eficaz para garantir a acessibilidade segura das informações entre os funcionários. Por exemplo, as informações mais confidenciais só seriam acessíveis pela alta administração, qualquer informação confidencial do cliente estaria disponível apenas para as pessoas que trabalham com esse cliente específico.
- Reforçando a segurança ao demitir funcionários: Se você não seguir o procedimento adequado ao demitir funcionários, seus ex-funcionários poderão acessar o sistema por meio de suas credenciais. Para reduzir a probabilidade de qualquer ameaça, é importante recuperar ativos da empresa, como laptops e credenciais de segurança, e desativar suas contas.
- Realização de auditorias regulares da folha de pagamento: as auditorias ajudam os proprietários de empresas a identificar quaisquer discrepâncias e a garantir a conformidade com os regulamentos fiscais. Geralmente, uma auditoria da folha de pagamento deve ser realizada anualmente. No entanto, auditorias trimestrais ou mensais podem ajudar a detectar quaisquer violações antecipadamente e obter informações sobre a integridade do sistema de folha de pagamento.
- Prevenir o roubo de horas: o roubo de horas ou a falsificação do quadro de horários ocorre quando um funcionário deturpa intencionalmente o tempo em que trabalhou em seu quadro de horários. O roubo de tempo é a forma mais comum de fraude na folha de pagamento, aparentemente afetando 75% das empresas nos EUA todos os anos. No entanto, muitos sistemas de folha de pagamento incluem recursos de segurança para proteger os relatórios do quadro de horários. Você pode encontrar os melhores sistemas de folha de pagamento para ajudá-lo a aplicar a segurança da folha de pagamento.
Resumindo
As fraudes de segurança ocorrem de várias maneiras, desde falsificações de planilhas de horas a funcionários falsificando seus salários, até violações de informações. Todos esses problemas causam danos significativos à empresa e à sua reputação.
Para evitar isso, manter a segurança da folha de pagamento é importante, porque não apenas protege você contra violações de segurança e fraudes, mas também reforça a uniformidade e a organização dos dados.
Dicas profissionais:
- A integração do software de folha de pagamento com um sistema de atendimento pode ajudá-lo a evitar fraudes no quadro de horários.
- A formalização de um sistema abrangente de offboarding no software pode impedir que funcionários fantasmas obtenham acesso não autorizado. É essencial aproveitar o software certo para evitar danos a longo prazo e evitar que fraudes aconteçam em primeiro lugar.
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