10 poderosos recursos de fax on-line que vão impulsionar sua produtividade

Quando pensamos em fax online, é fácil confundir o processo com o simples compartilhamento de arquivos. Documentos enviados como anexos em e-mails não parecem algo tão interessante ou útil. Mas, honestamente, o envio de fax on-line é muito mais do que apenas enviar ao seu colega um documento do Word para chegar em sua caixa de entrada de e-mail.

Ignorando o simples fato de que o processo é realmente mais complicado do que o compartilhamento de arquivos – o fax online utiliza e-mail para enviar um documento para uma máquina de fax receptora, ou permite que você receba um fax como um e-mail, ou mesmo texto. É tão simples que você pode até enviar fax diretamente do Gmail ou do seu telefone. Os benefícios da mobilidade e facilidade de uso são ótimos e familiares para a maioria, mas e os recursos menos conhecidos que realmente ajudam o fax online a transformar a maneira como você envia e compartilha documentos? Para ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu serviço de fax online, compilamos uma lista dos recursos mais úteis e menos conhecidos que podem levar sua produtividade a um nível totalmente novo.

1. Assinaturas Digitais

O primeiro da nossa lista pode ser considerado um dos recursos mais úteis para o fax on-line, preenchendo totalmente um ponto problemático anteriormente sentido ao enviar documentos legais ou vinculativos que exigem uma assinatura. Os provedores de fax on-line que permitem assinaturas digitais são ideais para quase todos os negócios, ajudando você a economizar tempo e aumentar a produtividade, eliminando etapas desnecessárias para o processo de fax.

As assinaturas digitais ou eletrônicas permitem que você simplesmente adicione sua assinatura ao documento eletrônico antes de enviar o fax a caminho do destinatário. Alguns serviços permitem um simples arrastar e soltar de um arquivo de assinatura manuscrita diretamente no documento. Isso é útil para garantir que você tenha uma assinatura correspondente em seus documentos eletrônicos ou impressos – você pode carregar sua própria assinatura manuscrita de sua escolha e reutilizar a mesma assinatura quantas vezes precisar.

Outro método utiliza a tela sensível ao toque em seu dispositivo móvel, permitindo que você assine com o dedo ou até mesmo uma caneta stylus para garantir maior precisão. O método escolhido pode depender de sua flexibilidade e acesso a dispositivos móveis, mas a opção é certamente um dos recursos mais úteis para procurar ao comprar um provedor de fax online.

2. Entrega em Grupo

O segundo da nossa lista é outro recurso incrivelmente útil para aumentar sua produtividade e reduzir o nível de dores de cabeça relacionadas ao fax compartilhadas no escritório. Às vezes chamado de explosão de fax, entrega em grupo ou fax em massa, esse recurso útil deve ser observado ao fazer compras em provedores de fax pela Internet. Com a entrega em grupo, agora é possível enviar seu documento de fax para um grande número de destinatários, às vezes até 20 endereços de uma só vez, todos ao mesmo tempo.

Não há mais dias de espera na fila esperando sua vez, pois Tina do RH envia o mesmo fax 50 vezes, repetidas vezes. Os disparos de fax agora são totalmente possíveis e garantem que cada destinatário incluído na lista receba sua cópia da mensagem ao mesmo tempo, diretamente em sua caixa de entrada de e-mail. Agora você pode melhorar a colaboração e manter o foco em sua tarefa, garantindo que toda a equipe receba a mensagem ou o documento certo quando precisar, onde é fácil encontrar e organizar na caixa de entrada de e-mail.

3. Entrega Programada

Pode parecer trivial, mas com a introdução do fax on-line, um dos pontos problemáticos associados às máquinas de fax tradicionais e padrão é a necessidade de estar bem na frente da máquina de fax no momento exato em que você precisa enviar o fax. Portanto, se você precisar enviar esse documento importante por fax logo pela manhã, três fusos horários à frente – quando você normalmente estaria dormindo, você teria que não apenas garantir que está acordado e pronto, mas também pode encontrar uma máquina de fax! Agora, isso não é mais um problema com o fax online.

Com a capacidade de agendar a entrega de seus faxes enviados, é possível garantir que seu fax seja enviado para o destinatário certo na hora certa, seja instantaneamente ou não até depois da importante reunião de encerramento. Combine isso com a capacidade de enviar faxes do seu telefone ou de qualquer dispositivo com conexão à Internet e você cortará as cordas que normalmente exigem que você tenha acesso direto a uma máquina de fax naquele momento crucial. Basta agendar uma entrega de fax a partir do seu portal online ou aplicativo móvel e continuar o seu dia com a tranquilidade de saber que seu fax não chegará cedo ou tarde demais.

4. Triagem de fax indesejados

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Convidamos o correio tradicional, e junto veio o lixo indesejado. Eventualmente, fizemos a transição para o e-mail, e junto vieram os e-mails de spam indesejados. Recebemos até mesmo ligações indesejadas que entopem nossas linhas com discursos de telemarketing e agora até ligações automáticas. Então, é claro que faz sentido que haja hordas de faxes indesejados indo para a sua máquina de fax, ou melhor, com o fax on-line em sua caixa de entrada de e-mail. Assim como os filtros de spam, é aí que entra a triagem de faxes indesejados. A triagem de faxes indesejados na verdade funciona de duas maneiras, com uma lista branca e uma lista negra. Utilize a lista branca para adicionar endereços e números aprovados para garantir que você receba apenas documentos e mensagens desses números específicos e de mais ninguém. No entanto, isso pode bloquear sua caixa de entrada para receber apenas mensagens de quem você conhece, bloqueando novos clientes ou clientes.

A lista negra, por outro lado, permite que você insira endereços e números específicos para bloquear do seu serviço de fax online, impedindo a entrada de spammers irritantes. Alguns recursos de triagem de fax indesejados permitem até que um “curinga” inclua um código de área específico, conjuntos de números ou prefixos. Reduzir o spam e a desordem ajudará a manter sua caixa de entrada limpa e organizada.

5. Rastreador de Progresso e Status

Já enviou um fax, apenas para ter seu destinatário esperando e esperando, apenas para que ele nunca chegue no final? O fax on-line não apenas ajuda você a se manter mais organizado, mantendo um registro de faxes enviados e recebidos, bem como armazenando-os em sua caixa de entrada de e-mail, mas alguns serviços podem até rastrear suas mensagens enquanto elas chegam ao destinatário.

Os rastreadores de progresso são softwares que permitem visualizar o status atual de seus faxes enviados em transição e até segui-los em todas as etapas do caminho, desde o momento em que você pressiona o botão de envio, até o momento em que devem aparecer no fax do destinatário máquina ou caixa de entrada. Os rastreadores de progresso podem ajudar a reduzir os faxes perdidos e a espera para esperar que o último chegue.

6. Integrações e APIs

Todas as nossas plataformas de produtividade estão se tornando cada vez mais flexíveis e personalizáveis. Graças ao mundo das APIs, agora é simples para os desenvolvedores construir pontes entre duas soluções de força de trabalho anteriormente independentes. As APIs são sequências curtas e fáceis de usar de código baseado na Web que permitem que duas plataformas interajam entre si. Assim como você pode integrar seu CRM diretamente a uma ferramenta de bate-papo de equipe como o Slack, você pode facilmente utilizar APIs para integrar seu serviço de fax on-line diretamente a qualquer ferramenta do local de trabalho que sua equipe já esteja usando.

As funcionalidades de fax podem ser integradas em qualquer aplicativo de negócios que use SMTP, XML de texto ou APIs de serviço da Web para automatizar o processo, aumentar a comunicação e a colaboração. Graças às APIs, o processo é simples de adicionar um botão de fax diretamente ao seu CRM, para que você possa fotografar o perfil de um cliente na máquina de fax do seu colega, tudo com o clique de apenas um botão.

7. Compartilhamento de arquivos grandes

Embora o envio de fax online seja muito mais do que simples compartilhamento de arquivos, isso não significa que você não possa usar o serviço para compartilhamento de arquivos. O fax on-line utiliza seu endereço de e-mail para enviar e receber documentos digitais como faxes em sua própria máquina ou recebendo em seu e-mail. No entanto, devido à natureza do e-mail, é muito possível que você atinja um limite de tamanho de arquivo ao tentar enviar um documento bastante grande ou até mesmo um tipo de arquivo completamente diferente (até mesmo vídeos).

O compartilhamento de arquivos grandes é um recurso útil para aqueles que precisam enviar documentos de texto grandes ou longos (pense em mais de 100 páginas!) ou até mesmo tipos de arquivos completamente diferentes, como imagens de alta resolução, arquivos de áudio, planilhas e até vídeos. Os provedores de fax on-line que permitem o compartilhamento de arquivos grandes geralmente incluem um limite no tamanho do arquivo, mas a partir de 3 GB, isso vai muito além de qualquer limitação de arquivo estabelecida pelo seu serviço de e-mail. Se o seu serviço também inclui entrega em grupo, é possível enviar esses arquivos grandes para mais de um destinatário por vez – algo com o qual outras plataformas de compartilhamento de arquivos podem ter dificuldades.

8. Vários endereços de e-mail

Não deve ser confundido com a entrega de documentos em grupo, o envio de um documento por fax para vários destinatários, possibilitado pelo fax on-line – um recurso menos comum no fax on-line é a capacidade de vincular vários endereços de e-mail a uma linha de fax. Dessa forma, você não precisará criar um endereço de e-mail autônomo para fornecer a cada membro da equipe para permitir o acesso ao seu portal de fax online ou funcionalidades. Em vez disso, com vários endereços de e-mail suportados, você pode incluir quantos e-mails individuais desejar para fornecer acesso a todos e quaisquer membros da equipe, que receberão sua própria caixa de entrada e portal. Tudo isso enquanto ainda está sob uma assinatura de fax on-line independente.

Continuando com a natureza econômica do fax on-line, adicionar vários endereços de e-mail a uma linha de fax reduz o número de assinaturas ou licenças necessárias para sua equipe. Com os controles de administração, é fácil manter o controle e distribuir acesso apenas àqueles que precisam, e até mesmo limitar a funcionalidade de endereços de e-mail individuais que recebem acesso.

9. Arquivo de fax

Reduzir a desordem com o fax on-line não significa apenas menos papel, mas ainda menos armários de arquivamento. Com tudo tratado digitalmente graças ao fax online, o mesmo acontece com o seu arquivamento. Embora alguns provedores façam com que você armazene tudo certo em sua caixa de entrada de e-mail, um recurso útil para ficar de olho é o Arquivo de fax, uma solução de armazenamento de arquivos dedicada e pesquisável para todos os faxes recebidos e enviados enviados e recebidos em toda a conta.

Agora você pode excluir com segurança esses faxes antigos de sua caixa de entrada e ainda garantir que eles sejam consolidados em seus registros, caso precise recuperá-los posteriormente. Alguns provedores terão um limite no número de faxes que você pode arquivar, enquanto outros permitem que um número ilimitado de documentos seja armazenado pelo tempo que você precisar.

10. Segurança e Conformidade

Embora o envio de fax online aumente inerentemente a segurança de seus documentos, apenas aqueles com acesso à sua caixa de entrada de e-mail podem ler seus faxes, também é importante garantir que a criptografia adequada seja fornecida para seus documentos. Ao comprar um provedor, pode ser benéfico garantir não apenas a criptografia de fax de saída, mas também de entrada. Alguns provedores chegam a garantir que a confirmação de sua entrega seja criptografada e permitem números de destino ocultos.

Se você estiver em qualquer setor relacionado, também pode ser fundamental contratar um provedor que garanta a conformidade com os regulamentos de segurança de dados, como o American Health Insurance Portability and Accountability Act, pois nem todos os provedores farão um esforço extra. A criptografia geralmente acontecerá graças à tecnologia de segurança padrão normalmente usada para estabelecer um link criptografado entre um cliente e um servidor – conhecido como SSL, Secure Sockets Layer.

O fax on-line por si só pode ajudar a aumentar a produtividade no escritório, ao mesmo tempo em que reduz os custos e os pontos problemáticos normalmente associados à operação de uma linha de fax padrão e da temida máquina de fax. Mas os benefícios não param por aí, com alguns recursos extras que valem a pena ficar de olho.