Como escrever assinaturas de e-mail profissionais (com 15 exemplos)

A comunicação por e-mail tornou-se uma das formas mais comuns de enviar mensagens entre colegas no local e fora do local, de acordo com um estudo da Radicati. Apesar dos novos aplicativos de comunicação anunciarem o fim dos tempos para o e-mail de vez em quando, o e-mail sempre parece continuar como antes, indiferente aos dogmas dos tempos modernos, ao progresso e ao culto do futuro.

Bem, talvez não continue tão poeticamente. Mas, no futuro próximo, o e-mail continuará sendo um elemento básico da comunicação profissional. Podemos adaptar nossa correspondência por e-mail para atender aos nossos propósitos comerciais – seja correspondência comum ou marketing por e-mail – e, à medida que o meio carrega seu contexto, não apenas nosso conteúdo importa, mas também sua apresentação.

Muitas primeiras impressões são realizadas via e-mail. Sua ótima assinatura de e-mail é a chance de moldar essa impressão. Uma assinatura de e-mail profissional é visualmente atraente enquanto transmite nossas habilidades, experiência e detalhes de contato.

Há muita subjetividade ao aprender como fazer uma assinatura de e-mail profissional se destacar enquanto comanda a autoridade. Felizmente, quando se trata de estilo e implementação, há uma lista bastante curta do que é aceitável – e não há necessidade de forçar o envelope para apresentar uma assinatura polida e profissional.

Os melhores exemplos de assinaturas de e-mail profissionais

1. Mantenha-o curto.

Uma assinatura de e-mail profissional deve ser curta e agradável. Inclua seu nome, cargo, empresa, informações de contato e pontos de interesse profissional. Isso pode ser três ou quatro linhas de texto – seis podem funcionar, mas você está esticando. Quando se trata de design, considere 'menos é mais' – sua assinatura destina-se a complementar, não afastar os olhos das pessoas do que elas querem ler.

Esta assinatura de e-mail é convencional, bem equilibrada e transmite todos os pontos essenciais – o mínimo de penugem. Não tenha medo de usar um gerador de assinatura de e-mail para manter o controle sobre sua assinatura.

2. Use sua marca como um guia temático.

Sua empresa pode ter restrições criativas em assinaturas de e-mail. Faz sentido – a marca vem em primeiro lugar. Você terá que se expressar dentro dos limites temáticos – tipo de letra, cores, imagens, ícones, arranjo – que seu logotipo oferece. Alguns podem se sentir aliviados, outros podem se irritar. Não se preocupe, às vezes as limitações produzem a melhor arte. Dê uma olhada nesta assinatura de e-mail da Sombras Blancas Design.

Este exemplo de assinatura de e-mail incorpora as cores da marca e os temas de design – confira as bordas suavemente borradas – para apresentar o nome, o título e as informações de contato na voz da marca. Harmonia total. Esteja você usando um cliente de e-mail profissional como o Outlook ou um serviço de e-mail gratuito para o consumidor, como o Gmail, você ainda deve continuar promovendo sua marca.

3. Inclua um headshot.

Anexar um rosto a um nome ajuda as pessoas a fazer associações pessoais. Se você deseja construir um relacionamento com seu destinatário, ou simplesmente obter feedback positivo, anexar uma foto com seu rosto ao lado de seu nome cria uma conexão com seu destinatário. Um headshot profissional deve ser bem iluminado e bem filmado. Você quer que ele transmita atributos desejáveis ​​para sua (ou qualquer outra) profissão – competência, inteligência, confiabilidade. Não precisa ser glamoroso. Não use uma selfie.

Bordas redondas ou quadradas depende do seu gosto. Nesta assinatura de e-mail, o headshot do assunto recebe o mesmo peso que suas informações de contato com a marca apresentada na parte inferior. Esta dica de assinatura de e-mail pessoal fará um bom trabalho para equilibrar essa sensação profissional, tornando-o mais relacionável, o que é sempre uma vantagem.

4. Use cores para textura em vez de atenção.

Assinaturas de e-mail coloridas podem ser um trunfo em uma indústria criativa. Em uma indústria mais tradicional, a abundância distrai visualmente e pode parecer amadora. Se você não tem certeza de quão bem você pode fazer isso, ou se sua indústria não é tão fabulosa, é melhor errar do lado da cautela. Uma assinatura de e-mail profissional pode falar mais através de arranjos de bom gosto do que cores vibrantes. Novamente, fique dentro da paleta da marca.

Este exemplo, também da Sombras Blancas Design, tem um fundo levemente esbranquiçado, duas cores de fonte diferentes e dois tipos de letra ligeiramente diferentes. (Observe que o tipo de letra da marca tem serifas enquanto o outro texto é sans-serif.) O design suave transmite segurança – certamente um ponto de interesse profissional para um psicólogo – e a coloração sutil ajuda a conseguir isso.

5. Fique com um ou dois tipos de letra padrão.

Quando se trata de fontes, a legibilidade é a barra mais baixa que você precisa encontrar. Não é incomum ter mais de um tipo de letra – o exemplo anterior usou dois – mas, além das letras da marca, uma assinatura de e-mail profissional não precisa de mais de dois. E não deixe que fique muito extravagante ou brincalhão. O primeiro – imagine um com serifas grandes e arrebatadoras – fará parecer que você está enviando convites de casamento. O último – pense em Comic Sans – fará você parecer bobo e minar sua credibilidade. Encontre uma fonte nítida e limpa e mantenha o tamanho entre 10 e 12 pontos.

A exceção é um longo aviso legal que você deve incluir, que é uma monstruosidade inevitável que você pode manter pequena.

Observe os dois tipos de letra no exemplo acima – um para o logotipo e outro para os detalhes. Esse tipo de letra dá à sua assinatura de e-mail uma aparência legal e suave.

6. Direcione o olho com hierarquia visual.

Projete sua assinatura de e-mail com base no que atrai os olhos, para que os leitores fluam naturalmente de um item para o próximo sem pontos de bala desajeitados. Escala, cor e peso da fonte chamam a atenção para os elementos mais importantes da assinatura, seja seu nome ou o nome da empresa. As pessoas leem de cima a baixo, de grande a pequeno, de negrito a fino. Use isso com sabedoria – destacar todas as outras palavras dessa maneira terá o efeito oposto. (Se tudo é único, nada é.)

Este design do Email Signature Rescue deixa claro onde seus olhos devem ir com base no peso da fonte, cor e organização. Seus olhos são naturalmente atraídos para a imagem dela e, em seguida, prosseguem para o nome e o título dela, enquanto os detalhes subsequentes são organizados em ordem de relevância até a parte inferior da assinatura.

7. Divida o texto com divisores.

Os divisores podem ser gráficos ou podem ser glifos. Um glifo é um símbolo dentro do tipo de letra. Estou pensando especificamente no glifo da barra vertical: |. A barra vertical permite quebrar linhas desajeitadamente longas ou detalhes não relacionados, evitar espaços vazios e reduzir elementos gráficos se você preferir manter seu número baixo. O glifo de barra vertical é comum em assinaturas de e-mail profissionais, mas não exagere. A moderação se aplica a tudo, principalmente ao bom gosto.

Este modelo de assinatura de e-mail horizontal do Email Signature Rescue usa o glifo de linha vertical para separar as informações de contato. Observe que o designer opta por um marcador entre o nome e o título – isso quebra o padrão, evitando uma sensação de uso excessivo, o que é útil considerando que o headshot é separado dos detalhes por uma barra vertical semelhante.

8. Mantenha os gráficos simples.

Quanto mais complicado o gráfico, mais chama a atenção – você não quer que ele sobrecarregue o texto. Se você não trabalha em uma indústria visual, é melhor manter os gráficos limitados a ícones, além do logotipo da sua empresa. De qualquer forma, mantenha seus gráficos simples e equilibre-os com uma quantidade apropriada de texto para reduzir a 'desordem' visual.

Este exemplo inclui a consistência da marca e gráficos simples e eficazes. O logotipo em si é bastante mínimo, portanto, o restante da assinatura do e-mail deve ter cuidado para não sobrecarregá-lo. Observe como sua linha de visão é puxada do logotipo para o nome dele, para o título (enfatizado com o peso da fonte) e depois para as informações de contato - hierarquia visual em ação.

9. Use ícones para vincular a contas de mídia social.

Você já viu isso em exemplos anteriores mostrados aqui. Quase todo mundo tem contas de mídia social; mesmo aqueles sem contas pelo menos reconhecem os símbolos. Apresentar seus perfis como ícones clicáveis ​​economiza espaço visual e fornece uma aparência suave à sua assinatura de e-mail. Os links de mídia social fornecem mais informações e ficam bem em termos de design – duas coisas que você deseja em uma assinatura de e-mail profissional e criativa.

Não ofereça todas as opções. Mantenha-o simples com seu LinkedIn, Google e quaisquer ícones sociais vinculados à sua empresa ou pequena empresa.

Este exemplo, do artista Kalachakravarthi, é composto principalmente por ícones de mídia social. Em uma indústria mais convencional, esse estilo minimalista pode ser um pouco escasso em detalhes para sua assinatura, mas você tem uma noção clara de como os próprios ícones enviam uma mensagem.

10. Torne sua assinatura compatível com dispositivos móveis.

Além de manter o equilíbrio visual por meio do ethos 'menos é mais', o design responsivo garante que sua assinatura de e-mail seja consistente em todas as plataformas. As pessoas leem e-mails em seus dispositivos móveis mais do que nunca – não seja aquela pessoa cuja assinatura se torna detestavelmente grande ou tão pequena que fica ilegível na tela do celular. Tenha cuidado com gráficos com texto pequeno – eles podem não dimensionar bem. Quando se trata de ícones de mídia social, coloque algum espaço entre eles ou faça-os grandes o suficiente para serem pressionados por um dedo.

Esta assinatura de e-mail tem um layout simples, mas marcante, com um arranjo que se traduz bem em dispositivos móveis. O motivo preto e branco é forte e visível. Observe o tamanho relativo dos ícones de mídia social. A omissão de um headshot é uma escolha de design; considerando que a assinatura pertence ao proprietário da empresa, pode não haver necessidade de identificação visual.

O que deixar de fora da sua assinatura de e-mail profissional

1. Não inclua informações irrelevantes.

Evite excesso de texto. Isso inclui citações. O que uma pessoa acha inspirador, outra pode achar banal. Mantenha as informações em sua assinatura de e-mail relevantes para seu cargo, empresa, habilidades ou detalhes de contato – você não está enviando seu currículo em sua assinatura de e-mail. E você não precisa incluir todos os métodos possíveis para chegar até você. Finalmente, também não há necessidade de colocar seu endereço de e-mail. Dê algum crédito aos seus destinatários – eles descobrirão como responder.

Tem tanta coisa acontecendo aqui. Está cheio de informações sem importância e vai engolir todas as mensagens em todos os seus tópicos de e-mail. As pessoas precisarão escrever redações para competir com essa assinatura de e-mail. Um número de telefone deve ser suficiente.

Observação: isso não conta para isenções de responsabilidade legais. Se você for obrigado a incluí-lo, coloque-o. O design importa menos quando estamos falando sobre ficar dentro dos limites legais. Faça negócios dentro da lei.

2. Não use gráficos excessivamente grandes.

A vista do topo da montanha vista através de sua DSLR de suas recentes férias na Noruega é, sem dúvida, de tirar o fôlego em sua majestade natural. Também ocupará um espaço enorme nos e-mails de seus destinatários. Em um segmento longo, torna-se irritante rolar pelo passado. Além disso, lembre-se de que a maioria dos destinatários de e-mail carregará seu design de assinatura de e-mail por meio do smartphone.

Bonito, impecável e não deve ser mostrado mil vezes em sua assinatura de e-mail profissional. Salve-o para sua mídia social pessoal, onde será mais apreciado.

3. Não use uma superabundância de cores.

Como muitas regras na arte, esta é subjetiva. Se o seu campo profissional favorece a criatividade artística, ter muita cor pode ser uma ótima pedida. Também depende muito de sua própria capacidade de coordenar cores e seus instintos de design. O problema com a abundância de cores é que há muito mais oportunidades de errar – cores conflitantes, desequilíbrio visual, excesso de complicação e exclusão do objetivo principal – apresentação de seus atributos profissionais. Portanto, eu não recomendo colocar muita cor em sua assinatura de e-mail profissional, mas se você estiver confiante de que pode fazê-lo - isso é com você.

Para me minar, mostro um exemplo de Miguel Oliva Marquez, que fez um ótimo trabalho.

Por que funciona? Neste caso, porque a cor está concentrada em uma extremidade de uma tira fina com a outra extremidade equilibrada por seu nome em letras grandes com um motivo minimalista em geral.

Talvez você possa fazê-lo bem. Se sim, ótimo. Se você não tiver certeza... bem, para sua assinatura de e-mail profissional, eu recomendaria errar do lado da cautela. Mas isso sou só eu.

4. Não use fontes personalizadas ou 'divertidas'.

Anteriormente eu mencionei Comic Sans. Você deve se lembrar que eu não disse nada de positivo sobre isso. Primeiro, acho um pouco bobo usar um computador para imitar a caligrafia infantil, mas isso não vem ao caso. Mais importante, fontes como essas prejudicam sua credibilidade como profissional sério.

Usar um modelo de assinatura de e-mail profissional pode evitar que você cometa esses tipos de erros.

5. Não deixe estagnar.

À medida que seus detalhes profissionais mudam, atualize a aparência da sua assinatura de e-mail. Certifique-se de que os links funcionem, os perfis de mídia social ainda sejam relevantes, o conteúdo sensível ao tempo e os apelos à ação sejam removidos após a data especificada. Fique por dentro disso – se parece mundano para você, talvez seja hora de uma atualização. Os estilos tecnológicos também mudam.

Essa assinatura de e-mail já foi ótima. Agora, eu acho, parece desatualizado. Os elementos individuais não são ruins, mas fomos além dos botões grandes e retangulares, e dois apelos à ação parecem excessivos. Esses dois botões seriam melhor apresentados como ícones.

Seja criativo ao fazer uma assinatura de e-mail profissional

A arte é subjetiva e certas gafes estilísticas podem ser feitas para funcionar, dependendo do caráter do seu negócio. Atenda ao seu público, sua linha de trabalho, quão bem ele aparece em diferentes plataformas e o que você acha que precisa ser incluído em cada email. Se você estiver incluindo um CTA, use linguagem e tom semelhantes aos usados ​​em outras partes da assinatura. A consistência é fundamental.

Considere uma nova assinatura de e-mail ou assinatura à medida que sua carreira muda. As melhores assinaturas de e-mail dão uma ideia de quem é o remetente sem influenciar o tom de um e-mail comercial.

Certos estilos são clássicos, outros mudam rapidamente – o objetivo é manter-se atualizado, ou mesmo à frente da curva, e sempre bem desenhado.