O que é Gerenciamento de Portfólio de Projetos (PPM)?

Gerenciamento de portfólio de projetos, ou PPM, é um tipo de gerenciamento centralizado em tecnologias, processos e métodos usados ​​por gerentes de projeto. O PPM ajuda os escritórios de gerenciamento de projetos a analisar e gerenciar projetos propostos com base em várias características-chave em que eles podem consistir.

• Importância do Gerenciamento de Portfólio de Projetos
• O processo de gerenciamento de portfólio de projetos
• Fases PPM
• Vantagens do gerenciamento de portfólio de projetos
• Indústrias que usam o PPM
• Qual é o papel do gerente de portfólio de projetos?
• Práticas recomendadas de PPM
• Gerenciamento de Projetos vs. Gerenciamento de Portfólio

A importância do gerenciamento de portfólio de projetos

Existem várias razões pelas quais os gerentes de projeto podem se beneficiar do gerenciamento de portfólio de projetos. A implementação desse tipo de prática em seu ambiente de trabalho pode mudar efetivamente os hábitos organizacionais, bem como administrar os negócios com eficiência.

A importância do gerenciamento de portfólio de projetos pode não apenas diminuir os riscos de desorganização, mas também ajudar toda a empresa a se concentrar no quadro principal de determinados projetos.

Por exemplo, ao supervisionar objetivos para atingir metas de negócios específicas, é importante lembrar que o gerenciamento de portfólio de projetos pode melhorar o processo geral de seleção e a técnica dentro de um projeto para um cliente ou organização.

O uso de recursos também pode ser usado com sucesso com a ajuda do gerenciamento de portfólio de projetos, pois pode esclarecer as ferramentas certas ou os referidos recursos que podem ajudar a escolher e revisar os projetos de sua equipe. Por fim, a colaboração com sua equipe no gerenciamento de portfólio de projetos equilibra os conceitos de colaboração e competição dentro de uma equipe.

Processos de gerenciamento de portfólio de projetos

1. Crie um inventário e estabeleça uma estratégia

   O primeiro projeto no processo de gerenciamento de portfólio seria estabelecer estratégias para o seu projeto. Ao iniciar um projeto, a melhor solução seria determinar quais são os prós e os contras de criar uma estratégia e como isso contribuirá para seu inventário.

2. Analise a Estratégia

   Depois de criar estratégias para um projeto, o próximo passo é analisar minuciosamente. Ao analisar as soluções para um projeto, é importante tomar os tipos de etapas que você e sua equipe gostariam de seguir para avançar com um projeto. Você deve ter objetivos para ter sucesso. Assim, uma análise sobre as referidas estratégias.

3. Garantir alinhamentos

   Alinhar suas crenças com seus objetivos é o próximo passo na implementação de estratégias para um projeto. É próximo a ser realista neste tipo de processo porque tudo depende da execução do projeto.

4. Gestão

   Supondo que haja um cronograma com seu projeto, as equipes sob gerenciamento de portfólio de projetos devem sempre gerenciar o tempo com eficiência e ter todas as tarefas e conceitos em ordem. Como parte do planejamento de estratégias e alinhamento dessas estratégias aos objetivos do projeto, ser pontual faz parte do processo geral com o gerenciamento de portfólio de projetos.

5. Testar e adaptar

   Ter sucesso com o desempenho do projeto e determinar como esse projeto se adaptará é o estágio final do processo de gerenciamento do portfólio de projetos. Monitorar e avaliar todo o projeto pode criar mais tempo para melhorar e identificar problemas que ocorrem ao longo do projeto.

   Como há falta de espaço devido ao prazo, é importante identificar cuidadosamente seus problemas, bem como realizar vários testes antes de enviar o projeto final.

( Leia também : Gerenciamento de portfólio ágil facilitado)

Fases do Gerenciamento do Portfólio de Projetos

Fase 1. O Grupo de Processos de Alinhamento

• Identificação: O primeiro passo para o processo de alinhamento é identificar os projetos dentro do pipeline. Estes podem ser todos os tipos de projetos que variam de recentes a contínuos. No entanto, o principal objetivo para identificar projetos é reunir informações organizacionais-chave do projeto antes de avançar para a próxima etapa.

• Categorização: Categorizar um projeto ajuda a organizar melhor todos os tipos de projetos. Quando você categoriza um projeto, sua equipe pode facilmente encontrar os projetos certos, bem como avaliar um projeto de cada vez.

• Avaliação: Avaliar um projeto ao garantir o alinhamento a um projeto ajudará a garantir se um projeto é bem-sucedido ou não. Isso pode permitir que sua equipe determine se o produto final de um projeto é proibido ou aprovado.

• Seleção: Selecionar o tipo certo de projetos reverte para atingir os critérios de gerenciamento de portfólio de projetos. Algumas qualidades a serem procuradas em um projeto bem-sucedido são relevância, impacto, coerência e eficiência.

• Priorização: Tornar projetos específicos uma prioridade é tão essencial quanto criar um cronograma para o próprio projeto. Pense nos principais objetivos que precisam ser feitos e como você colaborará com sua equipe nisso. É melhor considerar as principais prioridades de um projeto antes de estabelecer um plano estável.

• Autorização: Ter autorização será uma das principais coisas a obter ao trabalhar em projetos e portfólios dentro do gerenciamento de portfólio de projetos. Assim como ter as baterias funcionando dentro de um controle remoto, sua equipe precisa ter a capacidade de autorização para o processo de alinhamento de um projeto.

Fase 2. O Grupo de Monitoramento

• Revisão e Relatório Periódicos do Portfólio: Haverá certos momentos em que os portfólios serão revisados ​​periodicamente e receberão um relatório geral. É aqui que ocorre o monitoramento ao ignorar um projeto ou portfólio. Isso em si é o epítome do gerenciamento de portfólio de projetos, pois permite uma análise profunda de ROIs, KPIs e outros tipos de critérios estabelecidos para o projeto.

• Mudanças Estratégicas: Depois de revisar e relatar, criei mudanças estratégicas. Há espaço constante para melhorias, especialmente para projetos ruins. Se uma equipe se deparar com um projeto mal avaliado, estratégias novas e aprimoradas devem entrar em ação assim que as alterações forem permitidas.

Fase 3: O Processo Componente

• Execução e Relatório do Componente: O uso de indicadores-chave e critérios ponderados fazem parte do processo do componente. O relatório de um projeto permite uma avaliação geral de um referido projeto. Ele determina o quão bem os componentes foram executados ao longo do projeto e, possivelmente, implica em feedback para sua equipe.

Benefícios para o gerenciamento de portfólio de projetos

• Minimizando riscos

  Um dos maiores benefícios do gerenciamento de portfólio de projetos é mais organização e menos riscos que você está assumindo com determinados projetos. A minimização de portfólios de projetos pode levar a mais flexibilidade no gerenciamento e maior foco nas principais prioridades de um projeto.

• Permitindo alinhamentos orçamentários

  O objetivo do gerenciamento de portfólio de projetos é o equilíbrio. O conceito de equilibrar ideias com seu orçamento facilita o gerenciamento do portfólio de projetos porque você tem a capacidade de se concentrar no quadro maior desse determinado projeto.

• Otimizando o gerenciamento de recursos

  Com o gerenciamento de portfólio de projetos, a pesquisa operacional e a otimização ficam melhores. Os gerentes de projeto podem ter controle e a capacidade de supervisionar os recursos necessários para objetivos específicos que contribuem para um projeto. Esse conceito pode ajudar os funcionários a atingir seus objetivos de uma forma muito mais ampla.

• Incentivando a tomada de decisão colaborativa

  Outro benefício que o gerenciamento de portfólio de projetos traz para a mesa é a tomada de decisão colaborativa. A tomada de decisão com outros funcionários de sua equipe passa a ser incentivada com mais frequência devido à estrutura de gerenciamento de portfólio de projetos.

• Fornecendo valor do projeto para as partes interessadas

  O gerenciamento de portfólio de projetos também oferece valor ao próprio projeto para seus stakeholders. Sua equipe não apenas entende os interesses de seu stakeholder dentro do negócio, mas também tem a vantagem de determinar como seus stakeholders podem reforçar seus valores centrais como um todo.

• Aumentando a taxa de sucesso do projeto

  Se a palavra “gerenciamento” no termo gerenciamento de portfólio de projetos ainda não atingiu, sugerimos que você continue lendo para convencê-lo do contrário. Por causa da estrutura e organização flexível, os gerentes de projeto podem gerenciar projetos facilmente a uma taxa mais alta. É um processo direto que pode permitir que você obtenha o trabalho mais rápido e no prazo.

Indústrias e organizações que usam o PPM

Cada setor tem um PPM personalizado, o que o torna mais eficiente para os setores e organizações prosperarem. Abaixo estão os seguintes setores que usam o gerenciamento de portfólio de projetos como um meio de integrar com sucesso o fluxo de trabalho e estratégias de negócios claras. Confira nossas sugestões de software PPM para cada setor.

• ISTO
• Hospitais/cuidados de saúde
• construção, automotivo
• Sem fins lucrativos
• Serviços financeiros e bancários
• Serviço e recrutamento de pessoal
• Seguro
• Telecomunicações
• Administração governamental

Qual é o papel do gerente de portfólio de projetos?

Agora que abordamos o objetivo do gerenciamento de portfólio de projetos, é hora de falarmos sobre o papel principal de um gerente de portfólio de projetos. Esta posição consiste em simplesmente gerenciar pequenos projetos que possuem várias tarefas e necessidades cumpridas dentro de um prazo. Um gerente de portfólio de projetos deve supervisionar todas as responsabilidades vinculadas ao projeto inteiro.

1. Gerenciamento de solicitações de projetos

   Como gerente de portfólio de projetos, você pode escolher os tipos de projetos que parecem adequados para uma empresa ou organização. No entanto, o gerenciamento de solicitações faz parte de um sistema em que um projeto deve passar por critérios baseados em valor para ser aprovado.

   Descobrir onde certos recursos devem ser alocados dentro de um projeto é outra função que os gerentes de portfólio de projetos devem desempenhar para realizar um projeto com eficiência. Ao alocar recursos, os gerentes de portfólio de projetos precisam atribuir e agendar os recursos disponíveis.

2. Gerenciamento de riscos

   Minimizar o número de problemas potenciais é outra responsabilidade que os gerentes de portfólio de projetos devem ter ao assumir essa posição. Eles precisam garantir que nada afete negativamente o cronograma de um projeto.

3. Identifique e reduza as ineficiências

   Como os portfólios de projetos supervisionam as tarefas e os objetivos gerais dos projetos, também é importante que os gerentes de projeto identifiquem as ineficiências e reduzam as chances dessas ineficiências ocorrerem dentro do cronograma do projeto.

4. Colabore com as partes interessadas seniores

   Manter um relacionamento comercial estável entre os sistemas de gerenciamento de portfólio de projetos e as partes interessadas é outra tarefa essencial para os gerentes de portfólio de projetos. Manter a comunicação com os stakeholders seniores torna-se eficaz para ter sucesso nos próximos projetos que os envolvem.

5. Mudar a gestão

   Aprender a implementar o gerenciamento de mudanças ajuda a melhorar o desempenho da execução de projetos no gerenciamento de portfólio de projetos. É crucial que os gerentes de projeto aproveitem as oportunidades e abordem quaisquer questões importantes antes de avançar para a próxima decisão que precisa ser tomada ao longo do processo.

6. Acompanhamento do ROI de negócios dos projetos

   O retorno do investimento (ROI) dos projetos é tão importante quanto essa posição. O ROI é um indicador chave de desempenho que determina a rentabilidade dos desembolsos. Os gerentes de projeto devem acompanhar isso para medir o sucesso cumulativo dos investimentos de uma empresa.

Melhores práticas para gerenciamento de portfólio de projetos

• Entendendo as estratégias de negócios

  Conhecer o plano de jogo antes de mergulhar em uma situação é necessário para ter sucesso no gerenciamento de portfólio de projetos. Ter uma ideia clara de quais estratégias de negócios usar para um projeto é tão bem-sucedido quanto percorrer certas ideias que você deseja implementar antes de tomar uma decisão.

• Identificando o conjunto certo de projetos

  Identificar o conjunto certo de projetos remonta ao papel de um gerente de portfólio de projetos. Como gerente de projeto, é sua responsabilidade determinar se deve prosseguir com um projeto com base no processo de gerenciamento de solicitações do projeto.

• Estabelecimento de um escritório de gerenciamento de projetos (PMO)

  O PMO é o primeiro sinal de boas práticas para o gerenciamento eficaz do portfólio de projetos. A criação de um escritório de gerenciamento de projetos fornece uma sensação de controle e influência ao gerenciar projetos. Por isso, é uma excelente estratégia ao estabelecer a espinha dorsal do conceito de gerenciamento de portfólio de projetos.

• Criação de padrões para avaliação de projetos

  Ao avaliar projetos, é importante que você crie padrões para viver. Criar padrões para seus projetos deixará você com uma mentalidade que sua equipe deve ter ao passar por um processo de avaliação. Tais critérios devem incluir coerência, eficiência, relevância e até mesmo o impacto que o projeto tem.

• Formulando estratégias para gerenciamento de riscos

  A gestão de risco continuará a ser uma questão a ser constantemente observada. É por isso que quando se trata de gerenciamento de portfólio de projetos, sua equipe deve ter estratégias formuladas para se preparar para o pior.

• Formulando estratégias para a gestão da mudança

  No topo do gerenciamento de riscos vem o gerenciamento de mudanças. A formulação de estratégias para o gerenciamento de mudanças deve ser tão relevante quanto as estratégias desenvolvidas para o gerenciamento de riscos. Lembre-se, um dos componentes mais importantes do marketing digital e do gerenciamento de portfólio de projetos é melhorar o desempenho.

• Use ferramentas PPM

  Existem toneladas de software PPM que sua equipe pode usar. As ferramentas PPM são muito úteis e um bom começo para ter sucesso no gerenciamento de portfólio de projetos. Softwares famosos para considerar e viver podem ser Wrike, Asana e Planview.

As diferenças entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfólio

Embora soe semelhante, há uma diferença entre gerenciamento de projetos e portfólio. Para deixar claro, gerenciamento de projetos é quando o ato de liderar uma equipe no cumprimento dos objetivos de um projeto. Já a gestão de portfólio se concentra principalmente na escolha e escolha de diferentes tipos de investimentos que possam atender aos objetivos financeiros de um cliente a longo prazo.

No final, é melhor para as organizações executarem projetos e portfólios de maneira PPM, pois fornece mais controle e flexibilidade para todos os tipos de tarefas que precisam ser gerenciadas em um projeto ou portfólio.

Pensamentos finais

Existem muitas ferramentas que podem ajudar os gerentes de projeto com o gerenciamento de portfólio. Exemplos disso podem incluir softwares como Asana, Clarizen, Wrike, Sciforma, Mavenlink e Trello. Com o uso dessas ferramentas de PPM, os gerentes de projeto podem estabelecer PMOs, ou Escritórios de Gerenciamento de Projetos, de forma mais rápida e eficaz.

O PPM também é compatível em qualquer tipo de indústria. Isso pode variar de saúde, construção e até mesmo administração governamental. Em geral, os benefícios do gerenciamento de portfólio de projetos podem ajudar a melhorar não apenas a organização de projetos recentes e propostos em sua empresa, mas também ajudar os gerentes de projeto a trabalhar de forma eficaz em seus campos.

Outros recursos úteis:

5 etapas para a implementação bem-sucedida do processo de gerenciamento de portfólio de projetos

3 razões pelas quais os projetos falham e como evitá-los