Ferramentas essenciais de trabalho remoto durante o COVID-19 e além

Meses antes de se tornar manchete em março de 2020, o CDC estava procurando mitigar a propagação do Coronavírus ou COVID-19. Bem antes da pandemia chegar ao nível de quarentena, escolas, instituições e empregadores estão aproveitando a oportunidade para ensinar a todos sobre o distanciamento social.

As universidades estão migrando para o aprendizado on-line o mais rápido possível. Empresas de tecnologia como o Google estão implementando políticas voluntárias de trabalho remoto. Embora nem todos os empregadores ou funcionários tenham a oportunidade de trabalhar remotamente, aqueles que têm são incentivados a fazê-lo. No entanto, é vital que os funcionários permaneçam produtivos e realizem reuniões eficientes mesmo quando os funcionários não estão no escritório.

Embora as empresas já dependam de softwares de rastreamento de tempo e gerenciamento de projetos como Asana, Trello, Toggl, Jira ou Basecamp, a maioria dessas ferramentas não consegue gerar conectividade real de equipe. Quadros Kanban e gráficos de Gantt podem ajudar como ferramentas de produtividade da equipe, mas a comunicação é um elemento importante que falta nas ferramentas de produtividade.

Mudar para o trabalho remoto pode induzir pânico em empresas menores, mas todos devem construir uma infraestrutura sustentável de trabalho remoto e distanciamento social em caso de emergência. O software certo de colaboração em equipe e trabalho remoto manterá o crescimento dos negócios mesmo quando o escritório for uma cidade fantasma.

• Software de colaboração em equipe
  • Recursos essenciais de colaboração em equipe
    • Fluxos de atividade
    • Integração de calendário
    • Acesso remoto a arquivos
    • Controle de versão de arquivo
  • Principais fornecedores de colaboração de equipe
• Software de Webconferência
  • Recursos essenciais de webconferência
    • Compartilhamento de tela
    • Quadro branco
    • Co-navegação
  • Principais soluções de webconferência
• Aplicativos VoIP móveis
  • Recursos essenciais de VoIP móvel
    • Inversão de chamada
    • Aparência de chamada compartilhada
    • Videoconferências
  • Principais aplicativos de VoIP móvel
• Software de Call Center e Ferramentas de Discagem
  • Recursos essenciais do software de call center
    • Discadores automáticos
    • Sistemas IVR
    • Registro de chamadas e gravação de chamadas
  • Principais provedores de software de call center
• Preparar as empresas para o distanciamento social mantém o crescimento no caminho certo

Software de colaboração em equipe

As melhores soluções de colaboração em equipe são baseadas em navegador ou software de aplicativo que ajuda as equipes a se manterem em contato umas com as outras. Em uma plataforma unificada, as equipes podem acompanhar conversas, produtividade, e-mails e até mesmo arquivos compartilhados em uma empresa. Vários canais permitem que as equipes se desdobrem com a granularidade necessária para manter discussões organizadas sobre todos os aspectos de um projeto.

Embora o Slack seja um nome familiar para colaboração em equipe, existem dezenas de alternativas ao Slack que fornecem ainda mais recursos do que a popular solução gratuita oferece.

Recursos essenciais de colaboração em equipe

Com fluxos de atividades, integrações de calendário, compartilhamento de arquivos, controle de versão e recursos que você espera em ferramentas de gerenciamento de projetos, a colaboração em equipe organiza os membros remotos da equipe, independentemente dos obstáculos que enfrentam. Todos se sentirão conectados ao trabalho, independentemente de o mau tempo manter os funcionários em casa ou se uma pandemia ameaçar os funcionários em seu trajeto.

Fluxos de atividade

Não importa o tamanho de um negócio, sempre há vários projetos no ar ao mesmo tempo. Projetos de longo e curto prazo podem ser contabilizados com fluxos de atividades. As dependências podem ser vinculadas para que os membros da equipe saibam priorizar o trabalho que seu colega de trabalho está esperando, mesmo quando estiverem separados por fusos horários.

Emparelhado com ferramentas de mensagens instantâneas e aplicativos móveis para ferramentas de colaboração em equipe, funcionários remotos e freelancers em diferentes fusos horários podem fazer parte das comunicações da equipe.

Integração de calendário

Para gerentes de projeto e membros da equipe, gerenciar diferentes cronogramas e conflitos pode exigir muito trabalho braçal. Quando em um escritório, é fácil enfiar a cabeça na esquina e ver se Susan pode se encontrar sobre o projeto de Mike na segunda-feira. Em tempos de distanciamento social ou trabalho remoto, a integração do calendário permite que você saiba quando será o melhor horário para uma reunião.

Essas ferramentas oferecem a capacidade de criar tarefas, prazos e listas de tarefas enquanto adicionam colaboradores ao longo do caminho.

Acesso remoto a arquivos

As equipes que estão em movimento ou separadas umas das outras podem ter dificuldades para manter os arquivos organizados. Os servidores de arquivos remotos exigem configuração e manutenção, o que não é possível para empresas de todos os tamanhos. Felizmente, o acesso remoto a arquivos está disponível ao usar o armazenamento de arquivos baseado em nuvem por meio de aplicativos de colaboração em equipe.

Embora poucos softwares de colaboração em equipe permitam armazenamento em nuvem, a maioria se integra a ferramentas de compartilhamento comuns, como Github, Dropbox e G-Suite ou Google Drive.

Controle de versão de arquivo

No mundo do software, jornalismo, medicina, direito ou em qualquer lugar onde você encontre documentos compartilhados por vários colaboradores, o controle de versão é obrigatório. Se Jane estiver trabalhando em grandes alterações em um documento o dia todo e não souber sobre o trabalho que Larry fará pouco antes de sair, ela pode ter seu trabalho sobrescrito sem perceber.

O controle de versão alerta os colaboradores quando são feitas alterações, atualiza os documentos automaticamente ou permite que as pessoas trabalhem em um documento simultaneamente. Com as alterações registradas no rastreador de documentos, todos saberão o que aconteceu durante a vida útil de um projeto ou documento. Na maioria dos casos, o trabalho que você está fazendo pode ser exportado em um tipo de arquivo familiar compatível com Microsoft Word, Excel ou Google Docs.

Principais fornecedores de colaboração de equipe

• Glip
• Chanty
• Equipes da Microsoft
• Fugir
• Folga

Software de Webconferência

A comunicação face a face é essencial para evitar falhas de comunicação. Isso é especialmente verdadeiro ao cobrir os detalhes de projetos complicados e direcionar funcionários. Dado que o tom de voz pode levar a sérios mal-entendidos, a total falta dele nas comunicações baseadas em texto coloca os membros da equipe em problemas.

Com o software de webconferência, os membros da equipe podem interagir intimamente, independentemente do distanciamento social ou da barreira do trabalho remoto. As conferências na Web podem ser configuradas entre duas partes ou com centenas de espectadores ao vivo, capazes de entrar em contato, conversar por texto ou compartilhar suas telas. As chamadas de ponte de conferência mantêm sua equipe conectada durante suas reuniões agendadas regularmente, mesmo durante uma quarentena.

A webconferência oferece recursos mais amplos do que ferramentas gratuitas como Google Hangouts ou videochamadas de mídia social. Você pode compartilhar a tela e enviar capturas de tela importantes, configurar webinars de treinamento ou check-ins rápidos quando sua equipe precisar de um. Em vez de enviar Powerpoints ou Google Docs que talvez nunca sejam vistos, a webconferência permite que você se comunique com todos os colegas de trabalho remotos de uma só vez.

Recursos essenciais de webconferência

A maior força do software de webconferência é sua capacidade de aproveitar a experiência de assistir a um vídeo e torná-lo tão interativo quanto uma reunião presencial. Ao discutir problemas por telefone ou por meio de bate-papo por vídeo, é importante poder mostrar exemplos do problema que está sendo analisado. Compartilhamento de tela, quadro branco e co-navegação são apenas algumas das maneiras pelas quais essas soluções adotam a colaboração, independentemente de onde os membros da equipe estejam fisicamente localizados.

Compartilhamento de tela

Desenvolvedores de software, escritores e designers contam com telas para exibir seu trabalho. Se um projeto estiver em andamento, uma solução de um clique, como o compartilhamento de tela, permite que todos os participantes da webconferência analisem o mesmo problema ao mesmo tempo. Nunca foi tão fácil obter feedback sobre um problema específico graças ao compartilhamento de tela.

Felizmente, esse é um recurso tão popular que é fácil encontrar aplicativos gratuitos de conferência na web com compartilhamento de tela.

Quadro branco

O brainstorming espontâneo do passado foi transferido para a videoconferência. Os colaboradores podem pegar o marcador virtual e desenhar diagramas e fazer listas em tempo real usando quadros brancos online ou conferência na web com quadro branco. A maioria dos whiteboards também permite arrastar e soltar direto da sua área de trabalho para a conferência.

Com os recursos de salvar e enviar, essas sessões de brainstorming podem ser compartilhadas e editadas instantaneamente por sua equipe, mesmo que todos estejam sentados em casa.

Co-navegação

Esteja você construindo um site ou fazendo uma pesquisa, a navegação conjunta por meio de co-navegação permite que todos estejam literalmente na mesma página. Ao liderar uma equipe ou uma apresentação por meio de uma variedade de opções em um site, a navegação conjunta faz o que o compartilhamento de tela não consegue. Ele permite que todos na webconferência sigam um caminho guiado sem precisar começar do zero por conta própria.

Espere que as ferramentas sejam compatíveis com Firefox, Chrome, IE e Safari.

Principais soluções de webconferência

• Ampliação
• Cisco WebEx
• GoToMeeting
• Reuniões Ringcentral
• MiCollab

Aplicativos VoIP móveis

Embora as soluções VoIP corporativas tenham ajudado as empresas a criar seus próprios call centers e implantar comunicações unificadas em toda a empresa, o VoIP móvel mantém esses gigantes flexíveis. Os aplicativos de VoIP móvel permitem que sua equipe acesse ferramentas de comunicação integradas enquanto trabalha remotamente. As equipes permanecerão conectadas e os clientes receberão o mesmo tipo de serviço e suporte que esperam, não importa onde sua equipe esteja espalhada.

Além do gerenciamento produtivo de tempo e de tarefas, essas ferramentas de trabalho remoto oferecem uma experiência de usuário familiar de bate-papo ou conferência em um dispositivo Android ou iPhone nativo.

Recursos essenciais de VoIP móvel

Os aplicativos de VoIP móvel fornecem apenas uma parte de todo o conjunto de soluções que você espera no escritório, mas com a ajuda de integrações, eles podem preencher as lacunas durante uma emergência. Os aplicativos que oferecem inversão de chamadas, apresentação de chamadas compartilhadas e videoconferências tornam sua equipe independente de dispositivos sem perder a qualidade do serviço que os clientes esperam.

Inversão de chamada

Call flip é um recurso necessário para equipes em movimento, pois permite que os usuários transfiram uma chamada de um dispositivo para outro. Enquanto uma chamada ainda está em andamento, um funcionário que trabalha na mesa pode verificar algo no depósito enquanto estiver conectado a um dispositivo móvel. Funcionários remotos podem fazer chamadas de seus laptops em casa e transferir para seus dispositivos móveis enquanto se deslocam para um espaço mais silencioso.

Aparência de chamada compartilhada

Quando os funcionários estão trabalhando remotamente, você não quer que seu número comercial fique sem resposta. As empresas também precisam poder ligar de uma linha oficial, e não de vários dispositivos pessoais.

Com a apresentação de chamada compartilhada, um número aparecerá durante as chamadas de saída, não importa quantos dispositivos estejam fazendo chamadas. Enquanto um funcionário remoto está fazendo uma chamada usando esse número, o mesmo número pode ser usado para uma segunda chamada separada. A apresentação de chamada compartilhada mantém os negócios funcionando normalmente no que diz respeito aos seus clientes e clientes.

Videoconferências

Embora o software de webconferência ofereça uma longa lista de recursos vitais para a colaboração em equipe, videoconferências rápidas podem ser feitas com aplicativos VoIP móveis. Em vez de ativar outro software, as videoconferências de última hora podem resolver problemas que surgem quando os funcionários estão remotos. O distanciamento social com aplicativos VoIP móveis permite que os membros da equipe virtualmente coloquem a cabeça em uma reunião em andamento.

Principais aplicativos de VoIP móvel

• Skype para Empresas
• Chamada aérea
• Vonage
• gafanhoto
• RingCentral

Software de Call Center e Ferramentas de Discagem

Se você está preocupado com a ideia de uma equipe inteira pegar um vírus, a imagem de um call center lotado deve fazer você estremecer. Se você considerou substituir seu hardware de discagem desatualizado e sistema de telefone de mesa por software de call center, agora é a hora.

Com apenas um ou dois dias de configuração e testes, empresas de praticamente qualquer escala podem mover suas operações remotamente. Desde que tenham um dispositivo móvel dedicado e um computador com o software instalado, eles podem entrar em qualquer uma de suas campanhas de call center a qualquer momento.

Recursos essenciais do software de call center

As soluções de software de call center incluem uma ampla gama de recursos necessários para contact centers corporativos. Os principais fornecedores de software de call center oferecem recursos essenciais, como discadores automáticos, IVR e ferramentas de registro de chamadas em todas as camadas de seus serviços de assinatura.

Discadores automáticos

Discadores automáticos costumavam ser soluções de hardware que automatizavam o processo de discagem para executar uma lista de números de telefone de um call center. Os principais discadores de call center hoje são soluções de software para executar números rapidamente enquanto se integram ao software CRM para fornecer aos agentes de call center de saída informações atualizadas do cliente.

Ao usar um discador automático, o software pode executar uma lista de números e encaminhar chamadas para os clientes enquanto desliga automaticamente em números desconectados, aparelhos de fax e sinais de ocupado.

Sistemas IVR (Resposta de Voz Interativa)

Os sistemas IVR são indispensáveis ​​para call centers de entrada. Se a sua empresa tiver uma linha de suporte, os chamadores poderão alternar entre um menu ao comunicar suas preocupações ao sistema. O sistema de IA encaminha os chamadores para seus agentes remotos que estão conectados por meio de sua conexão de internet doméstica.

Os sistemas IVR encaminham chamadas sobre informações básicas para respostas gravadas e enviam chamadas urgentes para agentes ao vivo.

Registro de chamadas e gravação de chamadas

Registrar informações sobre chamadas de entrada ou saída é vital para otimizar um funil de vendas. Saber a última vez que sua equipe teve contato com um cliente, do que se tratava e quais produtos ou serviços eles preferem fornece informações sobre onde eles estão em sua tomada de decisão. Com cada contato, a equipe construirá um corpo de dados que pode ser analisado pelo marketing para decidir quais novos serviços ou produtos oferecer e quem eles devem segmentar.

O software de gravação de chamadas integrado a essas ferramentas permite capturar chamadas anômalas ou chamadas tratadas pelos principais agentes. Essas chamadas podem ser usadas para fins de treinamento. A gravação de chamadas também é uma importante ferramenta legal para conformidade nos setores altamente regulamentados de finanças, medicina ou governo.

Principais provedores de software de call center

• Cinco9
• Zendesk
• 8×8
• RingCentral
• NICE em contato

Preparar as empresas para o distanciamento social mantém o crescimento no caminho certo

Quer estejamos diante de um evento climático, uma pandemia como o Coronavírus ou uma tragédia local, fornecer aos funcionários as ferramentas para trabalhar em casa evita que seus negócios sejam atingidos. Em março de 2020, os mercados de ações dos EUA foram atingidos quando a pandemia do COVID-19 causou estados de emergência em todo o país. Os governadores de Nova York, Nova Jersey, Califórnia e estado de Washington pediram às pessoas que evitem o trânsito público lotado e trabalhem em casa.

Embora haja algum pânico em torno dessas políticas de trabalho remoto de última hora, também há benefícios do trabalho remoto que incluem melhor saúde mental e satisfação geral no trabalho.

Para empresas novas no software que permite o trabalho remoto, isso pode causar seu próprio tipo de pânico. No entanto, as equipes que aproveitarão ao máximo esse período estressante serão aquelas que configuraram e integraram sua equipe usando o melhor software de colaboração em equipe e VoIP de negócios.