Chamadas de conferência RingCentral: o que você pode e não pode fazer

A RingCentral já se destaca porque o provedor é reconhecido como líder no Gartner Magic Quadrant para UCaaS, mas e a webconferência ? Isso se tornou cada vez mais crítico porque muitas empresas estão mudando para o trabalho remoto. Por esse motivo, as comunicações de negócios de áudio e vídeo ajudam a diminuir a distância entre as equipes.

Esses tipos de soluções também fecham lacunas físicas; uma solução como a oferecida pela RingCentral ajuda as equipes internacionais a se sentirem mais conectadas, promovendo comunicações fáceis, apesar das distâncias geográficas. Neste guia, mostraremos o que as teleconferências da RingCentral têm a oferecer, bem como o que elas podem e não podem fazer para aqueles que procuram preencher a lacuna entre equipes e clientes.

O que são chamadas de conferência RingCentral?

As teleconferências do RingCentral são uma maneira de os membros da equipe se comunicarem e colaborarem uns com os outros. Essas teleconferências são feitas por vídeo ou voz e podem ser acessadas por qualquer dispositivo, seja um desktop, tablet ou smartphone. As chamadas de conferência RingCentral têm algumas limitações para cada tipo de chamada. Por exemplo, há um limite de 500 participantes para vídeo e um limite de 1.000 participantes para reuniões online de áudio. Para a maioria das pequenas empresas, isso é mais do que suficiente.

RingCentral é uma opção razoável para vários tipos de negócios. Primeiro, eles são conhecidos por sua estrutura de preços de quatro níveis. Isso oferece opções de conferência para empresas com orçamentos variados. Nem todos os níveis são iguais, mas cada um fornece funcionalidades essenciais, e a empresa sempre pode escalar para outro plano à medida que cresce.

A comunicação por meio desse provedor também é útil para organizações maiores. Para empresas com vários escritórios internacionais, a RingCentral possui números de discagem internacional e vídeo de alta definição para comunicação simplificada em grandes distâncias geográficas. Os limites de participantes também são altos para chamadas de áudio e videoconferência, para que equipes maiores não sejam restritas.

Um detalhamento da audioconferência

As audioconferências são basicamente uma chamada telefônica que permite que sua equipe se comunique entre si simultaneamente. Assim, em vez de uma pessoa fazer cinco chamadas para alcançar cada membro da equipe, uma audioconferência ajudará toda a equipe a se conectar com uma única chamada. Para se conectar, cada pessoa discará para a linha de conferência enviada pelo host. Há também uma opção de conexão com um clique para aqueles que preferem usar um dispositivo para o qual não podem discar. Aqui estão alguns recursos de áudio que se destacam:

Conferências de áudio ilimitadas

Um dos aspectos mais convenientes das chamadas de audioconferência RingCentral é o fato de que os participantes não precisam estar na rede RingCentral para participar. Isso permitirá que uma equipe se comunique com outra equipe e traga clientes ou clientes em potencial para a conversa. Cada teleconferência dura apenas seis horas, mas se você precisar de mais tempo, não há limites para o número de chamadas feitas.

Com esses tipos de chamadas de áudio, não há limitações que restrinjam quem ingressa nessa chamada. Também não há restrições quanto ao número de conferências que um usuário pode hospedar e cada chamada tem um limite máximo de 1.000 participantes. Para iniciar chamadas de audioconferência, os apresentadores devem ter uma assinatura do RingCentral Office. Os participantes não precisam baixar nenhum aplicativo para participar; eles simplesmente precisam receber um convite para a chamada.

Conferência entre dispositivos

As conferências de áudio são acessíveis a partir de telefones fixos, computadores Windows ou MAC e smartphones. Ambos os telefones Apple e Android têm aplicativos que funcionam com chamadas de conferência RingCentral. Se você precisar viajar no meio de uma chamada, a conferência pode alternar facilmente os dispositivos durante a conferência.

Para acessar uma mensagem em qualquer dispositivo, basta usar a conexão de um toque em vez de um código de acesso. Os convites são enviados aos participantes em potencial por mensagens de texto para facilitar as conferências móveis. Os convites também são enviados por e-mail, o que faz com que as chamadas em qualquer dispositivo sejam diretas. A integração do Gmail que um SMB pode ter será assim:

Conferência Internacional Fácil

Se você tem membros da equipe em todo o mundo, as conferências internacionais são algo que você também deve considerar. Se você estiver usando um número local para a conferência, os participantes podem simplesmente discar para o número para participar. Os números locais estão disponíveis em mais de 50 países, e este é um método de comunicação que não tem custo adicional, desde que haja convite.

Há também números de telefone virtuais gratuitos disponíveis em mais de 80 países. Isso permite que os participantes internacionais acessem a chamada de áudio sem adquirir taxas pela chamada. Durante uma chamada, o anfitrião pode configurar a conferência para ter até 20 números gratuitos disponíveis para serem usados ​​pelos participantes da reunião em todo o mundo.

Controles de reunião ajustados

Nesses tipos de audioconferências, o organizador da reunião terá acesso a controles ajustados. Se você estiver no controle da chamada, poderá silenciar as pessoas na chamada, ativar a gravação de chamadas e encerrar a chamada a qualquer momento. O flip de chamada também está disponível para os participantes, para que eles possam alternar facilmente os dispositivos em movimento.

Como anfitrião, tabular o número de participantes na conferência é fácil de gerenciar, e você ainda poderá ouvir alertas que o informarão quando alguém entrar ou sair. Os participantes indesejados também podem ser facilmente bloqueados nas chamadas.

Um detalhamento da videoconferência

As conferências baseadas em vídeo na plataforma levam as reuniões de equipe um passo adiante e lhes dão a chance de se encontrarem pessoalmente, mesmo que estejam localizadas em diferentes áreas do globo. Isso permite a colaboração em equipe com até 500 indivíduos com facilidade.

O vídeo RingCentral tem números de entrada disponíveis em mais de 40 países, portanto, uma reunião global leva segundos para se conectar, e vários recursos tornam esse tipo de chamada confiável e vale a pena considerar para um SMB.

Feeds de conferência confiáveis

Ao participar de uma conferência baseada em vídeo, o feed de áudio e o feed de vídeo são de alta definição. Isso garante que suas reuniões sejam sempre claras e envolventes, para que sua equipe permaneça na mesma página quando se trata de tarefas.

O RingCentral também possui um alto nível de estabilidade com garantia de tempo de atividade de cinco noves. Isso significa que eles garantem que seu serviço estará ativo 99,999% do tempo, o que deixa apenas um pouco mais de cinco minutos de inatividade por ano.

Compartilhamento de tela interativo

Em vez de simplesmente olhar para o apresentador ou outros participantes durante a videoconferência, há opções que permitem compartilhar aplicativos, apresentações, quadros brancos e arquivos enquanto participa da reunião. Isso ajuda o anfitrião a compartilhar informações com os participantes e mantê-los engajados.

Com todos participando da reunião, sua equipe se torna mais eficiente. Os participantes poderão ter acesso remoto à tela que está sendo compartilhada para que possam interagir com ela. Isso pode ser útil quando uma equipe está tentando resolver um problema e um membro da equipe na chamada tem uma solução que pode mostrar a todos.

Além disso, o compartilhamento pode ser feito com até 500 participantes, para acomodar grandes equipes quando precisarem se reunir e discutir projetos. Também será uma ótima ferramenta para usar quando uma equipe precisar de treinamento.

Precisa demonstrar como usar uma solução específica? O compartilhamento de aplicativos ajuda você a compartilhar apenas os detalhes do aplicativo que você está demonstrando. Isso é útil quando você não deseja que os participantes vejam nenhuma informação ou aplicativo que você possa estar executando simultaneamente em sua máquina.

Reuniões Presenciais

Quando você tem uma equipe, é sempre melhor garantir que haja reuniões presenciais ocasionalmente. Com o vídeo RingCentral, a equipe pode ter o mesmo efeito de estar em uma sala de reunião sem despesas de viagem. Também elimina o tempo que os participantes levam para viajar para estarem no mesmo espaço.

Os convites são enviados individualmente para cada pessoa ou em grupo, o que torna o envio de um convite para uma equipe completa uma tarefa simples. Na verdade, as integrações de calendário que toda a equipe usa diariamente também são úteis ao convidar rapidamente os participantes para as videoconferências.

O RingCentral Meetings foi projetado para funcionar perfeitamente quando sincronizado com o Microsoft Outlook. Agendar uma reunião, convidar participantes para a conferência, atualizar os detalhes da reunião e iniciar reuniões são feitos com apenas alguns cliques. O iCal ou o Google Agenda também facilitam a participação em reuniões e o envio de convites em seu dispositivo móvel.

A chamada estará acessível em computadores desktop para qualquer pessoa localizada em um escritório ou que queira usar um softphone. No entanto, o vídeo RingCentral também possibilita fazer parte da teleconferência em um tablet ou smartphone para participantes que precisam permanecer móveis.

Sessões de breakout fáceis de criar

Durante grandes teleconferências, às vezes, o host decide dividir o grupo em sessões menores, que são chamadas de sessões de breakout. Essas sessões permitem uma abordagem de aprendizado mais prática que permitirá que mais membros do grupo participem. Esses grupos menores também permitem que a equipe faça um brainstorming e retorne ao grupo maior facilmente depois de algum tempo.

Com o vídeo RingCentral, até 50 grupos de discussão podem ser criados simultaneamente na mesma conferência. Além disso, quando os participantes estiverem nesses grupos menores, eles terão acesso a funções como compartilhamento de tela para aumentar sua produtividade e ajudar a focar o grupo de treinamento. Vídeo, áudio, quadros brancos e bate-papo podem ser compartilhados entre as telas.

Onde o RingCentral Conferencing se destaca?

Há um contingente virtual de plataformas de conferência no mercado, especialmente no mundo pós COVID-19, então o que faz o RingCentral se destacar acima do resto? Nas análises de usuários do RingCentral da GetVoIP , descobrimos que a recepção do cliente é amplamente positiva. Aqui estão alguns dos aspectos mais positivos do serviço de acordo com essas avaliações e nossa própria análise da plataforma:

• Não há limites para o número de chamadas em conferência que podem ser feitas ou se podem ser feitas simultaneamente.
• O RingCentral usa o Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP) e o Transport Layer Security (TLS) para garantir que todos os dados estejam protegidos e que a perda de pacotes seja evitada.
• Eles monitoram todas as chamadas de áudio e vídeo para verificar atividades suspeitas e evitar violações de segurança VoIP .
• RingCentral tem suporte por telefone e chat online que está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.
• Há uma base de conhecimento on-line para perguntas comuns que você possa ter em relação às teleconferências da RingCentral.
• O portal RingCentral é fácil de navegar para que você altere rapidamente as configurações da conferência.
• O anfitrião não precisa estar presente durante as conferências.
• Há uma grande variedade de telefones de mesa e dispositivos de conferência compatíveis com o serviço. A RingCentral também ajudará no provisionamento de dispositivos que eles não vendem.

Existem Fraquezas?

A conferência RingCentral não é perfeita. Analisamos os recursos da solução e analisamos o que alguns clientes da RingCentral estavam dizendo sobre os recursos de reunião da plataforma. Aqui é onde o sistema de telefonia em nuvem fica para trás:

• Apenas 100 funcionários remotos podem participar de conferências remotamente com o Plano Padrão. Isso aumenta para 200 com o Plano Premium e chega a 500 para o Ultimate. Isso pode atrapalhar as grandes empresas.
• Às vezes, os links de conferência não enviam os destinatários para a conferência real.
• O controle de tela é limitado a dispositivos de desktop.
• O vídeo RingCentral não possui criptografia de ponta a ponta para feeds de vídeo.
• Conferências de áudio ilimitadas estão disponíveis apenas com o plano Standard e superior.
• Embora 500 participantes de reunião para vídeo HD e 1.000 para áudio sejam fortes, existem soluções de conferência com até 2.500 participantes (Civicom).

Como configurar o RingCentral Conferencing

Iniciar chamadas em conferência usando o RingCentral é relativamente fácil. Depois de fazer login no sistema telefônico comercial RingCentral, selecione Conferência nas opções. O sistema solicitará que você selecione um número de discagem para os participantes usarem quando estiverem se conectando à conferência. Os hosts que estão se conectando exigirão um código de host, que é usado quando a conferência é iniciada. Sempre que um usuário inicia uma conferência RingCentral, ele é automaticamente considerado o anfitrião da conferência, mas se chegar após o início da reunião, precisará do código.

Depois que um participante discar, ele também precisará de um código de participante para se conectar com segurança. Isso evita que usuários espúrios se conectem à conferência. Ao configurar a reunião, os anfitriões também podem criar até 20 números de entrada internacionais para usuários no exterior. Estes são adaptados aos participantes confirmados e os ajudam a evitar taxas de chamadas internacionais. Ao configurar isso, um link para todos os números internacionais será criado para uso dos participantes.

Para os organizadores que não estarão disponíveis imediatamente, a solução de conferência também possui um recurso “Ingressar antes do organizador” que permite que os participantes iniciem a reunião. Isso é útil para aquelas situações em que as partes interessadas designam suas equipes para trabalhar em projetos e desenvolver estratégias antes de chegarem à reunião.

Além disso, os anfitriões têm a capacidade de adicionar participantes durante uma conferência real. No aplicativo RingCentral, as opções de convite com texto e convite com e-mail permanecem disponíveis. Há também um botão "Adicionar participantes" que permite inserir o número de telefone ou o nome das pessoas que você deseja adicionar à conferência. Cada um desses recursos é útil para conferências improvisadas – você simplesmente inicia a reunião e adiciona os participantes à medida que avança. Há também um ícone de adição que permite adicionar participantes de seus contatos do RingCentral.

As conferências estão disponíveis em um escritório com telefone de mesa, aplicativo de desktop RingCentral Phone (softphone) e dispositivos de smartphone Android ou iPhone. Para o aplicativo móvel, o software pode ser baixado facilmente na Google App Store ou na Apple App Store.

O RingCentral tem os recursos de conferência certos?

Como solução para conectar equipes ou mesmo reunir-se com clientes, o RingCentral é mais do que adequado para a maioria das empresas. É útil para empresas forçadas a se distanciar socialmente e é uma solução forte para empresas com escritórios díspares com grandes distâncias geográficas.

Os limites de participantes também são muito competitivos com esta solução. Compare o RingCentral com fornecedores como o BlueJeans, que tem um limite de 100 participantes, e você começará a ver como o RingCentral é uma solução robusta para empresas maiores. O provedor já ganhou em nosso artigo RingCentral vs Dialpad este ano, e também funciona bem como uma alternativa a vários outros provedores de webconferência.

Se você estiver procurando por um provedor que tenha amplos recursos de conferência na Web semelhantes ao RingCentral, confira nossas tabelas interativas sobre os principais fornecedores de software de conferência na Web e compare o RingCentral ao Zoom aqui. Fornecemos análises detalhadas e mostramos os prós e contras de cada um.