O que é uma plataforma de gerenciamento SaaS e você precisa de uma?

As organizações lutaram para descobrir novas ferramentas e tecnologias para interagir e trabalhar com funcionários remotos devido ao fenómeno do trabalho a partir de casa durante os primeiros dias da pandemia. E várias dessas empresas adotaram alternativas de software como serviço (SaaS).

SaaS, ou software que funciona na nuvem em vez de hardware ou redes locais, é agora intrínseco ao funcionamento diário de diversas organizações. Os exemplos incluem Google Workspace, Slack e Salesforce. De acordo com a Forrester, 57% dos administradores de TI pretendem investir em SaaS como componente da sua transformação digital.

À medida que sua organização usa um número crescente de aplicativos SaaS, uma plataforma de gerenciamento SaaS (ou SMP, abreviadamente) está emergindo como uma necessidade crítica.

A expansão de aplicações SaaS entre organizações tornou-se uma preocupação urgente e debilitante para os gestores de TI. Eles precisam acompanhar o que está sendo feito, se os aplicativos são seguros e a extensão dos investimentos já feitos.

Sem uma plataforma de gerenciamento SaaS, você lidará com tudo isso manualmente, com um risco extremamente alto de descuido ou erro.

• Definição de SMP
• Como funciona a plataforma de gerenciamento SaaS?
• Benefícios das plataformas de gerenciamento SaaS
• Desafio na gestão SaaS

O que é uma plataforma de gerenciamento SaaS?

Mais de um terço dos profissionais de TI e tecnologia entrevistados pela SaaSOps disseram que passam pelo menos uma semana realizando tarefas manuais de gerenciamento de SaaS. Uma plataforma de gerenciamento SaaS foi projetada para resolver isso por meio de uma solução única e centralizada.

Uma plataforma de gerenciamento SaaS (SMP) é uma ferramenta independente que pode descobrir, administrar e proteger vários aplicativos SaaS a partir de uma interface administrativa centralizada, proporcionando visibilidade do(s) ciclo(s) de licenciamento do software.

Uma das tarefas críticas de uma plataforma de gerenciamento SaaS é realizar a descoberta de SaaS. Um SMP deve ser capaz de exibir aplicativos sancionados (aqueles aprovados e validados pela TI) e aplicativos não sancionados (aqueles usados ​​por indivíduos sem autorização e conhecimento da TI). Além disso, a plataforma protegerá seus aplicativos SaaS usando notificações e reparos automáticos.

Como funciona uma plataforma de gerenciamento SaaS?

Um SMP se conecta a todo o seu ambiente de TI para descobrir os aplicativos em uso e visualizar todas as atividades administrativas associadas. Para conseguir isso, ele consome continuamente enormes quantidades de dados de diferentes aplicativos, regula-os e examina todos os objetos de dados no ambiente SaaS.

Isso torna os SMPs um centro essencial para monitorar os aplicativos SaaS usados ​​em toda a organização. Você também pode proteger os dados enquanto supervisiona consumidores, aplicativos, arquivos e interações de usuários com informações organizacionais.

Alguns dos recursos críticos das plataformas SMP são:

• Acesso SaaS baseado em função : restrinja o acesso do administrador aos parâmetros e controles necessários para que um usuário execute sua tarefa

• Otimização de faturamento : combine análises de uso com políticas de automação para se livrar de licenças inativas e das despesas associadas

• Gerenciamento de dados confidenciais : descubra conteúdo confidencial retido em aplicativos SaaS e corrija instantaneamente a divulgação excessiva de dados confidenciais

• Monitoramento do comportamento do usuário : detecte alterações e atividades incomuns para evitar perda e intrusão de dados

• Gerenciamento do ciclo de vida do usuário : automatize a integração, a desativação e o gerenciamento de mudanças do consumidor no meio do ciclo de vida para minimizar erros humanos e economizar tempo

A maioria dessas tarefas é interdisciplinar, abrangendo finanças, TI, administração de pessoal e funções de segurança cibernética.

As plataformas de gerenciamento SaaS interagem com seus outros aplicativos de negócios por esse motivo. Estes podem incluir um corretor de segurança de acesso à nuvem (CASB), uma ferramenta de gestão de serviços de TI (ITSM) ou um sistema de informação de recursos humanos (HRIS).

4 sinais de que você precisa de uma plataforma de gerenciamento SaaS

Se você está em dúvida sobre investir em um SMP, fique atento a estes quatro sinais reveladores de que você precisa para fortalecer seus recursos de gerenciamento de SaaS:

1. Os fluxos de trabalho de produtividade na sua empresa costumam ser fragmentados

   Isso ocorre frequentemente com aplicativos de gerenciamento de projetos em grandes organizações. Considere as ferramentas Monday.com, Airtable, Smartsheet e ClickUp que várias equipes podem usar. Isto proíbe que você obtenha economias de escala nas compras. Além disso, complica o suporte e o treinamento do usuário.

   

   Além disso, a fragmentação dificulta a capacidade de diferentes grupos trabalharem juntos em um único projeto. Você pode determinar quais aplicativos podem ser consolidados com as ferramentas de gerenciamento SaaS apropriadas para facilitar a colaboração entre equipes.

2. Você não tem como recuperar detalhes de acesso de aplicativos ou indivíduos específicos

   Com plataformas de gerenciamento SaaS, é mais fácil manter um registro abrangente e exaustivo de quem tem acesso a quais aplicativos e serviços e como eles são usados.

   Suponha que seu vice-presidente de marketing tenha se conectado a uma ferramenta de software de colaboração de projeto usando Single Sign-On (SSO) sete vezes no primeiro trimestre. Mas durante o mesmo primeiro trimestre, o restante do departamento de marketing fez login com senhas exclusivas apenas quatro vezes. Um ex-funcionário que saiu amigavelmente informa que ainda tem acesso aos registros da empresa por meio do software.

   O CIO e o departamento de TI não conseguem rastrear quem está fazendo o quê. Quando os funcionários deixam a organização, eles não conseguem desativar efetivamente todas as contas e apagar as credenciais de login, além de aderir às listas de verificação.

3. Seu SaaS gasta lenta mas seguramente em espiral

   Independentemente dos cortes orçamentais e das demissões, as empresas dedicam mais fundos ao SaaS a cada ano. As pilhas de SaaS das organizações agora incluem dezenas de aplicativos baseados em nuvem. Entre 2021 e 2023, por exemplo, um portfólio típico de SaaS expandiu 32%.

   Ninguém contesta os aspectos positivos do SaaS. No entanto, as despesas com SaaS rapidamente se tornam um problema que deve ser resolvido. Suponha que você tenha assinaturas inativas pelas quais continua pagando mensalmente ou mesmo anualmente, apesar do baixo uso.

   Alguns aplicativos são úteis, mas envolvem custos ocultos prejudiciais aos resultados financeiros da sua empresa. Se você exceder os orçamentos de SaaS trimestre após trimestre, provavelmente precisará da intervenção de uma plataforma de gerenciamento de SaaS.

4. O gerenciamento de fornecedores de SaaS e SLA é um pesadelo

   Os compradores geralmente realizam pesquisas e exames exaustivos antes de comprar um aplicativo, mas os provedores de SaaS alteram rotineiramente seus produtos.

   Os fornecedores muitas vezes alteram seus planos de preços e ajustam suas diretrizes regulatórias, de segurança e de suporte, tornando difícil para você acompanhar. Como não existe um repositório central para contratos e informações de cobrança, esses registros essenciais podem ser perdidos no servidor de e-mail, no disco rígido ou na nuvem de um funcionário.

   Com uma plataforma de gerenciamento SaaS, você pode aplicar SLAs e maximizar seus investimentos em SaaS.

O desafio do gerenciamento SaaS

Os aplicativos SaaS são baseados em assinatura, geralmente cobrados mensalmente ou anualmente por usuário ou “assento”, e não exigem o investimento inicial substancial exigido pelo software local tradicional.

Devido à flexibilidade de como os aplicativos SaaS podem ser configurados, líderes de linha de negócios, equipes menores e até mesmo indivíduos podem começar a usá-los sem esforço.

Isso leva a muitos aplicativos SaaS em muitas empresas, muitas vezes precisando de mais capacidade. A Okta, um provedor de gerenciamento de acesso, constatou em um relatório de 2021 que seus clientes implementaram uma média de 88 aplicativos por empresa, um aumento de 22% nos últimos quatro anos.

Organizações maiores (2.000 ou mais trabalhadores) têm cerca de 175 inscrições.

Como resultado, os gestores de TI enfrentam agora um enorme aumento de despesas devido a licenças de software adquiridas fora do processo de aquisição padrão. Além disso, surgiram despedimentos porque diferentes divisões compram o mesmo software sem saber o que está a acontecer no resto do negócio.

Próximas etapas: escolhendo a plataforma de gerenciamento SaaS certa para suas necessidades

Pense em usar software de gerenciamento SaaS se:

• Você observa um aumento nos custos de assinatura
• Vários departamentos começam a comprar software idêntico
• Seu departamento de segurança está preocupado
• Você está usando planilhas para gerenciar compras de software

Procure ferramentas que possam gerenciar pelo menos três tarefas principais: a descoberta automatizada de aplicativos, administração e automação de funções administrativas, como integração e desativação, e provisionamento de um hub central para aplicação de políticas.

Em seguida, procure recursos que agreguem valor, como a capacidade de encerrar, trocar e atualizar licenças de software. Diversas funções de automação dependem de integrações com fornecedores de SaaS; conseqüentemente, você deverá examinar quaisquer integrações fornecidas pelo SMP em análise.

À medida que a transformação digital chega à nuvem, as plataformas de gestão SaaS serão críticas para as empresas que enfrentam a expansão de software.

Saiba mais sobre SMPs baixando o whitepaper sobre o estado do gerenciamento de SaaS .