O recurso de colaboração mais negligenciado: os benefícios do compartilhamento de tela

Os aplicativos de comunicações unificadas são absolutamente repletos de recursos exclusivos. Tanto assim, que provavelmente esquecemos que a maioria existe. Parece que muitos ignoram quais são realmente alguns dos recursos de colaboração mais fortes que sua empresa pode obter. Anteriormente, demos uma olhada na Indicação de Presença como um dos nossos recursos favoritos de colaboração que passa despercebido - e de forma semelhante, eu queria continuar a discussão com alguns de nossos outros recursos favoritos.

O compartilhamento de tela, em particular, deve ser um dos recursos mais úteis que já existiram, e realmente não parece que recebe o amor que merece. Agora, não estou dizendo que ninguém sabe que a Indicação de Presença e o Compartilhamento de Tela existem, claro que sim, e tenho certeza que muitos já os utilizam diariamente.

Mas, eu realmente queria aproveitar o tempo para esclarecer o quanto sua equipe, empresa ou organização pode realmente ganhar ao aproveitar esses recursos simples.

O que é compartilhamento de tela?

Vamos tirar as coisas fáceis do caminho primeiro. Para aqueles que não sabem, o Compartilhamento de Tela é provavelmente um dos recursos de UC mais autoexplicativos que você encontrará. Quer você chame de Desktop Sharing ou Screen Sharing , é tudo a mesma coisa

O compartilhamento de tela é uma maneira fácil e poderosa de promover a colaboração imediata, em qualquer lugar e a qualquer momento. Os usuários podem compartilhar um feed de vídeo ao vivo do que está acontecendo na tela do computador com outros participantes da webconferência.

Quero fazer uma distinção aqui: algumas das soluções mais avançadas permitirão até que os usuários entreguem o controle da área de trabalho, para que os profissionais de TI possam fazer alterações remotamente. Este seria um recurso de Área de Trabalho Remota . Os dois geralmente andam de mãos dadas, mas nem todas as soluções de compartilhamento de tela oferecem controles remotos da área de trabalho.

Assim como neste pequeno diagrama que peguei emprestado do HipChat, o compartilhamento de tela é uma das maneiras mais fáceis de promover uma colaboração eficaz e adicionar um elemento dinâmico a reuniões estáticas. O compartilhamento de tela permite que a webconferência vá além de apenas vozes no telefone ou ver o feed da webcam do seu colega.

Adicione controles de Área de Trabalho Remota e sua empresa agora tem uma ferramenta incrivelmente poderosa em suas mãos que pode fazer mais do que apenas apimentar suas reuniões.

Por que se incomodar de qualquer maneira?

Agora, tenho certeza de que alguns de vocês estão lendo isso, me dizendo que estou errado porque o compartilhamento de tela nunca funciona, ou é muito desajeitado, ou qual é o ponto? Claro, parte disso pode ser verdade em soluções mais antigas, já tive meu quinhão de aborrecimentos tentando estabelecer uma conexão remota. Mas nos dias atuais de domínio da UC, não é como se você precisasse de uma equipe inteira de TI para estabelecer sessões de compartilhamento de tela, mesmo a versão básica do Skype para o consumidor torna isso tão fácil quanto um clique no menu. Também existem várias soluções gratuitas, então não é como se você tivesse que quebrar a carteira para fazer isso acontecer.

Então, por que se preocupar com o compartilhamento de área de trabalho em suas reuniões na web? Dependendo do que sua empresa faz, pode haver vários casos de uso diferentes para esse recurso poderoso. Por exemplo, os fornecedores de software vão adorar a capacidade de mostrar aos compradores ou clientes como um produto funciona, sem a necessidade de marcar uma reunião pessoal e pagar os custos de viagem. Os Contact Centers também devem tê-lo em sua lista de recursos obrigatórios.

E isso é apenas um cenário, é claro. Não importa o tamanho da sua equipe, o compartilhamento de tela é útil de várias maneiras:

Aprimore as reuniões on-line

Provavelmente o mais óbvio de todos, o compartilhamento de tela adiciona um elemento totalmente novo às suas reuniões online. Em vez de enviar por e-mail uma cópia desse PowerPoint para cada participante ou soltar um arquivo no cliente da Web esperando que todos abram e acompanhem na página certa, os usuários podem controlar sua apresentação em sua própria área de trabalho com compartilhamento de tela.

Os participantes podem então apenas acompanhar a transmissão, sem a necessidade de baixar nenhum arquivo extra, preocupando-se com quaisquer problemas de compatibilidade.

Demonstrações detalhadas do produto

Já mencionei este exemplo acima, mas pode ser um dos maiores benefícios do compartilhamento de tela. Os fornecedores de produtos devem absolutamente tirar proveito do compartilhamento de tela quando estiverem trabalhando com clientes em potencial.

Em vez de confiar em respostas enlatadas genéricas para as perguntas de um cliente, apenas mostre-as. O compartilhamento de tela permitirá que seus agentes participem e realmente mostrem o poder do que sua plataforma faz.

Treinamento e Orientação Remota

Semelhante à ideia de uma demonstração de produto, sua organização pode utilizar o compartilhamento de tela para oferecer programas de treinamento com clientes. Mais uma vez, em vez de forçar os clientes a confiar em uma apresentação do PowerPoint ou assistir a vídeos genéricos de instruções do YouTube, vá direto ao produto e ao cliente ao mesmo tempo.

Se um cliente não tiver certeza de como usar recursos específicos ou estiver tendo algum problema, o compartilhamento de tela funciona em ambas as extremidades, removendo o trabalho de adivinhação. Os clientes podem mostrar aos agentes exatamente o que está acontecendo de errado, e os agentes podem mostrar aos clientes exatamente o que eles precisam fazer.

Manter o controle de máquinas remotas

Com soluções e recursos de compartilhamento de tela mais avançados, os usuários podem transferir o controle de sua área de trabalho para quem estiver do outro lado da reunião. Esse é um ótimo recurso para equipes de TI corporativas, estendendo o controle de máquinas remotas onde quer que estejam.

Sua empresa pode manter a equipe de TI localizada na sede principal, e o compartilhamento de tela junto com a webconferência pode ser usado para fornecer o suporte necessário para locais dispersos.

Colaboração em equipe e trabalho remoto

Seguindo em linha com reuniões online aprimoradas, o compartilhamento de tela pode aumentar drasticamente a colaboração online de sua equipe, ao mesmo tempo em que permite recursos de trabalho remoto. Se os usuários estiverem trabalhando remotamente, eles podem acessar o computador do escritório de qualquer lugar usando o compartilhamento de tela e, é claro, as reuniões online entram em um novo campo de produtividade.

Com o compartilhamento de tela, os usuários podem trabalhar em um documento lado a lado, sem estarem fisicamente lado a lado.

O melhor exemplo do mundo real

Tanto o compartilhamento de tela quanto o controle remoto da área de trabalho já existem há algum tempo. Pergunte aos seus amigos de TI sobre isso, e eles provavelmente terão algumas histórias de horror sobre como era absurdamente difícil estabelecer uma sessão com soluções antigas.

Mas, neste ponto, o compartilhamento de tela se tornou tão popular que até o Google permite compartilhar telas ou até mesmo controlar remotamente uma área de trabalho com facilidade perfeita.

De fato, graças aos avanços do WebRTC, o compartilhamento de tela continuará crescendo em uso e facilidade. Eu destaquei essa amostra exata antes, mas a Amazon utiliza uma forma de compartilhamento de tela para seus tablets Fire.

Se algum usuário precisar de ajuda com seu dispositivo, ele poderá clicar no botão Mayday para obter ajuda no aplicativo. Isso estabelece uma videoconferência unidirecional, com os usuários capazes de ver uma transmissão ao vivo do agente que os atende. Os agentes não conseguem ver quem está pedindo ajuda, mas podem ver exatamente o que está acontecendo na tela do seu dispositivo ou aplicativo da Amazon e até assumir o controle direto ou usar ferramentas de desenho.

Dessa forma, o agente pode mostrar ao usuário exatamente o que ele precisa fazer, em vez de apenas dizer pelo telefone. Como eu disse, isso realmente ajuda a remover muito do trabalho de adivinhação.

O futuro do compartilhamento de tela?

O que é realmente interessante para mim não é tanto onde o compartilhamento de tela está agora, mas onde ele pode ir em apenas alguns anos. Já sabemos que a Realidade Virtual e Aumentada estão decolando no mundo dos negócios, e acho que a Realidade Aumentada especificamente pode se vincular diretamente ao conceito de compartilhamento de tela.

Em vez de compartilhar telas de desktop, e se os trabalhadores em um local remoto puderem usar óculos AR ou óculos, que podem transmitir um feed de vídeo ao vivo para uma sala de conferência no local principal da organização. Os usuários do outro lado podem ver exatamente o que a tecnologia remota vê e, assim como o compartilhamento de tela, isso pode ajudar a remover o trabalho de adivinhação irritante envolvido nas comunicações normais.

Mas você pode realmente fazer isso agora com uma webcam, então, indo um passo adiante, os usuários que visualizam o feed ao vivo também podem obter ferramentas semelhantes às do Amazon Mayday. Com a capacidade de desenhar diretamente no feed de vídeo ou fazer upload de esquemas ou diagramas, os trabalhadores remotos podem receber instruções reais e úteis. Se um cano parecer vazando, alguém na base doméstica pode destacar esse cano para o trabalhador ver dentro de seus óculos. Ou, eles podem puxar esquemas para exibir diretamente nos óculos do trabalhador.

Agora, isso é mais como “compartilhamento do mundo real” do que “compartilhamento de tela”, mas isso é apenas levar o mesmo conceito para o próximo nível. E esse tipo de tecnologia não está longe de nós.

Ainda hoje, o compartilhamento de tela é poderoso

Agora, antes de ficarmos empolgados com o que poderia ser, devemos dar um passo para trás e lembrar onde está o compartilhamento de tela agora, e isso está em um lugar muito bom. O conceito é simples, existem muitas ferramentas que existem para tornar isso possível - até o Slack e o HipChat oferecem compartilhamento de tela nativo agora.

Se sua empresa está operando um Contact Center e gostaria de aproveitar qualquer recurso possível para oferecer o melhor suporte possível, ou um fornecedor de produtos que espera conseguir mais vendas - o Compartilhamento de Tela é uma daquelas ferramentas que você não deve perder.