Implementação bem-sucedida do CLM: Lançando as bases

Publicados: 2020-12-18

A implementação bem-sucedida do software de gerenciamento de contratos em sua empresa – independentemente do setor, tamanho de sua empresa ou quaisquer outros fatores – é um esforço que vale a pena e ajudará a reduzir as horas de trabalho manual, economizando dinheiro e tempo.

Além disso, o software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato não precisa ser difícil de introduzir em sua empresa.

Por que uma empresa deve implementar um software de gerenciamento de contratos?

Não é nenhum segredo que lidar com contratos legais é uma provação que consome um tempo valioso e às vezes pode resultar em honorários advocatícios se não for feito corretamente.

Outro fato é este – os contratos no cenário empresarial moderno estão se tornando cada vez mais complexos. Não apenas isso, mas o volume de contratos que as empresas hoje precisam gerenciar para operar também está aumentando.

Naturalmente, quanto mais contratos e mais complexos são os nossos contratos, mais problemas surgem.

Esses problemas são exacerbados por um problema preexistente... os sistemas tradicionais de gerenciamento de contratos simplesmente não são adequados para as empresas de hoje.

Na era digital em que vivemos, muitas de nossas operações e processos estão sendo muito mais fáceis graças às soluções online e de software.

E, quando se trata de gerenciamento de contratos, o software de ciclo de vida de gerenciamento de contratos tornou muito mais fácil gerenciar o excesso de contratos que afligem empresas ( de todos os tamanhos ) hoje.

Ao simplificar todo o ciclo de vida do contrato – desde a criação até a assinatura e renovação – as ferramentas de software de gerenciamento de contratos ajudam as empresas a gerenciar contratos de forma mais eficaz e eficiente, economizando tempo e dinheiro.

Se sua empresa ou organização ainda não implementou um software de gerenciamento de contratos, é melhor fazê-lo o quanto antes.

Aqui estão algumas das principais razões pelas quais uma empresa deve considerar a implementação soluções de software de gestão de contratos:

Armazenamento online

Um dos principais benefícios do software de gerenciamento de contratos é a capacidade de armazenar todos os contratos em um banco de dados online – um que não requer hardware físico para armazenar dados, mas usa uma 'nuvem'.

Isso significa que não há mais arquivos, pastas de computador, papéis perdidos… cada documento é armazenado com segurança ( e automaticamente ) em um banco de dados protegido e acessível apenas por quem tem permissão para vê-lo.

Criação fácil

Com o software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato, os contratos podem ser criados com base em contratos anteriores e modelos que são legalmente válidos.

A melhor parte do processo de criação de contratos usando ferramentas de software de gerenciamento de contratos é que não há papel e caneta envolvidos.

Não há erros causados por humanos ( já que o software não permite ) e os contratos serão enviados para aprovação automaticamente para aqueles que devem assiná-los – andar sem rumo pelo escritório tentando assinar contratos não é mais uma problema.

Alertas de expiração

Gerenciar contratos é inerentemente difícil, e um dos aspectos mais complicados é acompanhar quando os contratos estão expirando e devem ser revisados e/ou renovados.

Usando software de gerenciamento de contratos, os usuários podem personalizar quando desejam ser alertados sobre contratos específicos para que nenhum documento legal se torne 'inválido' sem que as partes relevantes saibam disso.

Ajuda Jurídica

Outro dos muitos benefícios do software de gerenciamento de contratos é a maneira como esses programas evitam qualquer obstrução da lei quando se trata de redigir e assinar contratos.

A inteligência artificial em software garante que nenhum contrato possa ser criado se incluir cláusulas que não se 'encaixem' com o contrato e o que o documento está tentando estabelecer em primeiro lugar.

O software de gerenciamento de contratos para equipes jurídicas é essencialmente outro membro do departamento jurídico e ajuda muito.

Acesso universal

Nos contratos tradicionais, o acesso a esses documentos é trabalhoso – se estiverem armazenados em armários legais, o pessoal deve estar fisicamente presente para visualizar um contrato… se estiver armazenado em uma pasta do computador, o arquivo deve ser enviado ao usuário para que eles podem acessá-lo.

Usando soluções de software de gerenciamento de contratos, todos os usuários com as permissões corretas podem acessar qualquer versão de qualquer contrato, desde que tenham acesso à Internet.

Isso significa que não há solicitações de e-mail ou fax tarde da noite.

Relatórios automatizados

Mais um benefício do software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato são os relatórios automatizados que o programa pode gerar para as empresas.

Os usuários podem personalizar o tipo de dados que desejam ver em um relatório e, com apenas alguns cliques, podem ter um relatório completo e abrangente envolvendo qualquer número de contratos dentro de uma organização.

Esses contratos podem ser enviados a outros membros da equipe para apresentar informações importantes, sem necessidade de trabalho manual.

Como implementar o software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato

Agora que você conhece a importância do software de gerenciamento de contratos e os benefícios do software de gerenciamento de contratos para pequenas e grandes empresas, veja como implementar essas soluções de software em sua empresa:

Crie instruções suficientes para funcionários e membros da equipe para ajudá-los a começar a usar o software sem problemas
Personalize as instruções dependendo da função, departamento etc. de um funcionário.
Tenha um objetivo claro com o que você espera realizar usando o software de gerenciamento de contratos
Identifique cláusulas e modelos anteriores que podem ser instalados no software para facilitar a criação de contratos
Saiba exatamente que tipo de contratos você espera gerar com o software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato
Identifique e estabeleça as principais funções e permissões para todos os funcionários
Estabelecer deveres e responsabilidades relativos à gestão de contratos
Acompanhe e registre continuamente o progresso usando o software de gerenciamento de contratos

Benefícios do software de gerenciamento de contratos

Existem inúmeros benefícios do software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato, todos levando a menos tempo e dinheiro gastos no gerenciamento de contratos.

O que o software de gerenciamento de contratos pode garantir?

O software de gerenciamento de contratos garante que as empresas gastem o menor tempo possível no gerenciamento de contratos, liberando mais tempo e recursos para serem gastos no que realmente importa para os negócios – crescimento e vendas.

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