Os 5 principais benefícios de adotar uma solução de colaboração em equipe por e-mail

O e-mail tem sido o rei nas comunicações de negócios há algum tempo, anteriormente superando os telefones de mesa e ligando entre colegas de trabalho. Com o e-mail, a comunicação entre colegas de trabalho pode acontecer de forma mais rápida e em horários mais convenientes. O e-mail oferecia um único local para acompanhar todos os seus contatos de entrada e saída, com alguma tentativa de manter tudo organizado. Mas o telefone nunca foi embora, nem o bom e velho correio tradicional. O e-mail provavelmente nunca desaparecerá, mas deve se tornar menos confiável.

A próxima grande mudança nas comunicações no local de trabalho parece estar gravitando em direção às soluções de colaboração em equipe. O Slack tem feito sucesso nas notícias e é provavelmente um dos exemplos mais rápidos de colaboração em equipe bem feita. No entanto, não assuma apenas que essas soluções são a próxima geração do Yahoo ou AOL Messenger. Desviando o foco do e-mail, esses serviços de colaboração em equipe permitem que os funcionários trabalhem mais e com mais rapidez. Com base na Nuvem, essas soluções mantêm os arquivos onde você precisa deles e permitem a persistência em suas mensagens – elas estão sempre exatamente onde você as deixou. As soluções de colaboração em equipe liberam as equipes para fazer exatamente isso, colaborar. Se você ainda está em dúvida e não tem certeza se é hora de quebrar a dependência do e-mail, montamos uma lista descrevendo alguns dos benefícios que a adoção de uma solução de colaboração em equipe sobre o e-mail tradicional traz para a mesa.

1) Colaboração além da comunicação

O e-mail nos permite colocar rapidamente nossos pensamentos para baixo e enviar a mensagem junto. Por outro lado, o e-mail também nos oferece um local específico para acessar todas as nossas comunicações. Mas o e-mail depende de uma abordagem em silos e geralmente funciona mais como uma via de mão única que apenas envia informações. Se você tiver um novo memorando para compartilhar com a equipe, envie-o em um único e-mail para que todos vejam. Quaisquer perguntas ou solicitações chegam nos canais de cada destinatário individual, e isso se mostra difícil de acompanhar todos eles.

Os aplicativos de colaboração em equipe estruturam nossa comunicação de forma muito mais eficiente, focando especificamente no conteúdo e não apenas na mensagem. Com o conteúdo em primeiro plano, os aplicativos de colaboração promovem não apenas o envio de informações para outras pessoas, mas também um efeito de atração oposto. Em vez de enviar um e-mail para 10 pessoas com uma atualização sobre seu projeto mais recente, os aplicativos de colaboração permitem que você inicie uma sala ou conversa com as 10 pessoas necessárias e relevantes, rotule-o como "Memorando do 2º trimestre", solte o arquivo e observe seus colegas de trabalho comece não apenas uma conversa, mas um processo de colaboração. O bate-papo de fluxo livre dos aplicativos de colaboração permite que cada membro da equipe interaja diretamente com o grupo, em vez de as perguntas virem uma a uma. A estrutura das soluções de colaboração também permite que os funcionários apareçam quando for mais conveniente para eles, atualizem tudo o que perderam e entrem em contato sempre que algo relevante surgir. O e-mail não permite esse fluxo livre, estrutura de conversação, mas limita a colaboração de ida e volta.

2) Mantenha-se organizado

Uma conversa de cada vez, com uma longa lista de idas e vindas, é fácil se perder em uma série de e-mails. “Onde está aquela mensagem que Steve me enviou sobre os novos relatórios do TPS?” Antes que você perceba, 15 minutos se passaram e você ainda não consegue encontrar aquele único anexo que você precisa desesperadamente antes da reunião! Os aplicativos de colaboração facilitam a organização, pois são criados com base na ideia de se manter organizado, com conteúdo e arquivos morando diretamente em suas salas. Com a capacidade de organizar projetos e equipes em salas ou conversas específicas, isso reduz o tempo gasto procurando entre 15 e-mails diferentes da mesma pessoa, apenas para encontrar um e-mail relevante ou uma cadeia de informações específica. Em vez disso, com as soluções de colaboração em equipe, você pode simplesmente entrar na sala claramente identificada e encontrar o que precisa percorrendo o conteúdo.

Além das comunicações organizadas, os aplicativos Team Collaboration contêm uma poderosa função de pesquisa para filtrar o texto escrito e todos os arquivos armazenados nas salas. Como esses aplicativos de colaboração são persistentes, a conversa que você teve dois dias atrás não desaparece – basta rolar para cima e ver o que Steve lhe disse sobre a reunião. Essas salas individuais para projetos específicos ou colaboração com colegas de trabalho específicos significam que manter o controle dos projetos é tão fácil quanto enviar uma mensagem rápida na sala relevante, novamente promovendo a colaboração – todas e quaisquer partes podem ver a mensagem e entrar em contato, se necessário, e quando eles melhor ter uma chance. Não há mais os dias de iniciar um tópico de e-mail, enviar uma cópia para a pessoa errada ou perceber no meio do caminho que sua conversa está perdendo metade da equipe.

3) Persistência através da nuvem

Eu continuo me referindo a essa noção de persistência, mas o que isso realmente significa? Tudo (mensagens, arquivos, reuniões) enviado e recebido nesses aplicativos Team Collaboration é armazenado na nuvem, persistido lá e acessível por todos os clientes de praticamente qualquer lugar. Com tudo tratado em uma rede em nuvem, tudo pode permanecer exatamente onde está, independentemente do dispositivo em que você o acessa. E, ao contrário do e-mail, esses aplicativos de colaboração não são apenas um para um, mas permitem o bate-papo em grupo sempre móvel e sempre ativo. Se você deseja trabalhar e resolver um problema, precisa de mais do que apenas uma pessoa para participar da conversa, e os aplicativos de colaboração em equipe são as ferramentas que capacitam as equipes a trabalhar em grupos. Mas à medida que o tamanho de um grupo cresce, a chance de que todos estejam online ao mesmo tempo para ler suas mensagens é pequena. É aqui, novamente, que entra a natureza persistente da nuvem.

Com os aplicativos Team Collaboration, entre um cliente de desktop, um cliente de telefone celular ou até mesmo um cliente de navegador da Web online, é possível ficar conectado em qualquer dispositivo, em qualquer lugar. Combinado com o chat persistente e a hospedagem de arquivos, o acesso às informações de que você precisa para trabalhar pode acontecer instantaneamente. Perdeu um dia no escritório? Inicie o aplicativo em seu telefone e mantenha-se atualizado enquanto a nuvem extrai todas as mensagens que você perdeu. Esqueceu seu laptop com o relatório TPS atualizado no escritório? Não tem problema, basta fazer login no seu aplicativo de colaboração em equipe em seu smartphone ou até mesmo no computador de casa, espiar na sala onde o arquivo foi solto e baixá-lo para o seu dispositivo.

4) Personalize para atender às suas necessidades

Esses aplicativos de colaboração em equipe não são apenas uma versão mais bonita dos mensageiros instantâneos da velha escola, mas oferecem experiências de colaboração de trabalho personalizáveis ​​e poderosas. Com a mente criativa de um desenvolvedor e APIs fornecidas, as equipes podem personalizar totalmente suas soluções para criar uma experiência verdadeiramente única e preencher a lacuna entre outras ferramentas de produtividade. Adições simples, como bots de bate-papo, podem permitir que os usuários mantenham listas de tarefas em andamento diretamente em sua sala de colaboração, definam lembretes ou até facilitem o compartilhamento de arquivos. Adições como a tecnologia Watson da IBM ao Cisco Spark gerarão um novo nível de assistente pessoal que fica dentro de sua plataforma de colaboração.

Um passo adiante é o poder das integrações. Por meio de integrações com aplicativos de trabalho populares do Office 365 e DropBox, até integrações com CRMs populares como Salesforce e Zendesk, as equipes podem criar seu próprio aplicativo de colaboração que funciona com os outros aplicativos que já utilizam. As integrações permitem a personalização que o e-mail simplesmente não pode fazer. Vincular diretamente o Salesforce ao seu aplicativo de colaboração pode criar uma nova sala de bate-papo sempre que um novo tíquete de chamada for aberto, para que os funcionários possam escrever as informações necessárias, inserir os arquivos necessários e acompanhar o andamento da chamada ou do tíquete. Como essas salas são persistentes e vinculadas ao Salesforce, todas as informações permanecem mesmo após a chamada. Se você precisar de ajuda de outro agente, basta adicionar o agente ou qualquer membro relevante da equipe à sala e começar a colaborar! O que você pode fazer com integrações e chatbots é limitado apenas pela sua criatividade.

5) Arquivos ao vivo no aplicativo

Com o conteúdo na vanguarda da colaboração, a eliminação de arquivos é apenas outra parte do que torna essas soluções de colaboração tão poderosas para grupos que desejam fazer mais. O conteúdo é fundamental para a tarefa em questão e, quando compartilhado em aplicativos de colaboração, o arquivo fica diretamente na sala. Dessa forma, você pode agir, reagir e manter um histórico contínuo de quaisquer alterações. Quantas vezes você enviou um e-mail, mas esqueceu de incluir o anexo? Isso nunca acontecerá novamente com aplicativos de colaboração como seu principal método de comunicação.

Os arquivos não precisam ser enviados como anexos de mensagens e podem ser facilmente arrastados e soltos diretamente em sua sala ou conversa. Por meio do poder da nuvem e da persistência das mensagens, os anexos não se perderão nas cadeias de e-mail por mais tempo do que sua caixa de entrada. O compartilhamento de arquivos por e-mail apenas aumenta a confusão e exige que os funcionários fiquem atentos à caixa de entrada, afastando-os do trabalho. Novamente com persistência em todas as plataformas, os arquivos podem ser acessados ​​em qualquer lugar a qualquer momento, juntamente com toda a colaboração e trabalho que os acompanham.

A linha inferior

À medida que o local de trabalho muda, as ferramentas que usamos para realizar o trabalho também mudam. O e-mail já foi o rei, superando o telefone e até as chamadas de vídeo para se manter conectado. Os aplicativos Team Collaboration oferecem uma nova mudança na maneira como fazemos o trabalho. A persistência das mensagens e o poderoso compartilhamento de arquivos mantêm o conteúdo em foco e capacitam a colaboração natural entre os membros da equipe onde quer que estejam.

Embora eles nunca possam realmente substituir o e-mail, os aplicativos Team Collaboration e Business Messaging funcionarão para complementar o fluxo diário de e-mails e manter sua caixa de entrada livre. As reuniões acontecerão de forma constante, instantânea e a produtividade pode atingir novos níveis quando a colaboração é o foco. Se você acha que um aplicativo Team Collaboration se encaixa no seu negócio, você pode dar uma olhada em nosso detalhamento de cada provedor e o que o serviço deles oferece. Para fornecer uma visão melhor sobre qual plataforma funciona melhor, você também pode conferir nossa série de comparação Chat Wars, onde colocamos o Cisco Spark e o HipChat no aplicativo de colaboração mais popular, o Slack.