Os aplicativos de mensagens de equipe estão disponíveis - veja como encontrar o caminho certo para sua equipe

Os aplicativos de mensagens de equipe não são incrivelmente novos, mas assim que o Slack entrou em cena, eles rapidamente se tornaram uma das ferramentas de colaboração no local de trabalho mais amplamente adotadas. Neste ponto, é seguro dizer que muitas equipes se perderão no meio de um oceano de aplicativos de mensagens e colaboração se quiserem adotar uma nova solução.

Com tantas opções disponíveis, pode ser impossível decidir qual solução se adapta melhor à sua equipe. Infelizmente, a menos que sua empresa seja uma grande empresa, os recursos para um CTO dedicado simplesmente não existem. Então, como sua equipe analisa esse labirinto de opções? Como eles começam a entender qual solução se adapta melhor às necessidades e à cultura do seu local de trabalho?

Essa é a ideia por trás da nossa série Chat Wars frente a frente, na qual comparamos alternativas populares ao Slack - considerado neste momento o padrão. No entanto, ainda pode ser difícil concluir em quais dois aplicativos se concentrar. Afinal, há novos concorrentes surgindo constantemente, como o Zang da Avaya. É por isso que estamos aqui — para ajudar sua equipe a entender o que acontece nessas soluções e como entender tudo isso.

Por que sua equipe deveria se incomodar?

Por que usar um aplicativo de colaboração e mensagens de equipe? Afinal, e-mail e telefonemas podem fazer o trabalho, certo? As chamadas telefônicas oferecem comunicação totalmente instantânea e em tempo real (se o outro lado atender, é claro). Os e-mails nos permitem encadear longas conversas ao longo do tempo e incluir arquivos e links relevantes. Então, qual é o problema – por que abandonar o que sabemos que funciona?

Bem, certamente não sou o primeiro a apontar que a forma como trabalhamos está mudando – e drasticamente. Embora eu não goste de generalizações, sendo um millennial, posso entender a necessidade – ou mesmo desejo – do que são essencialmente aplicativos de mensagens instantâneas no trabalho. Quando fui apresentado ao Slack pela primeira vez, não entendi o hype. Eu ainda não, até certo ponto, mas essa é uma história diferente para um dia diferente. No entanto, pelo menos entendi a necessidade de algo como o Slack no escritório.

Benefícios sobre a comunicação tradicional

Eu tenho usado mensagens instantâneas desde que fui apresentado à internet, e o Slack parecia uma versão bonita do mesmo velho, mesmo velho – e isso é uma coisa boa. Minha geração tornou-se proficiente em tecnologia e, neste momento, é completamente normal realizar conversas completas por meio de mensagens de texto ou aplicativos de bate-papo do consumidor.

Embora o bate-papo persistente e uma plataforma de nuvem que alimenta a coisa toda sejam novos , o conceito não é. Não hesito em chamar essas soluções de “bons clientes de IRC”. Por que sua equipe deveria se preocupar com um desses aplicativos? Eu montei um post detalhado sobre os benefícios, mas para resumir bem aqui, os aplicativos de mensagens da equipe permitem:

• Colaboração além da comunicação: os aplicativos de colaboração em equipe estruturam nossa comunicação de maneira muito mais eficiente, focando especificamente no conteúdo e não apenas na mensagem. Os e-mails são isolados e confusos, as ligações telefônicas são apenas conversas que desaparecem no ar.
• Aplicativos de mensagens promovem a organização: Como eu disse, os e-mails podem ficar confusos muito rápido. Tenho certeza de que todos conhecemos os horrores de vasculhar enormes cadeias de e-mail, CCs ausentes, arquivos ausentes, seja o que for. Os aplicativos de colaboração permitem que os usuários organizem seu espaço de trabalho e dediquem seções a equipes, conversas ou projetos específicos.
• Persistência através da nuvem: tudo é armazenado na nuvem e todo o seu contexto e comunicação são completamente consistentes, não importa onde ou quando você acessa o aplicativo. Comece a conversar em seu computador, pegue seu telefone para tomar um café e continue conversando sem perder o ritmo. Está tudo salvo na nuvem, até mesmo seus arquivos e projetos e permanece, quase, para sempre.
• Personalização intensa: esses aplicativos de colaboração em equipe não são apenas uma versão mais bonita dos mensageiros instantâneos da velha escola, mas oferecem experiências de colaboração de trabalho personalizáveis ​​e poderosas. Com a mente criativa de um desenvolvedor e APIs fornecidas, as equipes podem personalizar totalmente suas soluções para criar uma experiência verdadeiramente única e preencher a lacuna entre outras ferramentas de produtividade.
• Contexto sempre à vista: todos os seus arquivos compartilhados, rascunhos, reuniões rápidas e atualizações de projetos ao vivo diretamente em seu aplicativo de bate-papo. Com o conteúdo na vanguarda da colaboração, a eliminação de arquivos é apenas outra parte do que torna essas soluções de colaboração tão poderosas para grupos que desejam fazer mais. O conteúdo é fundamental para a tarefa em questão e, quando compartilhado em aplicativos de colaboração, o arquivo fica diretamente na sala.

Em que sua equipe já confia?

O primeiro lugar para começar seria simplesmente decidir se sua empresa precisa ou não de uma solução de colaboração e mensagens de equipe, ou o que exatamente sua equipe precisa de uma dessas ferramentas. Já sabemos como eles podem ser benéficos ao colaborar por e-mail e telefone. Mas, neste ponto, chamar essas soluções de “aplicativos de bate-papo simples” não é muito bom.

Até o Slack cresceu para incluir videochamadas e compartilhamento de tela. Enquanto isso, outras opções, como o Cisco Spark, estão focadas nos recursos colaborativos pesados ​​desde o início. Algumas opções no mercado estão muito atoladas tentando enfiar o máximo que podem em um aplicativo. Parte do motivo pelo qual o Slack é tão bem-sucedido é porque eles se concentraram primeiro em uma função específica .

Entenda o que sua equipe faz e não precisa

A videoconferência pode ser uma ferramenta incrivelmente poderosa para promover uma colaboração profunda quando mensagens de texto ou telefonemas não funcionam. No entanto, se sua equipe é pequena e está sempre no mesmo escritório, por que pagar por isso?

Uma ótima maneira de ajudar a detalhar exatamente o que sua equipe precisa é identificar como você trabalha e até mesmo pedir a seus funcionários que listem as ferramentas que eles usam atualmente e por quê. Para uma análise rápida, as funções mais comuns de colaboração e mensagens incluem:

• Bate-papo persistente em todos os dispositivos
• Salas de bate-papo individuais para organizar o conteúdo e a conversa
• Uma interface de usuário fácil de entender e uma experiência de usuário simples
• Compartilhamento de arquivos em tempo real com simples arrastar e soltar
• Integrações com outros aplicativos e soluções
• Bate-papo por vídeo, compartilhamento de tela e, às vezes, chamadas de voz

É completamente possível que sua equipe tenha começado a adotar suas próprias soluções para resolver esses problemas, ou sua equipe esteja fazendo malabarismos entre e-mail, Skype, telefonemas e Dropbox para fazer tudo.

Depois de ter uma ideia de quais ferramentas sua equipe precisa para fazer as coisas com sucesso, você pode focar nos recursos específicos que sua equipe precisaria e eliminar aqueles que eles não usariam. Isso ajudará a simplificar sua pesquisa removendo soluções que não se encaixam na conta. Por exemplo, se sua equipe nunca usar videoconferência, uma solução com vídeo na vanguarda não será a melhor para sua equipe.

Comparando suas opções

Agora que você tem uma ideia do que sua equipe pode se beneficiar, vamos dar uma olhada em como comparar soluções diferentes. Em nossos confrontos anteriores, tendemos a nos concentrar em alguns pontos-chave específicos para oferecer o melhor confronto possível. Com base nos critérios que usamos, geralmente analisamos a lista de recursos e funções, bem como como é usar o aplicativo, quão organizado ele permite que os usuários sejam e quanto custa. Vamos decompô-los um por um.

Recursos e funções incluídos

Nós tocamos um pouco nisso nas seções anteriores, mas vale a pena destacar novamente em profundidade. Muitos desses aplicativos se concentrarão em uma ideia e se desenvolverão em torno dela, como o Slack, ou alguns tentarão lançar todos os pequenos recursos e funções em uma abordagem de “tamanho único”. Dependendo de como sua equipe trabalha e se comunica, isso excluirá rapidamente alguns concorrentes.

Até o Slack começou a expandir sua lista de recursos: antes apenas um aplicativo de comunicação por bate-papo, agora possui vídeo nativo e chamadas de voz. Por outro lado, soluções como GoToMeetings ou o novo Chime da Amazon são principalmente opções focadas em vídeo. Outras soluções, como o Glip, concentram-se fortemente na ideia de colaboração e compartilhamento de arquivos, assim como o Microsoft Teams, que se baseia no ecossistema existente do Office 365.

Integrações e Flexibilidade

Alguns dos recursos de um aplicativo de mensagens de equipe não são necessariamente o que eles fazem nativamente, mas o quanto sua equipe pode dobrar o aplicativo à sua vontade e construir quase sua própria solução exclusiva. As integrações são facilmente uma das maiores tendências de colaboração em equipe em 2017, porque nos ajudarão a economizar muito tempo e aumentar a produtividade. As integrações simplesmente nos permitem conectar-se a duas plataformas diferentes para unir recursos e funções.

Sem dúvida, as integrações e a flexibilidade geral da plataforma são alguns dos fatores mais importantes a serem considerados ao procurar uma solução. O Slack, por exemplo, é poderoso o suficiente para transformar o aplicativo em uma solução completa de gerenciamento de trabalhadores remotos. O Slack tem facilmente a maior biblioteca de integração pronta para uso e só continuará a crescer. Enquanto isso, soluções menos conhecidas terão listas menores e podem até ser mais complicadas de desenvolver.

Experiência do usuário e facilidade de uso

Continuo voltando a esta frase, mas é completamente verdadeira: se o seu produto ou solução não for simples e às vezes até divertido de usar, as pessoas simplesmente não o usarão. A Apple acertou em cheio e entende UX antes de qualquer outra coisa. O design e a interface do usuário também são importantes, mas UX e UI geralmente andam de mãos dadas – com uma UI ruim, vem uma experiência ruim para o usuário. Então, na verdade, discutimos a interface do usuário, mas focamos fortemente no UX que ela traz.

Além das escolhas de design, a experiência do usuário será influenciada por vários fatores. Isso pode variar de recursos nativos que a plataforma oferece até a facilidade de acesso a menus e configurações de personalização. Mas também como as notificações funcionam de forma consistente e aspectos ainda mais menores, como mensagens encadeadas ou uma ferramenta de pesquisa responsiva. Alguns desses aplicativos tentam encaixar todos os recursos em uma oferta ou tentam apresentar um novo design ousado - e a experiência do usuário final é prejudicada.

Preços e Limitações

Agora, o verdadeiro kicker, e sem dúvida o aspecto mais importante no final do dia, é o quanto a solução vai custar a você. Claro, todos nós queremos economizar dinheiro e obter o melhor retorno possível, e esses aplicativos de mensagens não são diferentes. Dependendo da estrutura de preços, quantos planos estão disponíveis e até mesmo como os usuários são cobrados, os recursos incluídos serão alterados – alguns provedores até colocam limitações artificiais em planos mais baratos.

Agora isso é normal - é como um modelo freemium funciona: você precisa de incentivo para seus usuários atualizarem quando necessário. No entanto, vale a pena notar que certos provedores são um pouco mais liberais do que outros quando se trata de recursos e funcionalidades incluídos, bem como estrutura de preços. Por exemplo, o Slack bloqueia alguns de seus planos mais baratos com grandes limitações. Mas eles também são conhecidos por cobrar uma empresa apenas para usuários ATIVOS, não apenas para todos os membros de sua empresa que possuem uma conta obrigatória.

Juntando tudo

Depois de entender exatamente como sua equipe trabalha e quais ferramentas eles precisam, é hora de iniciar a pesquisa. A abordagem mais óbvia pode ser uma simples pesquisa no Google, com uma lista ou planilha do Excel para acompanhar todas as opções relevantes que você encontrar.

Seria útil criar uma lista de execução também de todos os principais recursos que sua equipe precisa e marcar se cada solução da sua lista inclui esse recurso ou mesmo se eles cobram especificamente por isso. Não tenha medo de cutucar esses provedores em suas linhas de suporte também para entender exatamente como é o serviço e como o suporte pode ser eficaz em caso de emergência.

Experimente antes de comprar

Não tenha medo de baixar versões de testes ou aplicativos gratuitos também, experimente antes de comprar é sempre uma estratégia sólida – é por isso que as empresas de automóveis oferecem test drives. Praticamente todas as soluções de mensagens no mercado oferecerão uma versão de avaliação ou freemium.

Sua equipe pode tentar alternar ferramentas diferentes ou simplesmente tentar a que parece melhor para ver se funciona. Nossas análises práticas consistem em jogar, clicar e explorar. Não se esqueça de dar uma olhada em nossa página de comparação de colaboração em equipe, bem como nossas análises práticas e confronto direto.