Pense além da planilha: 3 ferramentas que podem melhorar sua eficácia operacional

As operações do dia-a-dia estão no centro de todos os negócios. Funcionários, pedidos de vendas, processos, equipamentos e ferramentas mantêm uma empresa funcionando. Cada uma dessas peças geralmente deve se mover como um relógio para que um negócio seja bem-sucedido. Quando aparecem interrupções ou gargalos, eles podem diminuir a produtividade, interromper as funções de negócios e comprometer a segurança.

Executar suas empresas de forma eficiente e sem problemas é uma prioridade para os empresários. E essa tarefa não poderia ser mais crítica em um momento de crescentes ameaças online e complexos padrões de conformidade. A seguir, discutiremos três ferramentas que podem aumentar a eficácia operacional de uma empresa e, ao mesmo tempo, mantê-la segura.

1. Software de Governança, Risco e Conformidade

Leis de privacidade do consumidor, ameaças de ransomware e o risco de violação de dados tornam a operação na era digital cada vez mais complexa. No entanto, as tecnologias de rede, como a Internet, não são as únicas culpadas. Pessoas e processos são outros fatores que podem expor os negócios a riscos e problemas de conformidade.

Digamos que sua empresa construa torres de celular e alugue o equipamento para outras empresas e operadoras sem fio. Seu objetivo é concluir a construção das torres com o menor custo possível, para maximizar o lucro. Mas operar neste setor significa que você deve cumprir os regulamentos municipais, estaduais e federais.

Seu foco nos processos e custos de construção enxuta não é necessariamente a abordagem errada. No entanto, fez com que a empresa escolhesse equipamentos abaixo da média no passado. O equipamento não estava apenas abaixo dos padrões da indústria, mas o governo federal também o proibiu por questões de segurança nacional. A empresa teve que passar pelo doloroso e caro processo de substituição dos equipamentos de rádio de cada torre.

As soluções de governança, risco e conformidade ajudam a avaliar tecnologias, supervisão humana e processos que criam vulnerabilidades nos negócios. Também conhecida como GRC, essa abordagem analisa as operações de uma empresa como um sistema holístico. Em vez de levantar a bandeira vermelha em um único procedimento, uma ferramenta GRC mostra como operações inteiras criam riscos potenciais. Proprietários e gerentes podem então identificar claramente métodos e decisões que podem não ser do interesse da empresa.

2. Sistemas de Gestão de Inventário

As empresas que vendem produtos devem encontrar maneiras de hospedar, mover e rastrear o estoque. Suas operações também dependem de suprimentos e equipamentos internos, mesmo que sua empresa não venda produtos tangíveis. Você precisa manter o controle dos ativos de sua empresa, como computadores, licenças de software e materiais de escritório. Caso contrário, a redução ou perda de estoque pode ficar fora de controle e as fontes podem ser difíceis de determinar.

A redução do estoque pode se tornar cara rapidamente e as fontes podem apontar para maiores preocupações de segurança. Algumas pesquisas revelam que roubos de funcionários e furtos em lojas causam 78,3% da perda de estoque. Erros de matemática e papelada respondem por 15,4% dos casos, enquanto a fraude do fornecedor leva a 3,7% deles. Outros 3,9% vêm de causas desconhecidas que as empresas não conseguem rastrear, às vezes devido a processos ruins ou insuficientes.

Os sistemas de gerenciamento de estoque ajudam a melhorar os processos de rastreamento, monitoramento e controle de estoque de uma empresa. Esses aplicativos também sincronizam alterações na distribuição de ativos e produtos à medida que uma empresa aumenta suas localizações. Você pode ver onde os produtos e outros ativos estão em tempo real, incluindo quanto valor eles representam. Os sistemas de gerenciamento de estoque também automatizam cálculos, como custos de compra e depreciação, que podem ajudar a determinar onde ocorre o encolhimento.

Quando você tem mais de um depósito que recebe e despacha produtos para várias lojas, fica difícil para as planilhas acompanharem. Para empresas não varejistas, as planilhas não são dinâmicas o suficiente para rastrear para onde estão indo os laptops e dispositivos móveis da empresa. Você precisa de um sistema automatizado que gerencie com eficiência os níveis de estoque e ativos e não exija intervenção humana constante.

3. Aplicativos de gerenciamento de relacionamento com o cliente

Sua empresa ainda gerencia sua base de clientes com planilhas? Além de consumir muito tempo, essa abordagem pode expor sua empresa a questões de segurança e privacidade. Como as planilhas exigem entrada e manipulação contínuas de dados, elas podem conter informações desatualizadas. Você pode ter pessoas em sua planilha que não são mais clientes ou não desejam receber determinadas comunicações.

Por exemplo, alguns clientes podem optar por não receber e-mails promocionais ou relacionados a marketing. Alguém teria que criar uma coluna em sua planilha para indicar isso. Além disso, o marketing seria responsável por examinar manualmente a planilha para determinar quem eles deveriam retirar de sua lista. Depois, há a questão de compartilhar e armazenar a planilha, incluindo o gerenciamento do acesso dos funcionários e o cumprimento dos regulamentos de privacidade.

Os aplicativos de gerenciamento de relacionamento com o cliente simplificam os dados do cliente, as preferências de comunicação e a segurança das informações. Um aplicativo de CRM permite restringir o acesso dos funcionários e conceder diferentes níveis de permissão. Por exemplo, a equipe de vendas e serviços pode precisar visualizar e editar permissões para adicionar ou alterar as informações do cliente. No entanto, eles provavelmente não precisam de acesso de administrador que lhes permita adicionar ou excluir usuários ou integrar outros programas.

Os recursos do software de CRM se estendem às comunicações de marketing, incluindo listas de e-mail. Digamos que um cliente receba mensagens promocionais todos os meses, mas não deseja mais vê-las. Eles podem cancelar a inscrição, removendo-os automaticamente da lista de contatos do marketing. Enquanto suas informações permanecerão no banco de dados, o aplicativo CRM também registrará as ações do cliente. Os funcionários verão imediatamente por que esse cliente não recebe e-mails promocionais.

Ferramentas para aumentar a eficácia operacional

Alcançar a eficácia operacional envolve encontrar e implementar as melhores práticas que melhoram a qualidade, a eficiência ou o desempenho. Os aplicativos de software são ferramentas críticas que ajudam as empresas a executar as melhores práticas. Embora as planilhas possam ter funcionado no passado, elas agora podem se tornar uma barreira à conformidade, produtividade e segurança. Soluções mais dinâmicas, como software GRC, sistemas de gerenciamento de inventário e aplicativos de CRM, removem os obstáculos operacionais que podem comprometer o sucesso dos negócios.