7 Estratégias de gerenciamento de tempo para ajudá-lo a voar pela sua lista de tarefas

Seja você um dos 20% dos adultos americanos que lidam com a procrastinação crônica ou está apenas procurando maximizar sua produtividade sem trabalhar horas extras, o gerenciamento de tempo eficaz mantém a chave para manter sua programação no caminho certo.

A gestão do tempo não apenas ajuda a promover um equilíbrio entre vida profissional e saudável, mas também é uma das habilidades mais procuradas pelos empregadores. E embora gerenciar seu tempo efetivamente não seja tão simples quanto acenar uma varinha mágica, dominar a habilidade pode ser mais fácil do que você pensa, com a ajuda de estratégias de gestão do tempo.

De técnicas conhecidas como Pomodoro a estratégias menos conhecidas como 'Eat That Frog', descrevemos sete dicas de gerenciamento de tempo para ajudá-lo a fazer a bola rolar e deixar a ansiedade do prazo no passado.

Por que o gerenciamento de tempo é importante?

As cargas de trabalho estão aumentando para nós, 9 a 5 trabalhadores há anos. Como resultado, 52% dos trabalhadores em período integral relatam trabalhar mais de 40 horas por semana, de acordo com uma pesquisa da Gallup, com a grande maioria experimentando algum tipo de estresse no local de trabalho.

Se trabalhar horas extras não for a sua bolsa, gerenciar seu tempo efetivamente é uma das melhores maneiras de concluir sua lista de tarefas sem sacrificar seu equilíbrio entre vida profissional e pessoal .

Além da vantagem óbvia de aumentar a produtividade, o gerenciamento de tempo também demonstrou melhorar a qualidade do trabalho realizado e melhorar a tomada de decisões, ajudando a aliviar o estresse e a ansiedade.

A gestão do tempo é uma das habilidades mais valorizadas pelos empregadores

O gerenciamento eficaz de tempo também é uma das habilidades mais desejadas pelos empregadores, como descobriram os resultados de nosso impacto anual da tecnologia no relatório do local de trabalho . Por trás da comunicação e solução de problemas, o gerenciamento de tempo é a habilidade mais conceituada que os empregadores procuram ao contratar candidatos, com 44% dos líderes seniores descrevendo o atributo como "extremamente importante".

Apesar da natureza em constante evolução da força de trabalho, nossa pesquisa descobriu que era ainda mais desejável do que habilidades como gerenciamento de dados e experiência em IA, tornando o 2025 um tempo tão bom quanto qualquer outro para obter a habilidade.

Você também não precisa começar do zero. Se você deseja gerenciar o tempo com mais eficiência para aumentar suas chances de ser contratado ou gerenciar seu cronograma existente, há uma série de estratégias confiáveis ​​por aí para ajudar. Cobrimos nossas melhores escolhas abaixo.

7 estratégias de gerenciamento de tempo que você precisa tentar

No entanto, é possível parar de procrastinar - você só precisa encontrar uma estratégia de gerenciamento de tempo que combina com você. Aqui estão alguns dos nossos favoritos.

1. Bloqueio de tempo
2. Lei de Parkinson
3. Técnica Pomodoro
4. Análise de Pareto
5. Matriz Eisenhower
6. Método de planejamento rápido (RPM)
7. Coma essa técnica de sapo

1. Bloqueio de tempo

• Melhor para: trabalhadores e estudantes ocupados

O que Bill Gates e Elon Musk têm em comum? Bem, exceto por serem grampos da lista rica em bilionários da Forbes, ambos usam o método de bloqueio de tempo.

O bloqueio de tempo é uma técnica popular de gerenciamento de tempo, onde você agenda blocos de tempo para tarefas ou atividades específicas. Trabalhando de maneira semelhante a uma 'lista de tarefas', o método exige que você identifique todas as tarefas principais que você precisa realizar em um dia-pessoal e profissional-antes de estimar quanto tempo leva você para concluir cada uma.

Aplicativos como Zapier ajudam a criar blocos de tempo para gerenciar sua carga de trabalho com mais eficiência. Fonte: Zapier

Em seguida, você aloca um intervalo de tempo específico para cada tarefa, usando um pedaço de papel, calendário ou software de gerenciamento de tarefas - e pronto! Também recomendamos adicionar tempos de buffer entre cada bloco de tempo para permitir ajustes durante o dia. E se você está criando um manualmente, a utilização de cores diferentes é uma ótima maneira de distinguir rapidamente entre tarefas e atividades.

2. Aplique a lei de Parkinson

• Melhor para: procrastinadores

A lei de Parkinson é a teoria de que "o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão". Em outros termos, se você dedicar seu tempo a um tempo específico para concluir uma determinada tarefa, digamos uma semana, é quanto tempo provavelmente levará para terminar, mesmo se você acabar preenchendo tempo livre com procrastinação desnecessária.

No entanto, o mesmo pode ser dito para o inverso. Quando você aplica a lei de Parkinson ao seu fluxo de trabalho e dá um tempo menor para concluir as tarefas, você será capaz de trabalhar com mais eficiência em um espaço mais curto de tempo.

Aplicar a lei de Parkinson à sua estratégia de gerenciamento de tempo é uma ótima maneira de aumentar a produtividade

Existem várias maneiras pelas quais você pode implementar esse método, incluindo definir um prazo estrito para concluir tarefas, priorizando tarefas mais difíceis, eliminando -as do caminho mais cedo ou mesmo com o objetivo de concluir o máximo de trabalho possível antes do seu laptop morrer. Esse método também funciona bem em conjunto com outras estratégias, como listas de tarefas e priorização de tarefas.

3. Técnica Pomodoro

• Melhor para: trabalhadores queimados

A técnica Pomodoro é uma das estratégias de gerenciamento de tempo mais populares por aí. Inventado pelo empresário e autor Francesco Cirillo no final dos anos 80, a técnica envolve dividir seu trabalho em intervalos de 25 minutos, seguidos por intervalos de cinco minutos, antes de fazer pausas mais longas após a cada quatro intervalos de trabalho.

Os seres humanos não funcionam como robôs. Assim, ao permitir tempo para intervalos e definir limites claros entre trabalho e descanso, a técnica ajuda a minimizar a fadiga mental e impedir que ocorram crises maiores de procrastinação. Trabalhar em rajadas curtas também é uma maneira útil de manter o foco e a motivação ao longo do dia útil.

A técnica Pomodoro incentiva os horários a quebrar para aumentar a produtividade

A técnica também é super baixa manutenção. Você não precisa de um aplicativo ou software dedicado, tudo o que você precisa é de um cronômetro físico ou de smartphone e pode fazer rachaduras.

4. Análise de Pareto

• Melhor para: pensadores analíticos

Também conhecida como regra 80/20, a análise de Pareto é a idéia de que 20% das ações são responsáveis ​​por 80% dos resultados. O conceito é comumente usado para ajudar a tomar decisões nos campos dos negócios e da economia, mas também possui aplicações úteis no domínio da gestão do tempo.

Para usar a regra no gerenciamento do tempo, você precisa identificar 20% das tarefas que contribuem para 80% de seus resultados. Isso pode incluir uma série de atividades impactantes, incluindo vendas de alta receita, tarefas de gerenciamento de projetos de alta participação ou tarefas críticas de planejamento. Em seguida, você precisa concentrar mais tempo e energia nessas tarefas de alto impacto e agendar-as durante o seu horário de produtividade de pico para minimizar as distrações.

O gráfico de Pareto permite que as pessoas priorizem suas tarefas mais importantes primeiro

Como resultado, você também deve considerar a delegação de tarefas menos centrais para ajudá -lo a concluir seus objetivos. As prioridades mudam com frequência, por isso recomendamos revisar sua estratégia regularmente para garantir que você esteja sempre investindo mais tempo em atividades de alto impacto.

5. Matriz Eisenhower

• Melhor para: líderes seniores

Também conhecida como matriz importante, a matriz Eisenhower é um conceito de gerenciamento de tempo que envolve priorizar tarefas com base em sua urgência.

Popularizado no livro de Stephen Covey 'Os 8 hábitos de pessoas altamente eficazes', acredita -se que a matriz tenha sido inspirada pela citação de Dwight D. Eisenhower: “Eu tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. Os urgentes não são importantes e os importantes nunca são urgentes. ”

A matriz Eisenhower incentiva você a priorizar tarefas urgentes

Na prática, o método envolve você separar suas tarefas em quatro quadrantes diferentes:

1. Urgente e importante
2. Importante, não urgente
3. Urgente, não importante
4. Não é urgente, não é importante

Você deve trabalhar nessas tarefas em ordem crescente, priorizar tarefas urgentes e importantes e, em seguida, considerar delegar ou eliminar tarefas no fundo para os quadrantes.

6. Método de planejamento rápido (RPM)

• Melhor para : pessoas com metas de longo prazo

Freqüentemente abreviado para a RPM, o método de planejamento rápido é uma estratégia de gerenciamento de tempo desenvolvida pelo palestrante motivacional Tony Robbins.

Em vez de listar passivamente as tarefas, o objetivo do método RPM se concentra em definir ativamente resultados claros e projetados. Também incentiva você a identificar as motivações subjacentes de seu objetivo, para ajudá -lo a ser motivado.

O método de planejamento rápido ajuda as pessoas a alcançar seus objetivos, concentrando -se em seu objetivo subjacente. Fonte: Clockify

Para usar o RPM para gerenciar seu tempo, você precisa anotar todas as tarefas necessárias para realizar em um determinado tempo e agrupá -las em pedaços. Então, para cada pedaço, pergunte a si mesmo as três perguntas a seguir:

1. Resultados: Que resultados eu quero alcançar?
2. Objetivo: Por que eu quero conseguir isso?
3. Plano de ação massivo (MAP): que ações tomarei para conseguir isso?

Depois de concluir esta etapa, você precisa colocar seu mapa em ação agendando horários específicos em seu calendário para trabalhar em cada uma das suas etapas de ação.

7. Coma essa técnica de sapo

• Melhor para : procrastinadores

Não adquiriu o gosto pelo escargot? Não se preocupe, a técnica Eat That Frog simplesmente descreve o início do seu dia fazendo a tarefa mais onerosa primeiro.

Nomeado após uma citação de Mark Twain “Coma um sapo vivo a primeira coisa pela manhã e nada pior acontecerá com você o resto do dia”, o método de gerenciamento de tempo define você para o sucesso no início do dia, aproveitando seu horário de trabalho mais eficiente.

Tudo o que você precisa fazer é compilar uma lista de coisas que você precisa fazer para atingir uma meta, organizar a lista em ordem de dificuldade e enfrentar a tarefa mais difícil primeiro.

Esse método de produtividade requer um pouco mais de força de vontade do que outras estratégias de gerenciamento de tempo, pois exige que você resolva tarefas complexas sem muito aquecimento mental. Mas é uma ótima maneira de liberar a última parte do seu dia útil, ainda é muito mais fácil do que comer um sapo de verdade.

Combine suas estratégias com o software de gerenciamento de tarefas

Além de usar uma das estratégias acima, o software de gerenciamento de tarefas pode ser usado para ajudá -lo a priorizar as principais tarefas, definir prazos, visualizar sua carga de trabalho e muito mais.

O software permite que as tarefas de código de cores com base em prioridades e áreas de assunto, reorganizem tarefas com a funcionalidade de arrastar e soltar e visualizar uma visualização clara do seu progresso, tornando-o especialmente adequado para alunos visuais e cinestésicos.

Depois de pesquisar e obter experiência prática com o melhor software de gerenciamento de tarefas , o Clickup foi a nossa melhor escolha em geral, devido às suas extensas opções de visualização do projeto, ferramentas úteis de colaboração e plano gratuito genuinamente impressionante. Se você estiver disposto a gastar um pouco mais para personalizações aprimoradas e uma biblioteca maior de integrações, o Wrike é outra ótima opção, enquanto o Monday.com é de longe o mais fácil de começar.